降低物流車輛月度油耗預(yù)算編制的偏差

1、降低物流車輛月度油耗預(yù)算編制的偏差瑞安煙草“精算盤”QC小組按照煙草行業(yè)全面預(yù)算管理的要求，瑞安分公司車隊根據(jù)物流車輛運行需要，每月測算物流車輛油耗，并將現(xiàn)金流量預(yù)算上報至財務(wù)科，財務(wù)科據(jù)此編制現(xiàn)金流量表。然而，通過對2013年1-12月份，瑞安分公司物流車輛月度油耗的預(yù)算執(zhí)行率進(jìn)行測算，偏差率高達(dá)30%左右。瑞安煙草結(jié)合自身實際，經(jīng)過幾個月的努力，制定了物流車輛月度油耗預(yù)算編制的測算方法，增加了對物流車輛油耗費用管理的精確度，加強了對物流車輛油耗費用管理的管控力度。一、前言 二、小組概況小組活動計劃表如下：三、選擇課題按照煙草行業(yè)全面預(yù)算管理的要求，瑞安分公司車隊根據(jù)物流車輛運行需要，每月測

2、算物流車輛油耗，并將現(xiàn)金流量預(yù)算上報至財務(wù)科公司要求現(xiàn) 狀降低物流車輛月度油耗預(yù)算編制的偏差率 選定課題結(jié)論：小組統(tǒng)計了2013年物流車輛月度油耗預(yù)算編制平均偏差率為27.12%偏差率遠(yuǎn)超縣級局（分公司）工作業(yè)績考核辦法的相關(guān)要求，并對全局全年度預(yù)算執(zhí)行準(zhǔn)確率產(chǎn)生重要影響。四、設(shè)定目標(biāo)（一）設(shè)定目標(biāo)目標(biāo)：根據(jù)浙江省溫州市煙草專賣局 浙江省煙草公司溫州市公司關(guān)于印發(fā)2014年度溫州煙草系統(tǒng)縣級局（分公司）工作業(yè)績考核辦法的通知（溫?zé)熎舐?lián)2014137號）和全面預(yù)算文件的相關(guān)要求，小組設(shè)定活動目標(biāo)：將物流車輛月度油耗預(yù)算編制偏差率降至8%以下。表4.1溫?zé)熎舐?lián)2014137號文件部分附表截圖圖4.

3、1物流車輛油耗偏差率降低目標(biāo)示意圖（二）目標(biāo)可行性分析1、小組成員對2013年全年的預(yù)算與執(zhí)行數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計。表4.2 物流車輛2013年油耗預(yù)算偏差率統(tǒng)計表2013年物流車輛月度油耗預(yù)算編制平均偏差率為27.12%。2、小組成員對發(fā)生偏差的原因進(jìn)行調(diào)查。表4.3油耗預(yù)算執(zhí)行偏差原因分析表 圖4.2油耗預(yù)算執(zhí)行偏差原因分布圖小組認(rèn)為：“基于歷史數(shù)據(jù)的整體估算”不準(zhǔn)確和“基于假期安排的預(yù)算微調(diào)”不準(zhǔn)確為主要癥結(jié)。3、小組成員對發(fā)生偏差的原因進(jìn)行統(tǒng)計和分析。小組認(rèn)為可以解決“基于歷史數(shù)據(jù)的整體估算”和“基于假期安排的預(yù)算微調(diào)” 兩個癥結(jié)的80%。則可計算預(yù)算執(zhí)行偏差率為：=7.49%<8%目標(biāo)

4、可行性分析結(jié)論：目標(biāo)可行！五、原因分析從現(xiàn)狀調(diào)查中發(fā)現(xiàn)是“基于歷史數(shù)據(jù)的整體估算”和“基于假期安排的預(yù)算微調(diào)”兩個癥結(jié)影響了整個物流車輛預(yù)算編制執(zhí)行的偏差，那么QC小組成員就從這兩個因素入手進(jìn)行全面分析，用樹形圖進(jìn)行整理見如下：圖5.1 原因樹狀分析圖（一）圖5.2 原因樹狀分析圖（二）匯總后如下：表5.1 末端原因匯總表原因分析結(jié)果：共確定了引起物流車輛月度油耗預(yù)算編制偏差率過高的7個末端因素。六、確定主要原因（一）要因確認(rèn)一：油價浮動圖6.1 溫州地區(qū)93號汽油2014年油價走勢圖結(jié)論：油價浮動對預(yù)算執(zhí)行有一定影響，但其具有不可預(yù)測性，屬于不可抗拒因素。確認(rèn)為非要因。（二）要因確認(rèn)二：油耗

5、計算時間節(jié)點不統(tǒng)一確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：機(jī)動車輛日常管理實施細(xì)則要求每月實際結(jié)算間隔天數(shù)與正常結(jié)算間隔天數(shù)相差不超過2天，即小于8%的偏差率。確認(rèn)方式：現(xiàn)場調(diào)查。確 認(rèn) 人：曹秉文。表6.1 2013年度燃油費結(jié)算時間表 圖6.2 2013年燃油費用結(jié)算間隔折線圖結(jié)論：燃油費用結(jié)算間隔天數(shù)與正常結(jié)算間隔天數(shù)相差較大，缺少穩(wěn)定的結(jié)算機(jī)制。有7個月度結(jié)算日天數(shù)偏差比例超過8%，部分月度超過40%。確認(rèn)為要因。（三）要因確認(rèn)三：手工計算出錯確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：手工計算無出錯。確認(rèn)方式：現(xiàn)場調(diào)查。確 認(rèn) 人：楊威。調(diào)查：小組成員完整梳理了“現(xiàn)金流預(yù)算上報流程”和“實際發(fā)生金額計算流程”，并對每一環(huán)節(jié)進(jìn)行檢驗。圖6.3 現(xiàn)金

6、流預(yù)算上報及油耗結(jié)算流程圖結(jié)論：現(xiàn)金流預(yù)算上報和實際發(fā)生金額計算兩個流程中都有多個驗算審核確認(rèn)環(huán)節(jié)，出錯概率低，且實際操作中并未出現(xiàn)因手工計算出錯導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行計算出現(xiàn)偏差的情況。確認(rèn)為非要因。（四）要因確認(rèn)四：未考慮各車百公里油耗不同確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：瑞安市煙草專賣局（分公司）機(jī)動車輛日常管理實施細(xì)則要求車輛燃油按實際使用情況進(jìn)行領(lǐng)用，燃油使用與車輛百公里油耗成正比增長。確認(rèn)方式：現(xiàn)場調(diào)查。確 認(rèn) 人：楊佳。調(diào)查：由于物流車輛在使用過程中，包括型號、排量、物流線路、物流載貨量等差異的存在，不同物流車輛車況不同，因此油耗也不同。小組調(diào)查了原有油耗預(yù)算金額的計算方式，公式如下：公式6.1 原油耗預(yù)算金額計

7、算公式原油耗預(yù)算金額在計算時默認(rèn)所有車輛油耗為一個統(tǒng)一的平均值。表6.2 2014年1季度各物流車輛百公里油耗記錄表結(jié)論：通過調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)不同物流車輛的百公里油耗相差較大，最高油耗達(dá)到了最低油耗的2.53倍，遠(yuǎn)高于8%偏差率，油耗計算方式與各車百公里油耗脫鉤。確認(rèn)為要因。（五）要因確認(rèn)五：未考慮各車配送任務(wù)量不同確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：機(jī)動車輛日常管理實施細(xì)則要求車輛燃油按實際使用情況進(jìn)行領(lǐng)用，油耗與行駛里程正比增長。確認(rèn)方式：現(xiàn)場調(diào)查。確 認(rèn) 人：曹秉文。調(diào)查：由于不同線路所屬區(qū)域不同，客戶數(shù)量和分布不同，不同物流車輛在使用過程中行駛里程數(shù)也不同。小組調(diào)查了原有油耗預(yù)算金額的計算方式，公式如下：公式6.2

8、 原油耗預(yù)算金額計算公式原油耗預(yù)算金額在計算時默認(rèn)所有車輛油耗為一個統(tǒng)一的平均值。表6.3 2014年1季度各物流車輛行駛里程記錄表結(jié)論：通過調(diào)查小組成員發(fā)現(xiàn)，不同物流車輛的行駛里程數(shù)相差較大，里程數(shù)最多的車輛行駛里程達(dá)到了最少車輛的6.15倍，遠(yuǎn)高于8%的偏差率，油耗計算方式與各車行駛公里數(shù)脫鉤。確認(rèn)為要因。（六）要因確認(rèn)六：未根據(jù)法定節(jié)假日調(diào)整工作日天數(shù)確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：機(jī)動車輛日常管理實施細(xì)則要求車輛燃油按實際使用情況進(jìn)行領(lǐng)用，油耗與工作日天數(shù)、物流周期數(shù)正比增長。確認(rèn)方式：現(xiàn)場調(diào)查。確 認(rèn) 人：曹秉文。調(diào)查：由于存在節(jié)假日和雙休日，每個自然月的實際工作日天數(shù)并不相同，小組成員對2013年全年各

9、月的實際工作日天數(shù)和現(xiàn)金流預(yù)算編制進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、分析和計算，得到如下結(jié)果：表6.4 2013年各月油耗預(yù)算與工作日關(guān)系分析表圖6.4 2013年油耗預(yù)算與工作日天數(shù)關(guān)系圖圖6.5 2013年各月單周期油耗柱狀圖結(jié)論：從調(diào)查表和折線圖中我們可以看到2013年度物流車輛月度油耗預(yù)算編制金額并未隨著扣除節(jié)假日之后當(dāng)月工作日天數(shù)的變化而進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。同時，單物流周期物流車輛油耗差距較大，最高周期油耗達(dá)到了最低周期油耗的2.29倍，油耗與工作日天數(shù)、物流周期數(shù)非正比增長。確認(rèn)為要因。（七）要因確認(rèn)七：未根據(jù)培訓(xùn)期調(diào)整工作日天數(shù)確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)：機(jī)動車輛日常管理實施細(xì)則要求車輛燃油按實際使用情況進(jìn)行領(lǐng)用，油耗與工

10、作日天數(shù)、物流周期數(shù)正比增長。確認(rèn)方式：現(xiàn)場調(diào)查。確 認(rèn) 人：楊佳、曹秉文。調(diào)查：2013年物流部門集體培訓(xùn)期僅發(fā)生在12月份。小組成員對2013年12月計算培訓(xùn)期前后的相關(guān)指標(biāo)進(jìn)行分析和計算，得到如下結(jié)果： 圖6.6 2013年油耗預(yù)算與培訓(xùn)期關(guān)系圖 表6.5培訓(xùn)期對油耗影響分析表結(jié)論：從調(diào)查表和折線圖中我們可以看到2013年度物流車輛月度油耗預(yù)算編制金額并未隨著扣除節(jié)假日和培訓(xùn)期后當(dāng)月工作日天數(shù)的變化而進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。從2013年2月工作日天數(shù)調(diào)整前后油耗來看，基于培訓(xùn)期的調(diào)整影響了培訓(xùn)期當(dāng)月的油耗測算，影響比例達(dá)到29.59%，遠(yuǎn)高于8%的油耗預(yù)算編制偏差率的設(shè)定目標(biāo)。油耗與工作日天數(shù)、物

11、流周期數(shù)非正比增長。確認(rèn)為要因。（八）要因確認(rèn)結(jié)果匯總表6.6 要因分析結(jié)果匯總表七、制定對策表（一）方案選擇表7.1 方案選擇分析表（二）制定對策針對確定的五個要因，我們根據(jù)5W1H原則制定了對策表（在對策表中，針對每一個對策我們都明確了具體的量化目標(biāo)），并根據(jù)對策表的相關(guān)要求進(jìn)行實施。表7.2 對策制定表八、對策實施實施一：規(guī)范油耗結(jié)算時間。2014年7月起，小組經(jīng)與車隊協(xié)商，補充修改了瑞安市煙草專賣局（分公司） 機(jī)動車輛日常管理實施細(xì)則，確定將燃油費用結(jié)算固定在每月20日（± 2工作日）進(jìn)行，穩(wěn)定結(jié)算周期，便于費用執(zhí)行的結(jié)算和統(tǒng)計。確認(rèn)一：表8.1 2014年下半年燃油費結(jié)算時

12、間表 圖8.1 燃油費結(jié)算間隔時間折線圖2014年下半年燃油費用結(jié)算間隔天數(shù)與正常間隔天數(shù)基本相符，小目標(biāo)完成。實施二：確定單車油耗，形成單車百公里油耗記錄表。2014年6月小組在整理2014年2月至2014年5月車輛行駛里程和油費記錄后，實際參與6月至9月份的油耗測量，形成了一份涵蓋所有物流車輛的單車百公里油耗記錄表。確認(rèn)二： 表8.2各物流車輛百公里油耗記錄表單車百公里油耗記錄表完成，小目標(biāo)完成。實施三：確定單車單物流周期行駛里程，形成單物流周期內(nèi)單車行駛里程表。2014年6月30日晚下班后，小組記錄所有物流車輛行駛里程數(shù)，再根據(jù)4月1日車隊上報的里程數(shù)記錄表，此期間為完整的13個物流周期

13、，計算形成單物流周期內(nèi)單車行駛里程表。確認(rèn)三： 表8.3 各物流車輛單周期行駛里程數(shù)記錄表單物流周期內(nèi)單車行駛里程記錄表完成，小目標(biāo)完成。實施四：根據(jù)國務(wù)院節(jié)假日安排，確定下一季度各月度物流工作日天數(shù)。2014年6月10日，小組成員結(jié)合國務(wù)院辦公廳關(guān)于2014年部分節(jié)假日安排的通知相關(guān)規(guī)定，計算出本年度剩余月份的工作日天數(shù)，并根據(jù)往年物流部門假期的調(diào)整情況，對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行了微調(diào)。確認(rèn)四： 圖8.2 國務(wù)院2014年節(jié)假日安排 表8.4 2014年下半年各月工作日天數(shù)表2014年7-12月份各月物流部門工作日天數(shù)表完成。小目標(biāo)完成。實施五：根據(jù)業(yè)務(wù)部門的培訓(xùn)期安排，確定各月度物流工作日天數(shù)。20

14、14年6月10日，小組成員結(jié)合溫州市局2014年“元旦”、“春節(jié)”業(yè)務(wù)部門放假通知相關(guān)規(guī)定，并根據(jù)往年物流部門培訓(xùn)期的安排，對實施4形成的物流部門工作日天數(shù)表內(nèi)容進(jìn)行了微調(diào)。確認(rèn)五： 圖8.3 業(yè)務(wù)部門2014年元旦放假通知 表8.5 2014年下半年各月工作日天數(shù)表2014年7-12月份各月物流部門工作日天數(shù)表完成。小目標(biāo)完成。九、效果檢查開展了本QC活動之后，物流車輛月度油耗預(yù)算金額與實際結(jié)算金額差距縮小，預(yù)算執(zhí)行偏差率已經(jīng)能夠控制在8%以內(nèi)。2014年四季度，小組成員對物流車輛月度油耗數(shù)據(jù)進(jìn)行了計算。公式9.1 物流車輛油耗預(yù)算計算公式表9.1 2014年四季度物流車輛油耗預(yù)算編制偏差表

15、效果檢查結(jié)論：活動后，預(yù)算編制偏差率最大值和平均值均降到5%以下，低于8%的既定目標(biāo)，目標(biāo)超額實現(xiàn)。 表9.2 活動前后偏差率對比表 圖9.1 活動前后偏差率對比圖經(jīng)濟(jì)效益分析：活動后至鞏固期，物流車輛油耗預(yù)算金額為130173.29元，實際結(jié)算129256.46元。較原預(yù)算方式，少占用企業(yè)預(yù)算金額47181.9元，有效提升了企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)率。十、鞏固措施/標(biāo)準(zhǔn)化1、抓好機(jī)動車輛日常管理實施細(xì)則的落實，確保車輛基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的上報和費用結(jié)算的及時性。2、定期檢查改進(jìn)成果。表10.1 鞏固期間偏差率效果檢查表2015年一季度各月預(yù)算執(zhí)行偏差率均低于8%的既定目標(biāo)。3、培訓(xùn)車隊人員測算單車油耗，油耗預(yù)算編制工作逐步由前期的小組成員協(xié)助計算轉(zhuǎn)變?yōu)檐囮犠孕杏嬎?、小組協(xié)助檢驗的運作模式，QC成果扎實落地運行。十一、總結(jié)及下一步打算1、總結(jié) 通過本次活動，小組成員解決了工作過程中急需解決的問題，同時提升了分析和解決實際問題的能力。對于車輛管理部門，直接受益于項目成果，增加了對物流車輛油耗費用管理的精確度，加強了管理的控制力；對于QC小組來說，通過翻閱、收集大量的資料并進(jìn)行實踐應(yīng)用，不僅加深了對QC活動方法的理解，還切實提高了運用PDCA思維解決實際問題的能力；對于QC小組成員個人來說，能通過本次活動參與到企業(yè)管理中來，充分發(fā)揮了