公文處理辦法

1、龍巖卷煙廠公文處理辦法第一章 總 則第一條 為進一步做好龍巖卷煙廠的公文處理工作，根據國家 煙草專賣局印發(fā)的 機關公文處理辦法（國煙辦 2001256 號），結 合我廠的實際，制定本辦法。第二條 龍巖卷煙廠公文（包括電報，下同） ，是本廠在行政管 理、組織生產經營過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書， 是 依法行政和進行公務活動的重要工具。第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷） 、歸檔等 一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做 到及時、準確、安全。第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有 關規(guī)定，確保國家秘密的安全。第

2、六條 龍巖卷煙廠各部門、多經各公司負責人應當高度重視 公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本單位（部門）公文處理工 作的領導和檢查。第七條 龍巖卷煙廠辦公室是公文處理的管理機構，主管公文 處理工作并指導下級機關的公文處理工作。第八條 各部門、 多經各公司應當明確專人負責公文處理工作。第二章 公 文 種 類第九條 龍巖卷煙廠的公文種類主要有：（一）命令（令） 適用于依照有關法律和國務院的行政法規(guī)、決定、命令，發(fā)布 經國家煙草專賣局或福建省人民政府審議并授權發(fā)布的規(guī)章， 宣布施 行重大強制性行政措施，嘉獎有關單位及人員。（二）決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎勵有關單位及人 員，變更或者

3、撤銷下級機關不適當的決定事項。（三）公告適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。（四）通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。（五）通知適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的 公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項， 任免人員。（六）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。（七）議案適用于按照法律程序或者受福建省人民政府委托向福建省人民 代表大會或省人大常委會提請審議的事項。（八）報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。（九）請示適用于向上級機關請求指示、批準。（十）批復適用于答復下級機關的請示事項。（十一）意見適

4、用于對重要問題提出見解和處理辦法?！耙庖姟笨梢杂糜谏闲?文、下行文和平行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦 理。上級機關應當對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答復。作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關應遵照執(zhí)行； 無明確要求的，下級機關可參照執(zhí)行。作為平行文，提出的意見供對（十二）函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批 準和答復審批事項?！昂弊鳛橹饕姆N之一，與其他主要文種同樣 具有由制發(fā)機關權限決定的法定效力?！昂男问健笔侵腹母袷街?區(qū)別于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文應注意選 擇使用與行文方向一致、與公文內容相符的文種。（十

5、三）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項?！懊睢?、“決定”和“通報”三個文種用于獎勵時，應當依據 法律的規(guī)定和職權，根據獎勵的性質、種類、級別、公示范圍等具體 情況，選擇使用相應的文種。第三章公文格式第十條 公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機 關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成 文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送（報）機關、印發(fā)機關、 印發(fā)日期、印刷份數和錄入、校對人等部分組成。龍巖卷煙廠發(fā)文包 括“中共龍巖卷煙廠委員會文件”、“龍巖卷煙廠文件”、“龍巖卷煙廠 辦公室文件”。多經各公司可參照本文件格 式，自行設計本單位的文頭。公文分為上行文、平

6、行文和下行文三種 格式。（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限。 其中“絕 密”、“機密”級公文還應當標明份數序號；涉及國家秘密的公文如有 具體保密期限應當明確標法，否則按照國家秘密保密期限的規(guī)定（國家保密局 1990 年第 2 號令）第九條執(zhí)行，即“凡未標明或者未 通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項三十年、 機密級事項二十年、秘密級事項十年認定。 ”（二）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急” 、“急件”。 其中電報應當分別標明“特提” 、“特急”、“加急”、“平急”。（三）發(fā)文機關標識應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱； 單位之間聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。與同

7、級或相應的黨政機關、 軍隊機關、人民團體聯(lián)合行文，按照黨、政、軍、群的順序排列。（四）發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號。單位之間聯(lián) 合行文，只標明主辦單位的發(fā)文字號； 與其他單位聯(lián)合行文原則上應 使用排列在前單位的發(fā)文字號， 也可以協(xié)商確定， 但只能標注一個單 位的發(fā)文字號。凡以中共龍巖卷煙廠委員會、龍巖卷煙廠名義的發(fā)文，均由辦 公室統(tǒng)一編號。其編號辦法另行通知。（五）上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中， “請示”應 當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公 文種類，一般應當標明發(fā)文機關。公文標題中除了法規(guī)、規(guī)章名稱加 書名號外，一般不用

8、標點符號。（七）主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī) 范化簡稱、統(tǒng)稱。（八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。（九）公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加 蓋印章。單位聯(lián)合上報的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公 文，發(fā)文單位都應當加蓋印章。（十）成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽 發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項） ，應當加括號標 注?！案阶ⅰ钡奈恢迷诔晌娜掌诤陀≌轮拢嬗浿?。（十二）公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關的要求標 注主題詞。（十三）抄送（報）機關指除主送機關外的需要執(zhí)行或

9、知曉公 文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十四）文字從左至右橫寫、橫排。第十一條 公文中各組成部分的標識規(guī)則，參照國家行政機 關公文格式國家標準執(zhí)行。第十二條 公文用紙采用國際標準 A4型（210mm X297mm ）, 左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。第四章 行 文 規(guī) 則第十三條 行文應當確有必要，注重效用。第十四條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得 越級請示和報告。第十五條 龍巖卷煙廠可以與龍巖市人民政府各局（辦） ，同級 黨組織和軍隊機關， 同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行 文，但除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一

10、般 不得向上述單位正式行文。本廠內設機構除辦公室外不得對外正式行文，即：不得向本廠 外的其他機關（包括本系統(tǒng)）制發(fā)政策性和規(guī)范性文件，與相應的其 他機關進行工作聯(lián)系確需行文時，只能以函的形式行文。第十六條 聯(lián)合行文應當明確主辦單位。向下級機關的重要行 文，應當同時抄報直接上級機關。第十七條 各職能部門之間對有關問題未經協(xié)商一致，不得各 自行文。如擅自行文，應當責令糾正或撤銷。第十八條“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送（報）形式，但不得抄送其下級 機關?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。第十九條 除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以單位名義向上級機關負責人報

11、送“請示”、“意見”和“報告”。第二十條 受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送 機關和抄報機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文， 必要時應 當抄送其另一上級機關。第二一條 在報刊上發(fā)布及張貼的行政規(guī)章和公告的事項， 應當視為正式文件，依照執(zhí)行，可不再發(fā)文。同時，由發(fā)文機關印制 少量文本，供存檔備查。第五章發(fā)文辦理第二十二條 發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、 簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。第二十三條草擬公文應當做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政 策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，

12、直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應當根據行文目的、發(fā)文機關的職權和與主 送機關的行文關系確定。（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要 確定緊急程度。（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題， 后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、 月、日。（六）結構層次序數，第一層為“一、 ”，第二層為“（一）”，第 三層為“ 1.”，第四層為“（1）”。（七）應當使用國家法定計量單位。（八）文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使 用國際組織外文名稱或其縮寫形式， 應當在第一次出現時注明準確的 中文譯名。（九）公文中的

13、數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、 詞組、慣用語、 縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使 用漢字外，應當使用阿拉伯數字。第二十四條 擬制公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項， 主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見并會簽后方可行 文；如有分歧， 主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調，仍不能取得一 致時，主辦部門可以列明各方理據，提出建議性意見，并與有關部門 會簽后報請廠領導協(xié)調或裁定。第二十五條 擬制公文，應根據新聞報道和網絡發(fā)布信息管 理規(guī)定（國煙辦 2001141 號），在發(fā)文稿紙首頁附注位置標明“此 件可上網”或“此件不上網”字樣。第二十六條 公文送負責人簽發(fā)前，應當

14、由辦公室進行審核。 審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī) 則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。第二十七條 以本廠名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主 持工作的負責人簽發(fā)； 以本廠名義制發(fā)的下行文或平行文， 由主要負 責人或者分管領導簽發(fā)。第二十八條 公文正式印制前，辦公室應當進行復核，重點是： 審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。第二十九條 凡以本廠及辦公室名義的發(fā)文，均由文印室統(tǒng)一 安排打印。各部門、多經各公司的發(fā)文，原則上由本 部門或單位自行打字，由文印室協(xié)助排版印制。第六章

15、收文辦理第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登 記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第三一條 凡收到符合本辦法規(guī)定的公文，均應由辦公室主 任（副主任）在收文的當日批注擬辦意見，并送有關領導或部門。上 級機關下發(fā)或交辦的公文，應送廠領導批示后辦理；緊急、重大、特 殊事件的文件應直接報廠領導。第三十二條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得 延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時 予以說明。對不屬于本部門或單位職權范圍或者不宜由本部門或單位 辦理的，應當及時返回交辦的辦公室并說明理由。第三十三條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦 部門應當主動

16、與有關部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出 面協(xié)調，如仍不能取得一致，可以報請廠領導協(xié)調或裁定。第三十四條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當 明確簽署意見、姓名、和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有 請示事項的，圈閱表示已閱知。第三十五條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文，辦公 室文秘人員要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦, 一般公文定期催辦。第三十六條 機關各部門、多經各公司向廠領導請示報告事項 （指書面文件），應當由辦公室文秘人員呈送，各部門一般不直接送交廠領導第七章 公文歸檔第三十七條 公文辦理完畢后，應當根據中華人民共和國檔 案法和其他有關規(guī)定，

17、及時整理（立卷） 、歸檔。各部門、直屬單 位應將本部門或單位當年形成的應當歸檔的文件材料收集齊全， 于次 年 2 月底以前連同文件目錄清單一并交檔案室整理（立卷） 、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。第三十八條 歸檔范圍的公文，應當根據其相互聯(lián)系、特征和 保存價值等整理（立卷） ，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反 映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。第三十九條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關整理（立卷） 歸檔，其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。本廠負責人兼任其他單位職務，在履行所兼職務職責過程中形 成的公文，由其兼職機關整理（立卷）歸檔。第四十條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限

18、，按照有關規(guī) 定定期向檔案部門移交。第四十一條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡 材料必須符合存檔要求。第八章 公文管理第四十二條 公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷 毀。第四十三條 辦公室應當建立健全本機關公文處理的有關制 度。第四十四條 上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以 外，如需翻印 （復?。┺D發(fā)，須經廠領導或辦公室主任批準。 翻印時， 應當注明翻印的機關、日期、份數和印發(fā)范圍。密碼電報不得翻印、 復制，不得密電明復、明電密電混用。第四十五條 公開發(fā)布行政機關公文，必須經發(fā)文機關批準。 經批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。第四十六條 公文復印作為正式公文使用時，應當加蓋復印機 關證明章。第四十七條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止, 視作自廢止之日起不產生效力。第四十八條不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦 公室負責人批準，可以銷毀。第四十九條 銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監(jiān)銷， 保證