204畢馬威—北方光電Oracle實施采購業(yè)務方案

1、 北方光電科技股份有限公司Oracle實施采購業(yè)務方案顧問:KPMG Consultant生成日期:2002.10.16最后修改日期:控制號: NOROP-PO-2版本:2 .0Note: Control Number and Version are marked by a Word Bookmark so that they can be easily reproduced in the header and footer of documents. When you change either of these values, be careful not to accidentally

2、delete the bookmark. You can make bookmarks visible by selecting Tools->OptionsView and checking the Bookmarks option in the Show region.審批:北方光電項目經(jīng)理畢馬威項目經(jīng)理Note: To add additional approval lines, Press Tab from the last cell in the table above.文檔控制修改記錄DateAuthorVersionChange Reference2002.9.28畢馬威顧

3、問1.0沒有以前版本2002.11.28畢馬威顧問2.0根據(jù)CRP更新解決方案審查人NamePosition 目錄文檔控制ii修改記錄ii審查人ii公司組織管理11采購組織管理41.1業(yè)務部門設置41.2業(yè)務人員情況42采購產(chǎn)品管理72.1采購產(chǎn)品72.2采購產(chǎn)品編碼72.3采購產(chǎn)品分類72.4采購產(chǎn)品計量單位82.5采購產(chǎn)品庫存控制93供應商管理114請購管理144.1請購流程145詢價及報價管理155.1詢價單155.2報價單166訂單管理176.1訂單生成176.2訂單內容266.3訂單安全性287采購接收與退貨297.1采購接收控制297.2采購退貨308審批管理328.1審批流程32

4、8.2審批人員358.3審批權限359采購與財務接口379.1采購和財務接口3738 / 41文檔可自由編輯打印公司組織管理Oracle 系統(tǒng)采購模塊功能概述Oracle采購模塊是Oracle分銷系統(tǒng)的主要功能模塊之一，也是控制企業(yè)整個物流鏈條始端的功能模塊。它主要處理和控制企業(yè)的采購業(yè)務，實現(xiàn)企業(yè)對采購流程、采購物品和供應商的有效管理。Oracle 采購管理系統(tǒng)主要的功能概述如下：對請購、采購業(yè)務流程的監(jiān)測和控制；記錄并利用詢價和報價信息；對供應商進行有效的管理和評價等。Oracle 采購模塊功能的主要特性有：業(yè)務與財務集成（資金保留、與應付和總帳集成）；利用工作流方式規(guī)范業(yè)務；強大的審批與

5、權限控制；多樣化的采購模式；靈活的外幣處理；豐富的系統(tǒng)報表等等。下圖為本解決方案中，北方光電總部采購模塊與其它模塊的關系：生產(chǎn)基地中采購模塊與其它模塊之間的關系如下圖所示：Oracle 采購業(yè)務解決方案概述針對北方光電股份有限公司及其下屬子公司現(xiàn)行的采購業(yè)務特點，以及未來對采購管理和控制的需求，采取多個經(jīng)營單位、多個庫存組織的方式設置系統(tǒng)應用架構。北方光電總部的貿易一部、貿易二部、光電部的銷售合同導入采購模塊生成銷售請購，銷售請購單由采購部門自動引入，分配給采購人員，由采購人員制定采購訂單，并根據(jù)采購訂單審批流程進行審批。通過審批的采購訂單打印并下達供應商。供應商貨物送達后，按照采購接收流程接

6、收貨物。生產(chǎn)基地年初時簽訂長期框架協(xié)議，由采購部門為生產(chǎn)基地的生產(chǎn)物料制定一攬子采購協(xié)議，提交采購部門經(jīng)理審批。辦公用品、低值易耗品的采購由財務模塊直接錄入發(fā)票處理，不在業(yè)務模塊中記錄信息。固定資產(chǎn)的請購由各部門在系統(tǒng)外填制請購單，采購部匯總后統(tǒng)一制作采購單進行采購，采購過程不在系統(tǒng)中進行記錄和維護。采購產(chǎn)品的分類和編碼與庫存模塊中的物品分類和編碼保持一致。供應商信息的建立和維護，以及對供應商的評估，本方案采用了Oracle系統(tǒng)提供的供應商建立、維護方案，可以有效地保證采購業(yè)務高效進行。此外，可以通過供應商服務、質量績效等報表對供應商表現(xiàn)進行匯總分析；供應商信息由采購部門負責維護，財務部門負責

7、系統(tǒng)外提供財務方面的有關信息，應付模塊與采購模塊共享供應商信息庫。針對每一種具體采購單據(jù)（請購單、詢價單、報價單、采購訂單）設置訪問層次和安全層次，確保只有相關人員能夠瀏覽采購單據(jù)。只有具有特定權限的人員才能夠修改、取消單據(jù)，保證單據(jù)的安全性。采購的會計期與總帳相同，本位幣為人民幣。文檔結構本文檔將從以下幾個方面，對采購業(yè)務的解決方案進行具體闡述：1. 采購組織管理2. 采購產(chǎn)品管理3. 供應商管理4. 請購管理5. 詢價及報價管理6. 采購訂單管理7. 采購接收與退貨8. 采購與財務接口9. 采購訂單的審批相關文檔本文檔的設計基于以下文檔的內容：北方光電Oracle實施采購業(yè)務需求分析北方光

8、電業(yè)務流程、操作手冊1 采購組織管理1.1 業(yè)務部門設置業(yè)務需求北方光電貿易一部、貿易二部負責輕工、機械、照明的自營和代理貿易業(yè)務。下設采購小組、銷售小組分別負責自營出口業(yè)務的采購與銷售。采購部采購員負責采購光電部銷售的產(chǎn)品；專人維護北方光電總部與下屬奧德光電、遠達光學、中山精密的供應商信息；制定下屬子公司的長期框架協(xié)議。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部負責原材料的采購、儲運、庫存計劃等。生產(chǎn)部的采購經(jīng)辦將負責按照總部采購部的框架性協(xié)議釋放一攬子協(xié)議的采購訂單，或者自行制作不能夠與供應商簽定一攬子協(xié)議的零星采購申請, 創(chuàng)建標準采購訂單。物料入庫管理等由生產(chǎn)部的庫存管理員負責。經(jīng)BPR討論認為，北方光電

9、與生產(chǎn)基地的固定資產(chǎn)、辦公用品等采購無需在系統(tǒng)進行操作，直接在財務進行處理即可。解決方案Oracle系統(tǒng)可以通過靈活的責任、菜單設置實現(xiàn)將采購功能菜單（詢價和報價、采購、接收、供應商管理等）分配給采購部、貿易一部與貿易二部采購小組、生產(chǎn)基地的相應人員； 通過預置文件的設置，實現(xiàn)北方光電總部與生產(chǎn)基地各經(jīng)營單位業(yè)務信息的獨立與完整。1.2 業(yè)務人員情況業(yè)務需求北方光電貿易一部、二部各有一名經(jīng)理，采購小組業(yè)務員負責為本部門銷售小組采購自營出口業(yè)務的輕工、機械、照明等產(chǎn)品；其它類型的業(yè)務不實行購銷分離，由各業(yè)務員負責執(zhí)行采購與銷售的整個貿易過程。采購部設有采購經(jīng)理，下屬采購人員負責為光電部簽訂采購訂

10、單、為生產(chǎn)基地簽訂長期框架協(xié)議，專人管理供應商檔案。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部設經(jīng)理一名，下屬采購經(jīng)辦負責發(fā)放一攬子采購協(xié)議；或者制作零星物料的采購申請，然后創(chuàng)建標準訂單等。目前生產(chǎn)基地的采購由業(yè)務員按照產(chǎn)品分類負責訂單的制定與跟蹤工作，每類產(chǎn)品由不同的采購經(jīng)辦負責。遠達光學有4名采購經(jīng)辦，分別負責金工結構、光學、包裝材料、橡膠件等的采購。奧德光電有45名，2名負責金工件采購、1名負責包裝材料與輔料采購、1名負責光學件（包括光學毛坯、光學成品等）的采購。解決方案以上需求在系統(tǒng)中通過以下幾個方面的方案實現(xiàn)：q 職位q 采購員q 采購員與采購物品的關系職位Oracle系統(tǒng)可以靈活地設置公司員工職位，

11、并與每一位員工進行關聯(lián)。具體如下：1. 設置職位關鍵彈性域：由于北方光電與北方工業(yè)的4家子公司共享一套系統(tǒng)，彈性域的設置在所有經(jīng)營單位之間是共享的。因此北方光電的職位彈性域將用一段，在名稱中區(qū)分不同的經(jīng)營單位。具體如下：北方光電：根據(jù)BPR設計的崗位職責，與采購相關的職位如下：采購部經(jīng)理采購部業(yè)務員光電部經(jīng)理光電部業(yè)務員貿易一部經(jīng)理貿易一部銷售業(yè)務員貿易一部采購業(yè)務員貿易二部經(jīng)理貿易二部銷售業(yè)務員貿易二部采購業(yè)務員財務部經(jīng)理副總總經(jīng)理生產(chǎn)基地：以下是部分采購業(yè)務相關職位列表：生產(chǎn)部經(jīng)理生產(chǎn)部采購經(jīng)辦生產(chǎn)部計劃員生產(chǎn)部倉庫管理經(jīng)辦2. 采購員設定在采購員定義窗口中定義采購員。3. 采購員與物品的

12、關聯(lián)在物品定義中指定每一物品的缺省對應采購員，在請購單中系統(tǒng)將自動選取該物品對應的采購員，錄入人員可以改選其它的采購員。2 采購產(chǎn)品管理2.1 采購產(chǎn)品業(yè)務需求北方光電公司主要采購光電、輕工、機械、照明等產(chǎn)品；生產(chǎn)基地采購生產(chǎn)光電產(chǎn)品的原材料，包括光學件、金工件、橡膠件、包裝材料等。解決方案運用庫存模塊在系統(tǒng)中定義采購物品。具體參見庫存模塊業(yè)務解決方案。2.2 采購產(chǎn)品編碼業(yè)務需求光電總部目前的采購產(chǎn)品沒有進行編碼，業(yè)務員大多使用海關編碼對物品進行標志有時也運用供應商產(chǎn)品編碼。遠達光學生產(chǎn)基地: 成品編碼9位， 原材料10位， 光學膠片編碼3位。工藝技術部調研問卷：有標準的物品編碼， 按零件類

13、別， 產(chǎn)品型號， 一般為3段 ， 編碼不定長，例如: M 58 111 S 希望不同的分類有定長的編碼，并保證編碼的唯一性。目前存在的問題：公司內部不同部門各自的文件中不統(tǒng)一， 存在同一件號， 不同編碼。奧德光電生產(chǎn)基地：目前沒有標準的物料編碼， 希望盡快編制物料編碼，并且一定基于物料編碼唯一性。解決方案財務物品編碼采用與庫存相同的編碼規(guī)則，并在庫存模塊定義物品時明確采購產(chǎn)品的編碼。2.3 采購產(chǎn)品分類業(yè)務需求目前貿易一部、二部經(jīng)營的輕工產(chǎn)品包括：燈具、鐘、日雜、家用電器。可能在每大類下再細分（燈具按2頭或3頭分、日雜按一件套/二件套分、鐘分為掛鐘和臺鐘、家用電器按微波爐、咖啡壺、電飯煲分）。

14、基本分兩層，家用電器再細分則按升分 。機械產(chǎn)品包括鑄鐵產(chǎn)品、燈具、不銹鋼制品、汽配、設備零件、文體用品/醫(yī)療器械。再下一層分類十分繁多。采購部為光電部采購的成品包括：望遠鏡、顯微鏡、天體望遠鏡、搶瞄、光學材料（其中顯微鏡分為生物和體視），其它產(chǎn)品的分類依據(jù)海關編碼；生產(chǎn)基地采購的原材料包括：遠達光學生產(chǎn)基地: 原材料分：包裝材料， 橡膠件， 光學件， 結構件結構件分：金工，機加，塑料件，金飾件奧德光電生產(chǎn)基地： 開發(fā)中心按照物品的不同用途有分類，物品分類可以按照大、中、小類，并體現(xiàn)在物品的編碼中。解決方案系統(tǒng)可以在庫存模塊和采購模塊運用不同的物品分類。鑒于北方光電與生產(chǎn)基地沒有區(qū)分職能采用不同

15、的物品分類的要求，因此建議采用庫存模塊定義的物品分類具體參見庫存模塊的解決方案。2.4 采購產(chǎn)品計量單位業(yè)務需求北方光電：輕工部：出于退稅的要求，計量單位要按照海關報關的要求定。基本上燈的計量單位是盞、鐘按臺/只計量、日雜的計量單位是套/公斤；家用電器是按個計量光電部：基本上按具或個計量；光學材料有時采用“公斤、塊”，根據(jù)客戶的要求。機械部：從公斤、米、具、套、個等都有，且不確定，當客戶要求不同時會用不同的計量單位。存在這樣的情況，即采購訂單、銷售訂單、應收帳款發(fā)票按個計量，但在出口報關、供應商開具的增值稅發(fā)票上需要按照公斤等單位計量。生產(chǎn)基地：包括件、公斤、瓶、米、片、雙等。存在計量單位之間

16、的轉換情況。解決方案在庫存模塊可以定義各物品的基本單位，并明確基本單位與其它輔助計量單位之間的換算關系。具體參見庫存業(yè)務方案設計。2.5 采購產(chǎn)品庫存控制業(yè)務需求總部：貿易一部、貿易二部的采購品沒有物理庫存，不存在庫位控制的問題。但是對貨物需要進行跟蹤監(jiān)控，要求采購訂單、入庫通知單、銷售訂單編號一致，以實現(xiàn)成本測算。光電部貿易類物品有物理庫存，但未對存放庫位進行管理控制。光電部同樣需要根據(jù)采購訂單號跟蹤采購物品。都未使用序列號控制。生產(chǎn)基地：遠達光學: 目前有光學完工庫、光學毛坯庫、工具工裝庫、輔料工具庫、金工庫（橡膠件、結構件、金工件）、光學棱鏡庫、易燃易爆庫、包裝材料庫、成品庫等。都沒有庫

17、位、批號、序列號、版本控制。橡膠件有過期控制。奧德光電：目前有光學完工庫、光學毛坯庫、工具輔料庫、金工庫、包裝材料成品庫等5個倉庫。沒有庫位、批號、 序列號、版本控制。橡膠件有過期控制。解決方案總部：貿易一部、貿易二部的業(yè)務由于存在供應商提前開票結算，確認存貨的情況，因此將運用北方開發(fā)的訂單流程，由銷售訂單導出生成請購單，自動創(chuàng)建為采購訂單，供應商開來發(fā)票要求付款時，在系統(tǒng)中接收入庫。物品出口發(fā)運給客戶獲取相關單據(jù)后，在系統(tǒng)中進行發(fā)運確認的操作。光電部采購的物品基本都先入北方光電自備庫，因此光電部銷售訂單將采用開發(fā)的流程，將采購物品接收入庫后，再進行挑庫發(fā)運的操作（具體參見銷售訂單管理模塊）。

18、采購部采購員、貿易一部、貿易二部采購人員將請購單中接收人附注中記錄的銷售訂單編碼作為前綴，加流水號，作為采購訂單編碼，實現(xiàn)銷售訂單與采購訂單之間的聯(lián)系。接收入庫單可以根據(jù)采購訂單進行查詢，在采購定單查詢界面實現(xiàn)。將采購訂單查詢菜單設定給銷售員，銷售員即可在系統(tǒng)中適時查詢采購訂單所處的狀態(tài)。北方光電本部自營出口, 投標, 進料加工要進行成本盈虧測算.這部分業(yè)務中所涉及的產(chǎn)品要進行批號控制。批號編碼規(guī)則參見庫存解決方案。其它業(yè)務的產(chǎn)品考慮到以后會出口，也要進行批號控制。編碼規(guī)則參見庫存解決方案。生產(chǎn)基地：設立多個子庫存，對物品進行分類管理與控制。無需對物料進行批號、系列號等控制。子庫存與庫位等的設

19、置具體參見庫存模塊的方案設計。 3 供應商管理業(yè)務需求北方光電供應商目前沒有統(tǒng)一的編碼規(guī)則?，F(xiàn)有的點石系統(tǒng)中，供應商信息由業(yè)務員自己維護。業(yè)務員可以選擇供應商信息不共享、部門內共享和部門間共享。供應商分類按照部門分為輕工類、機械類、光電類、照明類等。生產(chǎn)基地遠達光學的供應商信息由生產(chǎn)部人員按照供應商產(chǎn)品類別分別由專人統(tǒng)計更新，統(tǒng)一至遠達集團調度室進行匯總。供應商沒有編碼。供應商按照產(chǎn)品分為：光學類、金工類、輔料類、包裝材料類。奧德光電的供應商信息由生產(chǎn)部業(yè)務員按照類別收集，統(tǒng)一至遠達集團調度室進行匯總管理。供應商沒有編碼。供應商分類與遠達光學的分類方法相同。遠達集團總調度室每年對供應商進行考核

20、，考核標準沒有明確的規(guī)定。遠達光學與奧德光電采購員將收集的供應商表現(xiàn)等信息匯集到總調度室進行分析。選擇新供應商時，從規(guī)模、價格、質量、交貨期上對供應商進行考慮。公司僅與通過考核的供應商簽訂采購合同。BPR以后總部與生產(chǎn)基地的供應商信息統(tǒng)一由北方光電采購部專人負責錄入與維護。解決方案供應商信息內容：Oracle系統(tǒng)可以記錄供應商名稱、編號、分類、地址、聯(lián)系人、付款條件、應付款、預付款帳戶等信息。供應商信息維護：供應商信息的準確性根據(jù)BPR設計的組織架構與部門職責，并保證供應商信息的準確性，由北方光電采購部專人負責供應商信息維護。供應商信息安全性：系統(tǒng)的供應商頭信息在各經(jīng)營單位之間共享，地址層信息

21、在各經(jīng)營單位之間屏蔽，在經(jīng)營單位內部共享。考慮系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性與完備性，建議由北方光電采購部專人負責供應商信息在系統(tǒng)中的維護。供應商編碼：供應商編碼可以采用自動編碼或者手工編碼，手工編碼可以使用字符，最長30位。經(jīng)過討論，初步確定運用手工編碼，編碼規(guī)則參見北方工業(yè)總部編碼規(guī)則。供應商分類：系統(tǒng)可以記錄供應商分類信息，在采購快查碼中定義供應商類別，錄入供應商時就可以選擇所屬的相應類別?？偛糠诸悾嘿Q易一部、貿易二部、采購部生產(chǎn)基地分類：光學類、金工類、輔料類、包裝材料供應商評估與合格供應商管理：1. 供應商評估信息的收集定期查看供應商產(chǎn)品目錄，其中記錄了與供應商發(fā)生每一筆交易的信息。利用報價查詢和

22、報價分析來幫助評估供應商。運行系統(tǒng)提供的關于供應商信息的報表，從不同角度收集評估信息：序號報表名稱報表內容1按分類的采購匯總報表按物品類別，供應商，采購員，訂單日期打印采購訂單的匯總情況。2按供應商的發(fā)票價格差異報表按物品類別，供應商，期間打印采購訂單和發(fā)票的價格差異，只有采購訂單和發(fā)票匹配的才能統(tǒng)計。3采購訂單及發(fā)放明細報表按采購訂單查看采購訂單的發(fā)放情況，注：只有計劃采購訂單和一攬子采購協(xié)議有訂單發(fā)放。4供應商采購匯總報表按供應商打印采購訂單匯總情況表。5供應商服務性能分析報表按物品，物品類別，供應商等打印供應商到貨日期同采購訂單需求日期的對比報表。6供應商過期發(fā)貨報表按供應商查看根據(jù)需求

23、日期，過期未到的采購訂單及物品明細情況。7供應商質量性能分析報表按供應商打印供應商物品的驗收情況表。8供應商暫掛報表按供應商打印暫掛的采購訂單情況表。9過量發(fā)貨報表按供應商打印供應商發(fā)貨數(shù)量超過訂單數(shù)量的過量發(fā)貨情況表。2. 根據(jù)收集的數(shù)據(jù)進行供應商等級的分類，針對供應商所屬等級在系統(tǒng)中錄入相應的付款條件、接收方式等。做采購訂單時，相應的供應商信息會帶入采購訂單中，用來管理與供應商的交易條款。3. 系統(tǒng)可以維護合格供應商清單，并限制物料僅可從合格供應商處采購。具體是在庫存定義物料時，要求“使用批準供應商”，在采購模塊中定義合格供應商清單，明確某物料的合格供應商是哪些。業(yè)務員將無法提交不合格供應

24、商的采購訂單。4 請購管理4.1 請購流程業(yè)務需求北方光電貿易一部、貿易二部采購組、采購部目前沒有請購流程。生產(chǎn)基地根據(jù)BPR成果，當生產(chǎn)基地需要自行采購一些還不能夠與供應商簽訂一攬子協(xié)議的零星采購，請購流程如下：1. 采購經(jīng)辦進行詢價、報價等活動2. 查詢以往歷史交易，選擇最優(yōu)報價，制作請購單，提交審批3. 由部門經(jīng)理、財務部經(jīng)理審批，在超出審批范圍時，由公司總經(jīng)理進行審批具體參見BPR交付成果“采購申請（計劃）制定、審核及下達流程”經(jīng)BPR討論確定，固定資產(chǎn)低值易耗品的采購申請與采訂單等流程不在ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)。目前未采用采購預算控制。解決方案北方光電：由于北方光電主營貿易業(yè)務，物品的采購

25、需求基本來自于簽訂的銷售訂單，只要銷售訂單通過了審批，就可以采購相關物品，因此不存在手工錄入請購單的情況。在本方案中，將運用直接發(fā)運或者開發(fā)的工作流將銷售物品信息傳遞至采購模塊，系統(tǒng)將自動生成請購單，傳遞至采購部門進行采購。生產(chǎn)基地：運用系統(tǒng)標準的請購單功能，在系統(tǒng)中定義相應的審批層次，采購經(jīng)辦可以在系統(tǒng)中制作請購單，按照審批路徑與審批權限提交審批。5 詢價及報價管理5.1 詢價單業(yè)務需求北方光電與生產(chǎn)基地的詢價都通過電話、傳真等形式進行。沒有固定的書面形式的詢價單。解決方案北方光電總部的詢價活動包括內部詢價（即銷售人員向采購人員的詢價）和對外詢價（即傳統(tǒng)意義上的對供應商詢價）。1. 內部詢價

26、：系統(tǒng)沒有標準的內部詢價功能。考慮到運用請購單變通作為內部詢價單，操作上比較復雜，而且仍然需要手工業(yè)務的配合，因此建議系統(tǒng)外進行。具體的操作步驟：1. 銷售人員在獲得客戶的意向后，將需求記錄至手工的內部詢價單，傳遞給采購人員。2. 采購人員進行對外詢報價。3. 采購人員與銷售人員溝通詢價結果。4. 采購人員將溝通結果記錄在內部詢價單上，購銷雙方進行簽字確認。2. 對外詢價：采用系統(tǒng)標準的詢價單功能，記錄對外詢價情況。為了簡化操作，可以從請購單行自動創(chuàng)建成詢價單。并可以打印詢價單，發(fā)給供應商。生產(chǎn)基地采用標準的對外詢價單功能記錄采購詢價信息，在系統(tǒng)中錄入詢價物品、數(shù)量、目標價位、向哪些供應商詢價

27、等信息。5.2 報價單業(yè)務需求北方光電供應商報價的方式主要有電話、傳真。供應商報價時已經(jīng)考慮了采購數(shù)量等因素，因此其報價中不包括任何折扣信息。報價無需審批即可生效。希望業(yè)務員可以查詢以往的報價歷史紀錄。生產(chǎn)基地供應商報價主要是針對價格合同，報價方式主要有電話、傳真。報價內容包括物品編號、價格、圖紙、模具等。業(yè)務執(zhí)行過程中，存在價格更改的情況，一般是價格下調。報價需要經(jīng)過總經(jīng)理或生產(chǎn)部經(jīng)理審批方可生效。價格合同將保存在遠達集團總調度室。解決方案北方光電：系統(tǒng)中可以記錄報價信息， 并可以由詢價單自動生成報價單。生產(chǎn)基地：系統(tǒng)報價單可以記錄物品編碼、價格等信息，圖紙、模具等信息如果有電子文本，可以掛

28、為附件。系統(tǒng)具備報價審批功能，可以在詢價單上注明是否需要報價審批，針對該詢價單的所有報價都將需要審批；或者制作報價單時要求報價審批。鑒于系統(tǒng)中沒有報價審批的工作流，所有具有該界面操作權限的員工都可以進行報價審批的操作，控制意義不大，建議將通過審批生效的報價錄入系統(tǒng)，為以后的業(yè)務提供參考。 6 訂單管理6.1 訂單生成業(yè)務需求北方光電貿易一部、貿易二部的采購訂單根據(jù)銷售訂單生成，采購部為光電部制定的采購訂單由銷售訂單生成，為生產(chǎn)基地制定的長期框架協(xié)議根據(jù)生產(chǎn)計劃生成。目前銷售合同基本與采購合同一一對應。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的標準采購訂單根據(jù)長期框架協(xié)議的相關規(guī)定生成。采購訂單無需與銷售訂單進行對應。

29、解決方案北方光電：總部的采購業(yè)務分為三種類型：1. 貿易一部、貿易二部、光電部等的貿易類采購業(yè)務。2. 總部銷售生產(chǎn)基地物品業(yè)務。3. 總部采購部為生產(chǎn)基地簽訂的長期框架協(xié)議業(yè)務。1. 總部貿易類采購業(yè)務類型:編號類型描 述1自營出口業(yè)務處理出口業(yè)務的國內采購，在采購模塊管理2自營進口業(yè)務處理自營進口采購業(yè)務，在采購模塊管理3進料加工不作價業(yè)務包括進料加工的原料采購和加工費用的處理，在采購模塊管理4進料加工作價業(yè)務處理進料加工的原料采購與成品采購業(yè)務，在采購模塊管理5來料加工業(yè)務收取加工費用的業(yè)務類型，在財務模塊管理6代理進口業(yè)務收取代理費的業(yè)務類型，在財務模塊與采購模塊管理7內貿業(yè)務處理內貿

30、采購業(yè)務，在采購模塊管理注：1. 這里所指的代理進口業(yè)務是指純代理的情況，區(qū)別于北方光電以往的代理業(yè)務的范疇，這里的代理業(yè)務在財務上反映的不是結轉收入和成本，而是代理費的收入。2. 這里所指出的業(yè)務類型以及業(yè)務類型的解決方案同樣適用于遠達集團的業(yè)務處理。自營出口業(yè)務的處理貿易一部、貿易二部、光電部出口業(yè)務中的采購訂單，一般要求記庫存帳，再根據(jù)銷售訂單的規(guī)定將物品發(fā)運至客戶處，并結轉銷售成本。操作流程如下所示：1. 運用開發(fā)的銷售訂單流程，在銷售模塊錄入銷售訂單，導入采購模塊生成請購單。2. 采購員創(chuàng)建采購訂單。為了便于銷售人員對采購訂單情況的查詢，在系統(tǒng)中將建立銷售訂單與采購訂單之間的聯(lián)系。采

31、購員根據(jù)請購單“接收人附注”中記錄的銷售合同號，將其作為采購訂單編碼。如果有多個采購訂單為一張銷售訂單進行采購，則在銷售訂單編碼后加流水號作為采購訂單編碼。3. 在供應商將物品發(fā)運至客戶時，采購員根據(jù)收到供應商傳來的單據(jù)在系統(tǒng)中進行物品接收入庫的操作，并在貨物發(fā)運出口后在系統(tǒng)中進行發(fā)運的動作。具體的系統(tǒng)流程如下：自營出口業(yè)務需要在系統(tǒng)中進行盈虧測算的嚴格控制，即需要將自營出口業(yè)務中預測的費用以采購訂單的形式錄入系統(tǒng)。建議由專人從系統(tǒng)里來錄入費用采購訂單，具體步驟如下：1. 銷售業(yè)務員對銷售訂單進行確認后，由專人在系統(tǒng)中查詢該銷售訂單；2. 將銷售訂單后的盈虧測算表附件打開；3. 根據(jù)盈虧測算表

32、的預測金額在系統(tǒng)中錄入相關的費用采購訂單。1) 在系統(tǒng)設置時，預先根據(jù)不同部門，不同的費用訂單類型在系統(tǒng)中分別做好費用采購訂單模版。2) 需要通過復制費用采購訂單模版生成各種費用訂單。3) 費用采購訂單上顯示單價顯示1，數(shù)量輸入金額。銷售訂單對應的采購訂單編號規(guī)則如下所示：采購訂單類型采購訂單編號外運費采購訂單銷售合同號-F傭金費用采購訂單銷售合同號-C雜項費用采購訂單銷售合同號-Z物料采購訂單銷售合同號-1注：1) 不同的外運公司需要做不同的外運費用采購訂單，如果預測一個出口合同項下發(fā)生不同外運公司的外運費，那么外運費采購訂單以銷售合同號位前綴，后加-F1，F(xiàn)2等。2) 物料采購訂單如果存在

33、多張，那么從-1開始向下續(xù)編。自營進口業(yè)務的處理自營進口業(yè)務中，進口合同占據(jù)主導地位，同事自營進口的業(yè)務量不大，可以不對銷售合同與采購合同建立掛接關系，即分別在系統(tǒng)中錄入采購訂單與銷售訂單。制作進口采購訂單的流程與標準的國內采購訂單相同，注意幣種需要選擇外幣。關稅及進口業(yè)務中發(fā)生的費用的處理：方案一：平均成本更新按照采購價格制作采購訂單平均成本更新(關稅運保費)銷售發(fā)貨時結轉成本在報關時接收入庫獲得關稅繳款通知書時在庫存模塊調整商品成本，分錄如下：借：庫存商品貸：材料成本差異同時在應付模塊錄入關稅發(fā)票，分錄如下：借：材料成本差異貸：應付賬款再對關稅發(fā)票進行付款借：應付賬款貸：銀行存款優(yōu)點：1.

34、 應付發(fā)票可以全額匹配采購訂單，采購訂單可以自動關閉2. 錄入采購訂單時運用公司匯率，減少錄入?yún)R率發(fā)生錯誤的可能缺點：1. 平均成本更新的時點與金額影響財務記帳的準確性與及時性2. 平均成本更新的責任人待定方案二：報關時作以含關稅、運費、保險費的價格制作采購訂單報關時按照含運費價格制作采購訂單接收入庫接收入庫時：借：材料采購 12（含稅、費價格）貸：應計負債 12 借：庫存 12貸：材料采購 12發(fā)票匹配時：借：應計負債12貸：應付帳款 10（采購價格） 發(fā)票價格差異 2優(yōu)點：庫存成本較為準確及時反映缺點：1. 運用本方案的前提是在報關時，業(yè)務員已經(jīng)清楚地知道需要計入成本的運保費金額2. 要求

35、業(yè)務員在報關后，錄入采購訂單的價格為手工計算的含關稅、運保費等的價格，數(shù)額的準確性同樣影響財務記帳3. 由于關稅按照報關單匯率計算，需要在錄入采購訂單時輸入用戶匯率 4. 采購訂單無法全額匹配，只能手工關閉5. 采購訂單制定時間滯后，審批沒有實際意義經(jīng)過討論確定，運用第一種解決方案，即業(yè)務員在拿到報關單后，在系統(tǒng)中進行接收入庫，平均成本更新的操作。并且確保平均成本更新的數(shù)額與實際發(fā)生的運費、關稅金額相同，否則在日后運費發(fā)票到后，財務無法入帳。來料加工業(yè)務的處理由于來料加工業(yè)務發(fā)生時不擠占本公司的資金，不存在物料貨權轉移，只向客戶收取一定比例的加工費用，向供應商支付加工費，建議此類業(yè)務通過財務模

36、塊進行處理。進料加工不作價業(yè)務的處理進料加工業(yè)務存在物權的轉移，北方光電將原材料采購進來后，委托加工廠商進行加工，再將成品發(fā)運至客戶。具體解決方案如下：1 合同協(xié)商成功后：在系統(tǒng)中做銷售訂單。同時將銷售合同號錄入銷售訂單題頭界面。接下來的操作同自營出口業(yè)務的處理。 2 進口原料：在系統(tǒng)中直接做采購訂單。采購訂單號以銷售合同號為前綴，進口合同號在采購訂單界面的說明字段中錄入，然后進行采購接收入庫等操作。3 加工：1) 在系統(tǒng)中錄入加工費用采購訂單。費用采購訂單上單價是1，數(shù)量顯示金額，加工費用item定義的具體內容參見庫存解決方案。(該業(yè)務適用于三個生產(chǎn)基地的委外加工業(yè)務)2) 在收到成品的入庫

37、單據(jù)時，在系統(tǒng)中進行原料雜項出庫的處理。注：如果成品是分批接收的，那么按照比例將原料雜項出庫。出庫原料的數(shù)量=（收到成品數(shù)量/成品總數(shù)量）*原料總數(shù)量· 雜項出庫：為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號-OUT”。出庫時不輸出庫物料的單位成本，采用系統(tǒng)缺省的移動加權平均成本。· 通過查詢獲得本次出庫原料的總成本。3) 同時在系統(tǒng)中做成品雜項入庫的處理。成品入庫的數(shù)量=收到成品的數(shù)量· 雜項入庫，接收成品。輸入成品的單位成本：按比例計入成品成本的加工費用=（收到成品數(shù)量/成品總數(shù)量）*加工費用總金額成品的單位成本=（出庫原料的總成本+按比例計入成品成本的加工費用）

38、/收到成品的數(shù)量· 為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號-IN”。進料加工作價業(yè)務的處理該業(yè)務類型實際上是出口業(yè)務與自營進口業(yè)務兩種業(yè)務的結合。該種業(yè)務是以出口為導向的，所以在系統(tǒng)中也以出口銷售合同號為基準建立銷售與采購的關聯(lián)。1. 對外合同協(xié)商成功后，按照出口業(yè)務，制作銷售訂單，申請導出生成成品的采購訂單。2. 進料時，業(yè)務員在系統(tǒng)中按照自營進口的流程錄入進口原料采購訂單，訂單編碼為銷售合同號加后綴，說明字段為實際的進口合同號，然后接收入庫。3. 將進口原料作價給加工廠商，在系統(tǒng)中錄入銷售訂單，在客戶PO字段記錄出口合同編號。4. 加工廠商將成品發(fā)運后，業(yè)務員根據(jù)相關單據(jù)進行接

39、收入庫、發(fā)運確認的操作，產(chǎn)生相應的財務信息。該業(yè)務中的單據(jù)編號規(guī)則如下所示：訂單類型采購訂單編號進口原料的采購訂單銷售合同號-M完工成品的采購訂單銷售合同號-1外運費用采購訂單銷售合同號-F傭金采購訂單銷售合同號-C雜項費用采購訂單銷售合同號-Z代理業(yè)務的處理這里所指的代理業(yè)務僅涉及代理費用的收取，不存在物權的轉移，不結轉主營業(yè)務收入和成本，因此建議相關的帳務通過財務模塊來完成，不由業(yè)務模塊進行信息傳遞。但是出于風險控制的考慮，建議代理進口業(yè)務需要在系統(tǒng)中錄入計劃采購訂單，并在訂單題頭彈性域中記錄委托方的名稱。對該種訂單將不進行發(fā)放或接收，因此不會產(chǎn)生財務信息。注：如果不能獲得明晰的代理進口業(yè)

40、務的供應商信息，那么可以根據(jù)委托方選擇虛擬供應商“代理供應商委托加工方名稱”。代理出口業(yè)務的具體內容參見銷售業(yè)務解決方案。內貿業(yè)務的處理內貿業(yè)務發(fā)生較少，無需建立銷售訂單與采購訂單之間的對應關系，銷售訂單的簽訂與采購訂單之間不存在任何關聯(lián)關系，因此建議按照標準的采購與銷售訂單流程進行處理。總部銷售生產(chǎn)基地物品業(yè)務：方案一：總部光電部與精密光電部簽訂對外銷售合同之前，與采購部相關人員協(xié)商確定是否從生產(chǎn)基地采購。如果是從生產(chǎn)基地采購，則在銷售模塊輸入銷售訂單，指明從生產(chǎn)基地的庫存組織發(fā)貨。采購部人員按照訂單要求協(xié)調生產(chǎn)基地的生產(chǎn)，運用發(fā)運通知單通知生產(chǎn)基地發(fā)運，由銷售人員（待定）在系統(tǒng)中進行發(fā)運確

41、認。系統(tǒng)將自動按照轉移價格生成總部與生產(chǎn)基地之間的應收應付發(fā)票。采購人員無需在系統(tǒng)中建立采購訂單。具體流程如下圖：產(chǎn)生的會計分錄如下：生產(chǎn)基地：借：主營業(yè)務成本借：應收帳款（公司間）貸：存貨貸：主營業(yè)務收入北方光電：借：應收帳款借：主營業(yè)務成本 應交增值稅進項稅貸：主營業(yè)務收入應交增值稅銷項稅貸：應付帳款（公司間）方案二：由于生產(chǎn)基地生產(chǎn)的物品大多需要入北方光電的自備庫，并且開出發(fā)票要求北方光電付款。北方光電財務需要確認庫存與應付帳款，待業(yè)務員拿到提單，再確認銷售收入，結轉銷售成本?？鏞U銷售無法產(chǎn)生中轉庫存，因此建議以下步驟：1. 光電部業(yè)務員在系統(tǒng)中按照自營出口的流程由銷售訂單生成采購定單

42、，并下達至生產(chǎn)基地。2. 生產(chǎn)基地的生產(chǎn)計劃經(jīng)辦在系統(tǒng)中錄入對北方光電的銷售訂單3. 在發(fā)運至光電自備庫時，在系統(tǒng)中進行發(fā)運確認4. 光電業(yè)務員進行接收入庫操作，財務確認庫存5. 待發(fā)運至客戶時，在光電部業(yè)務員根據(jù)提單在系統(tǒng)中進行發(fā)運確認注：關于銷售業(yè)務的具體處理參見銷售業(yè)務解決方案。總部為生產(chǎn)基地進行的長期框架性采購由總部采購部人員在系統(tǒng)中錄入一攬子協(xié)議類型的采購訂單，在訂單中明確供應商、采購物品編碼、數(shù)量、單價、到期日等信息?？梢砸?guī)定該物品價格是否可以更改，如果更改，價格上限是多少，并可以進行該一攬子協(xié)議采購總額的控制。待生產(chǎn)基地需要該物品時在系統(tǒng)中對訂單進行發(fā)放。生產(chǎn)基地：生產(chǎn)基地的采購

43、包括對總部建立的一攬子協(xié)議的發(fā)放、零星物料的采購等。采用系統(tǒng)的標準流程進行，即創(chuàng)建采購訂單/采購發(fā)放、接收、入庫。6.2 訂單內容業(yè)務需求采購合同編碼：1. 總部目前的幾個部門存在不同的采購訂單編碼規(guī)則，例如：輕工部：QG020514FXXQG：輕工部；02：2002年；05：5月；14：今年的第14票號；F：業(yè)務員代碼；XX：客戶機械部： N表示國內采購； M表示出口； A年份； B月、日JX機械部； E員工名稱組合規(guī)則：N/MABJXE舉例：N61220528JXF表示：機械部員工張卓飛在2002年5月28日的采購合同號照明部與光電部沒有明確的采購訂單編碼規(guī)則，業(yè)務員根據(jù)自己的喜好進行編制

44、。目前的點石系統(tǒng)可以打印采購訂單文本。2. 生產(chǎn)基地Page: 27生產(chǎn)基地的編碼規(guī)則？沒有采購訂單編碼。采購訂單編碼規(guī)則有待統(tǒng)一。采購訂單一般不存在外幣訂單。采購價格是含稅價，并且可以部分或全部退稅。解決方案北方光電1. 采購訂單編號不同于銷售訂單的訂單編號，采購訂單編號可以用于手工輸入，不僅將不同的采購業(yè)務類型分開，而且可以直接輸入進口合同號或相關聯(lián)的銷售合同號。采購業(yè)務類型的編號:編號類型描 述訂單編號規(guī)則1自營出口業(yè)務處理自營出口業(yè)務的國內采購業(yè)務引入的出口合同編號序號（1）3自營進口業(yè)務處理自營進口業(yè)務 自營進口合同號4進料加工不作價業(yè)務處理不作價的進料加工業(yè)務引入的出口合同編號-M

45、（1，2）4進料加工作價業(yè)務處理作價的進料加工業(yè)務的原料采購和成品采購業(yè)務原料采購：引入的出口合同編號-M(1,2)成品采購：引入的出口合同編號-I(1,2)5代理進口業(yè)務處理代理進口業(yè)務進口合同號6內貿業(yè)務類型處理內貿采購業(yè)務實際的內貿合同編號2. 為生產(chǎn)基地制定的長期框架合同編碼：由于長期框架協(xié)議無須跟任何銷售訂單關聯(lián)，建議一攬子采購協(xié)議編碼為采購員負責的產(chǎn)品代碼（2位）年月日（6位）兩位流水號。生產(chǎn)基地1. 采購合同編號：在發(fā)放一攬子采購協(xié)議時，系統(tǒng)將自動對發(fā)放進行流水編號零星采購物料的采購申請編碼建議為采購員代碼年月日兩位流水號。其中采購員代碼按照采購員負責采購的物品類別確定。北方光電

46、與生產(chǎn)基地：1. 采購訂單編號的錄入：可以由業(yè)務員手工輸入采購合同編號。系統(tǒng)提供兩個字段輸入編號：1）采購訂單號：主要業(yè)務和財務的統(tǒng)計參考字段。2）說明：說明字段，可以錄入合同編號的參考信息。2. 標準合同文本的打印建議方案如下：系統(tǒng)可以打印采購訂單，但內容僅限于供應商、采購物品編碼、單位、數(shù)量、單價、到貨日期、收貨地點等主要條款，而且格式較為較亂。建議在外部系統(tǒng)中制作合同文本，例如WORD，然后作為訂單附件附加在采購訂單上。訂單生成后，系統(tǒng)可以將訂單數(shù)據(jù)導出，OFFICE支持導出的TXT格式文件，然后可以粘貼在WORD或EXCEL模板上編輯，操作比較簡便。6.3 訂單安全性業(yè)務需求北方光電采

47、購訂單由業(yè)務人員建立，經(jīng)過相應的審批后，最終與供應商簽訂采購合同。具體的采購合同審批流程參見BPR相關流程與操作手冊文檔。采購訂單審批之前，只有制定采購訂單的員工可以修改、取消。生產(chǎn)基地采購訂單由采購經(jīng)辦根據(jù)年初簽訂的長期框架協(xié)議訂立。由于各采購經(jīng)辦分別負責不同類別產(chǎn)品的采購，因此各采購經(jīng)辦之間沒有業(yè)務重疊，也不必相互查詢采購訂單的信息，不允許更改、取消其它業(yè)務員的采購訂單。部門經(jīng)理和公司經(jīng)理可以更改、取消采購訂單。當標準訂單的價格不同于價格合同的價格時，需要部門經(jīng)理審批。解決方案系統(tǒng)通過安全層次與訪問層次決定誰對訂單可以進行什么樣的操作?？紤]到安全層次運用“層次結構”時，可能在人員變動時發(fā)生

48、審批傳遞的問題，建議通過將采購訂單的菜單掛給相關的人員實現(xiàn)對安全性的控制。訪問層次定為僅查看，保證所有人員可以查看訂單內容，而無法對其它采購員制作的采購訂單進行修改、取消、關閉等操作。7 采購接收與退貨7.1 采購接收控制業(yè)務需求北方光電貿易一部、貿易二部的采購物品不存在物品的實際入庫，但財務上需要在貨物發(fā)運后，根據(jù)提單等在系統(tǒng)中記錄庫存，并結轉銷售成本，確認銷售收入。采購部為光電部進行的采購需要進自備庫，財務根據(jù)入庫通知單進行記帳。貿易一部、貿易二部的采購物品發(fā)運前必須進行商檢，可能自行按批抽檢或要求第三方檢驗。采購部為光電部進行的采購區(qū)別供應商的合作情況，如果是長期供應商則不進行檢驗。檢驗

49、可能在倉庫或工廠進行。采購品沒有質量代碼，不允許替代品接收。貿易部（照明部） 中存在無訂單接收的情況，即在急需某種物品的情況下，可能先讓供應商發(fā)貨，再補采購訂單的情況。采購接收數(shù)量誤差一般在合同有所規(guī)定，但一般不會出現(xiàn)誤差，主要考慮裝柜的情況。允許接收日期誤差，在合同商定的誤差內都可以接受，超出誤差則協(xié)商處理。貿易一部、貿易二部一般不退貨，僅進行讓步賠償。光電部也采取先協(xié)商的方法，如果一定要退貨，則一般進行換貨。由客戶將物品發(fā)回至本公司倉庫，或直接退回至供應商，在下筆業(yè)務中進行沖減。生產(chǎn)基地采購物品入庫前一般需要檢驗，由質保部對光學材料、金工結構、包裝材料、橡膠等進行抽檢，通過檢驗標準的則合格

50、品接收入庫，不合格品退回供應商，并進行相應的記帳。檢驗結果在入庫單上進行記錄。對于未通過檢驗的貨物成批退回至供應商。采購接收的數(shù)量差異沒有明確規(guī)定容限，到貨的數(shù)量多于訂單數(shù)量，可以接收入庫，但不增加應付帳款；到貨數(shù)量少于訂單數(shù)量時，與供應商協(xié)商處理。采購接收時間上沒有嚴格的規(guī)定，提前或一定程度的拖延都是可以接受的。接收客戶退貨時需要先接收，檢驗后方可入庫。檢驗屬于合格品的入成品庫，否則入不合格品庫。解決方案北方光電考慮總部貿易類企業(yè)物料監(jiān)控的特殊性，建議采用“直接入庫”的接收路徑。在系統(tǒng)中進行一步操作，即可完成接收與入庫。對于物品質量的現(xiàn)場檢驗則在系統(tǒng)外進行。對于超量接收、提前或延遲交貨等，在

51、系統(tǒng)中定義容限為0，超出容限系統(tǒng)活動為“警告”。不允許替代接收，不允許無訂單接收。接收單采用流水編號。生產(chǎn)基地生產(chǎn)材料接收入庫前都需要進行檢驗，建議采用“標準接收”的接收路徑。即在系統(tǒng)中進行兩步動作：1) 接收，在系統(tǒng)中生成接收單2) 入庫，明確進入的子庫存，增加庫存數(shù)量與資產(chǎn)如果需要記錄檢驗情況，可以錄入檢驗的不合格品數(shù)量，記錄質量等級等。對于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為0，超出容限系統(tǒng)活動為“警告”。接收單據(jù)無需與采購訂單掛接，建議采用自動流水編碼。7.2 采購退貨業(yè)務需求北方光電貿易一部、貿易二部的采購退貨很少發(fā)生。采購部為光電部進行的采購退貨可能在入庫前或入庫后進行。即使出現(xiàn)