關(guān)于倉庫管理流程的審計報告

1、關(guān)于倉庫 管理流程審計 的報告審字2015 第002號根據(jù)審計工作安排， 審計組于2015年5月01日起至2015年5月20日止對XX股份有限公司倉庫作 業(yè)內(nèi)部控制制度的遵循性及合理性進行了內(nèi)部審計，現(xiàn)將相關(guān)情況報告如下：一、基本情況介紹1、制度及組織架構(gòu)建設：根據(jù)倉庫負責人反饋,倉庫組目前隸屬管理部，在編人員10共計人，其中主管1名，倉管員9名。倉庫分5大類，分別是：標準件倉、輔料倉、試模材料倉、沖壓倉、刀具倉， 主要為公司物資提供儲存、保管等職能。為規(guī)范倉庫管理，公司制定一系列作業(yè)流程、制度等受控文件 共計23份。2、趨勢分析：根據(jù) ERP數(shù)據(jù)，截止2014年12月底存貨余額萬元，較年初增

2、長其中原材料余額萬元，較年初增長；低值易耗品余額萬元，與年初基本持平；庫存商品萬元，較年初增長%自制半成品萬元，占總存貨余額的92%,較年初增長123%具體詳見附表：3、周轉(zhuǎn)分析：2014年存貨平均余額萬元，存貨資金占用量大，周轉(zhuǎn)率為，非常低。周轉(zhuǎn)天數(shù)195天，相當于從取得存貨開始，至消耗、銷售為止所經(jīng)歷的天數(shù)需195天。能夠轉(zhuǎn)變?yōu)樨泿刨Y金或者應收賬款的能力非常弱。實際上平均存貨余額主要受累于庫存商品及自制半成品的拖累，占平均存貨比率分別為及84%因此從側(cè)面也反映出整個生產(chǎn)經(jīng)營過程對排產(chǎn)及出貨的反應能力是不足的。具體詳見附表：4、呆滯料分析：附表：二、審計依據(jù)審計依據(jù)：本次審計依據(jù)為 規(guī)定條款

3、及相關(guān)法律法規(guī)；三審計目標及審計范圍1、審計方法及目標：審計過程中采用了檢查、訪談、審查單據(jù)、抽盤、查閱與審計事項有關(guān)的其他必要的審計程序，取得相關(guān)依據(jù)，形成審計意見。以促進組織增加價值；2、審計范圍：倉儲管理流程各環(huán)節(jié)項目的審查，主要包括出入庫程序、日常管理、廢舊品管理、單據(jù)規(guī)范 等方面的審查。四、發(fā)現(xiàn)問題及改善建議1、物資盤點方面1）管理現(xiàn)狀及存在問題：目前倉庫物料盤點主要由財務部主導進行月度抽盤、半年度及年度全盤，文件編號:倉庫日常無自盤，未能提交自盤表，實際上倉庫自盤的控制已失效。根據(jù)公司制度VT-WAH-WI-001第條物料盤點的規(guī)定，倉管人員應每月定期做好賬、物的盤點工作。2）造成

4、原因：對制度規(guī)定不熟悉，或相關(guān)規(guī)定未引起重視。3）可能導致風險：未按要求嚴格執(zhí)行盤點工作不單會導致資產(chǎn)的流失，財務報告的失真，未能及時 地發(fā)現(xiàn)倉庫管存在理問題，改善問題。4）建議：嚴格按照公司制度 文件編號：VT-WAH-WI-001的規(guī)定執(zhí)行，倉庫加強自盤，結(jié)合財務盤 點，及時發(fā)現(xiàn)問題，改善問題。加強作業(yè)標準制度的宣導，確保作業(yè)人員對作業(yè)標準具有足夠的了解與 重視。2 、生產(chǎn)領料單管理1）管理現(xiàn)狀及存在問題：通過查看公司關(guān)于倉庫管理的相關(guān)控制文件，發(fā)現(xiàn)未就單據(jù)規(guī)范化方面設定條款，無作業(yè)標準控制。審計人員通過抽查領料單，發(fā)現(xiàn)部分領料單存在無發(fā)料倉管員簽字，數(shù)量有 改動后無人在旁邊簽字，空白處沒

5、劃掉、有用不同顏色筆跡在空白處添加領用物品和數(shù)量的現(xiàn)象，有被 領料部門負責人簽字后自行增加領用物料品種或者改動領用數(shù)量的嫌疑。2）造成原因：無相關(guān)制度規(guī)定，作業(yè)無標準。作業(yè)人員對單據(jù)管理意識不強。3）可能導致風險：未經(jīng)過批準而多領物料或私自改動領用數(shù)量，導致公司資產(chǎn)流失及舞弊的產(chǎn)生。4）建議：規(guī)范流程，完善制度。單據(jù)書寫必須整潔明朗，堅決杜絕以上情況，如有發(fā)生，倉管員有責任要求重新開單后執(zhí)行發(fā)料。財務部應對相關(guān)作業(yè)人員進行專業(yè)培訓。3 、倉庫日常管理1）管理現(xiàn)狀及存在問題：審計在 2015年5月7日對倉庫管理現(xiàn)狀的的實地觀察，發(fā)現(xiàn)倉庫日常管 理存在較多不規(guī)范的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在以下幾點：倉庫鑰匙

6、隨處放置，倉管員發(fā)放試模材料之后，鑰匙 曾長時間隨意放置于倉庫桌上，并未及時收好；非倉庫管理人員隨意進出倉庫；發(fā)放物料時倉庫管理員 未全程跟蹤，直接讓領料人員進入倉庫搬運、點數(shù)需領物資。2）造成原因：倉管員責任心不強，未形成良好的作業(yè)習慣，未意識到行為風險。3）可能導致風險：可能發(fā)生物資丟失或者失竊的風險。4）建議：加強庫房門禁管理，非倉管人員在未經(jīng)授權(quán)之前一律禁止進入倉庫。庫房鑰匙的使用及保 存由倉庫負責人授權(quán)，使用完之后應及時、妥善保存。加強培訓，養(yǎng)成正確的作業(yè)習慣。4、設備配件管理2）管理現(xiàn)狀及存在問題：通過訪談相關(guān)人員，得知配件的管理現(xiàn)狀設備配件的管理由資產(chǎn)科主導，車間換下廢舊配件主要

7、分為可二次利用配件及不可二次利用配件。對于不可二次利用的配件直接放置于 廢品區(qū)域，當成廢品出售，可二次利用配件則設回收倉，并由資產(chǎn)科支配管理。實際上以上兩種處理方式均未做備查賬管理，導致無賬可查，并且處理方式不透明，未存在多方牽制與監(jiān)督的關(guān)鍵控制。2）造成原因：內(nèi)控制度關(guān)鍵控制點控制失效。3）可能導致風險：可能導致設備配件丟失，或者有心人利用當前管理現(xiàn)狀謀取個人利益的風險。4）建議：加強對配件的管理，梳理流程，明確關(guān)鍵控制點及相關(guān)管理責任，防范未然。配件回收倉統(tǒng)一交由倉庫管理員管理，做好臺賬登記。報廢配件按照公司關(guān)于廢舊品管理的相關(guān)制度規(guī)定執(zhí)行。5、單據(jù)流轉(zhuǎn)不及時1）管理現(xiàn)狀及存在問題：為規(guī)范

8、作業(yè)流程，公司制定了VT-WAH-WI-001倉儲操作指導書 A04等相關(guān)制度，其中對于單據(jù)流轉(zhuǎn)的時效做了詳細規(guī)定及說明。在實際核查過程中依然發(fā)現(xiàn)存在單據(jù)提交財務 不及時，跨月交單的現(xiàn)象時有發(fā)生。2）造成原因：內(nèi)控失效。作業(yè)分工不明確也是導致跨月交單的原因之一，一人兼多職，導致該完成 的任務未能及時、按質(zhì)按量完成。3）可能導致風險：影響當月財務核算數(shù)據(jù)的真實性及可靠性，同時也可能發(fā)生單據(jù)丟失的風險。4）建議：按照相關(guān)制度規(guī)定執(zhí)行，賬務登記確保做到日清月結(jié)，當天發(fā)生的業(yè)務當天完成記錄系統(tǒng)，及時提交財務。6、倉庫管理職責不明確1）管理現(xiàn)狀及存在問題：未制定倉庫管理職責明細表，職責分工不明確，倉庫目

9、前的做法存在誰驗 收或者發(fā)料由誰登記入賬、審核及保存，一氣呵成的現(xiàn)象。現(xiàn)有管理制度也未對作業(yè)權(quán)限加以詳細說明。 實際上作業(yè)流程已經(jīng)失去控制，關(guān)鍵控制缺失，不相容職務未分離。2）造成原因：內(nèi)控缺陷，單純考慮作業(yè)方便，無風險意識。3）可能導致風險：結(jié)合問題2對單據(jù)填寫規(guī)范性的描述，審計認為可能存在發(fā)生舞弊的風險。4）建議：梳理流程，繼續(xù)完善現(xiàn)有管理制度。建立倉庫管理職責明細表，明確作業(yè)分工，確保各作業(yè)崗位之間相互監(jiān)督與牽制7、廢舊品管理方面1）管理現(xiàn)狀及存在問題：審計通過走訪有關(guān)人員與實地查看，得知部分廢舊品放置于露天處，風吹 雨淋，未對其進行遮蓋保存，下雨天天氣潮濕濕度增加，金屬類廢舊品極易生銹

10、、腐蝕，隨著時間的推 移會導致價值逐漸減少，對公司整體環(huán)境的美觀也產(chǎn)生不利影響。并且除貴重廢舊品外倉庫未做備查賬 進行管理，很難對該類物品的量進行管控。2）造成原因：單純考慮作業(yè)方便，倉庫沒有“廢舊料必須入庫”的意識；倉管員責任意識缺乏，認 為廢舊料作為已發(fā)出物料的生產(chǎn)剩余部分，不在倉庫賬上，事不關(guān)己。3）可能導致風險：廢舊品未入賬管理形成賬外資產(chǎn)，未規(guī)范管理，可能導致公司資產(chǎn)流失與貶值的 風險。4）建議：建立廢舊品回收倉，統(tǒng)一交由倉儲人員進行管理，并做好日常賬務記錄。8、物料調(diào)撥1）管理現(xiàn)狀及存在問題：經(jīng)過實地觀察及詢問相關(guān)人員，得知標準件倉庫與刀庫之間存在物資的流 轉(zhuǎn)，具體操作程序a、標準

11、件倉對外購刀具進行驗收，刀庫開具領料單一次全部領用，放置于刀庫內(nèi)， 領料單作為內(nèi)部備查。R各制造部開具領料單到刀庫領用，刀具進行賬務登記后將領用單交財務進行核算。經(jīng)查，公司未制定有關(guān)物資調(diào)撥的管理制度，內(nèi)控制度缺失。審計認為從財務角度來看，領料單的 開具，意味著費用的發(fā)生，實際上刀庫到標準件倉庫領取刀具此過程應視作倉庫之間物資的內(nèi)部周轉(zhuǎn)， 開具領料單不符合業(yè)務實質(zhì)性質(zhì)。2）造成原因：內(nèi)控缺失，流程性質(zhì)未予明確規(guī)定。3）可能導致風險：單據(jù)作為作業(yè)流程的載體及業(yè)務性質(zhì)的體現(xiàn)，內(nèi)部調(diào)撥作業(yè)開具領料單不單不能 體現(xiàn)業(yè)務活動的實際性質(zhì)，且極易與費用化的領用單據(jù)搞混，最終影響到財務的核算。4）建議：制定有關(guān)倉庫之間