對于公司規(guī)范管理和風(fēng)險(xiǎn)防范

1、對于公司規(guī)范管理和風(fēng)險(xiǎn)防范，無疑應(yīng)當(dāng)是制度先行，沒有規(guī)矩不成方圓，如果管理靠經(jīng)驗(yàn)和感覺的話，將容易出現(xiàn)管理空白和與法律相背的情況，就容易產(chǎn)生法律風(fēng)險(xiǎn)。一般公司，員工手冊包括了公司行政、人事、財(cái)務(wù)、綜 合管理等基本制度，但各部門制度、不少操作性很強(qiáng)的SOP或保密性強(qiáng)的技術(shù)營銷規(guī)定或眾多表格單據(jù)更不會涉及， 面對這些，我們也存在一些問題，現(xiàn)簡要 分享如下：1、員工手冊需要規(guī)范。員工手冊是全體員工及時(shí)、隨時(shí)了解公司基本管理規(guī)定的很好途徑，但其 存在著不可能隨時(shí)印刷最新版本，而公司新制度和新規(guī)定可能每周每月都有頒布 的情況，二者相互補(bǔ)充就是公司和各部門及時(shí)將新規(guī)定新制度教育培訓(xùn)給員工， 就我們目前的員

2、工手冊來看，存在著以下幾個(gè)需要完善的方面。(1)內(nèi)容不全面：公司經(jīng)營理念、價(jià)值觀、口號、中長期目標(biāo)等未形成清晰文案，在員工手冊中目前是一大段文字闡述， 未進(jìn)行提煉；未有總經(jīng)理或高管 的倡議書；無客戶明確要求寫進(jìn)員工手冊的EICC相關(guān)內(nèi)容、財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定等。(2)版面可縮小：目前員工手冊為 A4紙一半大，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為版面過大， 可以再小一半。(3)獎勵(lì)不具體：在95至97條是規(guī)定的獎勵(lì)條款，寫得有些模糊、不具 體，操作性不強(qiáng)，沒羅列具體獎勵(lì)事例，無設(shè)置具體獎勵(lì)額度，需要細(xì)化。(4)懲罰扣工資：根據(jù)EICC要求，公司規(guī)章制度中不能有克扣員工工資的 條款，目前有“打卡違規(guī)扣50元、就餐第2次違規(guī)扣100元

3、等條款”，應(yīng)全面 修改相關(guān)內(nèi)容。(5)部分較隨意：有部分條款，是按照公司領(lǐng)導(dǎo)的意愿或經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行制定的，如：員工一年當(dāng)中有2次違紀(jì)現(xiàn)象就會被解除勞動合同。 這樣的規(guī)定是不是太過 于嚴(yán)厲？還有“員工偷盜是犯罪行為”的規(guī)定是不是太刺激員工的神經(jīng)了？(6)發(fā)放未簽名：員工手冊發(fā)放時(shí)需要員工本人及時(shí)簽收，但我們目前是 公司發(fā)給部門，部門再發(fā)給員工，而部門就沒有讓每個(gè)員工簽名，容易出現(xiàn)關(guān)鍵 時(shí)刻員工不認(rèn)帳的風(fēng)險(xiǎn)。(7)也有亮點(diǎn)處：我們在印刷員工手冊前，都會讓員工代表進(jìn)行審稿，指 出需要討論的地方并提出意見，將意見送公司領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)過反復(fù)審稿，最終形 成印刷稿，并將所有員工代表簽名同意的原件掃描，作為員工手冊

4、最后一頁附后。我們的員工手冊目前是118條38頁，相當(dāng)內(nèi)容是抄錄勞動合同法相 關(guān)條款，但存在一些需要完善的地方，我們目前正在修改員工手冊，準(zhǔn)備出 臺第二版。2、公司制度未成系統(tǒng)。員工手冊只是公司制度的一部分或基本管理規(guī)定，如果要形成系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)公司級、各部門級、各班組級管理制度需要自上而下形成體系并相互銜接，這幾個(gè)方面我們都需要完善，具體情況是這樣的：(1)公司級制度有缺失：我認(rèn)為，公司級制度是指能夠適用于所有員工的規(guī)定，一般包括員工手冊、ISO管理文件、勞動合同(保密協(xié)議等)、人力資源管理制度、行政 總務(wù)管理制度、財(cái)務(wù)報(bào)銷管理規(guī)定、6s管理等，目前ISO文件中各部門三階文件比較少、HR的招聘、

5、薪資、考核、員工關(guān)系管理等制度需要修改、行政的車輛管理 /食堂管理/安全管理等制度不完善。(2)部門級制度待完善：目前而言，公司各部門根據(jù)自己的工作需要制定了一些管理規(guī)定，并未按照ISO中文件與資料管理程序進(jìn)行嚴(yán)格管控，也未由某部門統(tǒng)一來規(guī)劃各部門制度的制定和完善，在實(shí)際工作中，存在著一些事情無章可循、無據(jù)可依的情況，只能請示領(lǐng)導(dǎo)來裁決，但裁決或開會后形成的決議又未及時(shí)回頭去修改或完善相關(guān)制度。我認(rèn)為，還是應(yīng)當(dāng)由公司各部門領(lǐng)導(dǎo)每年底對本部門的規(guī)章制度進(jìn)行梳理，并要求到文控中心進(jìn)行規(guī)范。(3)班組級規(guī)定需建立：公司各部門下屬班組的內(nèi)部管理，目前有一些自定的管理辦法或規(guī)則，但未進(jìn)行全面清理，存在著

6、按經(jīng)驗(yàn)辦事的情況，也存在著班組內(nèi)部成員對某一件事情看法不統(tǒng)一而沒有一致規(guī)定的時(shí)候。 我認(rèn)為，班組帶頭人就應(yīng)當(dāng)每個(gè)季度清理內(nèi)部管理規(guī)定，以規(guī)范班組管理，對于帶頭人能力不足的，部門或公司要進(jìn)行培訓(xùn)或換崗等措施。3、制度編制流程。由于制度編制涉及的內(nèi)容和部門比較多，我認(rèn)為應(yīng)當(dāng)按照項(xiàng)目制的管理來 進(jìn)行，否則極容易出現(xiàn)半途而廢或不了了之的情況，制度編制規(guī)劃如果不周詳， 就可能帶來制訂的制度不完善、沒有可操作性等，我認(rèn)為，每年底可以進(jìn)行如下 步驟來完善公司制度。(1)總經(jīng)辦牽頭：如此重大項(xiàng)目，應(yīng)由總經(jīng)理開會決定，陳述目前公司制度存在的問題，講明制度完善的重要性，以及對公司規(guī)范管理和長遠(yuǎn)發(fā)展的重大意義。(2

7、)收集制度目錄：由行政部和人力資源部牽頭，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司級制度目錄、各部門各班組負(fù)責(zé)各自的制度目錄，匯總后進(jìn)行討論和取舍，送公司領(lǐng)導(dǎo)審核，以決定哪 些制度需要重新制定、哪些需要修改、哪些保持等。(3)制定完善計(jì)劃：由總經(jīng)辦召集部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行相關(guān)制度制定或修改完善的工作計(jì)劃，包括制度名稱、規(guī)范編號、完成內(nèi)容、責(zé)任人、協(xié)助人、審稿人、完成時(shí)間、檢查人等，計(jì)劃由總經(jīng)理批準(zhǔn)，分發(fā)給各部門實(shí)施。(4)實(shí)施檢查提高：按照計(jì)劃表，總經(jīng)辦隨時(shí)跟催相關(guān)人員，如果不能按時(shí) 完成且沒有正當(dāng)原因或沒有承諾何時(shí)完成的，將按照公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，必要時(shí)上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。4、制度完善注意事項(xiàng)。公司要發(fā)展、政策在變化、

8、對手在提升、員工在變換、市場在改變，這一切都會導(dǎo)致公司相關(guān)管理制度不得不重新制定、修改和完善，我認(rèn)為，在這過程中，需要注意以下幾點(diǎn)。(1)及時(shí)性：能夠根據(jù)公司實(shí)際情況出臺相應(yīng)管理制度，以規(guī)范公司經(jīng)營或管理行為，以及時(shí)適應(yīng)市場、客戶或公司實(shí)際，這是及時(shí)減少浪費(fèi)和爭取最大贏利的必要手段，如果“錯(cuò)過這個(gè)村兒”，就會失去爭取客戶和較好管理員工這個(gè)“店兒”。所以，如果發(fā)現(xiàn)某些規(guī)定需要完善或不適合了，就要按照制度制訂和修改流程及時(shí)完善。(2)實(shí)用性：制度不在多么先進(jìn)、多么細(xì)致、多么完善，對具體的單位和具體情況而言，關(guān)鍵是制度能否有操作性、實(shí)用性，能否指導(dǎo)工作、規(guī)范管理。所以，在制訂過程中，就要充分聽取相關(guān)方的意見，必要時(shí)還需由員工代表審核和簽名，充分吸取原有規(guī)定在實(shí)施過程中遇到的問題，以及公司希望達(dá)到的目標(biāo)等。(3)點(diǎn)面結(jié)合：制度完善需要“平時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)完善”這些“點(diǎn)”與“年 底定期計(jì)劃梳理完善”這個(gè)“面”相結(jié)合，這樣才能保證在“點(diǎn)上”做到星羅棋布、凡事可依，在“面上”做到防漏補(bǔ)缺、全盤考慮，既做到部門班組制度的細(xì)致性，又做到公司制度 的統(tǒng)領(lǐng)性和全局性。(4)培訓(xùn)到位：不管任何制度的出臺，都需要對相關(guān)人員進(jìn)行教育、培訓(xùn)，或?qū)就獾钠渌麢C(jī)構(gòu)或客戶等進(jìn)行有據(jù)可查的告之， 只有這樣，才是符合國家相關(guān)要求和 規(guī)定的，否則，如果出現(xiàn)勞動或其他糾紛，容易無據(jù)可查，也容易在仲裁或訴訟中處于不利 位置