房地產(chǎn)集團(tuán)公司文書檔案管理辦法_1

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-866編號(hào)：_房地產(chǎn)集團(tuán)公司文書檔案管理辦法審核：_時(shí)間：_單位：_房地產(chǎn)集團(tuán)公司文書檔案管理辦法用戶指南：該管理規(guī)范資料適用于管理中，為使規(guī)則公開化，讓所有人保持集體的協(xié)調(diào)，維護(hù)集體的利益，從而充分發(fā)揮團(tuán)體的力量，實(shí)現(xiàn)管理有法可依，內(nèi)部運(yùn)行有規(guī)則保障?？赏ㄟ^修改使用，也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司文書檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)X 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱公司)文書檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮文書檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法等

2、有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。第二條 本規(guī)定中的文書檔案，是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價(jià)值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來的各種書面文件材料。第三條 文書檔案是記錄與反映公司發(fā)展?fàn)顩r的重要依據(jù)和可靠憑證，任何部門與個(gè)人不得擅自處理或長(zhǎng)期積壓文件資料。第四條 綜合管理部為公司文書檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文書檔案的收集歸檔、整理編號(hào)、保管、利用和銷毀工作，并指定專人負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。第五條 本辦法適用于公司本部，控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行，參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。第二章 文件的收集第六條 公司文件資料的收集范圍凡是反映公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、具有查考利

3、用價(jià)值的書面文件材料均屬歸檔范圍。(一)政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門(簡(jiǎn)稱職能部門)的文書材料1、職能部門召開的有關(guān)房地產(chǎn)工作的會(huì)議文件；2、職能部門下發(fā)的涉及經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的文件；3、職能部門領(lǐng)導(dǎo)檢查工作、參觀或者參加公司活動(dòng)中的指示、講話；4、職能部門對(duì)公司各類請(qǐng)示事項(xiàng)的批復(fù)；5、其它相關(guān)資料。(二)公司文書材料l、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種決議、決定等文件資料；公司控股、參股的項(xiàng)目公司、專業(yè)公司(以下簡(jiǎn)稱所屬公司)的股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種文件資料；2、公司總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要，專題會(huì)議紀(jì)要以及其它會(huì)議的文件材料;3、公司印發(fā)的各種正式文件的底稿(簽發(fā)稿)、打印稿

4、；4、公司給上級(jí)部門的情況匯報(bào)及請(qǐng)示等公司各部門及所屬公司的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件；5、公司各部門及所屬公司的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告等；6、公司各類調(diào)研工作形成的文件材料；7、公司調(diào)查處理的違紀(jì)、違規(guī)事件材料；8、公司匯總及所屬公司報(bào)送的資金計(jì)劃、財(cái)務(wù)、銷售、成本等各類數(shù)據(jù)資料；9、公司參展的大型產(chǎn)品展銷展示、媒體推介等形成的文件材料；10、公司領(lǐng)導(dǎo)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄以及從外單位帶回的與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料；ll、各類投訴處理材料；12、公司經(jīng)濟(jì)糾紛處理材料；13、公司的工商登記資料；所屬公司報(bào)送的工商登記備案資料；14、公司各類資質(zhì)、權(quán)屬證書；所屬公司報(bào)送的各類資

5、料、權(quán)屬證書的備案資料；15、公司重要的各類協(xié)議合同；所屬公司報(bào)送的重要的各類協(xié)議合同的備案資料；16、公司及所屬公司開發(fā)項(xiàng)目的可行性報(bào)告、策劃報(bào)告書、規(guī)劃設(shè)計(jì)、景觀設(shè)計(jì)等文件資料；17、公司大事記、全宗介紹；l8、公司章程及規(guī)章制度等文件資料；所屬公司報(bào)送的規(guī)章制度備案文件；19、公司重要財(cái)產(chǎn)物資登記、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；20、公司固定資產(chǎn)的購(gòu)置批文、使用說明書、維修卡或保修單等；21、其它各類相關(guān)資料。(三)非隸屬單位的文件資料非隸屬單位與公司聯(lián)系、協(xié)商、處理工作中產(chǎn)生的重要文件資料。第三章 文件的整理與立卷第七條 公司實(shí)行公司、部門分級(jí)立卷的制度，堅(jiān)持 “誰辦文，誰立卷”的原則，并由

6、檔案人員負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)。第八條 公司文書檔案立卷整理分為二個(gè)層級(jí)。第一個(gè)層級(jí)：綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和各部門內(nèi)勤人員將辦理完畢的部門文件資料收集齊全，按年代-問題分類法組合立卷。第二層級(jí)：綜合管理部對(duì)公司及各部門已經(jīng)立卷歸檔的案卷按照年代組織機(jī)構(gòu)分類法進(jìn)行排列、編號(hào)以及分類等進(jìn)行系統(tǒng)化的整理，并用編制案卷目錄的方式固定下來。第九條 歸檔文書的整理要求(一)綜合管理部一般情況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。(二)在歸檔的文件資料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起

7、，不得分開;文電應(yīng)合一立卷。(三)歸檔文件應(yīng)按其形成年度分別立卷跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)在批復(fù)的年度立卷；跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃在針對(duì)年度的第一年立卷；跨年度的總結(jié)、決算、統(tǒng)計(jì)資料在針對(duì)年度的最后一年立卷；一文兩事的上年總結(jié)與當(dāng)年計(jì)劃、上年決算與本年預(yù)算立上年度檔案；跨年度的會(huì)議文件在會(huì)議閉幕年度立卷；合約、協(xié)議等文件在簽字年度立卷。(四)歸檔文件要根據(jù)其聯(lián)系、重要程度、問題或時(shí)間順序進(jìn)行排列。批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后；正件在前，附件在后；批轉(zhuǎn)文件在前，被批轉(zhuǎn)文件在后。第十條 立卷(一)卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。一個(gè)頁(yè)面一個(gè)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)位置在每頁(yè)文件正面的右上角，背面的左上角。(二)按

8、照要求填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。卷內(nèi)文件的件數(shù)，一般以每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件；請(qǐng)示與批復(fù)，來文與復(fù)文一般應(yīng)分別計(jì)算件數(shù)；正件與附件，按一件計(jì)算。文件材料沒有題名的應(yīng)擬寫題名;文件沒有責(zé)任者或時(shí)間不清楚的，要查清，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)。(三)案卷封面逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚，字跡工整、清晰，簡(jiǎn)明扼要，確切地反映卷內(nèi)文件資料內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱等，體式一致，保管期限劃分準(zhǔn)確。(四)卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件資料應(yīng)裱糊、復(fù)制。案件必須裝訂整齊，采用三點(diǎn)一線裝訂法，裝訂前須經(jīng)檔案室人員復(fù)核；文件資料也可根據(jù)特殊需要采用卷盒等形式存放。第四章 案卷的排列、編號(hào)、歸檔第十一條 歸檔時(shí)間與手續(xù)歸檔

9、時(shí)間是指立卷部門將需要?dú)w檔的文件向綜合管理部移交的時(shí)間。部門歸檔時(shí)間為次年 5 月底以前(重要文件資料應(yīng)及時(shí)歸檔)，各部門須按時(shí)向綜合管理部移交檔案，同時(shí)填寫案卷移交清單一式兩份，由雙方經(jīng)辦人簽字,一份由部門保存，一份由綜合管理部接收。交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)第十二條 案卷排列編號(hào)案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序，一般按照時(shí)間先后依次排列.案卷排放的順序一經(jīng)確定，就應(yīng)對(duì)各案卷逐個(gè)進(jìn)行編號(hào)，案卷編號(hào)方法只能采用自然數(shù)，并嚴(yán)格按照案卷排列順序依次編號(hào)。編號(hào)系統(tǒng)可有兩種，一種是統(tǒng)編,適用于案卷數(shù)量較少的情況；另一種為分編，即按案卷的類別、年度等分別編立從1 號(hào)卷開始的號(hào)序。第十三條 案卷目錄

10、(一)案卷目錄的編制方法案卷目錄中的條目必須嚴(yán)格按案卷的排列順序登錄，且必須忠實(shí)反映案卷號(hào)的號(hào)序系統(tǒng)，即每本案卷目錄必須是一個(gè)從1 號(hào)卷開始的完整系統(tǒng)。(二)案卷目錄的形式、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容案卷目錄的形式均為書本式(簿冊(cè)式)，最好加硬質(zhì)封皮。開本尺寸一般采用A4 紙尺寸。案卷目錄的結(jié)構(gòu)及內(nèi)容：l、封面和扉頁(yè)主要內(nèi)容為全宗號(hào)、目錄號(hào)、目錄名稱、編制年月、編制單位、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等。全宗號(hào)和目錄號(hào)一般并列標(biāo)寫于左上角或右上角；目錄名稱由全宗名稱或加全宗內(nèi)類別(年度、機(jī)構(gòu)、問題)、密級(jí)等和“案卷目錄”4 字構(gòu)成，書寫于中間位置；編制年月書寫于下部中間位置；編制單位的位置一般在編制年月上面。2、目次即

11、目錄所分類目的索引，專用于全宗內(nèi)進(jìn)行了分類但案卷號(hào)卻未分編的目錄中,若案卷號(hào)分編的目錄則無需設(shè)目次。3、序言或說明對(duì)目錄結(jié)構(gòu)、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進(jìn)行簡(jiǎn)要說明的文字。4、案卷目錄表(見附件1)即案卷目錄的主體部分，用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內(nèi)容由案卷號(hào)、案卷標(biāo)題(題名)、年度、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目構(gòu)成。5、備考表附于目錄最后，用于總結(jié)性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。案卷目錄編制完畢后，應(yīng)復(fù)制或打印一式數(shù)份_其中一份或幾份供日常使用，其他備用。第五章 檔案的保管第十四條 檔案室系機(jī)要重地，非經(jīng)同意，嚴(yán)禁入內(nèi)。第十五條 檔案庫(kù)房物品未經(jīng)許可，不

12、得挪作他用。經(jīng)常保持庫(kù)內(nèi)清潔衛(wèi)生，防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學(xué)化、規(guī)范化，檔案存放始終有序。第十六條 檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁火源，禁放易燃易爆品，配備消防器材，定期檢第十七條 做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等保護(hù)工作，保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。第十八條 堅(jiān)持溫、濕度檢查和記錄，建立并嚴(yán)格執(zhí)行登記、統(tǒng)計(jì)制度，每年對(duì)室藏檔案進(jìn)行一次全面的安全檢查，并作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。第十九條 檔案室設(shè)立全宗卷，以保存公司的立卷說明、分類方案、交接憑證、移交銷毀清冊(cè)、全宗介紹等材料。第六章 檔案的調(diào)閱與利用第二十條 檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況，主動(dòng)了解各部門對(duì)檔

13、案的需求，編制案卷目錄、全引目錄、收發(fā)文檔號(hào)索引、檔案存放示意圖等工具資料。第二十一條 調(diào)閱、借離或復(fù)印檔案時(shí)，必須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)(見附件 2)，由綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可辦理。檔案用畢應(yīng)及時(shí)歸還，并辦理注銷手續(xù)，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借。一般檔案借離時(shí)間最長(zhǎng)不超過 5 個(gè)工作日，公司密級(jí)檔案原則上借離時(shí)間最長(zhǎng)不超過2 個(gè)工作日。查閱密級(jí)檔案見保密管理制度。第二十二條 借閱檔案人員對(duì)案卷要妥善保管，防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆卷，如造成檔案資料損壞的，視情況進(jìn)行處理。第二十三條 外單位調(diào)閱、借離或復(fù)印公司業(yè)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可借閱、抄錄或復(fù)印。(見附件3)第二十四條 檔案人員應(yīng)加強(qiáng)檔案的編研工作，多渠道、多形式地開展利用工作，做好檔案利用效果的登記。第七章 檔案的鑒定第二十五條 公司行政副總經(jīng)理、綜合管理部負(fù)責(zé)人和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員及檔案管理人員組成