公司印鑒及證照管理辦法

1、 公司印鑒及證照使用管理辦法公司印鑒管理1、 目的為加強(qiáng)公司印鑒管理，保護(hù)公司合法權(quán)益確保印鑒使用的合理性、有效性和可控性，特制定本辦法。行政綜合部負(fù)責(zé)公司印鑒管理工作，發(fā)放、回收印鑒，監(jiān)督印鑒的保管和使用。 二、適用范圍 本規(guī)定中所指印鑒是在公司發(fā)行或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，因需經(jīng)公司名義或有關(guān)部門名義證明其合法作用而使用的印鑒，包括：公司印鑒、合同專用章、人事專用章、財(cái)務(wù)專用章、董事長(zhǎng)、總經(jīng)理職章等公司或部門專用章，各部門未經(jīng)總經(jīng)理不得刻制印鑒。三、印鑒管理細(xì)則1、印鑒的刻制、啟用由行政綜合部負(fù)責(zé)，如有需要更換印鑒，應(yīng)由規(guī)定的印鑒管理人員將舊印鑒交還行政

2、綜合部。2、行政綜合部應(yīng)將每個(gè)印鑒登入印鑒臺(tái)賬。印鑒更換實(shí)行先交后發(fā)的原則。3、公司印鑒、合同專用章、董事長(zhǎng)、總經(jīng)理職章由行政綜合部負(fù)責(zé)保管；財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。4、公司用印依照以下原則進(jìn)行：公司名章用于以公司名義行文時(shí)；職務(wù)名稱印鑒在以職務(wù)名義行文時(shí)使用。四、公司印鑒使用程序1、需使用公司印鑒，應(yīng)先填寫“公司印鑒使用申請(qǐng)表”，寫明申請(qǐng)使用理由，征得部門領(lǐng)導(dǎo)或行政綜合部負(fù)責(zé)人簽字同意，并報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，連同需蓋章文件一并交印鑒管理員。經(jīng)審核手續(xù)齊全，印鑒管理員方可給與蓋章。2、需使用公司合同專用章，蓋章合同應(yīng)有“公司合同會(huì)簽單”，并經(jīng)法人代表或法人代表授權(quán)委托人簽字后,連同需蓋章合

3、同一并交印鑒管理員。3、印鑒管理員應(yīng)建立印鑒使用臺(tái)帳，并由使用印鑒人簽字。4、印鑒管理員應(yīng)保管好印鑒使用申請(qǐng)單。5、公司印鑒不準(zhǔn)帶出公司，如確因工作需要，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由申請(qǐng)人填寫單據(jù)并注明借用時(shí)間和期限，方可借出。借出的公司印鑒，應(yīng)由印鑒管理員負(fù)責(zé)攜帶并蓋章，蓋章應(yīng)符合經(jīng)批準(zhǔn)的用印事項(xiàng)。6、任何人不得開具空白介紹信或在空白紙上蓋章，如確因工作需要，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由申請(qǐng)人寫明理由，方可用印。五、印鑒使用方法1、蓋印文件必要時(shí)蓋騎縫印；2、公司文件、對(duì)外介紹信、證明材料及其它以公司名義出具的材料蓋公司印鑒。3、以公司名義對(duì)外出具憑證，需要公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理署名或用職章；4、除有發(fā)文卡、總經(jīng)理

4、簽字或直接蓋章外，其它用印需填寫用印申請(qǐng)單。5、所有蓋章的對(duì)外材料必須由印鑒管理員留存一份。6、如違反本辦法未按程序用印者，一經(jīng)證實(shí)，公司將對(duì)用印人及印鑒管理員給予嚴(yán)肅處理；如造成嚴(yán)重后果，觸犯刑律的移送司法機(jī)關(guān)，追究其刑事責(zé)任。六、印鑒的廢止如需廢止公司印鑒，由印鑒保管部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政綜合部出具正式文件予以廢止。行政綜合部應(yīng)將廢止印鑒保存三年。三年后移送公司檔案部門管理。公司證照管理一、 目的 為了規(guī)范公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照等證件原件及復(fù)印件的使用管理，避免因管理不善給公司帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，防止遺失并保證按時(shí)年檢，特制訂本制度。 二、 適用范圍 營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證

5、、稅務(wù)登記證及企業(yè)各類證件的原件、電子檔及復(fù)印件等。 三、 證照資料的保管歸檔 證照原件、電子檔以及復(fù)印件統(tǒng)一由行政綜合部保管和傳送。 四、 證照資料的使用管理 1、需要借閱、借用、復(fù)印證件資料，須到行政綜合部填寫公司證照使用申請(qǐng)單寫明事由及擬用證照資料名稱、件數(shù)、歸還期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，分管副總簽批確認(rèn)后，可到行政綜合部辦理相應(yīng)手續(xù)； 2、行政綜合部?jī)H憑分管總經(jīng)理或分管副總簽批的申請(qǐng)單辦理借用、借閱、復(fù)印等業(yè)務(wù)，其它任何人員提出的任何要求，均不予受理； 3、凡借閱、借用證照資料，必須在申請(qǐng)日期內(nèi)歸還，不能按時(shí)歸還的應(yīng)申請(qǐng)延期，手續(xù)與上述1相同，但最長(zhǎng)不得超過(guò)15天； 4、公司證照不得丟

6、失、損壞。如出現(xiàn)損壞或丟失，除立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并立即與發(fā)證機(jī)關(guān)聯(lián)系，及時(shí)辦理證照的掛失和補(bǔ)辦手續(xù)；5、不許擅自使用公司的證照進(jìn)行各種擔(dān)保； 6、除印鑒管理人員其他人不得擅自保存證照電子版和復(fù)印件；五、證照的年審、到期、變更 證照的年審、變更、延期等相關(guān)手續(xù)，行政類證照（如工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等）由行政綜合部負(fù)責(zé)辦理，財(cái)務(wù)類證照（如稅務(wù)登記證、統(tǒng)計(jì)證、外匯登記證、貸款卡、開戶許可證等）由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理，其他證件由最初辦理證件的部門辦理年審、變更、延期等手續(xù)，證件歸屬部門負(fù)責(zé)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成手續(xù)辦理和申報(bào)的具體工作。 六、相關(guān)責(zé)任 1、證件管理人管理的所有證件都應(yīng)有清單和目錄，確保

7、證件數(shù)量的準(zhǔn)確性，對(duì)于借閱和歸檔都應(yīng)有相應(yīng)人員的簽字確認(rèn)，證件管理人負(fù)有登記的及時(shí)性和完整性的責(zé)任； 2、證件借閱人負(fù)責(zé)借閱期間的文件保管，確保公司證件的完整性和整潔性，使用完畢后應(yīng)及時(shí)歸檔。借閱后不得將證件轉(zhuǎn)借其他人使用。 七、注意事項(xiàng)： 凡違反上述規(guī)定而私自復(fù)印文件或轉(zhuǎn)借者，經(jīng)行政綜合部每發(fā)現(xiàn)一次視情節(jié)嚴(yán)重程度給予50-500元罰款處理，如果導(dǎo)致公司損失的，應(yīng)賠償公司因此而造成的損失；構(gòu)成犯罪的，由公司送交相關(guān)司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。 本規(guī)定自2015年7月21日起執(zhí)行。附:使用流程圖 蒙羊牧業(yè)（興安）有限公司 二一五年七月二十日 印鑒（證照）使用流程申請(qǐng)人（部門）行政綜合部總經(jīng)理開始復(fù)印歸檔合同章合同會(huì)簽單（相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)全部簽字確認(rèn)）公章法人章證照用章（證照）申請(qǐng)用章（證照）部門領(lǐng)導(dǎo)同意結(jié)束申請(qǐng)單歸檔加蓋印鑒（用證）分管領(lǐng)導(dǎo)印鑒保管人審核同意同意同意審