OA系統(tǒng)的基本知識和操作方法

1、OA系統(tǒng)的根本知識和操作方法 一 來源：點(diǎn)擊數(shù)：240目前,總公司辦公自動化OA系統(tǒng)已經(jīng)上線運(yùn)行.實(shí)現(xiàn)辦公自動化是對傳 統(tǒng)辦公模式的一種變革,為更好地發(fā)揮系統(tǒng)的作用,提升辦公自動化水平,便于 操作者學(xué)習(xí)OA系統(tǒng)、掌握OA系統(tǒng),從今天開始,本報開辟?辦公自動化知識 和使用技巧?專欄,陸續(xù)刊發(fā)OA系統(tǒng)的根本知識和操作方法,為廣闊OA系統(tǒng) 用戶效勞.編者1、起草節(jié)點(diǎn)為起草 總公司發(fā)文的人；一般起草后送部門領(lǐng)導(dǎo)核稿,核稿后 送蓋章環(huán)節(jié)蓋本部門電子印章；蓋章后需要會知相關(guān)部門的送相關(guān)部門處理,沒 有會知的送總公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；2、核稿節(jié)點(diǎn)一般為本部門領(lǐng)導(dǎo),核稿后假設(shè)有需要修改的可以直接修改,也可 以送起草人

2、修改；不需要修改的在審批單核稿處蓋個人圖章或簽名,然后返回起 草人；3、蓋章節(jié)點(diǎn)一般為本部門文書,治理公章的人,假設(shè)總公司發(fā)文通過本部門領(lǐng) 導(dǎo)核稿,并已加蓋個人蓋章或簽名；那么蓋本部門電子印章；假設(shè)所收到總公司發(fā)文 不符合蓋章條件,可以返回給起草人做相應(yīng)修改；重新核稿；4、會知部門節(jié)點(diǎn)是總公司發(fā)文中需要會知的相關(guān)部門,相關(guān)部門辦公室收到 該文,應(yīng)送部門領(lǐng)導(dǎo),由部門領(lǐng)導(dǎo)給出會簽意見；5、會知部門領(lǐng)導(dǎo)節(jié)點(diǎn)可以直接寫出會簽意見,也可以指定某處室來辦理,最 終寫出會簽意見；6、處室文書節(jié)點(diǎn)假設(shè)收到總公司發(fā)文,那么根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)意見,送處室領(lǐng)導(dǎo)；7、會知處室領(lǐng)導(dǎo)節(jié)點(diǎn)一般為處級領(lǐng)導(dǎo),收到該文可以寫出本處室意

3、見,也可 以指定辦理人辦理；8、處理人節(jié)點(diǎn)根據(jù)處室領(lǐng)導(dǎo)意見,進(jìn)行辦理；辦理后返回給處室文書；9、總公司領(lǐng)導(dǎo)秘書節(jié)點(diǎn)收到總公司發(fā)文后,把正文轉(zhuǎn)成領(lǐng)導(dǎo)批示后送給總公 司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；假設(shè)發(fā)現(xiàn)起草人送文送錯了,可以送其他領(lǐng)導(dǎo)秘書,也可以直接返回 給起草人；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后送總公司文書編號；10、簽發(fā)節(jié)點(diǎn)為總公司領(lǐng)導(dǎo),同意簽發(fā)那么在表單上手寫簽發(fā)意見；假設(shè)不同意, 那么寫不同意意見,或直接返回給秘書；也可以在正文中進(jìn)行批閱；11、編號節(jié)點(diǎn),收到該文,假設(shè)屬于上行文并得到總公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),那么編文號；12、套紅節(jié)點(diǎn)收到該文,對該文進(jìn)行正文排版、套紅；13、校節(jié)點(diǎn)收到該文,對該文進(jìn)行校對；14、用印節(jié)點(diǎn),收到該文假設(shè)

4、滿足蓋章條件那么在正文蓋總公司電子印章；假設(shè)該 文格式,排版有問題可返回套紅步驟進(jìn)行修改；15、分發(fā)節(jié)點(diǎn)是總公司發(fā)文審批過程結(jié)束后,返回給起草人,由起草人分發(fā) 該文,送相關(guān)單位傳閱；16、傳閱節(jié)點(diǎn)是需要相關(guān)單位來閱讀、執(zhí)行該文容的情況；17、結(jié)束流程結(jié)束標(biāo)志；待續(xù)總公司發(fā)文流程1 1 I/我總雜詞*tZ|OJ. . .Tl jfj 3 加 M* Q4M1W】1 *社/, Iv n/I育始用門1t *r A,1 1 hJQ,1 JM11隹* miLZ, 1J,二I -1,1 r江口水電廠OA的操作方法瀏覽文件翻開我廠主頁,點(diǎn)擊“辦公系統(tǒng)進(jìn)入系統(tǒng)登錄界面,要求輸入相應(yīng)的瀏覽文件的“用戶名和“密碼,

5、例如：“用戶名aqkl,密碼aqkl,確定,進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽文件界面.在用戶資料欄目中,點(diǎn)擊“修改密碼,出現(xiàn)修改用戶密碼 框,重新輸入新的密碼 確定,登錄密碼就已修改完成.在“前 臺文件查詢中,可查詢所要瀏覽的文件,選擇文件欄目,輸入 文件標(biāo)題或關(guān)鍵字,點(diǎn)擊“搜索,就能搜索到所要瀏覽的文件.在“前臺文件治理欄目中,可點(diǎn)擊“本廠文件或其他欄目, 出現(xiàn)本部門所有已簽收的文件列表,點(diǎn)擊文件標(biāo)題,可瀏覽文件 容.在右邊頁面中,也可直接點(diǎn)擊各欄目中的文件標(biāo)題瀏覽文件, 點(diǎn)擊各欄目旁邊的更多顯示文件列表, 瀏覽文件.登錄時的用戶 名和密碼格式,例如：用戶名 aqkl,密碼 aqkl.簽收文件瀏覽文件、簽收文件

6、翻開我廠主頁,點(diǎn)擊“辦公系統(tǒng)進(jìn)入系統(tǒng)登錄界面,要求輸 入相應(yīng)的簽收文件的用戶名和密碼,例如：“用戶名aqk,密碼lhj,確定,進(jìn)入系統(tǒng)簽收文件界面.在用戶資料欄目中,點(diǎn)擊“修 改密碼,出現(xiàn)修改用戶密碼框,重新輸入新的密碼確定,登錄密 碼就已修改完成.在“前臺文件查詢中,可查詢所要瀏覽的文件, 選擇文件欄目,輸入文件標(biāo)題或關(guān)鍵字,點(diǎn)擊“搜索,就能搜索 到所要瀏覽的文件.在“前臺文件操作中,有簽收文件和簽閱文 件,本權(quán)限無簽閱功能.點(diǎn)擊“簽收文件,出現(xiàn)本部門所有還沒 有簽收的文件列表,點(diǎn)擊文件標(biāo)題進(jìn)行文件閱讀,并在最后點(diǎn)擊簽 收實(shí)現(xiàn)文件簽收.在“前臺文件治理中,點(diǎn)擊各文件欄目,出現(xiàn) 本部門所有簽收

7、過的文件,可瀏覽文件,點(diǎn)擊“閱辦單,可查閱 所有要簽收文件的部門以及領(lǐng)導(dǎo)對文件的批示.在右邊頁面中,也可直接點(diǎn)擊各欄目中的文件標(biāo)題瀏覽文件, 點(diǎn)擊各欄目旁邊的更多 顯示文件列表,瀏覽文件.登錄時的用戶名和密碼格式,例如：用戶名aqk,密碼lhj.用戶名和密碼由相關(guān)的負(fù)責(zé)人保管添加文件瀏覽文件、添加文件翻開我廠主頁,點(diǎn)擊“辦公系統(tǒng)進(jìn)入系統(tǒng)登錄界面,要求輸入相應(yīng)的添加文件的用戶名和密碼,例如：“用戶名aqk,密碼aqk,確定,進(jìn)入系統(tǒng)添加文件界面.在用戶資料欄目中,點(diǎn)擊“修改密碼,出現(xiàn)修改用戶密碼框,重新輸入新的密碼確定,登 錄密碼就已修改完成.在“前臺文件查詢中,可查詢所要瀏覽的 文件,選擇文件

8、欄目,輸入文件標(biāo)題或關(guān)鍵字,點(diǎn)擊“搜索,就 能搜索到所要瀏覽的文件.在“前臺文件治理欄目中,可點(diǎn)擊“我 廠部行文或其他欄目,出現(xiàn)本部門所有已簽收的文件列表, 點(diǎn)擊 文件標(biāo)題,可瀏覽文件容.在“后臺文件治理中,點(diǎn)擊“添加文 件,進(jìn)入添加文件界面,如果文件帶有“附件的文件,首先應(yīng) 上傳附件；點(diǎn)擊“立即上傳,出現(xiàn)文件上傳界面,設(shè)定上傳附件 個數(shù)后,點(diǎn)擊“瀏覽找到附件存放目錄,選中附件翻開即可“點(diǎn) 擊上傳,附件上傳完成,點(diǎn)擊“返回到添加文件頁面.在“公 文欄目類型和“發(fā)文機(jī)關(guān)類型中,應(yīng)根據(jù)文件題頭選擇相應(yīng)的 公文欄目類型和發(fā)文機(jī)關(guān)類型 文件為通知類型時,應(yīng)選擇其他公 文和其他發(fā)文機(jī)關(guān).“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識文

9、本框不填,在發(fā)文字號 中,應(yīng)根據(jù)文件格式要求輸入文件公文字號.在“文件標(biāo)題中,輸入文件標(biāo)題,如果標(biāo)題過長必須在適當(dāng)?shù)淖盅鄢龌剀嚀Q行. 在“文 件容中,輸入文件正文容或翻開原文件,進(jìn)行復(fù)制、粘貼容, 必須進(jìn)行簡單的文檔排版,首行縮進(jìn)兩字,我廠與我廠分開.在“簽 收文件、簽閱文件、簽批領(lǐng)導(dǎo)欄目中,應(yīng)注意簽收部門的選擇,如果公文欄目類型中選擇的是“局載公文、上級來文、領(lǐng)導(dǎo)講話 的文件,只要在“簽批領(lǐng)導(dǎo)的選項(xiàng)中選擇一位領(lǐng)導(dǎo)簽批就行,除此之外,那么由信息員根據(jù)文件的容要求選擇的“簽閱領(lǐng)導(dǎo)和“簽 收部門,在“簽批領(lǐng)導(dǎo)的選項(xiàng)中就無須選擇了.在是“否為通知選項(xiàng)中,該文件是否為通知類型,是,請選擇,并要求在“公

10、 文欄目類型和“發(fā)文機(jī)關(guān)類型中選擇其他公文和其他發(fā)文機(jī)關(guān)文件標(biāo)題將在主頁通知欄目中進(jìn)行提示.如果提交的公文出現(xiàn)錯誤或不對時,點(diǎn)擊我“添加的文件,出現(xiàn)本部門添加的所有文 件列表,選擇修改,對相應(yīng)文件進(jìn)行修改,操作方法與以上方法相 同.刪除文件時要特別注意,不得輕易刪除,信息員負(fù)有相當(dāng)大的 治理責(zé)任.在右邊頁面中,也可直接點(diǎn)擊各欄目中的文件標(biāo)題瀏覽 文件,點(diǎn)擊各欄目旁邊的更多顯示文件列表,瀏覽文件.登錄時的用戶名和密碼格式,例如：用戶名 aqk,密碼aqko 用戶名和密 碼由相應(yīng)部門的信息員負(fù)責(zé)保管領(lǐng)導(dǎo)的文件簽批、簽閱可瀏覽、簽批、簽閱文件翻開我廠主頁,點(diǎn)擊“辦公系統(tǒng)進(jìn)入系統(tǒng)登錄界面,要求輸 入相

11、應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)簽批文件的用戶名和密碼,例如：“用戶名aqk,密碼aqk,確定,進(jìn)入系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)簽批文件界面. 在“用戶資料欄目 中,點(diǎn)擊“修改密碼,出現(xiàn)修改用戶密碼框,重新輸入新的密碼 確定,登錄密碼就已修改完成.在“前臺文件查詢中,可查詢所要瀏覽的文件,選擇文件欄目,輸入文件標(biāo)題或關(guān)鍵字,點(diǎn)擊搜索, 就能搜索到所要瀏覽的文件.在“前臺文件操作中,有“簽收文 件和“簽閱文件功能,點(diǎn)擊“簽收文件,出現(xiàn)所有還沒有簽 批的文件列表,點(diǎn)擊文件標(biāo)題進(jìn)行文件閱讀,并在最后點(diǎn)擊“簽批, 出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)簽批文件框,在領(lǐng)導(dǎo)簽批輸入框中,可輸入領(lǐng)導(dǎo)對該文件 的批示容以及要求經(jīng)辦的部門； 在閱批領(lǐng)導(dǎo)中,還可以選擇其他領(lǐng) 導(dǎo)閱批；在簽收部門中可選擇對該文件所要簽收的部門,然后點(diǎn)擊“確定,文件簽批完成.如果文件現(xiàn)在簽批錯誤或其他原因簽批不對,可在“前臺文件治理中,文件所在相應(yīng)欄目中找到該文 件,點(diǎn)擊“重批,進(jìn)行重新簽批.點(diǎn)擊“簽閱文件,出現(xiàn)所 有還沒有簽閱的文件列表,點(diǎn)擊文件標(biāo)題,翻開文件進(jìn)行閱讀,點(diǎn)擊簽閱實(shí)現(xiàn)文件簽閱.在“前臺文件治理欄目中,可