人事檔案清理年終總結(jié)

1、人事檔案清理年終總結(jié)檔案整理工作已快尾聲，現(xiàn)從幾方面對自己工作進行總 結(jié)：一、近兩個月來做了哪些工作二、在整理過程中存在哪些問題，是如何解決的三、分析問題產(chǎn)生的原因，探索人事檔案工作將來如何 開展四、本次檔案整理工作的意義從 2011 年 3 月 1 日來總部報到， 至今已歷時 50 天時間， 期間在張志英同志的傾力協(xié)助、支持、關(guān)心下，我們把公司 本部人員、漳電分公司、河津分公司、寧夏、華澤等單位副 處以上人員的檔案共計 72 本進行了審核、補充、整理歸檔。同時，對其它單位的檔案管理人員進行了培訓、指導、 具體幫帶、輔助整理等工作。受培訓人員達 10 多人，培訓 時間貫穿整個整理過程，隨來隨培

2、訓。在整理過程中，每份檔案都有不同程度的缺短材料，我 們補充完善了 1200 多份材料， 復印 800 多件原件， 補做干 部任免審批表 400 多份，在作表時查找相關(guān)文件資料 400 多件，補蓋公章 1200 多個。（審批表、復印件需加蓋公章， 張工親自多次去北京或到原單位補蓋，或找人順帶等等，千 方百計做這些工作） 。在補充完善了歸檔材料后，通過準確分類、裁剪修補、 認真書寫分類號和頁碼，打印目錄、整齊裝訂，使近 80 份 檔案完美上架。一份檔案，不經(jīng)過 10 次以上的反復是上不 了架的， 我們就利用周末或晚上加班， 使工作時間有了保障。在整理過程中發(fā)現(xiàn)存在共性的問題有以下 7 個方面：1

3、、年齡出現(xiàn)多個版本，隨意更改；2、姓名隨意更改，多用同音字；3、干部履歷表多年不填寫，填寫了的缺照片，缺本 人簽字，缺機關(guān)蓋章，不規(guī)范；4、在應(yīng)審計的崗位上工作過的干部，沒有審計報告或 結(jié)論性的審計材料（普遍沒有歸檔） ；5、掛職人員、培訓人員、出國人員所需的鑒定、成績、審查表等普遍缺少歸檔；6、受獎干部缺少登記表、審批表，只是提供了獎狀復 印件；7、干部任免審批表缺的程度很嚴重，有的干部已是 副處甚至以上，竟沒有一張任免表，有的離開原來單位十多 年了，職位多次變動，任免表還停留在原單位僅有的幾張。對以上存在的問題我們是怎么解決的？ 、對年齡的確認，我們依據(jù)檔案里最早出現(xiàn)年齡的那 份材料（一般

4、是入團志愿書 ），再參考本人身份證，如若 相差不過 2 個月，就與其身份證保持一致，盡量不給其以后 的生活造成麻煩。對于相差一年或兩年的，嚴格依據(jù)最早的 那份材料來確認。 、對姓名中出現(xiàn)多音字的，請其出示“更改姓名證明” 或不曾更改的，只是自己隨意寫，就在檔案目錄前填寫檔 案中存在的問題 。 、對于干部履歷表短缺的，已無法重新組織填寫的，只能成為遺憾。缺照片、本人簽字的，我們盡量找本人 索要相近時代的照片補貼上去，需補蓋審查機關(guān)公章的，去原單位補蓋。并指導規(guī)范填寫新的履歷表 、對參加過培訓，受過獎勵的人員索要培訓證書、獎 狀等原件進行復印，并對復印件加蓋人資部公章，填寫復印 人姓名。 、對干部

5、任免審批表的補做，我們在人資及黨群 部門配合下，查找當年的文件，依據(jù)其文號、時間、任免內(nèi) 容，并查找出本人的簡歷，重新制作相應(yīng)的任免表，并補蓋 相關(guān)部門的公章?？偵纤鰡栴}，分析存在的原因有以下幾方面： 、出生日期的前后不一致，有陰陽歷、采用虛歲等不 同習慣造成的，也有筆誤，也有個人為滿足入學、參軍或參 加工作所必須的年齡條件而有意所為。 、姓名出現(xiàn)同音字，是歷史原因造成的，在沒有居民 身份證的年代，人們對自己的名字隨意換用與其同音的字， 總之，沒有確定名字的觀念和意識。 、對于干部履歷表的缺失及不規(guī)范、審計報告、 培訓成績、鑒定表、獎勵人員登記表、出國人員審查表、干 部任免審批表等等材料的缺

6、失，我認為主要原因在于人事檔案管理部門沒有及時組織填寫、收集歸檔所造成的為什么這么說呢？因為一般員工、干部不了解人事檔 案，沒有歸檔的意識。那么及時收集歸檔是人事檔案管理人 員責無旁貸的工作。然而目前的現(xiàn)狀是，各單位人事檔案都是兼職，沒有時 間精力來分管這塊，而且這塊的制度也不健全，以致造成不 能對應(yīng)歸檔的材料及時、完整歸檔，使人事檔案雜亂無章地 塵封在鐵皮柜里，多年無人問津。我們在整理檔案的過程中，感到最費時、費力的就是補 充、收集缺的材料，一旦材料齊全，那整理工作就是既快又 輕松的。針對存在這么多的問題及目前人事檔案工作的現(xiàn)狀，我 有以下不成熟的想法及建議：1、首先設(shè)崗，設(shè)專人負責人事檔案管理工作，制定、 完善檔案的收集、歸檔、整理制度；2、檔案管理人員組織員工、干部開展講座，提高大家 的歸檔意，變被動為主動；3、管理人員跟蹤、收集，形成網(wǎng)絡(luò)管理，比如在人資 登記的參加培訓人員， 參加資格、 職稱考試人員、 出國人員、 受獎勵人員，檔案人員要首先獲取這些人員的名單，然后跟 蹤，一一收集歸檔，這樣就不會有紕漏。 （訂制度：參加以 上的人員必須及時上交相關(guān)資料，且與報銷差旅掛鉤等） 。如果檔案管理部門能按制度及時收集應(yīng)該歸檔的材料， 而且廣大員工、干部都具備了歸檔的知識及意識，那出現(xiàn)缺 失的檔案材料的幾率就會大大降低，甚至不會出現(xiàn)這樣的情 況。通過這次檔案整理，以及對各分公司檔