供應(yīng)商中心功能手冊(cè)

1、目錄目 錄第1章概述- 1 -1.1供應(yīng)商中心簡(jiǎn)介- 1 -1.2供應(yīng)商中心的業(yè)務(wù)類型- 2 -1.3供應(yīng)商中心主窗口- 2 -1.4圖標(biāo)說(shuō)明- 2 -第2章供應(yīng)商卡片- 4 -2.1供應(yīng)商卡片- 4 -2.2供應(yīng)商卡片清理- 10 -2.3供應(yīng)商卡片數(shù)據(jù)傳輸- 11 -2.4供應(yīng)商組設(shè)置- 11 -第3章單據(jù)管理- 12 -3.1單據(jù)處理- 12 -3.1.1應(yīng)付單錄入- 12 -3.1.2退貨單錄入- 16 -3.1.3應(yīng)付單沖紅- 17 -3.1.4單據(jù)修改- 18 -3.1.5單據(jù)查詢- 18 -3.1.6應(yīng)付計(jì)劃管理- 19 -3.2采購(gòu)發(fā)票處理- 21 -3.2.1發(fā)票管理- 21

2、 -3.2.2發(fā)票記賬- 24 -3.3應(yīng)付賬款處理- 25 -3.3.1應(yīng)付賬款核銷- 25 -3.3.2應(yīng)付賬款反核銷- 27 -3.3.3應(yīng)付賬款成批自動(dòng)核銷- 28 -3.3.4應(yīng)付賬款成批自動(dòng)反核銷- 30 -3.3.5應(yīng)付賬款核銷列表- 30 -3.3.6應(yīng)付沖預(yù)付- 31 -3.3.7應(yīng)付沖應(yīng)收- 32 -3.3.8債權(quán)債務(wù)轉(zhuǎn)移- 32 -3.3.9應(yīng)付賬款內(nèi)部往來(lái)對(duì)賬- 33 -3.4外部業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入- 33 -3.4.1定義外部數(shù)據(jù)源- 34 -3.4.2定義外部數(shù)據(jù)規(guī)范- 34 -3.4.3外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入- 34 -3.4.4外部傳票處理- 34 -第4章賬齡分析- 36 -

3、4.1賬齡分析- 36 -4.2應(yīng)付賬款預(yù)警表- 38 -4.3到期賬款匯總表- 39 -第5章貨幣重估- 41 -5.1期末貨幣重估- 41 -第6章應(yīng)付報(bào)表- 43 -6.1業(yè)務(wù)報(bào)表- 43 -6.1.1供應(yīng)商往來(lái)賬款明細(xì)表- 43 -6.1.2供應(yīng)商應(yīng)付賬款明細(xì)表- 44 -6.1.3供應(yīng)商往來(lái)賬款匯總表- 44 -6.1.4往來(lái)賬款支付明細(xì)表- 44 -6.1.5往來(lái)賬款沖銷明細(xì)表- 45 -6.1.6往來(lái)賬款支付匯總表- 45 -6.1.7往來(lái)賬款核銷明細(xì)表- 45 -6.1.8往來(lái)賬款核銷匯總表- 45 -6.1.9往來(lái)賬款對(duì)賬單- 45 -6.1.10供應(yīng)商往來(lái)業(yè)務(wù)單據(jù)- 46

4、-6.2往來(lái)賬簿- 46 -6.2.1供應(yīng)商往來(lái)總分類賬- 46 -6.2.2供應(yīng)商往來(lái)賬余額表- 47 -6.2.3單供應(yīng)商往來(lái)明細(xì)賬- 47 -6.2.4多供應(yīng)商往來(lái)明細(xì)賬- 48 -6.2.5供應(yīng)商輔助項(xiàng)余額表- 49 -6.2.6供應(yīng)商輔助項(xiàng)明細(xì)賬- 51 -6.2.7供應(yīng)商部門往來(lái)余額表- 51 -6.2.8供應(yīng)商輔助項(xiàng)多欄明細(xì)賬- 52 -6.2.9供應(yīng)商數(shù)量余額表- 53 -6.2.10供應(yīng)商輔助項(xiàng)數(shù)量明細(xì)賬- 53 -6.3其他報(bào)表- 53 -6.3.1報(bào)表中心報(bào)表- 53 -6.3.2自定義報(bào)表- 53 -第7章供應(yīng)商分析- 54 -7.1供應(yīng)商列表- 54 -7.1.1供應(yīng)

5、商一覽表- 54 -7.1.2供應(yīng)商信用等級(jí)情況表- 54 -7.2分析報(bào)表- 54 -7.2.1應(yīng)付賬款同比分析表- 54 -7.3業(yè)務(wù)追蹤- 56 -7.3.1采購(gòu)訂單追蹤表- 56 -7.4供應(yīng)商評(píng)估- 56 -7.4.1配置項(xiàng)維護(hù)- 59 -7.4.2資信評(píng)估- 60 -7.4.3綜合評(píng)估- 61 -第8章供應(yīng)商計(jì)息- 62 -8.1基礎(chǔ)設(shè)置- 62 -8.1.1利率設(shè)置- 62 -8.1.2憑證模板設(shè)置- 62 -8.2供應(yīng)商計(jì)息- 62 -8.2.1供應(yīng)商科目計(jì)息- 62 -8.2.2供應(yīng)商輔助項(xiàng)計(jì)息- 63 -第9章初始與設(shè)置- 64 -9.1基本設(shè)置- 64 -9.1.1基本選

6、項(xiàng)設(shè)置- 64 -9.1.2數(shù)量折扣設(shè)置- 66 -9.1.3商業(yè)折扣設(shè)置- 66 -9.1.4現(xiàn)金折扣設(shè)置- 66 -9.1.5報(bào)警級(jí)別設(shè)置- 68 -9.1.6賬齡區(qū)間設(shè)置- 68 -9.1.7基本科目設(shè)置- 69 -9.1.8外幣科目設(shè)置- 70 -9.1.9套打格式設(shè)置- 70 -9.2數(shù)據(jù)初始- 70 -9.2.1供應(yīng)商應(yīng)付余額初始- 71 -9.2.2供應(yīng)商完成初始化- 71 - 74 -第1章 概述第1章 概述1.1 供應(yīng)商中心簡(jiǎn)介供應(yīng)商中心子系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱系統(tǒng)）是新中大系統(tǒng)的核心系統(tǒng)之一，凡是與供應(yīng)商或應(yīng)付賬款有關(guān)的操作和處理都可以在供應(yīng)商中心中得到反映，其發(fā)生的交易事項(xiàng)可以自

7、動(dòng)產(chǎn)生憑證并能傳送至總賬。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)如下圖所示：圖 1.11系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)圖供應(yīng)商中心提供了全面的供應(yīng)商管理和應(yīng)付賬管理功能，可以通過(guò)錄入應(yīng)付單形成應(yīng)付賬，也可以與采購(gòu)系統(tǒng)無(wú)縫連接自動(dòng)形成應(yīng)付賬，并支持應(yīng)付賬的回沖；全面支持多幣種核算，可以在會(huì)計(jì)期末和單據(jù)結(jié)算時(shí)自動(dòng)處理匯兌損益；提供強(qiáng)大的賬齡分析、應(yīng)付賬同比分析功能；具備較強(qiáng)的數(shù)據(jù)挖掘和整合能力，通過(guò)供應(yīng)商卡片可以了解到每一個(gè)供應(yīng)商的應(yīng)付賬狀況；還提供詳盡的應(yīng)付賬款報(bào)表。同時(shí)供應(yīng)商中心也能較平滑地銜接電子商務(wù)功能。1.2 供應(yīng)商中心的業(yè)務(wù)類型供應(yīng)商中心的業(yè)務(wù)類型較多，系統(tǒng)目前有8種業(yè)務(wù)類型，其業(yè)務(wù)來(lái)源如下：業(yè)務(wù)類型業(yè)務(wù)范圍來(lái)源交易清單對(duì)應(yīng)內(nèi)容

8、匯總表對(duì)應(yīng)內(nèi)容PI采購(gòu)開票采購(gòu)系統(tǒng)、供應(yīng)商中心開票金額開票金額PC采購(gòu)?fù)嘶夭少?gòu)系統(tǒng)、供應(yīng)商中心開票金額回沖金額PA預(yù)付賬款現(xiàn)金中心開票金額付款金額PP付款核銷現(xiàn)金中心核銷金額付款金額PD付款折扣現(xiàn)金中心折扣金額折扣金額PL匯兌損益供應(yīng)商中心開票金額開票金額PV應(yīng)付沖預(yù)付對(duì)沖業(yè)務(wù)開票金額開票金額、付款金額PX應(yīng)收沖應(yīng)付對(duì)沖業(yè)務(wù)開票金額開票金額1.3 供應(yīng)商中心主窗口進(jìn)入新中大URP軟件，點(diǎn)擊“供應(yīng)商中心”功能點(diǎn)，在功能樹中將展開供應(yīng)商中心的各項(xiàng)功能點(diǎn)。用戶點(diǎn)擊各末級(jí)功能點(diǎn)圖形的按鈕便可進(jìn)入各功能點(diǎn)進(jìn)行操作。1.4 圖標(biāo)說(shuō)明本功能手冊(cè)基本上做到重點(diǎn)突出，對(duì)于用戶操作中可能會(huì)引起的錯(cuò)誤操作或可能遇到

9、的疑惑，功能手冊(cè)中都以“注意”、“提示”、“說(shuō)明”、“疑難解答”的方式著重列出，以免用戶理解錯(cuò)誤；另外，本功能手冊(cè)中示例豐富，基本上都以列舉加圖片的方式說(shuō)明各功能具體的操作步驟和方法。 這是一個(gè)“注意”圖標(biāo)。它提醒您注意各種需要特別注意的因素或一些有趣的事情。 這是一個(gè)“提示”圖標(biāo)。它向您介紹軟件中一些較隱蔽的功能。 這是一個(gè)“說(shuō)明”圖標(biāo)。它對(duì)可能會(huì)引起您誤解的問(wèn)題進(jìn)行解釋。 這是一個(gè)“疑難解答”圖標(biāo)。它提醒您一些用戶在操作過(guò)程中可能帶來(lái)問(wèn)題的操作。第2章 供應(yīng)商卡片第2章 供應(yīng)商卡片供應(yīng)商卡片主要用于集中管理供應(yīng)商檔案，并利用供應(yīng)商卡片最大限度的挖掘有用的供應(yīng)商信息、采購(gòu)情況和應(yīng)付賬情況。有

10、關(guān)供應(yīng)商的幾乎所有信息都反應(yīng)在供應(yīng)商卡片中，因此供應(yīng)商卡片是用戶用來(lái)管理和了解供應(yīng)商情況的窗口。說(shuō)明：供應(yīng)商信息也可在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)子系統(tǒng)中錄入。在運(yùn)行供應(yīng)商中心子系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中的供應(yīng)商信息采集過(guò)來(lái)。2.1 供應(yīng)商卡片“供應(yīng)商卡片列表”列示用戶選擇范圍內(nèi)供應(yīng)商的概要情況，包括供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商類型、信用額度、采購(gòu)凈額、應(yīng)付余額、供應(yīng)商所屬地區(qū)、分管部門和業(yè)務(wù)員等信息。在供應(yīng)商卡片列表的基礎(chǔ)上，用戶可以進(jìn)行供應(yīng)商卡片的日常維護(hù)和查詢操作。對(duì)于應(yīng)付科目和預(yù)付科目，針對(duì)某一類或選定的供應(yīng)商可以成批進(jìn)行修改。單擊供應(yīng)商卡片列表窗口工具欄中“增加”按鈕即可以在系統(tǒng)提供的供應(yīng)商卡片中進(jìn)行供應(yīng)商信息

11、的錄入。還可對(duì)已存在的供應(yīng)商做黑名單處理，修改或新增的時(shí)候，勾選黑名單屬性，就可以在選擇供應(yīng)商的時(shí)候過(guò)濾掉該供應(yīng)商。1、在本系統(tǒng)中，供應(yīng)商首先是一種單位類型，因此在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊中新增的每一個(gè)單位都可能隨時(shí)成為供應(yīng)商，；2、由其它單位類型轉(zhuǎn)換成供應(yīng)商類型的操作在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)子系統(tǒng)的往來(lái)單位中完成；3、往來(lái)單位信息包括“單位地址”、“聯(lián)系方式”和“單位類型”3張選項(xiàng)卡；單位類型有客戶、供應(yīng)商和內(nèi)部往來(lái)單位3種類型。新增供應(yīng)商卡片需要錄入“基本信息”、“財(cái)務(wù)信息”、 “發(fā)展紀(jì)要”三個(gè)方面的信息。其中“財(cái)務(wù)信息”和“發(fā)展紀(jì)要”屬于供應(yīng)商資料特有的；“基本信息”和“聯(lián)系信息”與單位資料保持一致，用戶只需要修

12、改單位信息或供應(yīng)商卡片任何一個(gè)地方，其他地方將自動(dòng)更新。¥財(cái)務(wù)信息圖 2.11供應(yīng)商卡片財(cái)務(wù)信息財(cái)務(wù)信息主要包括以下幾方面的內(nèi)容：2信用等級(jí)、信用額度供應(yīng)商中心提供全面的供應(yīng)商信用管理,供應(yīng)商的信用等級(jí)和信用額度是信用管理的基礎(chǔ)和重要依據(jù)。在基礎(chǔ)設(shè)置中系統(tǒng)提供專門的信用等級(jí)的維護(hù),并可以設(shè)置信用預(yù)警指標(biāo)。系統(tǒng)還可以根據(jù)該供應(yīng)商的信用額度和應(yīng)付余額自動(dòng)計(jì)算信用余額,并提供專門的供應(yīng)商信用分析和報(bào)告,從而促進(jìn)本單位對(duì)于供應(yīng)商的信用管理。2信用等級(jí)設(shè)置信用等級(jí)設(shè)置主要用于維護(hù)供應(yīng)商的信用等級(jí)情況，為供應(yīng)商的信用限額維護(hù)提供參考，是供應(yīng)商財(cái)務(wù)信息的重要組成部分。說(shuō)明：a、信用等級(jí)既可在本模塊

13、的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中維護(hù)，也可在A3基礎(chǔ)數(shù)據(jù)子系統(tǒng)中維護(hù)；b、系統(tǒng)允許用戶修改信用等級(jí)，但只允許修改名稱、描述，而不能修改信用等級(jí)的代碼；c、財(cái)務(wù)信息中的信用等級(jí)可從下拉菜單中選擇錄入。下拉菜單默認(rèn)顯示信用等級(jí)列表。 2分管部門、分管業(yè)務(wù)員一般一個(gè)供應(yīng)商會(huì)有一個(gè)部門負(fù)責(zé)管理與其相關(guān)的日常業(yè)務(wù),而且常常是由該部門中一個(gè)比較固定的業(yè)務(wù)員具體負(fù)責(zé),包括發(fā)展業(yè)務(wù)、簽訂采購(gòu)訂單、跟單、運(yùn)貨、開發(fā)票和付款等。系統(tǒng)針對(duì)各部門或各業(yè)務(wù)員管轄范圍內(nèi)的供應(yīng)商提供各種報(bào)表，以便于各部門對(duì)其所屬的供應(yīng)商進(jìn)行管理，也可以對(duì)各部門的供應(yīng)商關(guān)系情況進(jìn)行監(jiān)督控制。2賬務(wù)科目在供應(yīng)商卡片中提供做賬時(shí)該供應(yīng)商默認(rèn)的應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款和采

14、購(gòu)收入科目,以方便用戶日常操作和過(guò)賬處理。系統(tǒng)建議采用比較統(tǒng)一的應(yīng)付科目。科目要與該供應(yīng)商的結(jié)算幣種相一致,如與該供應(yīng)商以美元結(jié)算,則對(duì)應(yīng)的科目應(yīng)支持美元結(jié)算，如該科目為美元戶科目，則該科目為支持多幣種核算科目。2折扣方式、默認(rèn)折扣在采購(gòu)業(yè)務(wù)中一般存在現(xiàn)金折扣、商業(yè)折扣和數(shù)量折扣三種,本系統(tǒng)支持折扣的自動(dòng)處理,并針對(duì)每個(gè)供應(yīng)商或某供應(yīng)商類型提供默認(rèn)的折扣政策。2結(jié)算幣種即用戶與該供應(yīng)商進(jìn)行交易計(jì)算時(shí)可能使用的幣種,可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行確定?？赡苁菃我粠欧N, 如本位幣或某單一外幣(如美元),也可能在不同的交易中使用不同的幣種進(jìn)行計(jì)算,此時(shí)需要選擇“多幣種”結(jié)算方式。本系統(tǒng)針對(duì)每一個(gè)供應(yīng)商支持完善

15、的多幣種交易管理,可以查看以某種具體幣種結(jié)算的交易情況,也提供整體的應(yīng)付賬和交易分析,提供貨幣重估功能,從而可以統(tǒng)一置換為以某一種幣種進(jìn)行度量的交易報(bào)告。2運(yùn)輸方式、供應(yīng)商類型、采購(gòu)類型等其他信息為了管理和業(yè)務(wù)的需要,根據(jù)實(shí)際情況,記載與該供應(yīng)商交易的貨物運(yùn)輸方式、供應(yīng)商類型和采購(gòu)類型，從而進(jìn)行分類管理。2供應(yīng)商狀態(tài)供應(yīng)商狀態(tài)包括“有效”和“凍結(jié)”兩種,一般與該供應(yīng)商的信用狀況相關(guān),通常情況下是有效的,即允許繼續(xù)發(fā)生交易,當(dāng)用戶維護(hù)了有效截至日期時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)處理其狀態(tài)。2供應(yīng)商屬性“供應(yīng)商屬性”為必須輸入項(xiàng)，它的選擇會(huì)決定供應(yīng)商在發(fā)生業(yè)務(wù)時(shí)的處理流程。包括：“供應(yīng)鏈組織”、“終端用戶”、“內(nèi)部員

16、工”、“外部人個(gè)”和“臨時(shí)性客戶”五種。同時(shí)，您也可在“財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)設(shè)置客戶屬性”中進(jìn)行設(shè)置，但系統(tǒng)內(nèi)定的以上五種不得刪除。選擇好供應(yīng)商屬性后，在多供應(yīng)商相關(guān)報(bào)表查詢中，系統(tǒng)將需要您在“查詢條件”中錄入“供應(yīng)商屬性”并進(jìn)行過(guò)濾處理。臨時(shí)性供應(yīng)商：對(duì)于與企業(yè)很少發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)關(guān)系的供應(yīng)商，或者從管理角度進(jìn)行考慮，無(wú)需進(jìn)行嚴(yán)格管理、跟蹤的供應(yīng)商，您只需創(chuàng)建一張客戶卡片，輸入通用信息。在日常輸入單據(jù)、憑證時(shí)，這種“一次性賬戶”可以補(bǔ)充輸入特定專用信息，如：名稱、地址、電話及銀行相關(guān)信息等。這樣操作，為企業(yè)在日常處理節(jié)省了一定的人力和系統(tǒng)空間。ð操作步驟：1、我們首先在系統(tǒng)中建立一個(gè)臨時(shí)性供應(yīng)

17、商，并輸入其通用信息。2、在相關(guān)單據(jù)或憑證錄入時(shí)，選擇該臨時(shí)供應(yīng)商代碼，系統(tǒng)將自動(dòng)彈出跟這張單據(jù)或憑證相關(guān)的專有臨時(shí)供應(yīng)商信息錄入窗口。內(nèi)部員工：內(nèi)部員工類型的客戶，是為更好的進(jìn)行清賬核銷處理而設(shè)置，可與其他往來(lái)賬一樣進(jìn)行賬齡分析。ð操作步驟：1、在供應(yīng)商屬性中選擇“內(nèi)部員工”，系統(tǒng)彈出“內(nèi)部員工”設(shè)置窗口進(jìn)行選擇。2、選擇具體員工，并指定生成的供應(yīng)商代碼（前綴員工代碼，總長(zhǎng)度不能超過(guò)20位），系統(tǒng)提示“是否導(dǎo)入員工信息”，點(diǎn)擊“確定”，系統(tǒng)進(jìn)行導(dǎo)入操作，“員工姓名”自動(dòng)轉(zhuǎn)換為“單位名稱”，部門對(duì)應(yīng)到“分管部門”，員工信息卡片中的地址和電話也支持自動(dòng)回填。3、在后續(xù)的單據(jù)、憑證錄入時(shí)

18、，選擇該臨時(shí)供應(yīng)商卡片代碼，系統(tǒng)將彈出與該卡片有關(guān)專用臨時(shí)供用商信息錄入窗口。注意：一個(gè)內(nèi)部員工只能被引用一次。¥發(fā)展紀(jì)要用于記錄與該供應(yīng)商相關(guān)的日常事宜和發(fā)展?fàn)顩r等信息。操作技巧提示：1、在輸入信息時(shí)，鼠標(biāo)“雙擊”可以彈出輸入幫助窗口供您選擇。2、在輸入客戶代碼時(shí)可以使用以下輸入方式：a、直接輸入客戶代碼或客戶名稱，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)匹配并查找出客戶基本信息；b、直接輸入客戶助記碼，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)匹配并查找出客戶基本信息；c、輸入“/”客戶代碼（可以為不完全的代碼）或客戶名稱（可以為不完全的名稱），系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)模糊匹配客戶代碼并查找出客戶基本信息；d、輸入“*”客戶助記碼（可以為不完全的代碼），

19、系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)模糊匹配客戶助記碼并查找出客戶基本信息；e、輸入“”，系統(tǒng)會(huì)直接打開客戶幫助窗口供您選擇客戶。根據(jù)實(shí)際的變化情況，可能需要對(duì)供應(yīng)商資料進(jìn)行修改，包括單位信息、信用情況、分管部門、折扣及交易情況等。在與供應(yīng)商發(fā)生交易前，該供應(yīng)商資料可以根據(jù)實(shí)際情況任意修改，若已經(jīng)發(fā)生交易，則需兼顧這些交易情況。如本單位與某供應(yīng)商以前以本位幣進(jìn)行交易的結(jié)算，現(xiàn)改為以美元結(jié)算，考慮到以前的交易情況,該供應(yīng)商卡片的交易幣種需要改為“多幣種”，而不能直接改作“美元”。對(duì)于應(yīng)收科目和預(yù)收科目，針對(duì)某一類或選定的供應(yīng)商可以成批進(jìn)行修改。若用戶單擊“供應(yīng)商卡片列表”窗口中的“批改”按鈕，彈出圖 2.12所示的窗口：

20、圖 2.12批改供應(yīng)商卡片信息窗口在該窗口中用戶既可一次修改全部客戶的應(yīng)收/預(yù)收科目，也可以設(shè)置條件修改部分客戶的應(yīng)收/預(yù)收科目。供應(yīng)商卡片提供強(qiáng)大的供應(yīng)商管理和查看功能，除以上介紹的單位資料和供應(yīng)商資料外，還提供專門的業(yè)務(wù)簡(jiǎn)報(bào)和交易清單頁(yè)面供用戶了解該供應(yīng)商的大概和詳細(xì)情況。2業(yè)務(wù)簡(jiǎn)報(bào)：提供各供應(yīng)商本會(huì)計(jì)年度年初、本會(huì)計(jì)年度各個(gè)會(huì)計(jì)期的交易統(tǒng)計(jì)情況，包括各期間的采購(gòu)情況（包括開票、退貨）、應(yīng)付賬支出情況（包括付款、折扣）、應(yīng)付余額等重要數(shù)據(jù)。從而對(duì)該供應(yīng)商的情況有一個(gè)整體的把握。供應(yīng)商中心所有報(bào)表基本都提供本幣式和外幣式兩種報(bào)表形式，以滿足用戶的不同需要。2交易清單：提供與該供應(yīng)商發(fā)生的所有

21、交易記錄，用戶據(jù)此可以詳細(xì)了解每一筆采購(gòu)業(yè)務(wù)和應(yīng)付賬發(fā)生和支出情況，而且針對(duì)每一筆交易記錄，雙擊可以直接追蹤其原始單據(jù)和對(duì)應(yīng)憑證，交易清單表頭還提供該供應(yīng)商總的交易數(shù)據(jù)和信用情況，讓用戶一目了然。交易清單如下圖 2.13所示：圖 2.13交易清單查詢窗口用戶除通過(guò)“查看”功能按鈕獲取以上信息外，還可以通過(guò)“定位”功能按鈕，針對(duì)供應(yīng)商號(hào)碼、名稱、地區(qū)、分管部門和供應(yīng)商類型進(jìn)行直接定位和搜索操作。提示: 供應(yīng)商卡片查看可以定義信息限制域保密供應(yīng)商卡片信息。注意：1.新增供應(yīng)商卡片    在供應(yīng)商卡片列表工具欄點(diǎn)'增加'即可以加入一個(gè)供應(yīng)商,系

22、統(tǒng)提供供應(yīng)商卡片供用戶進(jìn)行錄入; 在本系統(tǒng)中,供應(yīng)商首先是一種單位類型,某一個(gè)單位可能是供應(yīng)商,也可能既是供應(yīng)商又是客戶,但其單位基本信息是一致的,供應(yīng)商單位信息包括基本信息和聯(lián)系信息兩個(gè)頁(yè)面,在此不詳加介紹,請(qǐng)參見基礎(chǔ)數(shù)據(jù)-往來(lái)單位部分;新增的供應(yīng)商卡片主要有四個(gè)頁(yè)面,其中財(cái)務(wù)信息和發(fā)展紀(jì)要屬于供應(yīng)商資料特有的,基本信息和聯(lián)系信息與單位資料保持一致,用戶只需要修改單位信息或供應(yīng)商卡片任何一個(gè)地方，其他地方將自動(dòng)更新!2.修改供應(yīng)商卡片    根據(jù)實(shí)際的變化情況，可能需要對(duì)供應(yīng)商資料進(jìn)行修改，包括單位信息、信用情況、分管部門、折扣或交易情況等;在與供應(yīng)商

23、發(fā)生交易前，該供應(yīng)商資料可以根據(jù)實(shí)際情況任意修改，若已經(jīng)發(fā)生交易，將兼顧這些交易情況;如本單位與某供應(yīng)商以前以本位幣進(jìn)行交易的結(jié)算，現(xiàn)改為以美元結(jié)算，照顧到以前的交易情況,該供應(yīng)商卡片的交易幣種需要改為'多幣種'，而不能直接改作'美元'。2.2 供應(yīng)商卡片清理長(zhǎng)期的積累使得供應(yīng)商卡片的數(shù)目龐大，在進(jìn)入新的一個(gè)年度時(shí)，需要將某些在將來(lái)不會(huì)發(fā)生業(yè)務(wù)的供應(yīng)商做成批刪除處理，供應(yīng)商卡片清理就提供了這個(gè)功能。點(diǎn)擊“供應(yīng)商卡片清理”菜單，系統(tǒng)的過(guò)濾窗口在主頁(yè)面下，如下圖 2.11示：圖 2.21供應(yīng)商卡片過(guò)濾窗口在此窗口選擇需要清理的供應(yīng)商卡片的過(guò)濾條件，點(diǎn)擊“確認(rèn)”，系統(tǒng)

24、會(huì)根據(jù)過(guò)濾條件將可以刪除的供應(yīng)商卡片羅列出來(lái)。注意：只有當(dāng)前年度賬套中沒(méi)有發(fā)生過(guò)業(yè)務(wù)的供應(yīng)商才能刪除。圖 2.22供應(yīng)商卡片列表窗口在本窗口，用戶可以根據(jù)需要通過(guò)“刪除”按鈕逐個(gè)刪除供應(yīng)商卡片，也可以使用“清理”按鈕將篩選出來(lái)的供應(yīng)商卡片一次性全部刪除。注意：執(zhí)行刪除操作的供應(yīng)商卡片是不可恢復(fù)的，請(qǐng)你在慎重考慮后執(zhí)行刪除操作2.3 供應(yīng)商卡片數(shù)據(jù)傳輸供應(yīng)商卡片數(shù)據(jù)傳輸?shù)墓δ?，主要用于供?yīng)商卡片的導(dǎo)入導(dǎo)出，功能類似于客戶卡片數(shù)據(jù)傳輸，請(qǐng)參照客戶中心幫助。2.4 供應(yīng)商組設(shè)置供應(yīng)商組的功能，主要用于與查詢某供應(yīng)商集團(tuán)下屬多家分子公司發(fā)生往來(lái)時(shí)，共同往來(lái)情況，功能類似于客戶組。請(qǐng)參照客戶中心幫助。第

25、3章 單據(jù)管理第3章 單據(jù)管理單據(jù)管理部分主要處理應(yīng)付賬形成和應(yīng)付賬的沖銷業(yè)務(wù)。單據(jù)管理部分提供靈活的應(yīng)付賬形成入口，若用戶購(gòu)買了新中大A3系統(tǒng)的采購(gòu)子系統(tǒng)，采購(gòu)發(fā)票過(guò)賬時(shí)將自動(dòng)形成應(yīng)付記錄和應(yīng)付賬憑證并傳至總賬、供應(yīng)商中心和現(xiàn)金中心；在未購(gòu)買采購(gòu)系統(tǒng)的情況下，供應(yīng)商中心本身提供單據(jù)錄入功能，通過(guò)簡(jiǎn)易開票也可以直接生成應(yīng)付賬和應(yīng)付賬憑證；供應(yīng)商中心還提供了外部數(shù)據(jù)接口，第三方采購(gòu)系統(tǒng)只需要提供符合供應(yīng)商中心提供的應(yīng)收賬數(shù)據(jù)接口規(guī)范，本系統(tǒng)就可以從第三方數(shù)據(jù)系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù)并自動(dòng)形成應(yīng)付賬。當(dāng)系統(tǒng)定義了下個(gè)財(cái)政年度的會(huì)計(jì)區(qū)間后，系統(tǒng)支持在未年結(jié)的情況下，錄入下年的單據(jù)，下年的發(fā)票錄入及記賬，應(yīng)付賬

26、款的核銷及外部單據(jù)導(dǎo)入操作生成下年的單據(jù)及憑證，賬齡分析等操作。3.1 單據(jù)處理3.1.1 應(yīng)付單錄入在沒(méi)有采購(gòu)系統(tǒng)的情況下，可以使用應(yīng)付單替代發(fā)票等單據(jù)的開具，形成應(yīng)付賬。在采購(gòu)系統(tǒng)中無(wú)法開具的而又與應(yīng)付賬相關(guān)的單據(jù)也可以在此開具。應(yīng)付單錄入主要用于應(yīng)付賬的形成。“應(yīng)付單錄入”界面如下圖 3.11所示：圖 3.11應(yīng)付單錄入窗口應(yīng)付單是一種類憑證形式的單據(jù)，若科目屬輔助項(xiàng)核算或部門核算、數(shù)量核算等，系統(tǒng)提供專門的輔助核算窗口供用戶錄入，其方式與憑證錄入一致。應(yīng)付單錄入窗口主要分兩部分，上面是主體部分，下面為對(duì)應(yīng)科目部分。主體部分科目為屬于供應(yīng)商核算的科目（應(yīng)付科目或預(yù)付科目），對(duì)應(yīng)科目為非供

27、應(yīng)商核算科目，包括產(chǎn)品采購(gòu)、應(yīng)交稅金科目等。憑證的形式一般如下： 借： 11701 產(chǎn)品采購(gòu) 80000.00 22101 應(yīng)交稅金-應(yīng)交增值稅 13600.00 貸： 21301 應(yīng)付賬款-產(chǎn)品 93600.00主體部分為21301科目，一般為貸方，只有一個(gè)科目。對(duì)應(yīng)科目為11701、22101等科目，一般記在借方，可以是多個(gè)科目。應(yīng)付單存盤時(shí)，一方面形成應(yīng)付記錄，同時(shí)自動(dòng)生成記賬憑證。系統(tǒng)提供連續(xù)錄入功能。提示:供應(yīng)商代碼：輸入進(jìn)行應(yīng)付單的供應(yīng)商代碼，該項(xiàng)不能為空。日期：應(yīng)付單業(yè)務(wù)的發(fā)生日期。發(fā)票類型：應(yīng)付單對(duì)應(yīng)的要開的發(fā)票類型；如：增值稅發(fā)票，普通發(fā)票等。發(fā)票號(hào)：應(yīng)付單對(duì)應(yīng)的發(fā)票的號(hào)碼；

28、系統(tǒng)可以利用其進(jìn)行發(fā)票的賬款發(fā)生和回收情況追蹤。    流水號(hào)：系統(tǒng)自動(dòng)生成的應(yīng)付單號(hào)；    科目：應(yīng)付單單據(jù)頭的主科目，該科目必須為科目特征為“供應(yīng)商”的末級(jí)科目，該項(xiàng)不能為空；    訂單號(hào)：應(yīng)付單業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的訂單的號(hào)碼；系統(tǒng)可以利用其進(jìn)行訂單的賬款發(fā)生和支付情況追蹤。部門：應(yīng)付單的財(cái)務(wù)核算部門，當(dāng)科目為部門核算時(shí)該項(xiàng)不能為空，當(dāng)非部門核算科目時(shí)，不能輸入；業(yè)務(wù)員：應(yīng)付單業(yè)務(wù)發(fā)生的業(yè)務(wù)員；結(jié)算幣種:交易幣種必須與供應(yīng)商卡片設(shè)置的交易幣種保持一致,只有在供應(yīng)商以多幣種結(jié)算的情況下，用戶需要選擇本次交易的

29、結(jié)算幣種,其他情況交易幣種是唯一確定了的。應(yīng)付賬款和采購(gòu)等科目可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行更改，但必須與本次結(jié)算幣種保持一致。    匯率與金額:對(duì)于外幣情況下,系統(tǒng)自動(dòng)取得默認(rèn)的該幣種的匯率,并根據(jù)對(duì)應(yīng)科目總金額自動(dòng)計(jì)算外幣金額，也可以根據(jù)外幣金額自動(dòng)計(jì)算對(duì)應(yīng)科目的金額。    輔助信息:輸入對(duì)應(yīng)的訂單號(hào)和發(fā)票號(hào)，系統(tǒng)可以利用其進(jìn)行訂單或發(fā)票的賬款發(fā)生和支付情況追蹤。為增值稅發(fā)票時(shí),系統(tǒng)自動(dòng)增加應(yīng)交增值稅科目欄；本單據(jù)是一種類憑證形式,若科目屬輔助項(xiàng)核算或部門核算、數(shù)量核算等,系統(tǒng)提供專門的輔助核算窗口供用戶錄入,其方式與憑證錄入一致。若需

30、錄入多輔助項(xiàng)，可用鼠標(biāo)雙擊輔助項(xiàng)列進(jìn)行錄入。連續(xù)錄入功能：連續(xù)錄入應(yīng)付單功能能在錄入完一張應(yīng)付單后自動(dòng)進(jìn)入新的空白應(yīng)付單界面讓你進(jìn)行新的錄入。立即核銷：當(dāng)你選中立即核銷時(shí)，在生成應(yīng)付單和憑證后會(huì)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)打開應(yīng)付賬款核銷的界面便于你對(duì)這筆應(yīng)付賬款進(jìn)行核銷。說(shuō)明：1、供應(yīng)商代碼錄入。先選定供應(yīng)商，可以直接錄入供應(yīng)商代碼，也可以雙擊代碼所在輸入框，或選擇工具條的供應(yīng)商按鈕，也可以敲入代碼的開始幾個(gè)字符，系統(tǒng)自動(dòng)彈出供應(yīng)商幫助窗口,供用戶選擇供應(yīng)商。系統(tǒng)根據(jù)該供應(yīng)商對(duì)應(yīng)的卡片設(shè)置自動(dòng)填寫單據(jù)相關(guān)內(nèi)容，如填寫名稱、默認(rèn)的應(yīng)付科目、采購(gòu)科目、應(yīng)交稅金科目、分管部門和業(yè)務(wù)員、交易幣種等信息。一般情況下，用

31、戶只需要填寫交易金額和摘要即可。2、結(jié)算幣種。交易幣種必須與供應(yīng)商卡片設(shè)置的交易幣種保持一致，只有在供應(yīng)商以多幣種結(jié)算的情況下，用戶需要選擇本次交易的結(jié)算幣種，其他情況交易幣種是唯一確定的。應(yīng)付賬款和采購(gòu)收入等科目可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行更改，但必須與本次結(jié)算幣種保持一致。3、匯率與金額。若交易幣種為外幣時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)取得默認(rèn)的該幣種的匯率，并根據(jù)對(duì)應(yīng)科目總金額自動(dòng)計(jì)算外幣金額，也可以根據(jù)外幣金額自動(dòng)計(jì)算對(duì)應(yīng)科目的金額。4、若輸入對(duì)應(yīng)的訂單號(hào)和發(fā)票號(hào)，系統(tǒng)可以利用其進(jìn)行訂單或發(fā)票賬款發(fā)生和回收情況的追蹤。5、發(fā)票為增值稅發(fā)票時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)增加“應(yīng)交增值稅”科目欄。6、系統(tǒng)提供價(jià)稅自動(dòng)分離功能，方便用戶

32、的錄入。7、當(dāng)系統(tǒng)定義了下年的會(huì)計(jì)期區(qū)間，應(yīng)付單的錄入，支持錄入下年六個(gè)會(huì)計(jì)期的單據(jù)，保證在系統(tǒng)不年結(jié)的情況下，可以處理下年的業(yè)務(wù)，當(dāng)系統(tǒng)年結(jié)時(shí)，自動(dòng)會(huì)復(fù)制到新的年度里。8. 應(yīng)付單錄入生成的業(yè)務(wù)類型為PI,應(yīng)付單存盤時(shí),一方面形成應(yīng)付記錄,一方面同時(shí)自動(dòng)生成憑證。操作技巧提示：1、在輸入信息時(shí)，鼠標(biāo)“雙擊”可以彈出輸入幫助窗口供您選擇。2、在輸入客戶代碼時(shí)可以使用以下輸入方式：a、直接輸入客戶代碼或客戶名稱，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)匹配并查找出客戶基本信息；b、直接輸入客戶助記碼，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)匹配并查找出客戶基本信息；c、輸入“/”客戶代碼（可以為不完全的代碼）或客戶名稱（可以為不完全的名稱），系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)模

33、糊匹配客戶代碼并查找出客戶基本信息；d、輸入“*”客戶助記碼（可以為不完全的代碼），系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)模糊匹配客戶助記碼并查找出客戶基本信息；e、輸入“”，系統(tǒng)會(huì)直接打開客戶幫助窗口供您選擇客戶。注：當(dāng)選擇的供應(yīng)商為臨時(shí)供應(yīng)商時(shí)，您可以錄入供應(yīng)商名稱，錄入新的供應(yīng)商名稱后系統(tǒng)會(huì)彈出即時(shí)錄入相關(guān)財(cái)務(wù)信息的界面供您錄入；您也可以錄入已經(jīng)錄入系統(tǒng)的臨時(shí)供應(yīng)商的名稱，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)讀取以前您錄入的臨時(shí)供應(yīng)商財(cái)務(wù)信息供您參考；3、本系統(tǒng)中錄入輔助項(xiàng)輔助信息時(shí)可以使用一下功能方便您錄入：a、在輔助項(xiàng)輔助信息錄入界面，使用右鍵彈出，可以讓您快速錄入輔助項(xiàng)信息；導(dǎo)入科目對(duì)應(yīng)的所有輔助項(xiàng)，可以快速導(dǎo)入當(dāng)前科目所有的輔助項(xiàng)到

34、錄入界面；（對(duì)方科目錄入時(shí)還可以導(dǎo)入已經(jīng)錄入的相同科目的輔助項(xiàng)信息到當(dāng)前對(duì)方科目的輔助項(xiàng)輔助信息中。）分解金額全部清零和分解數(shù)量全部清零方便您在錄入分解金額錯(cuò)誤的時(shí)快速清零；b、在錄入輔助項(xiàng)信息后，且當(dāng)前科目已經(jīng)錄入金額（或數(shù)量）的情況下，在輔助項(xiàng)金額（或數(shù)量）錄入的界面輸入“空格”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)平均分?jǐn)偪颇拷痤~（或數(shù)量）到輔助項(xiàng)金額（或數(shù)量）；如果部分輔助項(xiàng)您已經(jīng)錄入了金額，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出還沒(méi)有分?jǐn)偟慕痤~（或數(shù)量），科目金額 （或數(shù)量） 輔助項(xiàng)已經(jīng)分?jǐn)偨痤~（或數(shù)量），自動(dòng)平均分?jǐn)偟竭€沒(méi)有錄入輔助項(xiàng)金額（數(shù)量）的輔助項(xiàng)上；注：如果只錄入一個(gè)輔助項(xiàng)，您不用錄入金額（或數(shù)量），系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)賦值金額（

35、或數(shù)量）到該輔助項(xiàng)上。輔助項(xiàng)金額（數(shù)量）錄入原則：一旦要分?jǐn)傒o助項(xiàng)金額，相同輔助項(xiàng)類型輔助項(xiàng)金額（或數(shù)量）總和必須等于當(dāng)前科目金額（或數(shù)量）。c、如果您在科目卡片中設(shè)置了科目的默認(rèn)輔助項(xiàng)，且在總賬憑證風(fēng)格設(shè)置中選擇了自動(dòng)導(dǎo)入默認(rèn)輔助項(xiàng)的功能時(shí)，系統(tǒng)在您選擇科目的時(shí)候會(huì)自動(dòng)導(dǎo)入默認(rèn)輔助項(xiàng)到當(dāng)前科目的輔助項(xiàng)輔助信息中；d、應(yīng)付單（退貨單）錄入未保存，可以保留為草稿（臨時(shí)草稿），方便快速錄入相似的應(yīng)付單。 3.1.2 退貨單錄入若用戶沒(méi)有購(gòu)買A3系統(tǒng)的采購(gòu)子系統(tǒng)，當(dāng)發(fā)生采購(gòu)?fù)素?、已售商品降價(jià)或打折等情況，退貨單的開具可以簡(jiǎn)單替代開具紅字發(fā)票等功能。主要用于應(yīng)付賬的回沖。“退貨單錄入”窗口如

36、下圖 3.12所示：圖 3.12退貨單錄入窗口退貨單錄入界面與應(yīng)付單錄入界面相似，只是業(yè)務(wù)類型、生成的憑證不同。退貨單支持立即沖銷功能，系統(tǒng)自動(dòng)查找與該張退貨單所屬供應(yīng)商和應(yīng)付科目相同的記錄供用戶沖銷應(yīng)付賬，詳見本手冊(cè)中“應(yīng)付賬款核銷”部分的介紹。退貨單錄入生成的 業(yè)務(wù)類型為PC,退貨單存盤時(shí),一方面形成退貨記錄,一方面同時(shí)自動(dòng)生成憑證。3.1.3 應(yīng)付單沖紅針對(duì)應(yīng)付單據(jù)作廢、誤操作或者部分應(yīng)付賬回沖的情況可以使用應(yīng)付單沖紅功能。系統(tǒng)根據(jù)原始的業(yè)務(wù)單據(jù)自動(dòng)生成紅字單據(jù)，其相關(guān)內(nèi)容基本相同，只是金額方向相反。應(yīng)付單的沖紅支持與其對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)進(jìn)行自動(dòng)沖銷。沖紅單據(jù)也可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改，包括

37、交易金額等。在此也可以不自動(dòng)沖銷，在應(yīng)付賬核銷中另行核銷也是可行的。詳見本手冊(cè)中“應(yīng)付賬款核銷”的內(nèi)容。說(shuō)明：1、應(yīng)付單和沖紅應(yīng)付單對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)類型為PI，開具應(yīng)付單將更新供應(yīng)商的開票金額；2、系統(tǒng)提供報(bào)警功能。在設(shè)置好報(bào)警級(jí)別后，系統(tǒng)將在每筆交易發(fā)生時(shí)進(jìn)行計(jì)算和判斷，達(dá)到報(bào)警臨界點(diǎn)即開始報(bào)警。3.1.4 單據(jù)修改滿足以下條件的單據(jù)允許對(duì)其進(jìn)行修改：1、修改的單據(jù)必須來(lái)源于供應(yīng)商中心；2、修改的單據(jù)對(duì)應(yīng)的憑證沒(méi)有完成審核。3.1.5 單據(jù)查詢通過(guò)單據(jù)查詢，用戶可查詢到由采購(gòu)系統(tǒng)、供應(yīng)商中心和第三方數(shù)據(jù)系統(tǒng)中導(dǎo)入的業(yè)務(wù)單據(jù)。系統(tǒng)可以查詢選定范圍內(nèi)的單據(jù)，查詢范圍定義窗口如圖 3.133所示：圖 3

38、.13查詢范圍定義窗口各欄目說(shuō)明：2業(yè)務(wù)類型：用下拉框選擇要查詢的業(yè)務(wù)類型，系統(tǒng)支持多選。2單據(jù)日期：輸入要查詢的單據(jù)的日期范圍。2供應(yīng)商代碼：輸入要查詢的供應(yīng)商的代碼。如果為空，表示選擇所有的供應(yīng)商。2制單人：輸入要查詢的制單人的名稱。如果為空，表示選擇所有制單人錄入的單據(jù)。2列表形式：點(diǎn)擊其選擇按鈕，單據(jù)就以列表的形式來(lái)顯示滿足條件的單據(jù)。2滾動(dòng)形式：點(diǎn)擊其選擇按鈕，單據(jù)就以單張的形式來(lái)顯示滿足條件的第一張單據(jù)，再通過(guò)點(diǎn)擊每張單據(jù)的滾動(dòng)按扭來(lái)滾動(dòng)顯示另外滿足條件的單據(jù)。在列表查詢方式下，系統(tǒng)將符合選擇條件的所單據(jù)都在“單據(jù)列表”窗口中以列表形式顯示出來(lái)。雙擊單據(jù)所在記錄行或單擊“單據(jù)列表”

39、窗口工具欄中“單據(jù)”按鈕，將彈出原始單據(jù)。若該單據(jù)在采購(gòu)子系統(tǒng)中開具，將直接得到對(duì)應(yīng)的原始發(fā)票；若該單據(jù)在供應(yīng)商中心開具，將得到對(duì)應(yīng)的應(yīng)付單（或退貨單、應(yīng)付單沖紅單）。通過(guò)“憑證”按鈕用戶該追查到該業(yè)務(wù)單據(jù)所對(duì)應(yīng)的記賬憑證。在滾動(dòng)查詢方式下，系統(tǒng)將彈出“單據(jù)查詢”窗口。在該窗口中系統(tǒng)除了可以顯示出原始單據(jù)外，還提供有原始單據(jù)滾動(dòng)查詢功能按鈕“首”、“前”、“后”、“尾”，以供用戶翻頁(yè)查詢每一張?jiān)紗螕?jù)。在滾動(dòng)查詢方式下，原始單據(jù)還可以直接追蹤對(duì)應(yīng)的記賬憑證。在“單據(jù)查詢”窗口中直接單擊工具欄中的“憑證”按鈕，即可得到該單據(jù)對(duì)應(yīng)的記賬憑證。3.1.6 應(yīng)付計(jì)劃管理在特定的時(shí)間內(nèi)每個(gè)月會(huì)發(fā)生一筆完

40、全相同的業(yè)務(wù)。例如，根據(jù)進(jìn)度付工程款，系統(tǒng)可以先制定應(yīng)付計(jì)劃。填制應(yīng)付單信息后，選擇應(yīng)付單折疊窗口，點(diǎn)擊計(jì)劃按鈕創(chuàng)建新計(jì)劃圖：圖 3.14應(yīng)收計(jì)劃管理新增窗口輸入計(jì)劃的名稱、計(jì)劃總金額、執(zhí)行日期及對(duì)應(yīng)的執(zhí)行金額后，本系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將前一應(yīng)付單錄入窗口中的錄入信息，與現(xiàn)在錄入的內(nèi)容進(jìn)行組合，形成一個(gè)完整的應(yīng)付計(jì)劃。同時(shí)，本系統(tǒng)為方便用戶維護(hù)執(zhí)行日期及金額，提供了自動(dòng)生成功能（提供按指定日期及固定間隔日期兩種方式），您只要在以上窗口的工具欄中點(diǎn)擊“執(zhí)行分配”按鈕，即可彈出以下窗口以供錄，如圖 3.13：圖 3.13計(jì)劃執(zhí)行分配窗口在應(yīng)付單計(jì)劃管理的窗口，可對(duì)計(jì)劃修改、復(fù)制，查看其執(zhí)行情況，計(jì)劃總金額，

41、可執(zhí)行金額，可執(zhí)行金額，計(jì)劃總數(shù)，執(zhí)行情況根據(jù)計(jì)劃總數(shù)判斷是否完成執(zhí)行。對(duì)于已執(zhí)行的計(jì)劃可跟蹤到具體的單據(jù)。圖 3.14應(yīng)收計(jì)劃管理窗口3.2 采購(gòu)發(fā)票處理采購(gòu)發(fā)票處理，包括發(fā)票管理和發(fā)票記賬。用于采購(gòu)發(fā)票的登記和記賬等。3.2.1 發(fā)票管理點(diǎn)擊該子菜單就進(jìn)入采購(gòu)發(fā)票管理窗口中，在這個(gè)窗口中，系統(tǒng)設(shè)置了“增加”、“修改”、“刪除”、“復(fù)制”、“審核”、“審批”、“沖紅”、“作廢”、“憑證”、“查詢”、“定位”、“打印”等主要功能按鈕，下面詳細(xì)介紹關(guān)于采購(gòu)發(fā)票的具體操作。¤增加在增加新的采購(gòu)發(fā)票時(shí)，首先確定增加的發(fā)票的類型；同時(shí)應(yīng)該選擇采購(gòu)發(fā)票的種類。點(diǎn)擊“增加”按鈕，系統(tǒng)彈出采購(gòu)發(fā)票

42、類型的選擇窗口。其中，該窗口包括左右兩部分，左邊部分提供發(fā)票種類和發(fā)票類型的選擇，右邊部分提供發(fā)票來(lái)源的選擇。系統(tǒng)默認(rèn)的來(lái)源取決于采購(gòu)系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)子模塊的“選項(xiàng)設(shè)置”中對(duì)這部分選項(xiàng)的設(shè)置結(jié)果，只有發(fā)票來(lái)源為庫(kù)存入庫(kù)單（退貨單）時(shí)，才能進(jìn)行自動(dòng)對(duì)賬。如圖 3.21所示： 圖 3.21發(fā)票類型選擇窗口下面以增加一張藍(lán)字增值稅采購(gòu)發(fā)票并以采購(gòu)入庫(kù)通知單（退貨單）作為采購(gòu)發(fā)票數(shù)據(jù)來(lái)源為例說(shuō)明采購(gòu)發(fā)票的增加操作要點(diǎn)。1、點(diǎn)擊“增加”按鈕，系統(tǒng)彈出窗口（圖 3.21），發(fā)票類型選擇為“增值稅發(fā)票”，選擇采購(gòu)發(fā)票資料來(lái)源為“采購(gòu)入庫(kù)通知單（退貨單）”，然后，執(zhí)行“確認(rèn)”按鈕后系統(tǒng)彈出“采購(gòu)發(fā)票錄入窗口”，如

43、圖 3.22所示：圖 3.22采購(gòu)發(fā)票錄入窗口2、在發(fā)票錄入窗口中，系統(tǒng)設(shè)置了“增加”、“刪除”、“通知單”、“合并”、“存入”等主要功能按鈕。首先點(diǎn)擊按鈕“通知單”，系統(tǒng)彈出 “采購(gòu)入庫(kù)/退貨通知單幫助”窗口，確定選擇相應(yīng)的通知單并確認(rèn)后，“采購(gòu)入庫(kù)/退貨通知單”中相關(guān)的資料就回填到采購(gòu)發(fā)票錄入窗口的相應(yīng)字段中。3、輸入或修改采購(gòu)發(fā)票的相關(guān)內(nèi)容，如發(fā)票號(hào)、采購(gòu)數(shù)量、金額、單價(jià)等，執(zhí)行“存入”按鈕，就完成了這張采購(gòu)發(fā)票的增加錄入處理。說(shuō)明：1、發(fā)票錄入窗口中的“增加”及“刪除”按鈕用于增加或刪除采購(gòu)發(fā)票中的物料明細(xì)記錄。利用“合并”按鈕，可以實(shí)現(xiàn)將同一供應(yīng)商和發(fā)票往來(lái)單位、同一類型的采購(gòu)發(fā)票合

44、并起來(lái)。合并方法就是選擇屬于同一個(gè)供應(yīng)商和發(fā)票往來(lái)單位的“采購(gòu)入庫(kù)/退貨通知單”后，輸入或修改相應(yīng)資料確認(rèn)無(wú)誤后，點(diǎn)擊“合并”按鈕。2、您必須輸入采購(gòu)發(fā)票的編號(hào)，并且保證錄入的發(fā)票號(hào)長(zhǎng)度符合規(guī)定。發(fā)票號(hào)長(zhǎng)度在本系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)子模塊的“采購(gòu)發(fā)票類型”菜單中進(jìn)行維護(hù)。3、如果發(fā)票類型是運(yùn)費(fèi)或費(fèi)用發(fā)票，還需要選擇相應(yīng)的“費(fèi)用類型”。¤修改采購(gòu)發(fā)票的修改與增加的操作基本相同，請(qǐng)參照“增加”的操作說(shuō)明。另外，如果想要修改的采購(gòu)發(fā)票已經(jīng)審核或已經(jīng)經(jīng)過(guò)其它操作處理了（如審批、沖紅、作廢記賬等），就不能修改這張采購(gòu)發(fā)票。¤刪除采購(gòu)發(fā)票的刪除，是整張發(fā)票單據(jù)的刪除。如果想要?jiǎng)h除的采購(gòu)發(fā)票已經(jīng)審

45、核或已經(jīng)經(jīng)過(guò)其它操作處理了（如審批、沖紅、作廢記賬等），就不能刪除這張采購(gòu)發(fā)票。刪除的操作比較簡(jiǎn)單，選擇符合刪除條件的采購(gòu)發(fā)票記錄，然后單擊“刪除”按鈕，就完成發(fā)票的刪除操作。¤復(fù)制系統(tǒng)提供了三種復(fù)制的方法：復(fù)制表頭、復(fù)制表體、復(fù)制全部。具體的操作方法是，選擇被復(fù)制的采購(gòu)發(fā)票記錄，然后點(diǎn)擊“復(fù)制”按鈕，選擇復(fù)制的方法，然后系統(tǒng)進(jìn)入到“采購(gòu)發(fā)票錄入窗口”。最后，輸入或修改相應(yīng)的數(shù)據(jù)輔助項(xiàng)，單擊“存入”功能，就完成了采購(gòu)發(fā)票的復(fù)制。其后面的操作與正常的增加處理是相同的。注意：在增加或修改采購(gòu)發(fā)票時(shí)，如果不填制“財(cái)務(wù)類型”這個(gè)輔助項(xiàng)。在“采購(gòu)核算管理”中將無(wú)法實(shí)現(xiàn)采購(gòu)發(fā)票的自動(dòng)記賬。

46、64;審核/棄審核、審批/棄審批這些操作與其它單據(jù)的處理是相似的，只是系統(tǒng)支持對(duì)采購(gòu)發(fā)票的成批審核、審批，此功能通過(guò)相應(yīng)窗口中的“單據(jù)成批處理”選項(xiàng)進(jìn)行控制。¤沖紅采購(gòu)發(fā)票的沖紅主要處理的是已經(jīng)記賬的采購(gòu)發(fā)票。當(dāng)已經(jīng)記賬的采購(gòu)發(fā)票做了沖紅處理后，還應(yīng)該執(zhí)行“記賬”功能。另外，已經(jīng)進(jìn)行采購(gòu)對(duì)賬處理的采購(gòu)發(fā)票不能沖紅。如果需要沖紅，請(qǐng)到“采購(gòu)對(duì)賬”中刪除對(duì)應(yīng)的對(duì)賬記錄，然后再做沖紅操作。¤作廢采購(gòu)發(fā)票的作廢主要處理的是已經(jīng)經(jīng)過(guò)審批手續(xù)，但是沒(méi)有進(jìn)行記賬處理的采購(gòu)發(fā)票。作廢后的采購(gòu)發(fā)票不能沖紅、不能記賬。¤查詢、打印 采購(gòu)發(fā)票的查詢及打印操作，與其它單據(jù)查詢及打印操作相

47、同。具體可參照相關(guān)內(nèi)容的操作說(shuō)明。注意：1、在處理采購(gòu)發(fā)票時(shí)，要注意發(fā)票類型的選擇，不同的發(fā)票類型有不同的業(yè)務(wù)處理方式，如采購(gòu)發(fā)票和費(fèi)用發(fā)票的處理一般就不同的。2、增加采購(gòu)?fù)素洶l(fā)票時(shí)，點(diǎn)擊“增加”按鈕后，必須選擇“紅字”。3、必須經(jīng)過(guò)倉(cāng)庫(kù)接收后的采購(gòu)入庫(kù)通知單及采購(gòu)?fù)素浲ㄖ獑危ㄈ霂?kù)后），才能在增加發(fā)票的時(shí)候引用它們。不過(guò)，入庫(kù)前的采購(gòu)?fù)素浲ㄖ獑尾恍杞?jīng)過(guò)倉(cāng)庫(kù)接收處理，可以被采購(gòu)發(fā)票所直接引用。4、采購(gòu)發(fā)票錄入取采購(gòu)入庫(kù)通知單（退貨單）或庫(kù)存入庫(kù)單（退貨單時(shí)）可通過(guò)查詢框過(guò)濾單據(jù),支持對(duì)同一供應(yīng)商的入庫(kù)單主表復(fù)選，明細(xì)表多選。快捷操作，按住ctrl，多選，明細(xì)記錄可以通過(guò)右鍵彈開定位功能。5、采購(gòu)

48、發(fā)票錄入可以選擇SCM系統(tǒng)或手工錄入的外協(xié)入庫(kù)單。6、采購(gòu)發(fā)票錄入，選擇費(fèi)用發(fā)票時(shí)，可以取采購(gòu)入庫(kù)通知單（庫(kù)存入庫(kù)單）上錄入的自定義輔助項(xiàng)的金額，引入時(shí)可以取多條明細(xì)，選擇具體的輔助項(xiàng)后，表頭的金額自動(dòng)取明細(xì)的輔助項(xiàng)合計(jì)金額，通過(guò)財(cái)務(wù)類型對(duì)應(yīng)的憑證模板，生成記賬憑證（函數(shù)選擇單據(jù)的含稅金額，不含稅金額進(jìn)行價(jià)稅分離）。3.2.2 發(fā)票記賬發(fā)票的記賬過(guò)程是采購(gòu)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)總賬實(shí)現(xiàn)資料交換的重要步驟，通過(guò)記賬操作，可以自動(dòng)生成記賬憑證。只有經(jīng)過(guò)審批的采購(gòu)發(fā)票才能記賬，記賬后的采購(gòu)發(fā)票不能作廢或刪除，只能做沖紅處理。記賬時(shí)產(chǎn)生記賬憑證的模板來(lái)自于采購(gòu)發(fā)票類型中對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)類型的憑證模板。如何建立相關(guān)的憑證

49、模板請(qǐng)參閱 “采購(gòu)憑證模板”的操作說(shuō)明。因此發(fā)票記賬的前提是：發(fā)票已經(jīng)審批，對(duì)應(yīng)的發(fā)票類型中設(shè)置了對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)類型，對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)類型的憑證模板已經(jīng)正確建立。進(jìn)入“發(fā)票記賬窗口”，系統(tǒng)先彈出查詢窗口，系統(tǒng)默認(rèn)只顯示已審批未記賬未作廢單據(jù)，單擊確認(rèn)進(jìn)入發(fā)票記賬列表窗口，選擇多張發(fā)票一起記賬的前提條件為：1)所選發(fā)票的財(cái)務(wù)類型必須一致；2)所選發(fā)票必需是同一供應(yīng)商；3)紅藍(lán)發(fā)票不能同時(shí)存在；4)普通發(fā)票與費(fèi)用發(fā)票不能一起記賬；5)財(cái)務(wù)類型中往來(lái)單位科目只能一個(gè)(即只能生成一張應(yīng)付單),如果是單張發(fā)票記賬則允許存在多個(gè)往來(lái)單位科目，點(diǎn)擊“記賬”按鈕，進(jìn)行記賬處理。發(fā)票記賬成功后，系統(tǒng)會(huì)給出完成的提示，您可以

50、回到發(fā)票列表窗口點(diǎn)擊“憑證”按鈕查看對(duì)應(yīng)的記賬憑證。此時(shí)，產(chǎn)生的記賬憑證將自動(dòng)被總賬系統(tǒng)接收。3.3 應(yīng)付賬款處理主要包括應(yīng)付賬款的核銷、反核銷和沖銷。3.3.1 應(yīng)付賬款核銷當(dāng)供應(yīng)商發(fā)生退貨等應(yīng)付賬回退的情況,開具紅字單據(jù)（沖紅發(fā)票、退貨單或紅字應(yīng)付單）后需要與原始的單據(jù)進(jìn)行核銷。說(shuō)明：在供應(yīng)商中心的退貨單錄入和紅字應(yīng)付單錄入中,系統(tǒng)提供“立即核銷”和“自動(dòng)核銷”功能即可以與單據(jù)錄入同步完成應(yīng)付賬的核銷；但也可以不同步核銷，而在本模塊專門進(jìn)行核銷。“應(yīng)付賬核銷”需要先選定供應(yīng)商、交易幣種和應(yīng)付科目，若按訂單沖銷則需要錄入訂單號(hào)（這些信息在“應(yīng)付賬款沖銷選項(xiàng)”窗口中錄入），確認(rèn)后系統(tǒng)自動(dòng)篩選出

51、符合所選定條件的未核銷完畢的應(yīng)付賬和回退記錄，供用戶按實(shí)際情況核銷，“應(yīng)付賬核銷窗口”如圖 3.31所示：圖 3.31付賬款沖銷條件窗口欄目說(shuō)明：2供應(yīng)商代碼：輸入進(jìn)行應(yīng)付賬款核銷的供應(yīng)商代碼，不能為空。2幣種：根據(jù)供應(yīng)商的核算幣種，系統(tǒng)自動(dòng)填寫；若供應(yīng)商為多幣種核算時(shí)，幣種由用戶自由選擇。2輔助項(xiàng)代碼：如果應(yīng)付賬款進(jìn)行輔助項(xiàng)核算，也可通過(guò)輸入的輔助項(xiàng)代碼進(jìn)行查詢，若為空，表示選擇所有的輔助項(xiàng)。2訂單號(hào)：輸入具體的訂單號(hào)，若為空表示選擇所有的訂單號(hào)。2科目：輸入進(jìn)行應(yīng)付賬款核銷的供應(yīng)商應(yīng)付科目，不能為空。圖 3.32應(yīng)付賬款核銷窗口1、首先錄入應(yīng)付賬款核銷日期，其日期應(yīng)遲于顯示單據(jù)的日期。2、

52、可進(jìn)行手工核銷，即手工錄入本次核銷金額，且本次核銷金額不能大于其對(duì)應(yīng)的未核銷金額，PI的本次核銷合計(jì)金額PC的本次核銷合計(jì)金額。3、也可進(jìn)行自動(dòng)核銷，點(diǎn)擊功能鍵“自動(dòng)核銷”，由系統(tǒng)判斷當(dāng)前單據(jù)是否符合核銷條件，自動(dòng)填寫本次核銷金額。系統(tǒng)支持多筆應(yīng)付記錄和多筆退貨記錄同時(shí)核銷，并提供自動(dòng)核銷功能。系統(tǒng)根據(jù)每筆業(yè)務(wù)的未核銷金額自動(dòng)進(jìn)行計(jì)算本次可核銷金額，以方便用戶核銷。核銷幣種與交易幣種保持一致；對(duì)每筆交易記錄，可以直接查詢其原始單據(jù)和對(duì)應(yīng)的記賬憑證。3.3.2 應(yīng)付賬款反核銷在應(yīng)付賬款核銷過(guò)程中可能存在誤沖的情況，故系統(tǒng)提供應(yīng)付賬款反核銷功能。應(yīng)付賬反核銷需要先選定供應(yīng)商、交易幣種和應(yīng)付科目,若

53、按訂單核銷則需要錄入訂單號(hào)，確認(rèn)后系統(tǒng)自動(dòng)篩選出符合選擇條件的已核銷完畢的應(yīng)付賬和回退記錄，供用戶按實(shí)際情況反核銷。系統(tǒng)支持多筆應(yīng)付記錄和多筆退貨記錄同時(shí)反核銷；并提供自動(dòng)反核銷功能，系統(tǒng)根據(jù)每筆業(yè)務(wù)的已核銷金額自動(dòng)進(jìn)行計(jì)算本次可反核銷金額，以方便用戶反核銷。反核銷幣種與交易幣種保持一致。對(duì)每筆交易記錄，可以直接查詢其原始單據(jù)和對(duì)應(yīng)的記賬憑證。欄目說(shuō)明：2供應(yīng)商代碼：輸入進(jìn)行應(yīng)付賬款核銷的供應(yīng)商代碼，不能為空。2幣種：根據(jù)供應(yīng)商的核算幣種，系統(tǒng)自動(dòng)填寫；若供應(yīng)商為多幣種核算時(shí)，幣種由用戶自由選擇。2輔助項(xiàng)代碼：如果應(yīng)付賬款進(jìn)行輔助項(xiàng)核算，也可通過(guò)輸入的輔助項(xiàng)代碼進(jìn)行查詢，若為空，表示選擇所有的

54、輔助項(xiàng)。2訂單號(hào)：輸入具體的訂單號(hào)，若為空表示選擇所有的訂單號(hào)。2科目：輸入進(jìn)行應(yīng)付賬款核銷的供應(yīng)商應(yīng)付科目，不能為空。圖 3.33應(yīng)付賬款核銷窗口1.首先錄入應(yīng)付賬款反核銷日期，其日期應(yīng)遲于顯示單據(jù)的日期。2.可進(jìn)行手工反核銷，即手工錄入本次反核銷金額，且本次反核銷金額不能大于其對(duì)應(yīng)的已核銷金額，PI本次反核銷合計(jì)金額等于PC本次反核銷合計(jì)金額。3.也可進(jìn)行自動(dòng)反核銷，點(diǎn)擊功能鍵自動(dòng)核銷，由系統(tǒng)判斷當(dāng)前單據(jù)是否符合反核銷條件，自動(dòng)填寫本次反核銷金額。系統(tǒng)支持多筆應(yīng)付記錄和多筆退貨記錄同時(shí)反核銷，并提供自動(dòng)反核銷功能。系統(tǒng)根據(jù)每筆業(yè)務(wù)的未反核銷金額自動(dòng)進(jìn)行計(jì)算本次可反核銷金額，以方便用戶反核銷

55、。反核銷幣種與交易幣種保持一致；對(duì)每筆交易記錄，可以直接查詢其原始單據(jù)和對(duì)應(yīng)的記賬憑證。3.3.3 應(yīng)付賬款成批自動(dòng)核銷應(yīng)付賬款成批自動(dòng)核銷是應(yīng)付賬款自動(dòng)批量次的核銷，系統(tǒng)根據(jù)選擇的條件（單據(jù)日期范圍、供應(yīng)商、科目、幣種、核算輔助項(xiàng)等）自動(dòng)篩選出符合條件的應(yīng)付賬款的進(jìn)行核銷處理。應(yīng)付賬款成批自動(dòng)核銷窗口如下圖所示：圖 3.34應(yīng)付賬款成批自動(dòng)核銷窗口該窗口包括選項(xiàng)和結(jié)果兩個(gè)table頁(yè)，用戶可在選項(xiàng)頁(yè)面設(shè)置核銷單據(jù)的篩選條件，然后通過(guò)“下一步”完成核銷過(guò)程進(jìn)入結(jié)果頁(yè)面。選項(xiàng)頁(yè)面的相關(guān)內(nèi)容說(shuō)明：2往來(lái)科目：選擇進(jìn)行應(yīng)付賬款核銷的供應(yīng)商應(yīng)收科目（必選項(xiàng)）。2供應(yīng)商選擇：選擇進(jìn)行應(yīng)付賬款核銷的供應(yīng)商

56、或供應(yīng)商范圍（必選項(xiàng)）。2幣種：選擇往來(lái)賬款的核算幣種，若選擇為多幣種核算時(shí)，系統(tǒng)將對(duì)所有幣種的往來(lái)賬款進(jìn)行核銷，默認(rèn)為本幣核銷。2輔助項(xiàng)編碼：輸入往來(lái)賬款的輔助項(xiàng)編碼，如果輸入了輔助項(xiàng)編碼，系統(tǒng)將只核銷屬于該輔助項(xiàng)的往來(lái)賬款（可選項(xiàng)，不輸入表示為所有輔助項(xiàng)）。2單據(jù)日期：根據(jù)輸入的日期范圍過(guò)濾出符合條件的單據(jù)進(jìn)行核銷（必選項(xiàng)）。注意最大單據(jù)日期必須小于核銷日期。所有相關(guān)內(nèi)容錄入完畢之后，點(diǎn)擊“下一步”，如用戶要改變核銷條件可點(diǎn)擊“上一步”返回條件設(shè)置界面。在“結(jié)果”頁(yè)面點(diǎn)擊確定進(jìn)行自動(dòng)成批核銷操作。核銷完成后，系統(tǒng)會(huì)返回具體的核銷結(jié)果匯總。要核銷其它條件的單據(jù)可選擇上一步返回條件設(shè)置界面。操作流程說(shuō)明：一.設(shè)置核銷的單據(jù)的篩選條件 1.選擇要進(jìn)行核銷的單據(jù)的應(yīng)付科目條件 2.選擇要進(jìn)行核銷的單據(jù)的供應(yīng)商條件