VT-GC-WI012開發(fā)商內(nèi)部例會、報告制度指導(dǎo)書

1、北京萬通地產(chǎn)股份有限公司 項目管理手冊 操作指導(dǎo)書開發(fā)商內(nèi)部例會、報告制度指導(dǎo)書編號： VT/GC/WI012版號： A0開發(fā)商內(nèi)部例會、報告制度指導(dǎo)書編輯 馬洪波 日期2007-11-28 審核 于琛、楊毅清 日期2007-11-28 批準(zhǔn) 許立 日期 2007-11-28修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人 為確保開發(fā)項目的成功，每一個項目都必須建立項目開發(fā)商內(nèi)部的協(xié)調(diào)制度，包括項目工程例會、項目工程總協(xié)調(diào)例會、項目工程月報、總部工程月報等。1. 職責(zé)1.1. 項目公司1.1.1 負(fù)責(zé)召開項目工程例會，并將會議紀(jì)要發(fā)給總部各中心。1.1.2 參加項目工程總協(xié)調(diào)例會，協(xié)助會議紀(jì)要

2、起草。1.1.3 按時報送項目工程月報。1.2. 總部工程管理中心1.2.1 組織準(zhǔn)備項目工程總協(xié)調(diào)例會議題，協(xié)助總部主管副總主持會議，起草會議紀(jì)要1.2.2 審核項目工程月報1.3. 總部其他中心1.3.1. 參加項目工程總協(xié)調(diào)例會。1.3.2. 審核項目工程月報。1.4. 項目公司應(yīng)向萬通總部四個中心提交項目工程月報。2. 工作程序2.1. 項目工程例會2.1.1. 會議主要議題：匯報項目的報建、設(shè)計、招標(biāo)采購、施工等的進(jìn)度情況，提出并討論存在的問題；對項目公司層面能夠解決的問題，明確解決問題的時間和責(zé)任人；對需要總部解決的問題，明確問題所在，并明確提出解決問題的時間和責(zé)任人。對項目工程總

3、協(xié)調(diào)例會中提出的問題的解決情況進(jìn)行跟蹤。2.1.2. 項目工程例會參加人員：項目公司所有工程管理人員（包括項目工程副總、設(shè)計經(jīng)理、副設(shè)計經(jīng)理、采購經(jīng)理、成本部所有成員、工程部所有成員、前期部所有成員）必須出席會議。項目公司總經(jīng)理、總部四個中心總監(jiān)可以列席會議。總部高級工程經(jīng)理如在會議召開期間恰在進(jìn)行項目巡查，也必須出席會議。2.1.3. 項目工程例會主持人和會議紀(jì)要簽發(fā)人：項目工程副總。2.2. 項目工程例會會議紀(jì)要。2.2.1. 會議紀(jì)要是對會議中所討論的主要問題的概括記錄。2.2.2. 每一次項目工程例會都必須在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)形成會議紀(jì)要并電郵給所有與會人員，會議紀(jì)要應(yīng)抄送給萬通地

4、產(chǎn)總部四個中心的總監(jiān)和與本項目直接對接的員工。2.2.3. 與會人員如果對紀(jì)要的完整性和準(zhǔn)確性有不同意見，應(yīng)在收到紀(jì)要后兩個工作日內(nèi)書面通知紀(jì)要簽發(fā)人。在下次例會上，應(yīng)對緊前例會會議紀(jì)要的不同意見予以確認(rèn)。2.2.4. 在消除了對會議紀(jì)要的不同意見后，紀(jì)要簽發(fā)人應(yīng)書面簽署會議紀(jì)要。簽署后的會議紀(jì)要原件交項目公司文檔管理員存檔。2.2.5. 項目工程例會頻率：除非得到萬通地產(chǎn)總部主管副總書面批準(zhǔn)，項目工程例會應(yīng)每周召開一次。2.2.6. 項目工程例會地點：在項目公司辦公所在地。2.3. 項目工程總協(xié)調(diào)例會2.3.1. 會議主要議題：就需由總部四個中心協(xié)調(diào)解決的問題進(jìn)行匯報、討論，并明確這些問題的

5、解決時間和責(zé)任人；會議亦需檢查上次例會中提出的問題的解決情況。2.3.2. 會議準(zhǔn)備：為提高會議效率，與會各方應(yīng)提前三天將準(zhǔn)備提交會議討論的新議題發(fā)給總部高級工程經(jīng)理。高級工程經(jīng)理應(yīng)匯總各方提出的新議題，將匯總結(jié)果提前兩天發(fā)給與會各方。2.3.3. 項目工程總協(xié)調(diào)例會參加人員：項目公司總經(jīng)理、項目工程副總、設(shè)計經(jīng)理、副設(shè)計經(jīng)理、成本部經(jīng)理、工程部經(jīng)理、采購經(jīng)理、前期部經(jīng)理必須出席會議。總部主管副總經(jīng)理、四個中心總監(jiān)、與本項目直接對接的高級工程經(jīng)理必須出席會議?？偛科渌I(lǐng)導(dǎo)可列席會議。2.3.4. 項目工程總協(xié)調(diào)例會主持人和會議紀(jì)要簽發(fā)人：總部主管副總經(jīng)理。2.4. 項目工程總協(xié)調(diào)例會會議紀(jì)要。

6、2.4.1. 會議紀(jì)要是對會議中所討論的主要問題的概括記錄。2.4.2. 會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)，總部工程管理中心高級工程經(jīng)理負(fù)責(zé)起草會議紀(jì)要，并在工程總監(jiān)審核后將其電郵給所有與會人員。項目公司工程部經(jīng)理協(xié)助高級工程經(jīng)理起草會議紀(jì)要。2.4.3. 與會人員如果對紀(jì)要的完整性和準(zhǔn)確性有不同意見，應(yīng)在收到紀(jì)要后兩個工作日內(nèi)書面通知起草紀(jì)要的高級工程經(jīng)理,并抄送給其他與會人員。2.4.4. 在消除了對會議紀(jì)要的不同意見后，紀(jì)要簽發(fā)人應(yīng)書面簽署會議紀(jì)要。簽署后的會議紀(jì)要原件交萬通地產(chǎn)總部工程管理中心存檔。2.4.5. 項目工程總協(xié)調(diào)例會頻率：除非得到萬通地產(chǎn)總經(jīng)理書面批準(zhǔn)，項目工程總協(xié)調(diào)例會應(yīng)每月召開

7、一次。2.4.6. 項目工程總協(xié)調(diào)例會地點：在項目公司辦公所在地或萬通地產(chǎn)總部，也可采用電話會議的方式進(jìn)行。2.5. 項目工程月報2.5.1. 項目公司應(yīng)向萬通總部四個中心提交項目工程月報。2.5.2. 月報應(yīng)包括前期報批、市政報裝、設(shè)計、招標(biāo)采購、工程質(zhì)量、安全文明環(huán)保施工情況、進(jìn)度等方面。月報應(yīng)總結(jié)上個月的工作、提出本月要解決的主要問題。月報也必須指出項目公司需總部各個部門配合的內(nèi)容。2.5.3. 總部設(shè)計中心應(yīng)在每月2日前分別向各項目公司提供上個月的該項目的設(shè)計工作月報，并抄送給總部工程管理中心。2.5.4. 總部采購中心應(yīng)在每月2日前分別向各項目公司提供上個月的該項目的采購工作月報，并抄送給總部工程管理中心。2.5.5. 項目公司匯總項目設(shè)計工作月報、項目采購工作月報的內(nèi)容，完成包括2.5.2所述內(nèi)容的項目工程月報，并在每月5日前提交月報給總部工程管理中心。月報的格式和內(nèi)容可參考示范文本項目工程月報。2.5.6. 萬通地產(chǎn)總部工程管理中心負(fù)責(zé)督促項目公司提交項目工程月報，并在收到項目工程月報后，將其抄送給總部其他三個中心?？偛克膫€中心如果對月報的內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性有不同意見或要求，應(yīng)將有關(guān)意見發(fā)給總部工程管理中心，由總部工程管理中心一起向項目公司提出。2.5.7. 總部工程管理中心匯總各個項目的工程