Excel辦公軟件教程

1、北京博士山科技有限公司www.box-電話：63511385Excel辦公軟件學(xué)習(xí)目 錄1 EXCEL是什么21.1 文件21.2 工作薄和工作表 21.3 認(rèn)識Excel的工作環(huán)境 22 基本操作42.1 啟動 Excel42.2 使用Excel的菜單和工具欄 42.2.1 使用菜單52.2.2 使用快捷鍵62.2.3 使用快捷菜單62.2.4 使用工具欄72.3 建立工作表82.3.1 在單元格里輸入數(shù)據(jù) 82.3.2 簡單的計算92.3.3 調(diào)整行、列寬度102.4 編輯工作表102.4.1 選定操作區(qū)域102.4.2 復(fù)制、移動 112.4.3 撤銷和恢復(fù)112.4.4 插入和刪除12

2、2.4.5 查找和替換122.4.6 工作表的保護(hù)132.5 設(shè)置工作表的格式142.5.1 單元格的格式設(shè)置 142.5.2 數(shù)據(jù)格式調(diào)整152.5.3 數(shù)據(jù)表的美化152.6 圖表的使用 162.6.1 建立圖表162.6.2 修改圖表192.7 打印操作212.7.1 紙張形式調(diào)整212.7.2 頁眉面腳設(shè)置231 Excel是什么Excel是微軟公司出品的 Office 系列辦公軟件中的一個組件，確切地說，它是一個電 子表格軟件，可以用來制作電子表格、完成許多復(fù)雜的數(shù)據(jù)運(yùn)算，進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析和預(yù)測并 且具有強(qiáng)大的制作圖表的功能；現(xiàn)在的新版本ExcelO還可以制作網(wǎng)頁呢！1.1 文件用術(shù)語

3、說，文件就是存儲在磁盤上的信息實體。用電腦，可以說我們幾乎天天都在和文件打交道。對我們初學(xué)者來說，要明白文件是有不同的類型的，我們可以通過它的后綴名來區(qū)分。就拿微軟 Office家族來講，Word創(chuàng)建的文件文檔文件后綴名為DOC Excel創(chuàng)建的工作薄文件后綴名為 XLS, PowerPoint創(chuàng)建的演示文稿文件的后綴名為PPT等。不過類型的文件，需要不同的應(yīng)用程序才能打開它，有的初學(xué)者從別的電腦上復(fù)制了一個用Excel創(chuàng)建的工作薄文件到自己的電腦上，可是無論如何也打不開它，后來才明白原因是自己的電腦上沒有安裝Excel應(yīng)用程序。所以，要順利地進(jìn)行后面的學(xué)習(xí)，請現(xiàn)在你的電腦上安裝Excel，其

4、它版本的Excel雖然可以仿照操作，但是由于本系列課程都是以Excel為藍(lán)本的，因此建議讀者朋友盡量使用Excel進(jìn)行學(xué)習(xí)。1.2 工作薄和工作表學(xué)習(xí)和使用 Excel，肯定要和兩個概念打交道，那就是“工作薄”和“工作表”。前面已經(jīng)說過，工作薄是一種由 Excel創(chuàng)建的文件，而工作表則是工作薄的組成部分。 可以這樣 形象的理解，工作薄是一個筆記本，而工作表是這個筆記本里的每頁紙。操作和使用Excel，絕大部分工作是在工作表中進(jìn)行的。1.3 認(rèn)識Excel的工作環(huán)境啟動Excel后，我們將看到Excel的工作窗口。如果你完全是一個新手， 那么可能會這 個工作環(huán)境感覺有點(diǎn)復(fù)雜。如有你有使用Offi

5、ce家族中如Word等應(yīng)用程序的經(jīng)驗，那么應(yīng) 該有點(diǎn)似曾相識的感覺。 因為它們的菜單、工具欄、任務(wù)窗格和編輯窗口的布局是大體相同項目咨詢規(guī)劃中心一個稅項目3BT-2221-5/20050401-V001北京博士山科技有限公司www.box-電話：63511385的。O8141516172324271S191!111：1 "|丨 > H Shee 11 Z Sheetz /She±t3 /圖1標(biāo)題欄工具欄if也龍云寵工作表標(biāo)簽格0菜單欄O列標(biāo)鹿0水平誰動條切 立幃It* 刪日 KSryi插人心 栢式甑)53磬電)宦口厶11或1 寸2001.” rA1-項目咨詢規(guī)劃中心一

6、個稅項目4BT-2221-5/20050401-V001北京博士山科技有限公司www.box-電話：63511385項目咨詢規(guī)劃中心一個稅項目#BT-2221-5/20050401-V001北京博士山科技有限公司www.box-電話：63511385下面我們來介紹一下這個工作環(huán)境的情況。了解各部分的稱呼(名稱)，如菜單、工具欄、任務(wù)窗格等等都是必要的，因為我們后面的操作將使用這些稱呼。(1) 標(biāo)題欄這里顯示程序的名稱，以及當(dāng)前工作薄文件的名稱。(2) 菜單欄 可以通過選擇相應(yīng)的菜單命令來向Excel發(fā)出命令。Excel為了用戶便于記憶，將類似的命令分門別類地放到同一菜單項目中，菜單可以根據(jù)自己

7、的習(xí)慣定制。(3) 工具欄 可以通過單擊相應(yīng)的按鈕來向Excel發(fā)出相應(yīng)的命令。工具欄可以根據(jù)自己的習(xí)慣定制。(4) 公式欄在單元格中輸入數(shù)據(jù)或公式后，將在這里顯示輸入的內(nèi)容。對輸入數(shù)據(jù)或 公式的編輯在這里進(jìn)行相當(dāng)方便。(5) 列標(biāo)題 從A到IV的256個字母。每個字母代表工作表 256列中的一列，從按英文 字母順序A開始到Z, Z之后是AA AB AC,依此類推到 AZ。AZ之后是BA BB, BC,依此 類推到BZ,最后一列是IV。單擊列標(biāo)題可以選中整列。(6) 活動單元格指示器 這個黑色邊框的指示器代表當(dāng)前活動的單元格，所謂活動，即當(dāng)前被選中的單元格。(7) 行標(biāo)題 從1到65536的數(shù)

8、字，每個數(shù)字代表工作表的一行。單擊行標(biāo)題可選中整行的單元格。同時，由于有256列，則Excel工作表的單元格總數(shù)為256 X 65536= 16777216個，我們用列標(biāo)題和行標(biāo)題就可以確定一個單元格，如A4,代表第A列，第4行那個單元格，其余依次類推。(8) 任務(wù)窗格這是2002版本開始出現(xiàn)的新特性，方便快速選擇相關(guān)的任務(wù)，例如新建 工作薄、使用剪貼板等。(9) 垂直滾動條使用該滾動條可以垂直滾動工作表。(10) 水平滾動條使用該滾動條可以水平滾動工作表。(11) 工作表標(biāo)簽 每個標(biāo)簽代表工作薄中不同的工作表，每個工作表的名稱都顯示在標(biāo)簽上，選擇單擊標(biāo)簽即可切換到相應(yīng)工作表。一個工作薄可以包

9、含任意數(shù)量的工作表，但是為了方便管理，工作表數(shù)量最好不要太多。2基本操作2.1 啟動Excel我們可以通過三種方式啟動Excel。1通過開始菜單操作步驟：依次單擊桌面上的"開始t所有程序tMircosoft Office宀Microsoft OfficeExcel ”命令，一會出現(xiàn) Excel的閃屏，隨即可啟動 Excel。2通過桌面快捷方式操作步驟：如果在桌面上建立過Excel的快捷方式，則雙擊該快捷方式的圖標(biāo)即可啟動3通過Excel工作薄文件操作步驟：如果你的電腦中存儲有由Excel創(chuàng)建的工作薄文件，則可雙擊該文件啟動Excel。2.2 使用Excel的菜單和工具欄要想熟練地使用

10、 Excel完成自己的任務(wù)，菜單和工具欄是必須掌握的。我們要讓Excel做事，必須向它發(fā)出命令。發(fā)出命令的方法通常有四種： 使用菜單、使用快捷鍵、使用快捷菜單和使用工具欄。下面通過一個具體任務(wù)的操作進(jìn)行說明。任務(wù)：在A1單元格中輸入字符“語文”，并把該內(nèi)容復(fù)制到 A5單元格。2.2.1使用菜單操作步驟：(1) 選中A1單元格在其中輸入“語文”，可以看到單元格中的插入點(diǎn)光標(biāo)還處于閃動狀 態(tài)，Excel等待我們輸入其它的內(nèi)容，因為確認(rèn)輸入完畢，則按下鍵盤回車鍵，可以看到活 動單元格指示器跳到 B1單元格。(2) 現(xiàn)在用鼠標(biāo)單擊 A1單元格，可以看到活動單元格指示器重新回到A1單元格，這時單擊菜單“

11、編輯”，在展開的菜單選項中選擇“復(fù)制”命令，可以看到A1單元格周圍出現(xiàn)黑白相間的滾動條，表示復(fù)制命令已被執(zhí)行。£3 Microsoft Excel - Book IiJ撤消在AI中鍵入鮮語文eCtrl+Z=宋體剪切CDCtrl+siA1復(fù)制(D卜Ctrl+C粘貼Ctrl+VA51除卜1語文查找的Ctrl+F2I文件綻鯨輯|視窗也插入格式©工具數(shù)據(jù)辺)蚩i雪34千導(dǎo)畑皿曲圖2(3) 然后選中A5單元格，再單擊菜單“編輯”，在展開菜單選項的中選擇“粘貼”命令?？梢钥吹紸1單元格中的內(nèi)容被復(fù)制到了A5單元格中，按下鍵盤回車鍵完成操作。ABCD |1語文2345語文圖3說明：在第1

12、步中，為什么輸入“語文”后，要按下回車，再重新選擇A1單元格呢？這是因為，當(dāng)輸入“語文”后，插入點(diǎn)光標(biāo)在單元格中閃動，這時如果直接通過菜單執(zhí)行復(fù)制命令，那么該命令是針對單元格中的插入點(diǎn)光標(biāo)的，由于該光標(biāo)什么也沒選中，因此相當(dāng)于沒有復(fù)制任何內(nèi)容。而按下回車后重新選擇 A1單元格，可以看到A1單元格中沒有插入點(diǎn)光標(biāo)，所以這時通過菜單執(zhí)行復(fù)制命令，就是復(fù)制A1單元格中的內(nèi)容"語文”。值得注意的一個區(qū)別是：單擊A1單元格是激活它，讓它成為活動單元格，可以直接輸入數(shù)據(jù)或公式，執(zhí)行復(fù)制粘貼等命令；而雙擊A1單元格是編輯它，可以在內(nèi)部修改數(shù)據(jù)或公式。其它單元格依此類推。2.2.2 使用快捷鍵如果你

13、認(rèn)為展開層層菜單操作比較麻煩，那么可以通過快捷鍵操作。大部分常用的命令都有快捷鍵。比如圖 4中復(fù)制的快捷鍵為“ Ctrl + C”，Excel把常用命令的快捷鍵放在了菜單列表中對應(yīng)命令的右邊。 icrosoft Effcel 一 Book 1徧密帝廠|視蹈® 插入 籍式£&) 工貝 替換叫.復(fù)制©Office酸貼槻邁 粘:貼(£> 選彈性制占. 粘潞內(nèi)韻褂得曲)冊脇過)刪降工作表廷移動喊復(fù)制工作恵翅)一.；J 討.A1語文23&5&7g91011 ,12131 4Ctrl+YClrl+KClrl+CL 匸尢斗丄十丫Ctrl+

14、HCtrl+GrCtrl+F用令快鍵 常命的捷操作步驟:(1) 先刪去A5單元格中的“語文”，然后用鼠標(biāo)單擊一下A1單元格，按下鍵盤組合鍵“Ctrl + C”和前面一樣，A1單元格周圍出現(xiàn)黑白相間的滾動條，表示復(fù)制命令已被執(zhí)行。(2) 選中A5單元格，按下鍵盤組合鍵“ Ctrl + V,可以看到“語文”已被貼貼到A5單元格中，按下鍵盤回車鍵完成操作。2.2.3使用快捷菜單操作步驟:(1)先刪除A5單元格中的“語文”，然后選中A1單元格，并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的 菜單選項中選擇“復(fù)制”命令。C croscft Excel - Rook 1*空 文件編輯 視圖插A(l) 格式丄詞"S X

15、!尊耳丨掃心 :宋體-12 -IB Z U魁I諮肖沁拎語文ABCD12剪切©3復(fù)鬧©145選擇性枯貼67插入CL)-3刪除©9周除內(nèi)容迫)10插入批注at)1112愛設(shè)置單元格桔式Ct).13從下拉列袁中選擇一圖5(2)然后選中A5單元中，并單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“粘貼”命令，按下 鍵盤回車完成操作。2.2.4 使用工具欄操作步驟：(1)先刪除A5單元格中的“語文”，然后選中A1單元格，單擊工具欄“復(fù)制”圖標(biāo)。S Ki crosof 1 Escel - Book 1旦文件的 編輯也)視團(tuán)電)插入 格式盤)工具 數(shù)宋體12- B /復(fù)制|垂尋耋蚩卩 Al

16、-i語文AB；C 1D 1:E1語文234圖6(2)選中A5單元格，單擊工具欄的“粘貼”圖標(biāo)，按下鍵盤回車鍵即可完成操作。圖7上面通過一個簡單的任務(wù)，初步介紹了一下向Excel發(fā)出命令的常用方式，大家可不要小看了這些基本技能的學(xué)習(xí)，以后完成更復(fù)雜的任務(wù)，都要靠它們哦。2.3 建立工作表在單元格里輸入數(shù)據(jù) 我們在建立表格之前，應(yīng)該先把表格的大概模樣考慮 清楚，比如表頭有什么內(nèi)容， 標(biāo)題列是什么內(nèi)容等， 因此在用Excel建立一個表格的時候開 始是建立一個表頭，然后就是確定表的行標(biāo)題和列標(biāo)題的位置，最后才是填入表的數(shù)據(jù)。首先把表頭輸入進(jìn)去：單擊選中A1單元格，輸入文字，然后從第三行開始輸入表的行和

17、列的標(biāo)題，然后再把不用計算的數(shù)據(jù)添進(jìn)去。輸入的時候要注意合理地利用自動填充功能，先輸入一個，然后把鼠標(biāo)放到單元格右下角的方塊上，看鼠標(biāo)變成一個黑色的十字時就按下左鍵向下拖動，到一定的數(shù)目就可以了。填充還有許多其它的用法：例如，輸入一個7-11，回車，它就自動變成了一個日期，向下填充，日期會按照順序變化。項目咨詢規(guī)劃中心一個稅項目11BT-2221-5/20050401-V001北京博士山科技有限公司www.box-電話：635113851T月貨物銷售總表234購買人：物品日期 _折后價5陳松:了月1T百ILi6陳松1!1:8陳松!119陳松!-10陳松1111陳松i| 112；陳松rl13陳松

18、TWl圖82.3.2 簡單的計算在電子表格中經(jīng)常需要計算數(shù)據(jù)，當(dāng)然可以在外面把數(shù)據(jù)計算好了再輸入進(jìn)來，不過， 我們最好還是使用 Excel自身的計算功能，這樣改動起來就很方便?，F(xiàn)在我們來看一個表格, 把每人每次的購買總額計算出來：選中“總值”下第一個單元格，在編輯欄中單擊，直接輸 入“ =C5*D5”，在這里，不用考慮大小寫，單擊“輸入”按鈕，確認(rèn)我們的輸入，就在這個 單元格中輸入了一個公式。m-1 X2s 二c5*d5A8CDEG17月共f物銷售總表123折扣率70%4購買人i物品單價數(shù)量總值日期折后價5陳松可樂31=c5*d5T月1日6陳松雪碧31丫月3日7陳松可樂317月4日8陳松可樂3

19、1T月9日圖9輸入公式可以從表里選，也可以直接輸入，只要保證正確就行了。這兩種方法各有各的用途：有時輸入有困難，就要從表里選擇；而有時選擇就會顯得很麻煩，那就直接輸入。還 有一點(diǎn)要注意，這里是在編輯公式，所以一定要在開始加一個等號，這樣就相當(dāng)于在開始單擊了 “編輯公式”按鈕。項目咨詢規(guī)劃中心 個稅項目9BT-2221-5/20050401-V001北京博士山科技有限公司www.box-電話：635113852.3.3 調(diào)整行、列寬度調(diào)整單元格的寬度，可以使表格看起來更緊湊一些。拖動兩個單元格列標(biāo)中間的豎線可以改變單元格的大小，當(dāng)鼠標(biāo)變成如圖所示的形狀時，直接雙擊這個豎 線，Excel會自動根據(jù)

20、單元格的內(nèi)容給這一列設(shè)置適當(dāng)?shù)膶挾取? C匸D Hh E匚F折扣率單價數(shù)量總值日期I313丁月1日313了月3日圖102.4 編輯工作表選定操作區(qū)域 選定操作區(qū)域的方法有很多： 如單擊行標(biāo)可以選中一行， 單 擊列標(biāo)可以選中整列， 單擊全選按鈕（表格左上角的第一個格） 可以選中整個工作表， 還有 單擊哪個單元格就可以選中哪個。如果要選擇一些連續(xù)的單元格，就是在要選擇區(qū)域的開始的單元格按下左鍵，拖動鼠標(biāo)拖到最終的單元格就可以了。如果要選定不連續(xù)的多個單元格，就是按住Ctrl鍵，單擊要選擇的單元格就可以了。同樣的方法可以選擇連續(xù)的多行、多列；不連續(xù)的多行、多列；甚至行、列、單元格混 和選擇等等。產(chǎn)品

21、名稱日期MlM2M3M46月1日4242331016月2日54301026月？日56321046月4日46401106月5日5348321066月6日5051416月7日34451756月8日勢57103圖11亡就可以了。242 復(fù)制、移動復(fù)制單元格的方法：選中要復(fù)制內(nèi)容的單元格，單擊工具欄上的“復(fù)制” 按鈕；：，然后選中要復(fù)制到的目標(biāo)的單元格，單擊工具欄上的“粘貼”按鈕現(xiàn)在的0ffice2000為我們提供了一個多次剪貼板，可以進(jìn)行12次剪貼操作：在工具欄上單擊右鍵，從打開的菜單中選擇“剪貼板”，把剪貼板工具欄顯示在了界面中。霑曜全部粘貼1）磴圖12現(xiàn)在我們把要復(fù)制的內(nèi)容一一復(fù)制到剪貼板中來一

22、，進(jìn)行復(fù)制操作，每復(fù)制一個就可以看到剪貼板中的標(biāo)識就多了一個，這樣就單擊剪貼板工具欄上相應(yīng)的條目把該條目粘貼到相應(yīng)的位置了。移動單元格：有時我們會對表格或部分單元格的位置進(jìn)行調(diào)整，此時用移動單元格是很方便的。選中要移動的單元格，把鼠標(biāo)移動到選區(qū)的邊上，鼠標(biāo)變成我們熟悉的左上箭頭的 形狀，按下左鍵拖動，會看到一個虛框，這就表示我們移動的單元格到達(dá)的位置，在合適的位置松開左鍵，單元格就移動過來了。如果單元格要移動的距離比較長，超過了一屏，這樣拖動起來就很不方便了，這時我們可以使用剪切的功能：選中要移動的部分，單擊工具欄上的“剪切”按鈕剪切的部分就被虛線包圍了，選中要移動到的單元格，單擊工具欄上的“

23、粘貼”按鈕，單元格的內(nèi)容就 移動過來了。2.4.3 撤銷和恢復(fù)如果你對上次的操作情況不滿意，可以單擊工具欄上的“撤消”按鈕把操作撤消。如果你又不想撤消了，還可以馬上恢復(fù)：單擊工具欄上的“恢復(fù)”按鈕不過要注意一點(diǎn)，恢復(fù)一定要緊跟在撤消操作的后面，否則“恢復(fù)”就失效了；再就是你可以使用多次撤消。單擊工具欄上的“撤消”按鈕的下拉箭頭，這里列出了可以撤消的全 部操作。不過需要注意，撤消和恢復(fù)操作是有次數(shù)限制的。244 插入和刪除對工作表的結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，可以插入行，列，單元格。右鍵單擊左邊的行標(biāo)選中一行， 然后從打開的菜單中選擇"插入”命令單擊，就可以在 選中的行前面插入一個行了。然后就可以輸

24、入數(shù)據(jù)了。插入列和插入行差不多，選中一列，從右鍵菜單中選擇插入，就可以在當(dāng)前列的前面 插入一列。還可以插入一個單元格，右鍵單擊一個單元格，從打開的菜單中選擇“插入”命令，打 開“插入”對話框，選擇“活動單元格下移”，單擊“確定”按鈕，就可以在當(dāng)前位置插入一個單元格，而原來的數(shù)據(jù)都向下移動了一行。圖13有插入當(dāng)然有刪除了， 這個很簡單，刪除行，可以選中這一行，然后從右鍵菜單中選擇“刪除”命令；列則可以選中列，從右鍵菜單中選擇“刪除”，單元格也是一樣，只是會彈出“刪除”對話框，選擇“下方單元格上移”，單擊“確定”按鈕，單元格刪除了，下面的 記錄也可以移動上來了。2.4.5查找和替換下面來看看在Ex

25、cel中的數(shù)據(jù)的查找和替換。有這樣一個表，我們要把其中的“可樂”替換成“可口可樂”，這時就用得到查找和替換功能了。打開“編輯”菜單，單擊“替換”命令，打開“替換”對話框，在上面的“查找內(nèi)容”文本框中輸入“可樂”，在下面的“替換值”輸入框中輸入“可口可樂”，然后單擊“查找下一個”按鈕，Excel就會自動找到第一個，如果需要替換，就單擊“替換”按鈕。如果 直接單擊“全部替換”按鈕，就可以把這里全部的符合條件的字符替換掉了。圖14現(xiàn)在我想看看“雪碧”都在哪些地方有，打開“編輯”菜單，單擊“查找”項，打開“查找”對話框，在文本框中輸入“雪碧”，在下面的下拉列表框中選擇“值”一項，單擊“查找下一個”按鈕

26、，就可以一個一個地找到使用這些字符的位置了。圖15項目咨詢規(guī)劃中心一個稅項目16BT-2221-5/20050401-V001北京博士山科技有限公司www.box-電話：63511385項目咨詢規(guī)劃中心一個稅項目#BT-2221-5/20050401-V001北京博士山科技有限公司www.box-電話：635113852.4.6 工作表的保護(hù) 有時我們自己制作的表格不希望別人進(jìn)行修改，這時我們就要對工作 表進(jìn)行保護(hù)。這樣我們就給這個工作表增加了一個保護(hù)密碼，關(guān)閉并保存這個工作簿，再次打開它,在我們設(shè)置了保護(hù)的工作表中就不能進(jìn)行修改了;如果要進(jìn)行修改，就打開“工具”菜單的項目咨詢規(guī)劃中心一個稅項

27、目#BT-2221-5/20050401-V001北京博士山科技有限公司www.box-電話：63511385項目咨詢規(guī)劃中心一個稅項目#BT-2221-5/20050401-V001北京博士山科技有限公司www.box-電話：63511385“保護(hù)”子菜單，單擊“撤消工作表保護(hù)”命令，會彈出“撤消工作表保護(hù)”對話框，輸入密碼，單擊“確定”按鈕就可以繼續(xù)修改工作表了。圖15圖16這是對工作表的保護(hù)， 可以設(shè)置工作簿的保護(hù)， 設(shè)置方法同工作表的保護(hù)基本相同，只是要選擇“工具”菜單下“保護(hù)”子菜單中的“保護(hù)工作簿”命令。2.5 設(shè)置工作表的格式單元格的格式設(shè)置格式設(shè)置的目的就是使表格更規(guī)范，看起來

28、更有條理、更清楚。圖17圖18項目咨詢規(guī)劃中心一個稅項目17BT-2221-5/20050401-V001北京博士山科技有限公司www.box-電話：63511385項目咨詢規(guī)劃中心一個稅項目#BT-2221-5/20050401-V001北京博士山科技有限公司www.box-電話：63511385這樣就設(shè)置好了！合并后的單元格還可以分開。打開“單元格格式”對話框，單擊“對項目咨詢規(guī)劃中心一個稅項目#BT-2221-5/20050401-V001北京博士山科技有限公司www.box-電話：63511385項目咨詢規(guī)劃中心一個稅項目18BT-2221-5/20050401-V001北京博士山科技

29、有限公司www.box-電話：63511385齊”選項卡，把“合并單元格”前面的復(fù)選框清除，單擊“確定”按鈕，單元格就分開了。2.5.2 數(shù)據(jù)格式調(diào)整我們可以把“進(jìn)度”欄中的數(shù)字都設(shè)置為百分?jǐn)?shù)的形式：選中這些單元格，單擊工具欄上的“百分比樣式”按鈕式。我們也可以把表示貨幣的數(shù)字改成小數(shù)點(diǎn)后面有兩位小數(shù)，選中要設(shè)置的單元格， 打開“格式”菜單，選擇“單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，單擊“數(shù)字”選項卡，選擇“分類”列表中的“自定義”，從右邊的“類型”列表中選擇“ 0.00 ”，單擊“確定”按 鈕，數(shù)字的樣式就設(shè)置好了。單無格格式字體丨邊框圖褰保護(hù)用專 規(guī)值幣計期間分?jǐn)?shù)學(xué)本殊廠竄數(shù)貨會巳阿百

30、*科文特E-疋.00.0000*；* -#,#0:* 叭. + 牝 000021 #o7op 二J圖19我們還可以把這些數(shù)字直接設(shè)置為貨幣形式：單擊工具欄上的“貨幣樣式”按鈕在所有選中的數(shù)字前面就都出現(xiàn)了一個“Y”符號。2.5.3 數(shù)據(jù)表的美化 我們?nèi)绻唤o工作表設(shè)置邊框，打印出來的表是沒有邊框的，這里先 來把邊框設(shè)置好：選中要設(shè)置的單元格，單擊工具欄上的“邊框”按鈕的下拉箭頭，從彈出 面板中選擇“所有框線”按鈕單擊，（如圖20），邊框就設(shè)置好了。接著給標(biāo)題行設(shè)置一個好看一點(diǎn)的底色和文字顏色：選中第一行的單元格， 單擊“填充顏色”按鈕的下拉箭頭，選擇“寶石藍(lán)”，（如圖21）,將單元格的底色設(shè)置

31、為寶石藍(lán)的顏色； 單擊“字體顏色”按鈕的下拉箭頭，選擇“紫色”，（如圖22），這樣單元格的底色和文字顏色就設(shè)置好了。i lv *v A .=-1 1 ffl ffl ffl 里口 口圖20圖21圖22還可以給工作表設(shè)置一個背景：打開“格式”菜單，單擊“工作表”項，選擇“背景” 命令單擊，彈出“工作表背景”對話框，從對話框中選擇圖片文件，單擊“插入”按鈕，背 景就設(shè)置好了。如果你又不想要背景了，就打開“格式”菜單中的“工作表”子菜單，選擇其中的“刪 除背景”命令就可以了。不過這個背景是不能被打印出來的，只有在編輯時才能看見。2.6 圖表的使用建立圖表 圖表在數(shù)據(jù)統(tǒng)計中用途很大。我們拿一個例子來講

32、吧：這是一個 電話咨詢量表，顯示了一周電話數(shù)量。打開“插入”菜單，單擊“圖表”命令，打開“圖表向?qū)А睂υ捒?，第一步是選擇圖表的類型，我們從左邊的“類型”列表中選擇“柱狀圖”，從右邊的“子圖表類型”列表中選擇默認(rèn)的第一個，單擊“下一步”按鈕。吵左時| wiiti naviijkv miff.n m口州 丹也巾B2'-日朋ABC丨1出逗*3ifllB1001月2日200133150$1月汨1&0I1月EEs1月陽1TQ0*口 爭匾虹z f- £J «15)?|a .：. _! p ft用*也區(qū)1-4圖23出現(xiàn)步驟2的對話框，這個對話框中要為柱狀圖選擇一個數(shù)據(jù)區(qū)域

33、，單擊“下一步”按鈕。圖24現(xiàn)在要設(shè)置圖表設(shè)置它的標(biāo)題為電話量統(tǒng)計表” ，X軸“日期”，丫軸“數(shù)量”單擊“下步”按鈕。圖25這一步是選擇生成的圖表放置的位置，選擇“作為其中的對象插入”，單擊“完成”按鈕；柱狀圖就完成了。圖26項目咨詢規(guī)劃中心一個稅項目21BT-2221-5/20050401-V001北京博士山科技有限公司www.box-電話：63511385項目咨詢規(guī)劃中心一個稅項目#BT-2221-5/20050401-V001北京博士山科技有限公司www.box-電話：63511385這樣一張圖表就做好了。電話量統(tǒng)計表o OOQo OO3 21S期 口品日 T-lw-gclclE -一w

34、-gooe27圖262 修改圖表 現(xiàn)在我們來把上一節(jié)所用到的圖表的背景設(shè)置一下，使我們的圖表更漂亮:在中間的方形區(qū)域中單擊右鍵（或雙擊），單擊“圖形區(qū)格式”項，打開“圖形區(qū)格式”對 話框，選擇顏色，單擊“確定”按鈕。這樣，這個圖表就漂亮多了。圖28我們還可以字體、 字號進(jìn)行調(diào)整，鼠標(biāo)雙擊需要調(diào)整后數(shù)據(jù)項，彈出下列對話框， 我們 可以對字體、字號、字對齊角度進(jìn)行調(diào)整。圖29OOOOOOO321丄圖30調(diào)整完畢，我們將會看到一張很漂亮的圖表數(shù)量電話最統(tǒng)計表2001Q050I月1日i月汨1月3日1月4日I月5日1月汨日期圖31項目咨詢規(guī)劃中心一個稅項目23BT-2221-5/20050401-V00

35、1北京博士山科技有限公司www.box-電話：635113852.7 打印操作一般我們在打印工作表之前都會先預(yù)覽一下，這樣可以防止打印出來的工作表不符合要求，單擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，就可以切換到“打印預(yù)覽”窗口中了。我們前面也曾經(jīng)用過這個功能，它的作用就是看一下打印出來的效果，現(xiàn)在看到的是整個頁面的效果，單擊“縮放”按鈕，可以把顯示的圖形放大，看得清楚一些，再單擊，又可以返 回整個頁面的視圖形式。單擊“打印”按鈕可以將工作表打印出來，而單擊“關(guān)閉”按鈕則 可以回到編輯狀態(tài)。 現(xiàn)在這個考核表在這一頁中并不能完全打印出來，因此我們就要用到另外一個功能。2.7.1 紙張形式調(diào)整單擊這里的“設(shè)置”按鈕，可以打開“頁面設(shè)置”對話框，要想解決剛才的問題有兩種辦法，一是可以選擇一種寬度較大的紙；再就是把紙張橫過來使用：單擊“紙張大小”下拉列表框，從彈出的列表中選擇