建設(shè)集團(tuán)文件控制程序

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-142編號(hào)：_建設(shè)集團(tuán)文件控制程序?qū)徍耍篲時(shí)間：_單位：_建設(shè)集團(tuán)文件控制程序用戶指南：該管理規(guī)范資料適用于管理中，為使規(guī)則公開化，讓所有人保持集體的協(xié)調(diào)，維護(hù)集體的利益，從而充分發(fā)揮團(tuán)體的力量，實(shí)現(xiàn)管理有法可依，內(nèi)部運(yùn)行有規(guī)則保障?？赏ㄟ^修改使用，也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。建設(shè)集團(tuán)文件控制程序1 目的保證質(zhì)量體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系文件和資料處于受控狀態(tài)，及時(shí)獲取并使用所需文件的有效版本，防止文件丟失、誤傳，確保質(zhì)量體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系正常、有效運(yùn)行。2 范圍適用于公司質(zhì)量、

2、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系文件和資料，包括相應(yīng)外來文件的控制。3 職責(zé)3.1 綜合管理部負(fù)責(zé)制訂、修改和組織實(shí)施本程序，并負(fù)責(zé)管理體系文件的出版、發(fā)放等日常管理工作，并負(fù)責(zé)監(jiān)督公司各部門對(duì)管理體系文件的管理與控制。3.2 綜合管理部負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)政府主管部門、上級(jí)單位和本公司發(fā)布的文件以及人力資源文件資料的管理。3.3 綜合管理部負(fù)責(zé)內(nèi)部審核管理方案的文件和歸檔管理。3.4 工程部負(fù)責(zé)應(yīng)急預(yù)案的文件和工程圖紙資料的歸檔管理。3.5 工程部負(fù)責(zé)工程施工組織設(shè)計(jì)、重要施工方案、職業(yè)健康安全和環(huán)境控制措施等文件的審核以及相關(guān)文件的歸口管理。3.6 計(jì)劃部負(fù)責(zé)合同文件、工程勞務(wù)招標(biāo)文件及其相關(guān)文件的歸口管理

3、。3.7 物資部負(fù)責(zé)設(shè)備、物資招標(biāo)、采購(gòu)及相關(guān)文件的歸口管理。3.8 生產(chǎn)準(zhǔn)備部負(fù)責(zé)生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行規(guī)程、規(guī)范等相關(guān)作業(yè)文件的歸口管理。3.9 各有關(guān)部門負(fù)責(zé)本職能管理范圍內(nèi)相關(guān)文件的獲取、編制、審批、發(fā)放、接收、評(píng)審、更改和保管等各環(huán)節(jié)的管理工作，并負(fù)責(zé)制定文件現(xiàn)行狀態(tài)的清單。3.10 各部門應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系文件、資料的收發(fā)、登記、標(biāo)識(shí)、復(fù)制等工作。4 管理內(nèi)容與方法4.1 文件的分類管理方針和管理目標(biāo);質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理手冊(cè);質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境體系程序文件;為確保體系的有效策劃、運(yùn)行和控制所需的作業(yè)性文件，包括技術(shù)性文件、管理標(biāo)準(zhǔn)、制度、規(guī)定、

4、工作標(biāo)準(zhǔn)以及記錄表示等;質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境記錄。4.2 文件的編制文件由承擔(dān)其管理職能的部門組織編制。4.3 文件的審批和發(fā)布4.3.1 質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境手冊(cè)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。4.3.2 程序文件由綜合管理部組織審核，管理者代表批準(zhǔn)和發(fā)布。4.3.3 技術(shù)文件由工程部、生產(chǎn)準(zhǔn)備部分別組織各自職能范圍內(nèi)的審核，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)和發(fā)布。4.3.4 管理文件由綜合管理部組織審核，主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)和發(fā)布。4.3.5 對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同按合同管理辦法進(jìn)行審核后，由法定代表人或其授權(quán)人簽署。4.3.6 需直接引用的由國(guó)家頒發(fā)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)定等外來文件，由各職能部門提出并

5、列出清單報(bào)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)購(gòu)買的文件經(jīng)綜合管理部登記后分發(fā)。4.4 (受控)文件的編號(hào)、發(fā)放、更改、評(píng)審及存檔管理4.4.1 文件編號(hào)按文件編號(hào)規(guī)定附錄B執(zhí)行。4.4.2 受控的文件應(yīng)做好標(biāo)識(shí)，標(biāo)明文件歸口管理部門和分發(fā)號(hào)等。4.4.3 文件的發(fā)放由公司綜合管理部負(fù)責(zé)，其受控文件應(yīng)填寫內(nèi)部文件發(fā)放登記表，按批準(zhǔn)的發(fā)放范圍發(fā)放;非受控文件的發(fā)放按相應(yīng)的規(guī)定發(fā)放。文件的發(fā)放應(yīng)做好記錄。4.4.4 文件領(lǐng)用人在內(nèi)部文件發(fā)放登記表上簽名后領(lǐng)取。4.4.5 受控的工程施工圖紙、資料的領(lǐng)取、分發(fā)及收回按工程圖紙、資料的管理規(guī)定執(zhí)行。4.4.6 文件領(lǐng)用人應(yīng)對(duì)受控文件妥善保管和使用，防止污損和遺失。當(dāng)

6、使用的受控文件嚴(yán)重破損時(shí)，應(yīng)到綜合管理部辦理文件更換手續(xù)，交回原文件，換發(fā)新文件，并仍沿用原文件分發(fā)號(hào)。4.4.7 當(dāng)受控文件丟失后，應(yīng)到綜合管理部重新辦理申請(qǐng)領(lǐng)用手續(xù)，并做出說明，文件補(bǔ)發(fā)后，要注明丟失文件作廢。4.4.8 當(dāng)受控文件使用人調(diào)離該崗位時(shí)，應(yīng)將文件移交崗位接替人或上交文件發(fā)放部門。4.4.9 受控文件的更改審批及發(fā)放管理按原文件的管理程序辦理，并填寫文件更改申請(qǐng)表，當(dāng)采用新文件時(shí)應(yīng)將原文件收回作廢。并在作廢文件上加蓋“作廢”標(biāo)志。作廢文件可由文件的管理部門視具體情況按如下方式處置，作廢文件的銷毀應(yīng)批準(zhǔn)，并有人監(jiān)督：文件的管理部門將作廢文件統(tǒng)一收回，做好作廢標(biāo)識(shí)后封存或銷毀記錄;

7、為任何原因而保留作廢文件時(shí)，應(yīng)予以明顯標(biāo)識(shí)，并與有效文件分開存放。4.4.10 質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系運(yùn)行過程中，隨著質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針、目標(biāo)、法制法規(guī)要求、組織結(jié)構(gòu)等引起管理體系變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)評(píng)審(間隔期不超過12個(gè)月)，必要時(shí)予以更新，以確保文件的有效性，充分性和適宜性。4.4.11 更改后的文件應(yīng)標(biāo)明更改版次，并按原發(fā)放名單追蹤發(fā)放，文件的更改可采用換頁或升版的方式進(jìn)行。4.4.12 外來的上級(jí)管理部門文件，其收發(fā)、傳閱等由公司綜合管理部實(shí)施管理。4.4.13 受控文件的存檔按檔案管理規(guī)定實(shí)施。4.4.14 文件需復(fù)制時(shí)，由使用部門提出申請(qǐng)，經(jīng)文件的管理部門批準(zhǔn)，由文

8、件的發(fā)放部門辦理登記手續(xù)，與原件一樣實(shí)施控制。4.4.15 管理文件如有網(wǎng)絡(luò)版本，由文件管理部門提供只讀共享，網(wǎng)絡(luò)版以文件管理部門在網(wǎng)絡(luò)上公布的版本為準(zhǔn)。5 相關(guān)文件附錄B文件記錄編號(hào)規(guī)定工程圖紙、資料管理規(guī)定檔案管理規(guī)定6 相關(guān)記錄傳真樣式簽報(bào)會(huì)議辦理會(huì)簽單發(fā)文稿紙內(nèi)部文件發(fā)放記錄表文件更改申請(qǐng)表文件收回登記表文件銷毀申請(qǐng)表文件銷毀登記表收文登記發(fā)文登記7 附錄附 錄 A 流程圖附 錄 B 文件記錄編號(hào)規(guī)定附 錄 C 傳真樣式附 錄 D 簽報(bào)附 錄 E 會(huì)議辦理會(huì)簽單附 錄 F 發(fā)文稿紙附 錄 G 內(nèi)部文件發(fā)放記錄表附 錄 H 文件更改申請(qǐng)表附 錄 I 文件收回登記表附 錄 J 文件銷毀申請(qǐng)

9、表附 錄 K 文件銷毀登記表附 錄 L 收文登記附 錄 M 發(fā)文登記附 錄 A(資料性附錄)流程圖A.1 管理體系內(nèi)部文件控制流程圖A.2 管理體系外部文件控制流程圖附 錄 B(規(guī)范性附錄)文件記錄編號(hào)規(guī)定B.1 目的為促進(jìn)企業(yè)管理規(guī)范化、科學(xué)化、程序化，特制定本規(guī)定。B.2 范圍適用于公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)。B.3 管理內(nèi)容與方法B.3.1 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件記錄編號(hào)格式Q / GDCF X X XX .XXX XXXX企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)企業(yè)名稱代號(hào)企標(biāo)版本號(hào)企標(biāo)分層代號(hào)職能部門代號(hào)企標(biāo)、記錄順序號(hào)企標(biāo)批準(zhǔn)年號(hào)B.3.2 編號(hào)格式注釋B.3.2.1 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)：用字母Q表示。B.3.2.2 企業(yè)名稱代號(hào)：

10、國(guó)電常州發(fā)電有限公司簡(jiǎn)稱“國(guó)電常發(fā)”的漢語拼音字母(大寫)的字頭組成，即用“GDCF”表示。B.3.2.3 企標(biāo)版本號(hào)：以大寫字母A、B、C表示，目前采用“A”版本號(hào)。B.3.2.4 企標(biāo)分層代號(hào)：質(zhì)量、職業(yè)健康安全、環(huán)境管理手冊(cè)用數(shù)字1表示程序文件用數(shù)字2表示作業(yè)性文件用數(shù)字3表示記錄性文件用數(shù)字4表示B.3.2.5 職能部門代號(hào)：職能部門名稱 代號(hào) 職能部門名稱 代號(hào)綜合管理部 01 財(cái)務(wù)部 04計(jì)劃部 02 物資部 05工程部 03 生產(chǎn)準(zhǔn)備部 06B.3.2.6 企標(biāo)、記錄順序號(hào)企標(biāo)的順序號(hào)按發(fā)布日期的先后順序用阿拉伯?dāng)?shù)字排序，記錄的順序號(hào)為記錄按文件頒發(fā)日期的先后順序并考慮文件中的記

11、錄順序用阿拉伯?dāng)?shù)字排號(hào)(20xx年10月28日發(fā)布的A版企標(biāo)的順序號(hào)和記錄順序號(hào)由貫標(biāo)工組小組統(tǒng)一編制，以后按發(fā)布日期的先后順序進(jìn)行排序)。B.3.2.7 企標(biāo)批準(zhǔn)年號(hào)用企標(biāo)批準(zhǔn)年份的四位數(shù)字表示，同一企標(biāo)修改需重新批準(zhǔn)發(fā)布的，批準(zhǔn)年號(hào)用批準(zhǔn)時(shí)年份的四位數(shù)字表示。B.3.3 文件編號(hào)中符號(hào)的運(yùn)用在企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)與企業(yè)名稱代號(hào)之間，用斜線“/”分開;在企業(yè)名稱代號(hào)與標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)之間用空格分開;在職能部門代號(hào)與企標(biāo)順序號(hào)之間用圓點(diǎn)“”分開;在企標(biāo)順序與企標(biāo)批準(zhǔn)年號(hào)之間，用橫短線“”分開。如文件控制程序?yàn)镼/GDCF A201.001-20xx.如發(fā)文登記記錄的編號(hào)為Q/GDCF A401.002-20xx，表示公司綜合管理部20xx年頒布的第2張記錄表式。B.3.4 記錄流水號(hào)的編號(hào)規(guī)定B.3.4.1 記錄流水號(hào)的編號(hào)格式B.3.4.2 記錄流水號(hào)編號(hào)注釋記錄部門代號(hào)為填寫記錄部門的代號(hào)，部門代號(hào)見A.3.2.5的職能部門代號(hào)。B.3.4.3 記錄流水順序號(hào)記錄流水順序號(hào)用三位數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字表示。B.3.4.4 記錄識(shí)別號(hào)(可選)記錄識(shí)別號(hào)用大寫英文字母表示，當(dāng)各部門內(nèi)部同一記錄的應(yīng)用