技術(shù)文件管理規(guī)定

1、技術(shù)文件管理規(guī)定1 .目的為使公司的技術(shù)文件得到有效控制，確保生產(chǎn)現(xiàn)場所用的技術(shù)文件為最新有效版本。2 .范圍本制度適用于公司所有技術(shù)文件的管理。3 .技術(shù)文件內(nèi)容及編碼原則技術(shù)文件是指用于產(chǎn)品實現(xiàn)的相應(yīng)技術(shù)文件；文件類別及編碼原則詳見技術(shù) 文件類別清單。4 .職責(zé)4.1 技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的歸口管理。負(fù)責(zé)內(nèi)部技術(shù)文件的編制、審批、發(fā)放、歸檔和借閱的管理；負(fù)責(zé)外來技術(shù)文件的識別、轉(zhuǎn)換、發(fā)放和歸檔。4.2 各部門負(fù)責(zé)對技術(shù)文件的接收、使用、保管。4.3 操作人員應(yīng)掌握工藝文件及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，嚴(yán)格按工藝文件進行操作，發(fā)現(xiàn) 問題及時向班組長匯報，有責(zé)任保管好自己所用的技術(shù)文件。4.4 車間班組長

2、負(fù)責(zé)保管本班組所用的技術(shù)文件，生產(chǎn)作業(yè)時將技術(shù)文件放置在 生產(chǎn)現(xiàn)場指定位置。保證技術(shù)件不丟失、不損壞、干凈整潔。5 .技術(shù)文件管理內(nèi)容5.1 編制技術(shù)文件的基本要求5.1.1 凡用于指導(dǎo)生產(chǎn)作業(yè)的技術(shù)文件均應(yīng)履行審批、簽署手續(xù)，外來文件的審批不是對文件內(nèi)容的審批，而是對文件的適用性的確認(rèn)。責(zé)任簽署手續(xù)完備的正式 技術(shù)文件是指導(dǎo)生產(chǎn)及其管理活動的有效文件。5.1.2 收到顧客提供的產(chǎn)品圖紙、產(chǎn)品規(guī)范/標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)協(xié)議、變更文件等與質(zhì)量技術(shù)文件管理規(guī)定有關(guān)的技術(shù)文件后，技術(shù)部要在兩周內(nèi)或按照顧客要求的進度進行組織評審，確 定以上文件的詳細(xì)的實施方法、實施日期及實施要求，由技術(shù)部長批準(zhǔn)，及時將 顧客的

3、相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換為公司內(nèi)部要求并保存相應(yīng)記錄。顧客提供的質(zhì)量協(xié)議由質(zhì) 量部按上述要求評審，由質(zhì)量部長批準(zhǔn)，并保存記錄。5.1.3 FMEA的編制應(yīng)參考FMEA庫進行編制，每個項目應(yīng)對其涉及到的所有工 序的FMEA組織評審后定版；5.1.4 CP的編制應(yīng)將定版后的FMEA中的要求有效的傳遞至CP中且前后保持一 致；CP的編制應(yīng)參考CP的編制模板。5.1.5 WI的編制應(yīng)將CP中的要求關(guān)聯(lián)到 WI中（excel公式），防止產(chǎn)生前后不一致 的情況發(fā)生。5.1.6 技術(shù)文件編制質(zhì)量問題納入技術(shù)部人員的績效考核，具體按技術(shù)部人員 績效考核表進行考核。5.2 技術(shù)文件的簽署人及其職責(zé)5.2.1 設(shè)計/編制一一

4、由授權(quán)職能部門的設(shè)計人或編制人簽署，并對技術(shù)文件的完 整性、正確性、統(tǒng)一性、先進性、良好的工藝性和經(jīng)濟性負(fù)責(zé)。5.2.2 審核一一由設(shè)計/編制單位負(fù)責(zé)人或分管負(fù)責(zé)人對技術(shù)文件是否符合國家法 律、法規(guī)、顧客要求、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和使用要求進行綜合審查后簽署，對其完整性、 正確性、統(tǒng)一性負(fù)責(zé)。5.2.3 會簽一一由相關(guān)部門委托有經(jīng)驗的專業(yè)人員對技術(shù)文件是否滿足相應(yīng)專業(yè) 要求的可行性予以審查并簽署。5.2.4 批準(zhǔn)一一直接用于產(chǎn)品生產(chǎn)過程的技術(shù)文件以及廠內(nèi)有關(guān)部門需共同遵照技術(shù)文件管理規(guī)定執(zhí)行的技術(shù)文件由技術(shù)部長（或被授權(quán)人）簽署，并對技術(shù)文件負(fù)總的責(zé)任。文 件發(fā)布后，使用部門在執(zhí)行中或相關(guān)人員在檢查，發(fā)現(xiàn)

5、有問題需更改時應(yīng)及時反 饋，技術(shù)部接到反饋后應(yīng)及時更改相應(yīng)技術(shù)文件并再次批準(zhǔn)。5.3 受控標(biāo)識技術(shù)文件的受控標(biāo)識分為“受控”、“臨時”、“試制”、“作廢”和“作廢保留”五 種：a. “受控”印章，用于正常批量生產(chǎn)的技術(shù)文件須蓋“受控”印章，受控技 術(shù)文件只允許一種有效版本在生產(chǎn)中使用。b. “臨時”印章，用于應(yīng)急指導(dǎo)生產(chǎn)的技術(shù)文件（如生產(chǎn)參數(shù)臨時調(diào)整、設(shè) 備更換、工藝優(yōu)化等），臨時技術(shù)文件發(fā)放前應(yīng)核對其有效期，到期后資料 管理員必須立即回收。c. “試制”章為試制新產(chǎn)品的圖紙及工藝文件和試制新工裝未經(jīng)工藝驗證的 技術(shù)文件的受控標(biāo)識，試制的新產(chǎn)品經(jīng)顧客認(rèn)可后，技術(shù)部重新下發(fā)正式“受控”技術(shù)文件。

6、d. “作廢”章，是失效了的技術(shù)文件在回收后必須加蓋的受控標(biāo)識。蓋“作 廢”標(biāo)識的技術(shù)文件封存于技術(shù)部，需銷毀的每年按銷毀制度集中銷毀一 次。e. “作廢保留”章是已歸檔保存的受控技術(shù)文件在其失效作廢后仍需繼續(xù)保 存時，僅在案卷封面及帳頁上加蓋的受控標(biāo)識，蓋“作廢保留”標(biāo)識，應(yīng) 及時注明作廢保留日期。5.4 技術(shù)文件的管理與發(fā)放技術(shù)文件管理規(guī)定5.4.1 所有技術(shù)文件均由技術(shù)部存檔。5.4.2 技術(shù)部對國家、行業(yè)、企業(yè)及顧客提供的標(biāo)準(zhǔn)文件均應(yīng)編制現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)有效版本目錄，并根據(jù)具體情況每年進行修訂。5.4.3 各生產(chǎn)區(qū)域和技術(shù)文件使用部門應(yīng)指派一名技術(shù)文件管理員，負(fù)責(zé)本單位 受控技術(shù)文件的領(lǐng)取、發(fā)

7、放、撤換、保管以及應(yīng)歸檔文件的收集、積累和歸檔工 作。負(fù)責(zé)建立本單位文件和資料清單和技術(shù)文件和資料發(fā)放記錄并保存。（注：文件發(fā)放后使用部門應(yīng)在1個工作日內(nèi)傳遞至生產(chǎn)車間/工位）5.4.4 各保密文件持有人應(yīng)嚴(yán)格控制保密技術(shù)文件的非預(yù)期傳發(fā)。5.4.5 技術(shù)文件的印發(fā)、補發(fā)與管理5.4.5.1 新編制的技術(shù)文件由相關(guān)責(zé)任人簽署完備后，由技術(shù)部負(fù)責(zé)復(fù)制。5.4.5.2 技術(shù)部依照技術(shù)文件發(fā)放目錄規(guī)定的份數(shù)復(fù)制，并發(fā)放到各部門。同 時將原技術(shù)文件歸檔。技術(shù)文件發(fā)放時，讓接收人在技術(shù)文件和資料發(fā)放記錄 上簽字。5.4.5.3 發(fā)放技術(shù)文件時，資料管理員應(yīng)在技術(shù)文件和資料發(fā)放記錄上逐個文 件填寫發(fā)放日期

8、，文件名稱、編號、數(shù)量，不得簡化和省略填寫。5.4.5.4 技術(shù)文件發(fā)放人員在發(fā)放的受控技術(shù)文件上加蓋“受控”標(biāo)識后才能發(fā)放。“受控”標(biāo)識要清晰醒目，不得漏蓋，如發(fā)現(xiàn)漏蓋的應(yīng)立即補蓋，嚴(yán)防文件失控。凡文件上沒有“受控”紅印的技術(shù)文件均為非生產(chǎn)性技術(shù)文件，不得用于生產(chǎn)、 檢驗過程。5.4.5.5 各部門資料管理員應(yīng)保證本部門工作人員對受控技術(shù)文件的使用，并嚴(yán)格 辦理發(fā)放、回收和借閱登記手續(xù)。受控技術(shù)文件使用人員對文件應(yīng)妥善保管，不技術(shù)文件管理規(guī)定得遺失、污損或擅自復(fù)印、對外擴散、修改。技術(shù)文件如有損壞或丟失，應(yīng)追究 相關(guān)負(fù)責(zé)人責(zé)任，按公司管理制度匯編相關(guān)條款進行考核；受控技術(shù)文件在 使用過程中因

9、損壞、弄臟而殘缺不全、字跡不清無法繼續(xù)使用時，由相應(yīng)部門資 料管理人員填寫？文件補發(fā)/換發(fā)申請單？，文件使用部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核，技術(shù)部 主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由技術(shù)部補發(fā)/換發(fā)文件；文件補發(fā)須在文件遺失記錄上登 記，發(fā)放日期為實際發(fā)放日期。文件補/換發(fā)申請單以及文件遺失記錄 由技術(shù)部資料管理員統(tǒng)一保管，并建立相應(yīng)臺賬，申請單保存期限為一年，一年 后銷毀。5.4.5.6 各相關(guān)部門必須嚴(yán)格執(zhí)行新舊版技術(shù)文件回收、發(fā)放和及時回收暫不使用 的文件的要求。對未執(zhí)行以上規(guī)定者，由技術(shù)部報上級領(lǐng)導(dǎo)處理，同時技術(shù)部應(yīng) 拒不發(fā)放新文件，由此造成的一切后果與損失由不執(zhí)行上述規(guī)定者承擔(dān)全部責(zé) 任。5.4.5.7 各種技術(shù)文

10、件未經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)， 一律不得外借，如有丟失必須追究相關(guān) 人員責(zé)任。5.4.5.8 外協(xié)單位用技術(shù)文件由委托外協(xié)的部門負(fù)責(zé)管理。5.5 技術(shù)文件的更改管理5.5.1 技術(shù)文件的更改由其編制部門負(fù)責(zé)按程序?qū)嵤?.5.2 技術(shù)文件需要更改時，更改人應(yīng)填寫技術(shù)文件更改單，提出更改原因及 更改后的執(zhí)行時間，由部門分管負(fù)責(zé)人審查同意后，履行審批手續(xù)。5.5.3 技術(shù)文件更改批準(zhǔn)后，由文件編制人員按技術(shù)文件發(fā)放目錄發(fā)放更改 通知單實施更改，更改人應(yīng)做好標(biāo)記，并簽字。各部門資料管理員應(yīng)核對更改內(nèi)技術(shù)文件管理規(guī)定容并在技術(shù)文件更改通知單上會簽。5.5.4 當(dāng)顧客提供的產(chǎn)品圖樣、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)/規(guī)范、技術(shù)質(zhì)量協(xié)議和

11、計劃等發(fā)生變更 時，技術(shù)部在接到信息之日起在兩周有效工作日內(nèi)完成對更改內(nèi)容的評審，同時 對有關(guān)文件進行更改或更新，報常務(wù)副總經(jīng)理（或授權(quán)人）批準(zhǔn)，同時在更改通 知單上注明實施日期并及時歸檔。5.5.5 更改原則技術(shù)文件的更改，不得降低產(chǎn)品質(zhì)量；技術(shù)文件更改必須保證其正確、完整、統(tǒng)一、清晰；更改必須履行簽字手續(xù)，并保證更改前的原文件有據(jù)可查；技術(shù)文件按審批后的“更改通知單”進行原件的更改，同時，對已發(fā)放的文件 進行更換或更改。5.5.6 技術(shù)文件更改方法5.5.6.1 更改技術(shù)文件不得涂改，一般采用“劃改”和“重新打印”的方法。所有 更改必須使用碳素墨水，書寫符合制圖標(biāo)準(zhǔn)。5.5.6.2 “劃改

12、”是將需要更改的內(nèi)容用細(xì)實線劃去，被劃掉的內(nèi)容應(yīng)能清楚地看 出更改前的狀態(tài)，然后在其最近旁標(biāo)注新的尺寸、文字、圖形等。5.5.6.3 改改時，在靠近更改后的圖形、文字的（右側(cè)）位置，加注更改標(biāo)記一一 用漢語拼音小寫字母外加圓圈表示，如：。a、3、后、。例如：26 -25-更改標(biāo)記一般以每張圖樣或每個文件編排，每次更改應(yīng)使用不同的標(biāo)記加以技術(shù)文件管理規(guī)定區(qū)別。5.5.6.4 在更改欄中應(yīng)填寫：a) “標(biāo)記”填本次更改使用的標(biāo)記；b) “處數(shù)”填同一標(biāo)記下的更改處數(shù)；c) “更改文件號”填本次技術(shù)文件更改通知單的編號；d) “簽字”由執(zhí)行更改的人簽名；“日期”填寫更改日期。5.5.6.5 技術(shù)文件

13、經(jīng)多次更改(五處以上)或需大幅度修改時應(yīng)進行換版重新打印 復(fù)制，原版文件作廢，換發(fā)新版文件。5.5.6.6 技術(shù)文件更改須建立電子版更改記錄。5.6 技術(shù)文件的換版與作廢5.6.1 技術(shù)文件的發(fā)放，應(yīng)在文件編制部門規(guī)定的執(zhí)行時間之前發(fā)到文件使用的 現(xiàn)場，同時撤出所有被替換的失效文件。5.6.2 重新打印復(fù)發(fā)技術(shù)文件時，更改前所發(fā)放的原文件作廢，換發(fā)新版技術(shù)文 件。5.6.3 受控技術(shù)文件換版發(fā)放時，文件編制單位應(yīng)填寫技術(shù)文件回收通知單 注明失效文件的名稱、編號、版本/狀態(tài)等，發(fā)至文件的使用部門。文件發(fā)放人員 按照技術(shù)文件回收通知單的要求及技術(shù)文件發(fā)放目錄收回舊文件并記錄, 交回人在回收欄中簽字

14、。5.6.4 失效技術(shù)文件應(yīng)加蓋“作廢”標(biāo)識，隔離存放，填寫文件資料銷毀登記 表，履行銷毀批準(zhǔn)手續(xù)后執(zhí)行銷毀。需用作資料保留的作廢文件，應(yīng)加蓋“作 廢保留”印章后單獨存放，妥善保管。因不交作廢文件而被誤用或延誤新版文件技術(shù)文件管理規(guī)定執(zhí)行所造成的后果由相應(yīng)當(dāng)事人承擔(dān)。5.7 技術(shù)文件的執(zhí)行情況監(jiān)督檢查及問題反饋5.7.1 技術(shù)/質(zhì)量工程師在工藝紀(jì)律檢查時對生產(chǎn)現(xiàn)場技術(shù)文件執(zhí)行情況進行監(jiān)督， 并對其文件質(zhì)量進行檢查。5.7.2 生產(chǎn)班組長/操作者發(fā)現(xiàn)在生產(chǎn)現(xiàn)場的技術(shù)文件其內(nèi)容有異議或不能滿足生產(chǎn)要求時，應(yīng)及時將信息反饋至技術(shù)部。5.7.3 在發(fā)現(xiàn)技術(shù)文件質(zhì)量問題時，應(yīng)及時填寫技術(shù)文件問題反饋單反

15、饋至技 術(shù)部，技術(shù)部根據(jù)實際情況給予反饋人適當(dāng)激勵。5.7.4 技術(shù)部資料管理員須每年對外部收集的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等文件進行檢查，保 證其是最新有效版本。5.8 技術(shù)文件的檔案管理5.8.1 技術(shù)部資料管理員負(fù)責(zé)全廠技術(shù)文件的檔案管理。5.8.2 各部門資料管理員或內(nèi)勤負(fù)責(zé)本部門所使用受控技術(shù)文件的管理。5.8.3 資料管理員是技術(shù)文件安全保管的直接責(zé)任人，應(yīng)對技術(shù)文件資料的安全受控、合理使用和保密負(fù)責(zé)，不得擅自處置、銷毀，任何人不得據(jù)為己有。5.8.4 項目資料由技術(shù)部項目負(fù)責(zé)人進行整理，技術(shù)部資料管理員協(xié)助。5.8.5 技術(shù)文件在分類整理的基礎(chǔ)上，排列卷內(nèi)文件次序，編頁碼對卷內(nèi)文件順序 加以

16、固定，編寫文件目錄，這種整理應(yīng)隨時進行。5.8.6 文件材料的歸檔5.8.6.1 公司所有技術(shù)文件由技術(shù)部統(tǒng)一歸檔、集中管理。5.8.6.2 歸檔的技術(shù)文件資料由技術(shù)部資料管理員進行收集、分類、整理、做好建技術(shù)文件管理規(guī)定檔工作，并編寫文件目錄，定置存放。5.8.6.3 歸檔時間項目資料、顧客提供的產(chǎn)品規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保證協(xié)議、技術(shù)協(xié)議、結(jié)論性質(zhì)量簽 署報告等檔案于批量生產(chǎn)后三個月內(nèi)整理歸檔。5.8.6.4 歸檔要求凡歸檔的文件資料，必須是準(zhǔn)確地反映一項工作或活動全過程的成套資料，且組 卷符合完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的要求。歸檔資料應(yīng)經(jīng)過部門（或項目）負(fù)責(zé)人審核后在檔案目錄上簽字。歸檔資料必須簽署手續(xù)完

17、備（是原件），紙質(zhì)優(yōu)良，線條、字跡工整清晰，使用 碳素墨水或藍(lán)黑墨水，禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水和純藍(lán)墨水書寫， 電子文件應(yīng)附紙質(zhì)文件一份。5.9 技術(shù)檔案管理5.9.1 檔案應(yīng)用專門的房間和文件柜保存， 且使用符合標(biāo)準(zhǔn)要求的裝具，保持房間 內(nèi)良好的衛(wèi)生環(huán)境，保管檔案要遵循檔案保護技術(shù)要求，保持檔案排架整齊、有 序、不散、不亂，完整，房間采取防火、防盜、防光、防蟲、防塵、防潮濕、防 有害氣體等安全措施且保持有效。5.9.2 對所保管的檔案每年清點一次，做到帳物相符，對己破損和模糊不清的檔 案文件要做到及時修復(fù)或復(fù)制，對磁性和感光材料制成的檔案要專柜保存，定期 檢查，復(fù)制、嚴(yán)防信息丟失

18、。對于檢查中所發(fā)現(xiàn)的問題要及時請示處理。5.9.3 技術(shù)資料需要更改時，技術(shù)部資料管理員應(yīng)以簽署手續(xù)完備的技術(shù)文件更改通知單為憑據(jù)，方可準(zhǔn)予并協(xié)助更改人更改技術(shù)檔案；更改后，資料管理技術(shù)文件管理規(guī)定員在技術(shù)文件更改通知單上簽字并保存更改憑據(jù)。5.9.4 文件和資料的保存5.9.4.1 確定保存期限a對已回收的經(jīng)批準(zhǔn)作廢保留的過程流程圖、控制計劃、作業(yè)指導(dǎo)書保存一個日歷年。b.機加圖紙保存一個日歷年。c.零件修正指示書保存一個日歷年。d.操作規(guī)程新版下發(fā)，原舊版本即作廢銷毀。e.產(chǎn)品圖紙、工裝圖紙、顧客提供的產(chǎn)品規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量保證協(xié)議、技術(shù)協(xié)議、結(jié)論性質(zhì)量簽定報告等，保存期限為項目生命周期加一個日歷年。5.9.5 技術(shù)文件的銷毀5.9.5.1 技術(shù)文件銷毀的范圍a.圖紙或文件被臟污、損壞不完整、看不清圖形或尺寸的。b.圖紙已經(jīng)過多次修改