吃透E財務技巧

1、（財務知識）吃透E財務技巧吃透Excel財務技巧也許你已經在Excel 中完成過上百張財務報表，也許你已利用 Excel 函數(shù)實現(xiàn)過上千次的復雜運算，也許你認為 Excel 也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復的得心應手的使用方法只不過是Excel 全部技巧的百分之壹。本專題從Excel2002 中的壹些鮮為人知的技巧入手，領略壹下關于 Excel 的別樣風情。壹、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的壹致性，利用“數(shù)據(jù)有效 性”功能建了壹個分類下拉列表填充項。1 .在 Sheet2 中，將企業(yè)名稱按類別 （如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)

2、” 等）分別輸入不同列中，建立壹個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。2 . 選中 A 列 （ “工業(yè)企業(yè)”名稱所在列 ） ，在“名稱”欄內，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符 后，按“回車”鍵進行確認。仿照上面的操作，將B、C列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”3 .切換到Sheetl中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列（如C列），執(zhí)行“數(shù)據(jù)一有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按 鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列 （如 D 列） ，再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話

3、框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式： =INDIRECT（C1） ，確定退出。4 .選中 C 列任意單元格 （如 C4） ，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的 D 列單元格（如 D4） ，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，能夠選中該列，右擊鼠 標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。二、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建壹個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時 調用。1. 在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“

4、自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入壹個名稱（如“常用文檔” ） 。2. 再在“類別”下面任選壹項（如“插入”選項） ，在右邊“命令”下面任選壹項（如“超鏈接”選項） ，將它拖到新菜單（常用文檔）中，且仿照上面的操作對它進行命名（如“工資表”等 ） ，建立第壹個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3. 選中“常用文檔”菜單中某個菜單項 （如“工資表”等） ，右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接一打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找

5、范圍” 右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿（如“工資.xls）”等文件夾，且選中該工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和和它對應的工作簿文檔超鏈接起來。4. 以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜 單，單擊其中的相應選項即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但且不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000 元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000 元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”

6、顯示，我們能夠這樣設置。1. 打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式一條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“ 2000 ”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。2. 按“添加”按鈕，且仿照上面的操作設置好其它條件（大于等于1500 ，字體設置為“藍色”；小于1000 ，字體設置為“棕色” ） 。3. 設置完成后，按下“確定”按鈕。見見工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了四、制作“專業(yè)符號”工具欄在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入壹些特

7、殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們能夠制 作壹個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。1 .執(zhí)行“工具-宏一錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名如“ fuhaol ”且將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制 宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，壹壹錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。2 .打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工 具欄”對話框，輸入名稱一一“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)壹個工具條。切換到“命令”標簽中，選中“類別

8、”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按 鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上 （有多少個特殊符號就拖多少個按鈕 ）。3 .選中其中壹個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。4 .右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏 （如fuhaol等），確定退出。重復此步操作，將按鈕和相應的宏鏈接起來。5 .關閉“自定義”對話框，以后能夠像使用普通工具欄壹樣，使用“專業(yè)符號”工具 欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表，經常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。1 .打開需要打印的工作表，用

9、鼠標在不需要打印的行（或列）標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。2 .執(zhí)行“視圖-視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入壹個名稱（如“上報表” ）后，單擊“確定”按鈕。3 .將隱藏的行（或列）顯示出來，且重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。4. 以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版壹下，按下工具欄上的“打印”按鈕，壹切就OK 了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的

10、部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。1 .執(zhí)行“格式一選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在 “輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機關,車隊 ,壹車間 ,二車間 ,三車間”等），單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2 .選中“部門”列中任意壹個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)一排序”命令，打開“排序”對話 框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按倆次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將

11、它隱藏起來了。1 .選中需要隱藏內容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式一單元格”命令，打開“單元格格 式”對話框，在“數(shù)字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；” （ 三個英文狀態(tài)下的分號） 。2 . 再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。3 .執(zhí)行“工具-保護-保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼 后，“確定”返回。經過這樣的設置以后，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用 Excel 的透明功 能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“V”號，這樣能夠 防止別人刪除你隱藏起

12、來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置壹下，讓輸入法智能化地調整呢 ?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)一有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項 后，“確定”退出。以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意壹個單元格時，中文輸入法（輸入法列表中的第1個中文輸入法）自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)壹的文本你是不是經常為輸入某些固定的文本，如電腦報而煩惱呢？那就往下見吧。1 .執(zhí)行“

13、工具一自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。2 .在“替換”下面的方框中輸入“pcw”（也能夠是其他字符，“），pCW”用小寫“替換為”下面的方框中輸入“電腦報”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3 .以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcW時解璃不考慮“ pcw”的大小寫，然后確認壹下就成了。十、在Excel中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富，但且不能滿足我們的所有需要。我們能夠自定義壹個函數(shù)，來完 成壹些特定的運算。下面，我們就來自定義壹個計算梯形面積的函數(shù)：1 .執(zhí)行“工具-宏一VisualB諭揖器”菜單命令（或按“ Alt+F11 ”快揄鍵打開VisualBasic 編輯窗口。2

14、.在窗口中，執(zhí)行“插入一模塊”菜單命令，插入壹個新的模塊一一模塊1。3 .在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：FunctionV（a,b,h）V=h*（a+b）/2EndFunction4 .關閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后能夠像使用內置函數(shù)壹樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應的工作簿中使用。十壹、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢？1 .執(zhí)行“格式-工作表-背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背 景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。2 .在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元

15、格（區(qū)域）中拖拉，同時選中這些單元格（區(qū)域）。3 .按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調色板” 中，選中“白色”。經過這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的 單元格（區(qū)域）下面就沒有襯圖片了 （其實，是圖片被“白色”遮蓋了 ）。提示 襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合且文本&”如果我們想將多列的內容合且到壹列中，不需要利用函數(shù)，壹個小小的連字符“ 就能將它搞定（此處假定將B、C、D列合且到壹列中）。1 .在D列后面插入倆個空列（E、F列），然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2

16、.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合且到 E列對應的單元格中。3 .選中E列，執(zhí)行“復制”操作，然后選中 F歹U,執(zhí)行“編輯-選擇性粘貼”命令， 打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內容（不是公式）即被復制到F列中。4 .將B、C、D、E列刪除，完成合且工作。提示：完成第1、2步的操作，合且效果已經實現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、D歹U,公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第 3步操作，將公式轉換為不變的“值”。十三、快速打印學生成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現(xiàn)，

17、這對于初學者來說有壹定難度。出于此種考慮，我在這里給出壹種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便 方法。此處假定學生成績保存在 Sheetl工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第 1行為標題，第2行為學科名稱1 .切換到Sheet2工作表中，選中 A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW(), 3)=0，'尸(0MODROW() , 3(=1 , sheetl ! A$2 , INDEX(sheet1 ! $A : $G,INT(ROW()+4)/3)+1), COLUMN。)。2 .再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到 B1至G1單元格中；然后， 再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充

18、柄”將上述公式復制到 A2至G185單元格 中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾壹下。3 .調整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學生的成績條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框 線”選項，為選中的區(qū)域添加邊框 (如果不需要邊框，能夠不進行此步及下面的操作)。4 .同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按 住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Exc

19、el的“搜索函數(shù)”功能能夠幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行“插入一函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中 輸入要求(如“計數(shù)”)，然后單擊“轉到”按鈕，系統(tǒng)即刻將和“計數(shù)”有關的函數(shù)挑選出來，且顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結合查見相關的幫助文件，即可快速確 定所需要的函數(shù)。十五、同時查見不同工作表中多個單元格內的數(shù)據(jù)有時，我們編輯某個工作表 (Sheet1)時，需要查見其它工作表中(Sheet2、Sheet3 某個單元格的內容，能夠利用 Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。執(zhí)行“視圖-工具欄-監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān) 視”按鈕，展

20、開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標選中需要查見的單元格后，再單擊“添 加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監(jiān)視點”。以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查見所有被監(jiān)視點單元格 內的數(shù)據(jù)和相關信息。十六、為單元格快速畫邊框在 Excel2002 以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩， Excel2002 對 此功能進行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖-工具欄一邊框”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中壹種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應的單元格

21、區(qū)域快速畫上邊框。提示：如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤 的邊框上拖拉壹下，就能夠清除掉錯誤的邊框。如果需要畫出不同顏色的邊框，能夠先 按工具欄右側的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。這壹功能仍能夠在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了壹個倆位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候， Excel 就能自動判斷、即時分析且彈出警告，那該多好啊!要實現(xiàn)這壹功能，對Excel 來說，也且不難。例如我們將光標定位到壹個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)壹

22、和計算的方便，我們希望“年份”都用壹個四位數(shù)來表示。所以，我們能夠單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“ 4 ”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告”設為“停止”，且在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法 ! ”和“請輸入四位數(shù)年份。”字樣。很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是壹個四位數(shù)時， Excel 就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，且直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實，在 Excel 的“數(shù)據(jù)有效

23、性”判斷中，仍有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計壹種檢測標準，讓你的 Excel 展示出和眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel ，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可見出Excel 除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯(lián)的表格中協(xié)調工作。要協(xié)調關聯(lián)，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第壹個工作表的標簽名“Sheet1 ”，然后按住 Shift 鍵，單擊最后

24、壹張表格的標簽名“ Sheet3 ” （ 如果我們想關聯(lián)的表格不在壹起，能夠按住Ctrl 鍵進行點選 ） 。此時，我們見到 Excel 的標題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就能夠進行對工作組的編輯工作了。在需要壹次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同壹位置都顯示出相應內容了?？墒?，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)壹改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第壹張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時， Excel 會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式

25、”壹項，點“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在 Excel 中，為表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為 Excel 中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實只要是寫進表格中的內容， Excel 都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。在 Excel2002 中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數(shù)。它們分別是：“ =UPPER（ 源數(shù)據(jù)格 ） ”，將文本全部轉換為大寫；“ =LOWER（ 源數(shù)據(jù)格） ”，將文本全部轉換成小寫；“ =PROPER（ 源數(shù)據(jù)格 ） ”，將文本轉換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫

26、等。例如，我們在壹張表格的 A1 單元格中輸入小寫的“ excel ”，然后在目標單元格中輸入“ =UPPER（A1） ”，回車后得到的結果將會是“ EXCEL ”。同樣，如果我們在 A3 單元格中輸入“ mr.weiwei ”，然后我們在目標單元格中輸入“ =PROPER（A3） ”，那么我們得到的結果就將是“ Mr.Weiwei ”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是壹種省時又省事的方法，特別是對壹些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從A4 單元格中提取稱謂的話，最好使用“ =RIGHT（ 源數(shù)據(jù)格，提

27、取的字符數(shù)） ”函數(shù)，它表示“從A4 單元格最右側的字符開始提取2 個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“ =LEFT（ 源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)） ”函數(shù) 了。仍有壹種情況，我們不從左右倆端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比如我 們要想從 A5 單元格中提取“武漢”倆個字時，就只須在目標單元格中輸入“ =MID(A5,4,2) ”就能夠了。意思是：在 A5 單元格中提取第 4 個字符后的倆個字符，也 就是第 4 和第 5 倆個字。二十壹、把基數(shù)詞轉換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉換成序數(shù)詞是壹個比較復雜的問題。因為它沒有壹個十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用

28、的“ th ”后綴，但大凡是以“ 1 ”、“2 ”、“ 3”結尾的數(shù)字卻分別是以“ st ”、“ nd ”和“ rd ”結尾的。而且，“ 11 ”、“12 ”、“ 13 ”這 3 個數(shù)字又不壹樣，它們卻仍然是以“ th ”結尾的。因此，實現(xiàn)起來似乎很復雜。其實，只要我們理清思路，找準函數(shù)，只須編寫壹個公式，就可輕松轉換了。不信， 請見：“ =A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13), th ,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2, 3,CHOOSE(RIGHT(A2), st,nd ,rd ),th )”。該公式盡管壹長串，不過含義卻很明確

29、：如果數(shù)字是以“11 ”、“ 12”、“ 13”結尾的，則加上“ th ”脂夔；如果第則無效，則檢查最后壹個數(shù)字，以“ 1 ”結尾使用“ st ”、以“2”結尾使用“ nd ”、以“ 3”結尾使用“ rd ” ；如果第2原則都無效，那么就用“th ”。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號補齊位數(shù)和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有壹種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上“ $ ”之類的符號。其實，在 Excel 中 也有類似的輸入方法，那就是“REPT ”函數(shù)。它的基本格式是“=REPT( “特殊符號”，填充位數(shù)) ”。

30、比如，我們要在中 A2 單元格里的數(shù)字結尾處用“ #”號填充至 16 位，就只須將公式改為“ =(A2&REPT(#",16-LEN(A2)”即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(16-LEN(A3) &A3" ；另外，如果我們想用“ #”號將A4中的數(shù)值從倆側填充，則需要改為"#=REPT( LEN(A4)/2)&A4&REPT(#)8-LEN(A4)/2)" ；如果你仍嫌不夠專業(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“二$#TA0, (&REP

31、T(#,16-LEN(TEXT(A5, $#,#0.00 )"，壹定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)建文本直方圖除了重復輸入之外，“REPT ”函數(shù)另壹項衍生應用就是能夠直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現(xiàn)出長短不壹的比較效果。比如我們首先制作壹張年度收支平衡表，然后將“E歹作為直方圖中“預算內”月份的顯示區(qū)，將“G歹則作為直方圖中“超預算”的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結果“D歹的數(shù)值，用“ Wingdings ”字體的“N”字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：在 E3 單元格中寫入公式 “二IF(D3<0,REP

32、T (-ROU ND(D3*100,0), )”，然后選中它且拖動“填充柄”，使E 列中所有行都能壹壹對應D 列中的結果；接著在G3 單元格中寫入公式 “ 二IF(D3>0,REPTn,ROUND(D3*100,0), )”，也拖動填充柄 G14。我們見到，壹個沒有動用 Excel 圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明 了。二十四、計算單元格中的總字數(shù)有時候，我們可能對某個單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計算單元格中的總字數(shù)。要解決這個問題，除了利用到“ SUBSTITUTE ”函數(shù)的虛擬計算外，仍要動用“ TRIM ”函數(shù)來刪除空格。比如當下 A1 單元格中輸入有“ how

33、manywords? ”字樣，那么我們就能夠用如下的表達式來幫忙：“ =IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TR IM(A1)-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),)+1)”該式的含義是先用“ SUBSTITUTE ”函數(shù)創(chuàng)建壹個新字符串，且且利用“ TRIM ”函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格”的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1 ，就得出單元格中字符的數(shù)量了。二十五、關于歐元的轉換這是 Excel2002 中的新工具。如果你在安裝 Excel2002 時選擇的是默認方式，那么很 可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們能夠先選擇“工具”菜單中

34、的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”后Excel2002 就會自行安裝了。完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉換”，壹個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現(xiàn)了。和Excel 的其他函數(shù)窗口壹樣，我們能夠通過鼠標設置貨幣轉換的“源區(qū)域”和“目標區(qū)域”，然后再選擇轉換前后的不同幣種即可。所示的就是“10歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價壹覽表。當然，為了使歐元的0顯示更顯專業(yè)，我們仍能夠點擊Excel 工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。二十六、給表格做個超級搜索引擎我們知道， Excel 表格和 Word 中的表格

35、最大的不同就是Excel 是將填入表格中的所有內容 （包括靜態(tài)文本）都納入了數(shù)據(jù)庫的范疇之內。我們能夠利用“函數(shù)查詢”，對目標數(shù)據(jù)進行精確定位，就像網頁中的搜索引擎壹樣。比如在所示的表格中，從A1 到 F7 的單元格中輸入了多名同學的各科成績。而在A8到 A13 的單元格中我們則建立了壹個“函數(shù)查詢”區(qū)域。我們的設想是，當我們在“輸入學生姓名”右邊的單元格，也就是C8 格中輸入任何壹個同學的名字后，其下方的單元格中就會自動顯示出該學生的各科成績。具體實現(xiàn)的方法如下：將光標定位到 C9 單元格中，然后單擊“插入”之“函數(shù)”選項。在如圖 18 彈出的窗口中，選擇“VLOOKUP ”函數(shù)，點“確定”

36、。在隨即彈出的“函數(shù)參數(shù)”窗口中我們設置“ Lookup_value ” （ 指需要在數(shù)據(jù)表首列中搜索的值）為“C8 ” （ 即搜索我們在 C8 單元格中填入的人名）；“ Table_array ”（指數(shù)據(jù)搜索的范圍“ A2 : B6”（即在所有學生的“語文”成績中搜索） ；“ Col_vindex_num ” （ 指要搜索的數(shù)值在表格中的序列號）為“ 2 ” （ 即數(shù)值在第 2 列 ） ；“ Range_lookup ” （ 指是否需要精確匹配） 為“FALSE ” （ 表明不是。如果是，就為“ TURE” ） 。設定完畢按“確定”。此時回到表格，單擊C9 單元格，我們見到“ fx ”區(qū)域中

37、顯示的命令行為“ =VLOOKUP（C8 , A2 ： B6, 2, FALSE） ”。復制該命令行，在 C10、C11、C12、C13 單元格中分別輸入：“=VLOOKUP（A2 ： C6, 3, FALSE） " ； “ =VLOOKUP（C8 ,A2 : D6, 4, FALSE） " ； “ =VLOOKUP（C8 A2 : E6, 5, FALSE） ” ；“二VLOOKUP（C8 , A2 ：F6, 6, FALSE） ”（其參數(shù)意義同9中壹樣，不再贅述）。接下來，我們就來檢驗“VLOOKUP”函數(shù)的功效。試著在“C8”單元格中輸入某個學生名，比如“趙耀”，回車

38、之下我們會發(fā)現(xiàn)，其下方每壹科目的單元格中就自動顯示出 該生的入學成績了。二十七、 Excel 工作表大綱的建立和 Word 的大綱視圖壹樣， Excel 這個功能主要用于處理特別大的工作表時，難以將關鍵條目顯示在同壹屏上的問題。如果在壹張表格上名目繁多，但數(shù)據(jù)類型卻又有壹定的可比性，那么我們完全能夠先用鼠標選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”選項。且在彈出菜單的“選定匯總項”區(qū)域選擇你要匯總數(shù)據(jù)的類別。最后，如圖 19所示，當下的表格不是就小了許多嗎?當然，如果你仍想查見明細的話，單擊表格左側的“ + ”按鈕即可。二十八、插入“圖示”盡管有 14 大類 50 多種“圖表”樣式給Ex

39、cel 撐著腰，但對于紛繁復雜的數(shù)據(jù)關系，常規(guī)的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel2002 中加入了“圖示”的功能。雖然在“插入”菜單的“圖示”窗口中只有區(qū)區(qū) 6 種樣式，但對于說明數(shù)據(jù)之間的結構卻起到了“四倆撥千斤”的效果。比如要顯示數(shù)據(jù)的層次關系能夠選擇“組織結構圖”；而要表達資金的流通過程則能夠選擇“循環(huán)圖”；當然，要說明各種數(shù)據(jù)的交*重疊性能夠選擇“維恩圖”。你見，如圖 20 所示的維恩圖多么漂亮。而且你仍能夠右擊該圖示，調出“圖示”工具欄。隨心所欲地設置“圖示樣式庫”甚至仍能夠多添加幾個圓環(huán)。二十九、熟悉Excel 的“從文本到語音”這是 Excel2002

40、 中的壹個搶眼的新功能。它就是讓Office 軟件不僅能寫、能算，仍要能見、能說。盡管目前已經有許多軟件都致力于文本的機器朗讀，但微軟的 Office 不論從語音的柔和度和語氣的抑揚頓挫都是其它同類軟件不可比擬的。按照 Office 的默認安裝，你可能仍不能在Excel 的菜單中找到它，在我們確認安裝了“從文本到語音”的選項后，就能夠在Excel 的“工具”菜單中見到“語音”項目了。如圖 21 所示，打開壹個表格，隨便選擇其中的內容，然后單擊“從文本到語音”工具欄上的“朗讀單元格”按鈕，此時壹個帶有磁性的聲音就開始壹字壹句地朗讀了。值得壹提的是，當碰到標點符號時， Excel 的朗讀會自動停頓

41、壹會兒，然后再接著朗讀，這壹點和其他軟件完全不同，筆者認為這樣的處理更加自然。仍有壹點需要說明的是，如果你想調整Excel2002 中語音朗讀的速度，能夠在“控制面板”中雙擊“語音”圖標，然后在“文字到語音”卡片上調整即可三十、 Excel 中“攝影”功能的妙用這個功能比較另類，似乎和計算、統(tǒng)計、排序等等“正統(tǒng)”功能格格不入，因為它的作用竟然是“抓屏” ! 而且仍不是像“ PrintScreen ”按鈕那樣“壹把亂抓”，而是允 許讓你通過鼠標進行選擇，“指哪抓哪”。要找到這個功能仍不太容易，我們點擊Excel “工具”菜單的“自定義”選項。在“命令”卡片的“類別”中點“工具”，再在命令欄中找到

42、“攝影”按鈕，且將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對表格中的某壹部分“照相”,只須先選擇它們（圖 23） ，然后按下“攝影”按鈕，這時該選定區(qū)域就被“拍”了下來。然后將鼠標移動到需要顯示“照片”的地方（當然，也能夠是另壹張表格） ，再次按下“攝影”按鈕，這樣剛才被“拍攝”的“照片”就立即粘貼過來了。當然，和“照片”壹同出現(xiàn)的仍有“圖片”工具欄。很顯然， Excel 是將它作為壹幅圖片來對待了，我們可隨意將它進行旋轉、縮放處理。不過，請各位壹定要注意：這可不是壹般的照片 !你能夠試著改動原來被我們“拍攝”下來的表格數(shù)據(jù)見見刷新壹下“照片”，結果“照片”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了三十壹、在多張

43、表格間實現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用也許我們會奇怪，為什么每次打開Excel ，軟件總是打開了壹個由 3 張空白表格組成的文件組呢 ?如果你是專業(yè)的會計師、統(tǒng)計師或者諳熟于此的表格高手，就壹定會明白，由于計算項目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復雜，單*壹張表格往往解決不了所有的問題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動才是以壹當十的制勝法寶。比如我們首先制作“ Sheet1 ”為“壹班學生成績表”，“ Sheet2 ”為“二班學生成績表”，然后來到“ Sheet3 ”，想進行“壹班”和“二班”各科成績的比較以及“年級平均分”的計算。此時我們就能夠將光標定位到目標位置，選擇好相關函數(shù)。然后在Excel 彈出的函

44、數(shù)對話框中，利用數(shù)據(jù)列表右側的“”按鈕點擊壹下其他表格中想引用的單元格就行了。你見，如圖24所示，這時函數(shù)窗口中就會出現(xiàn)“X班學生成績表！ xx單元格”的字樣了。此后，不管我們在源單元格中進行怎樣的修改，在“ Sheet3 ”的目標位置都會適時進行重新計算。三十二、“馴服”Excel200翦貼板窗口Excel2002 極大地改進了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大能夠支持容納 24 個項目 （而 Excel2000 只能容納 12 個）。而且，這個剪貼板能夠在任何 Office 應用程序之間來回拷貝，所以對于經常需要拷貝和粘貼的用戶來說，確實更加方便。但每次當你連續(xù)使用倆次“復制”或“剪切”命令時，剪貼板就會彈出來，和你爭奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在，“馴服”剪貼板的方法非常簡單。筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點擊剪貼板菜單底部的“