綜合管理部管理手冊

1、河南升龍置業(yè)有限公司規(guī)章制度及業(yè)務流程手冊一、管理制度及業(yè)務流程1、會 議制度會議制度為使各部門信息充分共享，以利于公司整體工作進度的統(tǒng)籌安排，提高工作效率，特制訂本會議制度：一、 周例會主持與記錄：綜合管理部負責召集，總經理主持；總經辦秘書擔任會議紀要。時間：每周六上午 9： 30地點：會議室參加人員：總經理、物業(yè)公司經理、各部門經理。例會內容：各部門責任人就本周已完成的工作業(yè)績或工作進度進行溝通，協(xié)調部門與部門之間的工作，解決各部門溝通中出現(xiàn)的脫節(jié)，對相關業(yè)務、實施方案加以說明，相互協(xié)助共同解決問題。二、部門例會：主持與記錄：由各部門主管召集并主持；可由主管安排本部門員工輪流進行會議記錄。

2、時間：每周一次部門例會，時間各部門自定。地點：各部門自定參加人員：各部門主管、各部門全體員工。例會內容：總結本周工作情況，提出對上周工作情況的完善和解決的建議，制定匯報下周工作計劃，并安排實施。注： 1、所有應參會人員均不得缺席、遲到、早退。2 、每日會議紀要于當天18： 00 點之前由總經辦秘書呈送至總經理室。?3、周例會參會人員須到場，故周六各部經理不得調休。4 、各部門人員每周五中午12： 00 前須將本周的工作總結及下周工作計劃交至綜合管理部，并由綜合管理部檔案人員編號存檔以備查。后附會議紀要會議紀要會議名稱會議時 問會議地 占 八、會議主持記錄人缺席名 單出席名單會議內容落實 人會

3、議 記 錄（簽章）2、工裝管理制度 工裝管理制度1目的為樹立和保持公司良好的社會形象，進一步規(guī)范員工工作服裝（以下簡稱“工裝”）的正確使用管理。2范圍公司各個部門及分公司均適用。3參考文件員工手冊4定義無5職責5.1 公司綜合管理部5.1.2 負責定制員工工裝；5.1.3 監(jiān)督、檢查各部門、分公司工裝使用情況；5.1.4 計算、退還由員工個人承擔部分的工裝費用。5.2 各部門、分公司負責人負責保管各自工裝；5.2.3 審批員工工裝領取申請；5.3 部門員工5.3.2 中請、領用員工工裝，并對所領用的工裝負有保管責任；5.3.3 按照公司相關規(guī)定承擔工裝相關費用。6程序6.1 工裝的定制6.1.

4、1 工作服裝的定制由公司綜合管理部安排制作商承制；6.1.2 工作服裝大小尺碼由承制商套量而定。6.2 工裝的發(fā)放和領取6.2.1 工裝由公司綜合管理部負責發(fā)放，工裝發(fā)放對象為公司正式員工。試用期未滿的 員工（含臨時工）服裝自備，但需符合公司著裝的基本要求。6.2.2 員工轉正后須完滿相關個人資料（部分崗位需提供保證/擔保資料）后方可領取工作服。男性員工：西裝二套、長袖襯衫二件、短袖襯衫二件、領帶二條；女性員工：西裝二套、長袖襯衫二件、短袖襯衫二件、短裙二條。6.2.4工裝的領取程序經所屬部門的負責人批準報綜合管理部，由經辦人填寫工作請示單，經公司領導審批通過后方可安排承制商制作。6.3 工裝

5、的管理員工工裝采購發(fā)放管理流程：綜合管理部6.3.2從薪水扣除綜合管理部 工裝的保管自動離職轉正后滿6個月折價購置歸屬個人員工個人穿著保管-0工作服如未達使用年限而丟失、被盜、破損時，由保管人本人提出補發(fā)中請，交公司綜合管理部重新制發(fā)，具費用全部由本人承擔。6.4 員工著裝規(guī)定6.4.1 員工工裝原則上為員工上班時間內的專用服裝，運營部員工在上班時間內必須 穿著工裝，其他部門周一至周四須穿著工裝。6.4.2 員工上班時間外出可根據(jù)情況決定是否著工裝。6.4.3 所有員工的工裝應保持整潔，經常清洗。6.4.4 公司員工穿著工裝時必須佩帶工作牌。6.4.5 男性員工著裝須系領帶；著襯衣時，不得挽起

6、袖子或不系袖扣；不得穿著白色 襪子；女性員工在穿著短裙時必須穿肉色絲襪。6.4.6 員工上班應注意將頭發(fā)梳理整齊。男職員發(fā)不過耳，并一般不準留胡子；女職 員上班提倡化淡妝，金銀或其他飾物的佩戴應得當。6.5 附則6.10.1處罰規(guī)定A公司行政人事部不定期檢查公司各部門員工著裝是否符合規(guī)定。凡在檢查中發(fā)現(xiàn)違反上述規(guī)定的員工，應責令其立即糾正，并開具違紀提示單，給予20元/次。對連續(xù) 兩次檢查中發(fā)現(xiàn)的違紀員工，按上述罰款金額加倍處罰，并對違紀員工給予行政記過處分 直至給予辭退或除名處理。B各部主管應積極配合，督促本部門員工遵守本規(guī)定。一個月累計員工違反本規(guī)定人次超過該部門員工總數(shù)40%的，該部門主

7、管罰款100元。C綜合管理部每月集中將檢查到的違紀員工罰款及部門主管罰款從違紀員工及部門主管的工資中扣除，并在公司內予以通報3、辦室管理制度辦室管理制度1、目的： 為加強我司內部管理，規(guī)范辦秩序和員工行為，優(yōu)化工作環(huán)境，提高工作效率，確保司各項工作的正常開展，特制定本制度。2、職責：2.1 司綜合管理部負責員工管理規(guī)定的修訂、解釋和執(zhí)行檢查。2.2 司各部門領導按照本規(guī)定負責本部門員工的日常管理和監(jiān)督。2.3 司全體員工均需嚴格遵守本規(guī)定。3、辦環(huán)境、安全、衛(wèi)生管理辦法3.1 自覺維護良好的工作環(huán)境，保持辦場所整潔，不隨地吐痰，不亂扔廢紙、煙蒂，不亂倒垃圾雜物， 亂倒茶水，不在非吸煙區(qū)吸煙，不

8、提倡在辦區(qū)域進食。 司辦場所須保持整潔、有序的辦環(huán)境以提高員工的工作效率，提升司的對外形象。3.2 辦場所嚴禁吸煙，注意用電安全，嚴禁亂拉線、亂搭線以及違章使用電器；注意防火，如發(fā)現(xiàn)事故苗頭，必須立即處理并及時報告綜合管理部，及時消除隱患。3.3 保持辦桌面整潔，物品擺放有序，不在擋板上貼掛裝飾品，報紙應及時整理并放置于報架。3.4 員工外出時桌椅、抽屜應及時復位并注意鎖閉抽屜。 注意將貴重物品、重要文件妥善保管，人員離開應將抽屜或保險柜鎖好，提高防盜意識。不要在辦桌存放大量現(xiàn)金或貴重物品，以免意外損失。3.5 司綜合管理部不定期開展衛(wèi)生檢查活動， 對各部門的環(huán)境衛(wèi)生情況進行評比并給予開通報。

9、4、辦秩序4.1 司所有員工應嚴格遵守司考勤制度，上下班按時簽到（退） 。4.2 司員工應保持通訊工具24 小時暢通，以便工作聯(lián)系溝通。4.3 辦時間必須堅守工作崗位，需暫時離開時應與同事交代，并說明事由。4.4 辦時間不得上網(wǎng)娛樂聊天、玩電腦游戲、辦私事、吃零食、打瞌睡。4.5 保持良好的工作氛圍，注意保持良好的上班秩序，不溜崗、串崗、不閑聊和大聲喧嘩。不得妨礙他人開展工作。4.6 未經司領導同意，員工工作前，工作中不準飲酒。4.7 愛護公司財物和辦公設備，輕拿輕放，不得隨意拆卸、改裝辦公設備和電器；未經許可，不得公物私用。4.8 保管好各自的領用物品，未經許可不得隨意使用他人物品。4.9

10、辦公用品、水電的使用，提倡節(jié)約，避免不必要的浪費；下班應隨手鎖門、落窗、關閉所有電源。5、言行儀表5.1 員工必須統(tǒng)一穿著公司制服，佩戴胸牌，保持制服筆挺整潔。未領取制服的新員工必須穿著類似的職業(yè)裝。工作日應按季節(jié)變化穿著公司配發(fā)的制服，注意保持儀表的整潔、大方、得體，注意維護公司的形象。男員工不可留長發(fā)。 （辦公室周一至周四；項目現(xiàn)場周一至周六）5.2 男員工必須理短發(fā)、系領帶、襯衫下擺應扎在皮帶內、穿黑色皮鞋；女員工必須保持清雅、淡妝，不得穿拖鞋上班。5.3 辦公期間，員工應使用普通話和文明用語；電話聯(lián)系盡量不超過三聲鈴響（包括附近無人接聽的辦公電話） ，使用文明的語言和手勢動作，任何電話

11、接聽統(tǒng)一使用禮貌用語“您好，哈曼斯商業(yè)公司” 。 上班期間嚴禁使用電話聊天，工作通話應簡明扼要。5.4 接待客戶（客人）應在會客區(qū)接待，外來人員未經批準不得進入辦公區(qū)域；未經批準，嚴禁外來人員使用本公司電腦設備。6、嚴守機密6.1 不得將公司重要決策、營銷信息和其他業(yè)務資料泄露給他人。6.2 本人不在崗位時，應關閉電腦，不得將公司重要文件和資料擺放在桌面上。6.3 公司員工嚴守機密，不得將公司重要決策、信息和業(yè)務資料泄露他人，員工不在崗位時，不得將重要文件和資料擺放在桌面上；員工之間嚴禁相互打聽和對外泄露薪酬情況7、罰則7.1 綜合管理部根據(jù)本規(guī)定，對公司全范圍開展定期和不定期檢查；各部門領導

12、根據(jù)本規(guī)定，對本部門員工進行監(jiān)督檢查。發(fā)現(xiàn)違規(guī)者，給予警告（書面或口頭） 、通報批評、經濟處罰、辭退及開除等不同等級的處罰?！稗k公環(huán)境”有關規(guī)定，每項處罰 10 元；4.1 、 4.3 項按公司有關考勤制度處理； 4.2 項中高管職員若無故停止通訊聯(lián)系每次50 元；其余各項處罰 20 元；“言行儀表”中有關規(guī)定，每項處罰10 元；“嚴守機密”中有關規(guī)定，每項處罰50 元；7.2 員工違規(guī)，其直屬上級主管對違規(guī)行為未做出相應有效措施者附連帶責任。7.3 監(jiān)督檢查人員（包括綜合管理部員工及各部門領導）一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)情況，可在員工處罰單 上填寫違規(guī)事件及處罰意見， 由當事人或見證人簽字確認后， 監(jiān)督檢

13、查者核實報綜合管理部備案。7.4 員工對違規(guī)行為處理結果有爭議者， 以書面報告形式向綜合管理部或上級領導提出上訴。綜合管理部將針對上訴情況進行調查和反饋。4、辦公用品管理制度辦公用品管理制度第一條 為規(guī)范采購程序，降低采購成本，保證日常辦公需要，特制訂本制度。第二條 本制度所稱辦公用品分為日常消耗品、管理用品和辦公設備三類2.1 日常消耗品：鉛筆、自動鉛筆、簽字筆、水筆芯、水彩筆、文件冊、文件袋、文件夾、文件框、橡皮、印泥、印油、圓珠筆、蠟筆、鋼尺、熒光筆、信封、大頭針、回形針、漿糊、工號牌、保安帽徽、便簽本、便條紙、標簽紙、長尾夾、傳真紙、檔案袋、檔案盒、筆記本、拉桿夾、皮筋、刀片、訂書針、

14、稿紙、拷貝紙、口取紙、寬膠帶、固體膠、雙面膠、膠水、透明膠、涂改液、飲用水、礦泉水、電池、復印紙、復印機加粉、打印機墨盒、打印機加粉、光盤、海綿缸、憑證封皮、憑證盒、手套、傳真機色帶、鐵甲子、拖把、毛巾、香皂、垃圾袋、一次性鞋套、盒抽、卷紙、手紙、固體清新劑、噴壺、熱得快、清潔劑、粘勾、塵推、小水桶、打掃把等；2.2 管理用品：筆筒、剪刀、裁紙刀、訂書機、起釘器、三角板、三棱尺、排插、卷筆刀、直尺、臺式筆、臉盆、香皂盒、地毯、雙面玻璃擦、網(wǎng)線、空白 DV 帶、鼠標、紙簍、激光筆、計算器等；2.3 辦公設備：函數(shù)計算器、復印機、電腦、保險柜、打印機、路由器、傳真機、電腦服務器、鐵皮柜、文件柜、裝

15、訂機、驗鈔機、飲水機、打卡機、安全帽、數(shù)碼相機、 U盤、桌子、椅子、筆記本電腦、移動硬盤、微波爐、投影儀、DV機、碎紙機、廣聯(lián)達軟件、音響、彩電、液晶電視、空調、攝像機、錄音筆、冰箱、鐵鍬、軍用被子、武裝帶、被罩、帽子、領帶、床單、枕頭、床墊、加濕器、真皮座椅、電暖器、更衣柜、網(wǎng)卡等；2.4 辦公用品管理原則：采購環(huán)節(jié)與日常管理環(huán)節(jié)分開，入庫、出庫手續(xù)齊全，盤點和核查相結合。2.5 日常辦公用品必須有充足的庫存，能夠保證日常需要，色帶、電池、墨盒、硒鼓等要控制庫存，管理部門按照需求臨時申請采購。第三條 辦公用品的采購管理3.1 申購環(huán)節(jié)3.1.1 日常消耗品和管理用品的購買，每月25 日由公司

16、各職能部門的資產管理員將填寫好的次月日常消耗品申請單 （附表一）經部門經理審簽后，送達綜合管理部采購員處。采購員匯總各職能部門的日常消耗品申請單后，于每月 26 日交綜合管理部經理審核后，方可購買。 日常消耗品申請單應有“上月金額” 、 “本月金額” 、 “本月累計金額”欄目，由采購員填寫。3.1.2 辦公設備的購買，由公司各職能部門使用人填寫資產購置請購單 （附表二） 經部門經理審簽后，報綜合管理部。綜合管理部根據(jù)公司辦公用品的配置規(guī)定，進行市場詢價， 給予合理建議， 由部門負責人進行審簽。 送至財務部審核金額后， 報常務副總經理，總經理及總裁審批。3.2 資產購置請購單涉及金額在3000元

17、（含 3000元以內）的需報總裁簽批。3.3 總經理及總裁審批后，由綜合管理部采購員進行采購。3.4 采購環(huán)節(jié)3.4.1 部分新、特、進口辦公用品，辦公用品合格供方不能提供，必須在其他供應商處購買時，應將該供應商補充進辦公用品合格供應商名冊 。3.4.4 必需品、不易采購或耗用量大者應酌量庫存，特殊辦公用品無法采購的情況，可以經常務副總經理同意授權由需求部門及采購員共同采購。3.4.5 綜合管理部采購員進行采購時，必須進行三家供貨商報價后，咨詢市場價格，出具報價表簽字報經理批準后，再購入。3.4.9 綜合管理部采購員應不定期對辦公用品的質量、價格，進行市場調研。第四條 辦公用品報銷程序4.1

18、所購物品入庫后，由采購員持入庫單、出庫單、 資產購置單請購單及正規(guī)發(fā)票辦理報銷手續(xù)。4.2 如資產購置請購單所購買的物品因時間順序需要分開報銷的，先以原件為報銷依據(jù)，再次報銷用復印件，采購員應簽名備注：原件已于*年*月* 日報銷使用，該復印件為第 *次報銷。4.3 對于日常消耗類物品和管理用品類，每次送貨由供方提供供貨詳單，采購員和倉庫管理員進行對賬簽字確認后，雙方各持一份，于每月 25 日由采購員根據(jù)供貨詳單和正 規(guī)發(fā)票，月底統(tǒng)一報銷。4.4 供方提供轉賬帳號的，由財務部轉賬后，及時告知綜合管理部，采購員應告知供方進行查收和確認。第五條 辦公用品領用5.1 辦公用品分為個人領用與部門領用兩種

19、。 “個人領用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮； “部門領用”系本部門共同使用用品如辦公設備和打孔機、大型訂書機、裝訂機等。5.2 綜合管理部倉庫管理員應及時辦理出庫手續(xù)，建立電子臺帳，定期盤點和核對。出庫單一式三聯(lián)，領用部門、保管員和財務部各存一聯(lián)。出庫單作為公司核算各部門費用的依據(jù)。5.3 綜合管理部制定領用管理基準（如圓珠筆每月發(fā)放一支） ，并可隨部門或人員的工作調整發(fā)放數(shù)量和發(fā)放時間。管理用品文具應限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊品替換新品，日常消耗品不在此限。5.4 管理性辦公用品和辦公設備列入移交管理， 如有故障或損壞， 應以舊換新， 如遺失 應由個人或部門賠償或自購。5

20、.5 日常消耗類物品每月一日發(fā)放。但管理用品和辦公設備的請領不受上述時間限制。5.6 各部門設立辦公用品領用記錄表 （附表五） ，由部門物資保管員統(tǒng)一保管，于辦公用品領用時分別登記，建立電子臺帳，并控制辦公用品領用狀況。 辦公用品領用記錄表及電子臺帳為綜合管理部日常工作檢查項之一。第六條每月最后一天部門物資保管員與行政部倉庫管理員、財務人員應及時盤點、對帳，保證物品數(shù)量、質量和安全無誤。第七條新進人員入職時由所在部門提出辦公用品申請，向綜合管理部請領辦公用品，并簽字領用，人員離職時，應將剩余辦公用品一并繳交部門部門資料管理員。第八條E堀品（如信紙、信封、表格）除各部門特殊表單外，具印刷、保管均

21、 由綜合管理部統(tǒng)一印刷、保管第九條打字、復印耗材的使用9.1 公司各部門要節(jié)約使用打印紙。綜合管理部倉庫管理員要做好領用登記，每季度 公布一次。9.2 復印時，要嚴格按照規(guī)程操作，并自覺登記。復印的作廢紙張，應留存，當作反 面紙使用。9.3 嚴禁復印與工作無關的資料，嚴禁私用紙張，一經發(fā)現(xiàn)，公司按0.5元/頁計費:行政主管將處罰單報部門經理審核，由人力資源部在當月工資中扣除。第十條 除了對外報送的文件資料，公司內部的紙張必須正反面使用。第十一條 綜合管理部辦公用品倉庫管理員月末、年末要盤點清查庫存，在滿足日常 工作的前提下，盡量減少庫存量，使庫存量結構合理化。年末綜合管理部配合財務部組織 盤點

22、辦公用品在各部門的使用情況，做到反映實際庫存狀況及帳實相符。第十二條 每年1月5日前，綜合管理部采購員匯總全年的辦公用品實際耗用量和金 額，分析與計劃預算的偏差情況，寫成總結報告，報綜合管理部經理留存，并作為編制下 一預算年度的依據(jù)。第十三條 本制度由綜合管理部負責解釋，自發(fā)布之日執(zhí)行。辦公用品管理流程圖各部門簽批購買辦公用品申合管理 財務部No審核批準常務副經NoYesNoJ3000 元 t審核批準總裁Yes綜合管登記保存并建立電子臺帳領用.辦理出庫手續(xù)磷布管填寫辦公用品領用單并建立電各部門資產管月末，年末進行盤點，核查各部門、財務部、綜合附表-河南升龍置業(yè)有限公司日常消耗品申請單部門：年

23、月 日注：每月物品名稱用 途規(guī)格數(shù)量單價金額備注上月金額本月金額本月累計金額25 號由各部門經理審簽后交綜合管理部統(tǒng)一購置，此表只用于申購日常消耗品。附表二：資產購置單部門經理 ：綜合管理部：申請部門：申購原因或用途：申請人：采購人：資產名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預計單價/元合計金額/元總計金額：（大寫）日期:月日保管責任人（或驗收人）簽字：備注：1、此單在報銷時連同發(fā)票作報銷憑證附件2、此單適用固定資產、低值易耗品請購總 裁：總經理：部門經理：綜合管理部：附件三辦公用品供方信譽調查表年 月 日編1類別:供方名地址稱總經電話理聯(lián)系人電話企業(yè)概況iW:量與人員素質產品質量與服務其他調查結論調查人：附件

24、四辦公用品供方階段評表年 月 日類別:供方名稱項目負責人提供產品（服務）類別供方階段工作綜述:評審人員:綜合評分序號項目權重評分（滿分100）成績主要存在問題1質量40%2價格30%3信譽20%4配合度10%5實際得分：e=a+b+c+d供方等級措施對照表序號得分等 級措施A90以上加大合作按合同付款B75 89合格供方繼續(xù)合作按合同付款C60 74仍為合格供方需管占減少合作分余款推遲付款或保留部D60以下不合格淘 汰情況付款處理完具體問題視附件五河南升龍置業(yè)有限公司辦公用品領用記錄表部門:物品名稱規(guī)格數(shù)量簽字備注注：每月30日將此單交于綜合管理部倉庫管理員處。5、檔案管理辦法河南升龍置業(yè)有限

25、公司 檔案管理辦法（試行） 第一章總則第一條為確保公司檔案完整、齊全、高質，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補 充，特制定本辦法。第二條公司檔案分為文書檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案和聲像檔案五大類。（一）文書檔案：即在公司管理過程中產生的有保存價值的普發(fā)性內外部文件。（二）基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設過程中形成的專業(yè)材料。（三）會計檔案：即在公司經濟活動中產生的會計憑證、帳簿和財務報告等具有保存價值的會計核算專業(yè)材料。（四）人事檔案：即公司員工在應聘、轉正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。（五）聲像檔案：即在公司生產經營活動中形成的有保存價值的、

26、以音像或圖象記錄在特殊載體上的并配有文字說明的歷史記錄。第三條公司檔案按統(tǒng)一領導、分級管理的辦法進行組織管理，即檔案室負責公司檔案的 總體管理；部門資料員負責本部門的立卷歸檔工作，檔案室對各部室進行業(yè)務上 的指導、監(jiān)督和檢查。第四條 鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案人力資源部自行管理，人力資源部經理指 定專人按集中管理、嚴格保密的原則進行管理。第二章立卷歸檔第五條立卷歸檔是文件轉化為檔案的一個關口，由各部室資料員配合檔案室進行。其具 體流程如下：各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運轉情況，預計當年 可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，如行政管理部可制定“人事隨時將已發(fā)放完畢的文件按已

27、獺獺詢!痢寸歸對港為上物8面攤進行員檔案室移交檔案時，須遵循如下要求:條 部 資弟六 各 室 料 向（一）各部室向檔案室移交檔案時，均需附上移交清單（從文件清單轉化而來）一式兩份 移交時，交接雙方據(jù)此進行清點簽收，并各自保存一份。（二）各部室向檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數(shù)完整，檔案室不接收未經 系統(tǒng)整理的零散文件。（三）文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等。復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印存檔。（四）聲像檔案應同紙質文件進行統(tǒng)一整理、編目，但要分別存放，在案卷目錄上注明互 見號，以保持文件間的歷史聯(lián)系。（五）對于不同保存價值的文件應當分開組卷。（

28、六）卷內文件排列應條理系統(tǒng)，一般可按重要程度或時間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應依一定的次序排列在一起， 即批復在前、請示在后；正件在前、附件在后（七）音像文件應用文字標出它們的對象、時間、地點、內容和責任者等事項，便于保存和利用。（八）各部室可根據(jù)實際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時，則應按規(guī)定的歸檔 范圍進行。A、綜合管理部：會議紀要、董事會文件、訴訟文書、有關公司送交的文件、各部室 送交的文件、外來文件、外送文件、大事記、部門周記、合同、質保文件、內部發(fā) 文等人事發(fā)文、企業(yè)設立與登記材料、員工人事資料（應聘表、編制表、工資單等）、培訓記錄、部門周記等B、總工辦：設計變更、外送文

29、件、外來文件、部門周記等G工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內業(yè)資料、 竣工資料、設備說明書等），其中前期文件由工程部負責收集，竣工圖由施工單位負責編制；文書如外送文件、外來文件、有關人員出差帶回的文件、部門周記等D財務部：財會檔案見財務檔案管理辦法E、審計部：結算書、隱蔽記錄簽證、外送文件、外來文件、部門周記等F、材料部：材料定價單、外送文件、外來文件、部門周記等G營銷部：售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、市場調研資料、外送文件、外來文件、 部門周記、聲像資料等H、外聯(lián)部：政府文件、外送文件、外來文件、部門周記等I、招商部：外送文件、外來文件、部門周記等注：重復文件、一

30、般事務性的無查考保存價值的文件、未成文的草稿 及一般性文件的歷次修改稿、未經會議討論和領導審閱簽發(fā)的未 生效文件均屬于不須歸檔的文件材料。第三章整理上架案員須 對移交 檔案進 行整理 上架，具 具體流 程如下：第七條各部室在規(guī)定的時間按規(guī)定的歸檔范圍向檔案室移交檔案后，檔案室檔組卷：通過鑒定的材料嚴格按規(guī)定排列、打號、裝訂、鑒定：對各部室移交的檔案，檔案室檔案員要重新審查其價值上架：案卷按檔號順序豎放在檔 造冊：制作全引目錄和案卷 案裝具上，一般小號在左，大號 I目錄J形成保管清冊. 第八條 檔案室檔案員對移交檔案進行整理時，應注意如下要求：（一）卷內文件的排列應條理系統(tǒng)。文書檔案按時間順序依

31、次排列，具有密切聯(lián)系的文件 應依一定的次序排列在一起，即批復在前、請示在后；正件在前、附件在后；基建 檔案的卷內排列順序為文前圖后。（二）不同保存價值的文件應分開組卷。（三）凡有文字部分的均應打上號碼（采用打號機，正面右上角，背面左上角）。（四）文件材料裝訂前應剔除金屬物。（五）圖紙采用手風琴式折疊法，規(guī)格為 30cmx 21cm裝訂邊應加墊紙以使左右平整并注意露出圖標。第四章 保 管第九條 檔案整理上架后隨即進入保管階段。檔案庫房作為保存檔案的基地，它的管理應滿足各類檔案的安全保管與方便調閱。庫房應集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無關的物品，不從事與庫房管理無關的活動。（1） 除檔案員外

32、，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進庫的（如維修庫房或設備等） ，則須有檔案員陪同并相伴始終。（2） 庫房設有中央空調、除濕機、溫濕度測量儀和消防噴淋等設備，檔案員要定期檢查，以確保以上設施的安全有效。（三）隨時注意庫房溫濕度的具體指數(shù)，務必使溫度保持在140C2C0C,相對濕度50%65%。（五）檔案入庫前要進行嚴格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時對檔案必須進行定期的防疫檢查，有計劃、分期分批地對檔案進行翻動。（六）每月中旬定期對庫房進行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角落、縫隙要進行清潔消毒以防害蟲滋生。（七）檔案員離開庫房時應隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗

33、的緊閉性。（八） 檔案按部室存放， 檔案裝具的編號及檔案的存放順序為自門口起， 從左自右， 從上到下。第十條 檔案上架入庫后，經常處于使用的狀態(tài)中，因此須注意流動中的安全防護。（一）檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，而應及時放入庫房或專用的柜子中鎖好，更不準擅自帶離規(guī)定的使用場所。（二）未經許可，利用者不得將所借檔案轉借他人，以防泄密。（三）未經許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復印。（四）盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時間， 以防因檔案外借時間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。第十一條 檔案保管有一定的保管期限。在我司，可分為永久和定期保管兩種。定期保管期限為 3 年、 10 年。

34、保管期限從移交之日算起。 （詳見附件一河南升龍置業(yè)有限公司檔案保管期限表 ）第五章 提供利用第十二條 檔案室檔案員須提供多種利用途徑，為員工查檔創(chuàng)造條件。(一)加強基礎工作：A、編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案用戶提供必要的檢索工具。B 、安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率。C 、開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。(二)開展查借服務：A借閱：a) 公司內部人員借閱檔案時，須填寫檔案借閱登記表 ，閱畢及時歸還。非公司人員借閱檔案時，須持有關單位介紹信，并經公司相關部門主管和分管領導同意辦理借閱審批手續(xù)后方可借閱。b) 借閱者必須愛護所查閱的檔案， 不得在檔案上涂改、 勾劃、 圈點

35、或做其他各種標記；不得撕去檔案內頁。c) 借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。B、借出：a) 檔案使用人如需借出檔案，一般檔案須填寫檔案借出登記表 ，并按規(guī)定于 1 個月內歸還，不能及時歸還的，經檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)。重要檔案的借閱需經公司相關部門主管和分管領導同意辦理借閱審批手續(xù)后方可借閱。b) 非公司人員若需借出檔案，須持有關單位介紹信，并經公司相關部門主管和分管領導同意辦理借閱審批手續(xù)后方可借閱。c) 借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉借，并負有保密的完全責任。C、復印：a) 檔案使用人若需復印檔案資料，須經檔案員同意。b) 圖紙資料若需借出復印，須經檔案員同意并

36、嚴格控制復印份數(shù)。第六章 銷毀第十三條 對已到保管期限的檔案，檔案室檔案員可根據(jù)其實際利用情況組織銷毀。其具體流程如下：檔案室檔案員每兩年對檔案室檔案員將確認銷毀的檔案材料檔案銷毀意如下要A、準備銷毀的檔案材料在未批準前應單獨保管B、批準銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機銷毀，嚴禁將需要銷毀的檔案作其他 用途，更不允許出賣。C、檔案銷毀時，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字以示負責。第七章附則第十五條本辦法解釋權歸檔案室。第十六條 本辦法自頒布之日起施行。附件河南升龍置業(yè)有限公司檔案保管期限表在舁 廳P檔案名稱使用部門保管部門暫定保管期限1會議性文件各部室檔案室10年2外來文件各部室檔案室

37、10年3外送文件各部室檔案室10年4部門之間往來文 書各部室檔案室10年5制度文件各部室檔案室永久6請示單各部室檔案室3年7音像檔案各部室檔案室永久8董事會文件董事會檔案室永久9各登記表單各部室各部室3年10訴訟文書綜合管理部檔案室執(zhí)行完結后5年11企業(yè)設立與登記 材料綜合管理部檔案室永久12企業(yè)年檢資料綜合管理部檔案室永久13員工檔案綜合管理部綜合管理部員工離開公司后3年14培訓資料綜合管理部檔案室員工離開公司后3年15職工編制表綜合管理部檔案室10年16工資單綜合管理部/ 財務部檔案室10年17財產領用登記表綜合管理部綜合管理部10年18公司刊物綜合管理部檔案室永久19人事發(fā)文綜合管理部檔

38、案室10年20合同類文件各部室財務部永久21工程技術檔案工程部檔案室永久22財會檔案財務部存放于財務部見會計檔案管理 辦法23結算資料審計部檔案室永久24材料定價單材料部檔案室10年25廣告宣傳資料營銷部檔案室永久26客戶資料營銷部檔案室永久6、文件資料歸檔、借閱程序河南升龍置業(yè)有限公司公司文件資料歸檔、借閱程序1、目的和范圍：為了確保公司文件資料的機密性和完整性，避免文件資料的丟失和損壞，根據(jù)公司檔案管理辦法及合同管理制度，特制訂本程序。本程序所指文件資料包括合同、紅頭文件及公司在經營過程中所形成的具有保存價值的相關材料。2、職責:2.1 經辦人員負責本部門文件及合同的報批工作。2.2 部門

39、資料員負責將領導手稿、用章審批單或合同會簽單并文檔原件同時 收集。2.3 印章管理人員負責對文件資料加蓋公章或合同專用章及法人章。2.4 檔案管理員負責對公司擬定的重要文件的整理、歸類、保管及借用。2.5 文件資料使用人員負責保障所用文件資料的完好無損，并嚴格遵守公司保密制 度，嚴守機密，妥善保管。3、工作流程：3.1 文件資料歸檔程序：1個工作日內送交檔案室留存，并在合同歸檔登記表上登記（若有多份原件時，須 注明去向用途），留復印件供相關部門使用；對于在蓋章時未能及時收回的文件資料， 印章管理人員于±個工作日內將用章審批單送交檔案專員。1個工作日內，將文件資料全部原件送交檔案室留存

40、并在檔案交接表上登記，留復 印件供相關部門查閱。3.2 、文件資料查閱流程：使用者可根據(jù)工作需要，到檔案室辦理相關查閱手續(xù)后即可查閱。查閱者需填寫檔案借閱登記表，并經本部門經理、經辦部門經理、分管領導、總 經理審批后方可查閱。3.2.3公司各類證件（營業(yè)執(zhí)照及公司土地使用證等）借閱者經本部門經理同意，報分管領導、總經理審批后方可借閱。公司合同根據(jù)簽訂部門及相關內容分為三類:查閱者需填寫檔案借閱登記表 ，報部門經理審批后即可查閱。查閱者需填寫檔案使用審批單，經本部門經理審批后，報經辦部門經理審批完成后即可查閱。查閱者需填寫檔案借閱登記表經本部門經理、經辦部門經理、分管領導、總經理審批后方可查閱。

41、檔案借閱登記表上注明；如需借出應在檔案借出登記表上登記。司分管領導、總經理批準后方可進行查閱。4、相關表格：4.1 附件一合同歸檔登記表河南升龍置業(yè)有限公司租賃合同交檔案室登記表日期：年 月 份部門經手人名稱合同編號移交人接收人移交日期合同存檔份數(shù)備注4.2其它表格見相應文件附件河南升龍置業(yè)有限公司檔案銷毀清冊頁號:順序號銷毀時間銷毀案卷名稱不倉勺銷毀及監(jiān)銷人備注附件三河南升龍置業(yè) 有限公司檔案借閱登記表頁號:序號使用者情況檔案資料情況用途復印歸還否簽收人備注姓名部門電話名稱責任者類型檔號復印否份數(shù)批準： 審核： 編制：日期： 日期： 日期：附件四河南升龍置業(yè) 有限公司合同歸檔登記表序 號歸檔

42、時間合同名稱合作單位名稱合同金額服務期限責任人經辦人檔 號印花稅備注7、證章管理制度證章管理制度1 、目的： 加強公司的證章控制，避免因管理不當造成損失，特制訂本制度。2、職責1.1 行政管理部：負責印章的制發(fā)和管理，公司及本部門印章的保管和使用，檢查各部門證章的保管和使用情況。1.2 各相關部門：負責本部門印章和存放于本部門的公司證章的使用和保管。3、作程序3.1 證章的定義和分類3.1.1 證章是指公司重要文件、證照和印章。3.1.2 重要文件及證照包括：公司的營業(yè)證照、組織機構代碼證、資質證書等證照；國有土地使用有關文件、合同及評估報告；規(guī)劃、建設許可證及相關文件；公司合同、章程、法人身

43、份證明及董事會文件；與公司有關的政府部門專門文件；3.1.3 印章包括：3.1.3.1 公章：河南升龍置業(yè)有限公司；3.1.3.2 私章：公司法定代表人、董事長及總經理私人印章；3.1.3.3 部門章：刻有公司部門名稱的印章；3.1.3.4 專用章：財務專用章、合同專用章、文件編號章。3.2 重要文件及證照管理3.2.1 公司重要文件及證照應統(tǒng)一存放于公司檔案室，實行專人管理，保證文件及證照的安全與完整。3.2.2 各部門負責辦理的公司重要文件及證照，在辦理完畢后，應及時將原件轉交檔案室保存。3.2.3 對重要文件及證照，責任人要進行全程控制，對公司的重要文件及證照進行收集、歸檔，并填寫檔案借

44、出登記表 ，做好借出、歸還記錄。各部門應配合檔案室，將留存在本部門的重要文件和證照歸檔。3.2.4 重要文件和證照的借出須在登記表上注明用途，并經部門經理以上領導簽批。3.2.5 各部門因公借用公司重要文件或證照， 在辦完相關事務后應及時歸還。如部門需該文件或證照辦理其他事務，應先退還檔案室登記后續(xù)借，避免在部門積壓，同時讓責任人或責任部門了解文件或證照去向。3.2.6 借用重要文件或證照的人員必須愛護， 不得擅自轉借， 不能損壞或丟失。交還時必須當面點交清楚，責任人如發(fā)現(xiàn)缺失或損壞，應及時報告有關領導。3.2.7 對于使用不當或損壞遺失等造成的損失， 全部由責任人承擔， 公司可根據(jù)情節(jié)嚴重予

45、以處罰直至追究其刑事責任，其所在部門經理也要承擔一定的連帶責任。3.3 印章管理3.3.1 指導思想與印章使用范圍指導思想： 公司實行嚴格的印章管理制度， 加蓋印章應填寫 印章審批單 ，報董事長及總經理批準。以公司名義發(fā)出的公文函件，加蓋公司公章。2 公司設立銀行帳戶、與銀行業(yè)務往來及開列支票，加蓋公司公章、財務專用章及法人章。3 以公司名義簽訂的合同，在每頁中縫加蓋騎縫章，有校對的地方加蓋校對章，落款處加蓋公司公章，視其內容加蓋法人章。嚴禁各部門用部門章與其他單位簽署合同或類似合同性質的協(xié)議、 備忘錄、紀要等。5 相關部門在職權范圍內以部門名義向施工單位、廠商、客戶行文，經部門經理批準后報總

46、經理批準，可加蓋部門章或專用章。6 各部門的工作請示單和內部工作聯(lián)系函，加蓋部門編號章。7 .3.2 印章管理規(guī)定1 各部門使用公司公章或法定代表人私章應填寫 用章審批表 ， 經總經理簽字后報行政管理部蓋章。2 印章保管人必須審閱用章審批表 ，并確認蓋章文件內容與用章審批表 ，一致，方可用印。每次用印后應將用章審批表蓋章聯(lián)系單進行編號后保存?zhèn)洳椤? 公司公章和法定代表人私章存放于辦公室，由專人負責保管，并存柜加鎖。 保管人不得委托他人代取代用， 不得借出或帶離辦公場所。4 部門章和專用章由部門經理本人或指定專人保管，按規(guī)定使用。5 辦公室應建立印章保管登記冊，載明印章名稱、印模和保管人姓名等項

47、。6 一旦發(fā)現(xiàn)印章丟失或損壞，應該保護現(xiàn)場，立即報告有關領導，查明情況，及時處理。7 因業(yè)務需要或組織變更需制發(fā)新印章時，由需求部門作出報告，呈請董事長及總經理批準后，由業(yè)務部門采購制作。8 因遺失或損壞而停止使用的印章應發(fā)文通知各部門，并及時重新制發(fā)或銷毀。9 對于使用不當或損壞遺失等造成的損失，全部由責任人承擔，公司可根據(jù)情節(jié)嚴重予以處罰直至追究其刑事責任，其所在部門經理也要承擔一定的連帶責任。4、表單和記錄5.1 檔案借出登記表附件河南升龍置業(yè)有限公司檔案借出登記表頁號:序號使用者情況檔案資料情況用途復印借*時間歸還時間簽收人備注姓名部門電話名稱責任者類型檔號復印否份數(shù)8、員工日常行為規(guī)范員工日常行為規(guī)范為統(tǒng)一和規(guī)范公司員工日常工作行為和辦公行為，提高工作效率，充分展現(xiàn)公司企業(yè)形象，特制定本規(guī)范。一、 總則1、熱愛祖國，熱愛生活，熱愛集體。2、遵守國家的政策和法律、法規(guī)，遵守