文秘人員的工作內(nèi)容

1、標(biāo)準(zhǔn)制度示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-916編號：_文秘人員的工作內(nèi)容編輯：_日期：_單位：_文秘人員的工作內(nèi)容用戶指南：該制度資料適用于加強(qiáng)和規(guī)范人員自身的建設(shè)，實(shí)行工作管理和維護(hù)工作秩序，并進(jìn)一步提高工作效率形成明文上的條款，經(jīng)過一定的程序嚴(yán)格制定并公式，最終成為管理的依據(jù)和準(zhǔn)則。可通過修改使用，也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。文秘工作內(nèi)容一1、接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。2、負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。3、負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。4、做好會(huì)議紀(jì)要。5、負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的

2、分送。6、負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。7、負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。8、做好公司宣傳專欄的組稿。9、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)。10、做好公司日常費(fèi)用支出、流水帳登記，對其做統(tǒng)計(jì)以及各種票據(jù)的收納、保管。11、每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。12、管理好員工人事檔案材料， 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。13、統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。14、管理辦公各種財(cái)產(chǎn)，合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率，提倡節(jié)儉。15、接受其他臨時(shí)工作。文秘的工作內(nèi)容二1、負(fù)責(zé)人事處文秘、公章管理；2、開具各種信函（包括行政介紹信、證明等）和干部（工人）調(diào)動(dòng)通知；3、負(fù)責(zé)

3、各種文件和通知的收發(fā)和督辦工作；4、負(fù)責(zé)本部門的信訪接待和日常事務(wù)工作；5、負(fù)責(zé)人事檔案和文書檔案的管理工作；6、協(xié)助做好人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表的統(tǒng)計(jì)工作；7、負(fù)責(zé)人事處網(wǎng)頁的維護(hù)和文件、表格的錄入工作；8、做好本部門計(jì)生、安全保衛(wèi)、保密等工作；（一）有較高的政治覺悟、政策水平，較強(qiáng)的法制觀念（文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質(zhì)量的優(yōu)劣；文書工作人員既要懂法，又要守法）（二）熱愛本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠于職守，才能搞好文書工作。2、埋頭苦干和嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，是文書工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神。3、遵守紀(jì)律，就是嚴(yán)格按照工作的職

4、責(zé)行事，不以工作之便謀取私利。（三）應(yīng)有必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識、操作知識和相關(guān)學(xué)科的基本知識文書工作人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關(guān)的基本原理性的知識。大體包括以下幾個(gè)方面：一是基礎(chǔ)理論知識。包括文書學(xué)、應(yīng)用寫作、秘書學(xué)、信息學(xué)、行政管理學(xué)等?；A(chǔ)理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎(chǔ)性，是文書工作的實(shí)際操作知識、操作技能的理論指導(dǎo)。二是實(shí)際操作知識。文書工作人員必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識不但包括基礎(chǔ)理論知識，還應(yīng)包括實(shí)際操作知識。也就是說，文書工作人員不能只了解和掌握文書工作的各個(gè)環(huán)節(jié)及其工作內(nèi)容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。三是其他基本知識。主要是指與文書工作業(yè)務(wù)相關(guān)

5、的某些基本知識。（四）掌握熟練的業(yè)務(wù)技能，不斷提高綜合運(yùn)用能力文書工作的業(yè)務(wù)技能，主要有以下一些：1、文字綜合處理能力2、書寫能力3、速記能力4、印制能力5、校對能力6、運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力秘書部分觀點(diǎn)（一）秘書的知識結(jié)構(gòu)秘書的知識結(jié)構(gòu)就是秘書工作所需要的知識，就是秘書工作能力形成需要以之為基礎(chǔ)的知識及其構(gòu)成狀況。秘書工作的綜合性，要求秘書具有較寬廣的知識面；秘書工作的專業(yè)性，要求秘書具有較扎實(shí)的專業(yè)知識。1、基礎(chǔ)知識層次基礎(chǔ)知識層次是秘書知識結(jié)構(gòu)的根底，是秘書知識結(jié)構(gòu)中起基礎(chǔ)性作用的那部分知識，是構(gòu)建秘書知識結(jié)構(gòu)的基本條件。基礎(chǔ)知識不僅要扎實(shí)，而且要寬廣。（1）文化基礎(chǔ)知識秘書具有的文化

6、基礎(chǔ)知識，一方面是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識，另一方面是自然科學(xué)知識。高中文化程度，是國家對所有政府機(jī)關(guān)干部的共同要求，也是秘書人員應(yīng)有知識的最低層次。如漢語知識、科學(xué)知識、歷史知識、外語知識等；（2）理論基礎(chǔ)知識掌握基礎(chǔ)理論知識，是提高秘書素質(zhì)的基本條件。如馬克思主義基本理論、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識、黨的基本政策；（3）法律基礎(chǔ)知識法律基礎(chǔ)知識是秘書從事秘書工作的重要依據(jù)。秘書工作要規(guī)范化，首先要求秘書人員掌握基本的法律知識。2、輔助知識層次輔助知識層次指的是雖非秘書專業(yè)知識但又與秘書專業(yè)知識相關(guān)的知識，是一種帶有輔助性的知識。（1）傳統(tǒng)學(xué)科，主要包括文學(xué)、美學(xué)、法學(xué)、新聞學(xué)、倫理學(xué)方面的知識和心理學(xué)知識（2）新

7、興學(xué)科，主要有管理科學(xué)知識、社會(huì)交際知識、軟科學(xué)知識及其他相關(guān)學(xué)科。3、專業(yè)知識層次專業(yè)知識層次是秘書知識結(jié)構(gòu)的核心部分和基本層次，指的是從事秘書工作所需要的專門業(yè)務(wù)知識，是一種帶有一定方向性的知識，是形成秘書職業(yè)特色、與秘書工作目標(biāo)密切聯(lián)系的部分。它由兩個(gè)部分組成：（1）業(yè)務(wù)知識主要指秘書業(yè)務(wù)知識，這是區(qū)別于其他專業(yè)的重要標(biāo)志。大體包括：普通秘書學(xué)；分支秘書學(xué)（如行政秘書學(xué)、企業(yè)秘書學(xué)、科技秘書學(xué)、涉外秘書學(xué)、基層秘書學(xué)、高級秘書學(xué)）；秘書寫作學(xué)；秘書心理學(xué)；文書學(xué)、檔案學(xué)、公文寫作學(xué)等方面的知識；調(diào)查研究、會(huì)務(wù)工作、信訪工作、機(jī)要保密、組織協(xié)調(diào)、辦公自動(dòng)化等方面的知識。（2）行業(yè)知識秘書必

8、須掌握以下必要的行業(yè)知識：了解所屬行業(yè)知識的總體構(gòu)成和知識門類；了解所屬部門工作的任務(wù)和特點(diǎn)；深入掌握工作中使用頻率較多的知識；懂得行業(yè)的管理知識注意：A、當(dāng)今比較合理的秘書知識結(jié)構(gòu)，應(yīng)該具有以下幾個(gè)特性：中心性；寬闊性；動(dòng)態(tài)性；層次性。B、建立合理知識結(jié)構(gòu)的方法和途徑是：勤奮好學(xué)是成功的前提。另外，要注意知識的積累，要注意知識的更新，要注意知識的充實(shí)。（二）秘書的能力結(jié)構(gòu)秘書能力是指秘書人員在實(shí)踐中完成秘書工作的本領(lǐng)，也就是說秘書能力只能通過秘書的一系列活動(dòng)才能顯示和發(fā)展。1、基礎(chǔ)能力指秘書從事秘書活動(dòng)所需要的能力，是從事秘書工作的基本條件。（1）秘書的觀察力一個(gè)人所獲得的信息有8090是經(jīng)

9、過視覺而來的。秘書的觀察力應(yīng)重點(diǎn)置于領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)兩個(gè)方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。（2）秘書的記憶力良好的記憶力表現(xiàn)為：記得快、記得準(zhǔn)、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。（3）秘書的思維力思維力在秘書的基礎(chǔ)能力中居核心地位。思維力強(qiáng)的表現(xiàn)在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。（4）秘書的想象力想象力在秘書工作中尤其是創(chuàng)造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現(xiàn)實(shí)性、豐富性、新穎性。秘書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲(chǔ)備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯(lián)想等。2、專業(yè)能力（1）閱讀能力秘書閱讀能

10、力的一般要求是：要準(zhǔn)確、要快速。秘書閱讀能力的培養(yǎng)，首先要有較好的知識結(jié)構(gòu)，其次要注意其他能力的發(fā)展，最后要有科學(xué)的閱讀方法。（2）寫作能力即書面表達(dá)能力，這是秘書的基本功，是文字秘書的“看家本領(lǐng)”。秘書寫作能力，主要是指各種應(yīng)用文的寫作能力。秘書寫作能力的一般要求是：要準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范。（3）說話能力即口頭表達(dá)能力，秘書說話能力的一般要求是：要發(fā)音正確，要表達(dá)簡練，要語氣措辭得體。提高說話能力的途徑：首先要多說，其次要多想，此外要注意其他方面的修養(yǎng)和磨練。（4）辦事能力秘書的基本職能就是辦事。秘書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機(jī)行事，要善于接人待物。3、特殊能力指秘書從

11、事一些專門秘書工作所需要的能力，它帶有個(gè)性特色，是造成秘書能力結(jié)構(gòu)個(gè)性差異的重要方面。（1）協(xié)調(diào)能力指運(yùn)用協(xié)調(diào)原理和方法使各方面保持秩序化、科學(xué)化的能力。一般要求是：要掌握協(xié)調(diào)依據(jù)，熟悉政策法規(guī)，不搞“隨意性”；要掌握協(xié)調(diào)原則，使協(xié)調(diào)有根有據(jù)；要選擇協(xié)調(diào)方法，針對不同的情況和對象運(yùn)用各種不同的協(xié)調(diào)方法。（2）調(diào)研能力一般要求是：要有計(jì)劃；有科學(xué)的方法；有較強(qiáng)的洞察力；要善于與被調(diào)查者迅速溝通，取得對方的信任。（3）操作能力主要包括打字、復(fù)印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。（三）秘書的心理素質(zhì)秘書的心理素質(zhì)，指秘書在心理過程、心理傾向和心理品質(zhì)等方面表現(xiàn)出來的穩(wěn)定心理特點(diǎn)的總

12、和，它影響著秘書的輔助行為、人際關(guān)系和自我修養(yǎng)。1、秘書心理素質(zhì)的構(gòu)成（1）秘書的興趣即認(rèn)識傾向，常說的愛好。秘書的興趣應(yīng)具有以下幾種品質(zhì)：廣泛性、中心性、持久性（2）秘書的情感與情緒情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。秘書情感的品質(zhì)是：要有道德感；要有理智感；要有審美感。情緒是情感的基本形式，是人們對客觀事物的態(tài)度體驗(yàn)。情感比較穩(wěn)定而持久，情緒容易變化而不穩(wěn)定。秘書的情緒按性質(zhì)分為兩類：即愉快的情緒；不愉快的情緒。按發(fā)生強(qiáng)度、速度和持續(xù)時(shí)間分為三類：心境、激情、應(yīng)激。（3）秘書的意志良好的意志是秘書工作取得成效的保證，是自我修養(yǎng)不斷提高的動(dòng)力。良好的意志應(yīng)該具備的特征：要具有

13、自覺性、果斷性、堅(jiān)持性、自制性。（相反的分別是：受示性、獨(dú)斷性；寡斷性、武斷性；頑固性、動(dòng)搖性；任性）（4）秘書的氣質(zhì)氣質(zhì)是指人們比較穩(wěn)定的心理活動(dòng)動(dòng)力特征。人的所有心理活動(dòng)和行為都受氣質(zhì)影響，氣質(zhì)具有穩(wěn)定性，但人的氣質(zhì)是千差萬別的。氣質(zhì)的主要類型有：多血質(zhì)（活潑型）的人、膽汁質(zhì)（興奮型）的人、粘液質(zhì)（安靜型）的人、抑郁質(zhì)（抑制型）的人。注意：上述四種氣質(zhì)既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個(gè)人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個(gè)人的工作態(tài)度和努力程度決定的。在實(shí)際工作中，對不同氣質(zhì)類型的秘書安排工作可以有不同的考慮。秘書進(jìn)行氣質(zhì)修養(yǎng)的途徑：自我控制、職業(yè)環(huán)境影響、有意識地做一些與自己氣質(zhì)相反的工作。（1）秘書的性格秘書性格是秘書心理素質(zhì)的核心部分。性格主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：對現(xiàn)實(shí)的態(tài)度上和行動(dòng)的方式上。秘書健全的性格主要包括：要堅(jiān)強(qiáng)執(zhí)著而不固執(zhí)；要敏捷靈活而不冒失；要開朗隨和而不輕佻；要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關(guān)系，有利于適應(yīng)環(huán)境，有利于身心健康。2、秘書的心理健康（1）影響秘書心理健康的因素負(fù)擔(dān)過重；輿論壓力；關(guān)系復(fù)雜。（2）秘書心理健康的標(biāo)準(zhǔn)一個(gè)心理健康的秘書應(yīng)具有以下的主要標(biāo)志：智力正常；情緒成熟；行為協(xié)調(diào)；工作