公司存貨控制制度

1、精品文檔* 公司存貨控制制度第一條 存貨管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理中存貨資金總量和存貨資金運(yùn)動(dòng) 的管理。為了明確存貨管理職責(zé)，杜絕帳實(shí)不符、帳情不 清，降低公司存貨資金的占用和加速存貨資金的周轉(zhuǎn)，保 證存貨資產(chǎn)的安全，根據(jù)深交所上市公司內(nèi)部控制指引 結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。第二條 本制度適用于江南 * 公司股份有限公司及下屬子（分）公 司。第三條 存貨管理實(shí)行的會(huì)計(jì)政策是永續(xù)盤存制。即存貨實(shí)物量的 運(yùn)動(dòng)應(yīng)與相應(yīng)的貨幣量同步進(jìn)行。第四條 公司存貨管理的范圍包括：原材料、輔助材料、 燃料、外購件、備件、包裝物、 通用工具、低值易耗品、委托加工材料、 外協(xié)件、在制品、 自制半成品、庫存商品及異地庫存等。

2、第五條 存貨內(nèi)部控制包括崗位分工控制、授權(quán)批準(zhǔn)控制、取得驗(yàn) 收與入庫控制、倉儲(chǔ)與保管控制、領(lǐng)用發(fā)出與處置控制， 其中倉儲(chǔ)與保管控制、領(lǐng)用發(fā)出與處置控制是存貨內(nèi)部控 制的關(guān)鍵點(diǎn)。第六條 建立存貨業(yè)務(wù)崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán) 限，確保辦理存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān) 督。1. 不得由同一部門或個(gè)人辦理存貨的全過程業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)實(shí)1歡迎下載精品文檔行職務(wù)分離控制的崗位有以下幾個(gè)方面：（1） 存貨的請購、采購與驗(yàn)收；（2）存貨的保管與清查；（3）存貨的銷售、發(fā)貨及收款；（4）存貨處置的申請與審批、審批與執(zhí)行；（5）存貨業(yè)務(wù)的審批、執(zhí)行與帳面調(diào)整。2. 存貨管理部門應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)措施和

3、制度，嚴(yán)格限制未經(jīng) 授權(quán)的人員接觸存貨。第七條 存貨管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本制度的原則出臺(tái)存貨倉儲(chǔ)與保管 控制的管理細(xì)則及相關(guān)人員的考核方案，加強(qiáng)存貨庫存數(shù) 量控制、存貨盤點(diǎn)控制，加速存貨周轉(zhuǎn)，降低存貨資金占 用。第八條 存貨按不同物資分別歸口于物流部及規(guī)劃部、工業(yè)工程部管理物流部管理范圍：1. 根據(jù)全年的生產(chǎn)計(jì)劃及基期庫存情況編制原材料、 油漆、 化學(xué)品、燃料、包裝物、勞保用品、小五金等全年采購 材料的計(jì)劃及制度計(jì)劃和管理工作；2. 負(fù)責(zé)原材料倉庫及中轉(zhuǎn)庫的歸口管理工作；3. 負(fù)責(zé)廢舊物資回收的管理工作；4. 外協(xié)件歸口的管理工作；2歡迎下載精品文檔5. 負(fù)責(zé)在制品、自制半成品的歸口管理工作；6.

4、 負(fù)責(zé)主管庫存商品的歸口管理工作；規(guī)劃部、工業(yè)工程部管理范圍：1. 機(jī)器設(shè)備、修理用備件外購、自制和管理工作；2. 基建工程及維修材料的歸口采購管理工作。第九條 存貨的購進(jìn)發(fā)出與計(jì)量檢驗(yàn)1. 存貨的采購由各存貨主管部門發(fā)出采購需求，采購部負(fù) 責(zé)購入。（1）存貨由存貨管理部門發(fā)出需求，填寫請購單。采購部門 依據(jù)公司規(guī)范存貨使用權(quán)限分配、明確各級(jí)部門審批額 度的有關(guān)制度規(guī)定審核請購單后進(jìn)行采購；（2）存貨采購必須堅(jiān)持“貨比三家、優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)”的原則，實(shí) 行“比質(zhì)比價(jià)”，所定的采購合同、協(xié)議應(yīng)向財(cái)務(wù)部提 供副本；（3）存貨采購支付計(jì)劃，納入貨幣收支計(jì)劃的年度月份計(jì)劃；（4）存貨采購入庫，經(jīng)辦人員填列檢驗(yàn)

5、申請單（或入庫單），提交質(zhì)檢部門計(jì)量驗(yàn)收，出具質(zhì)量檢驗(yàn)合格證辦理入庫。2. 庫存商品入庫由制造部與物流部負(fù)責(zé)（1）庫存商品入庫由制造部填寫入庫單（ 2） 物流部對庫存商品進(jìn)行清點(diǎn)、 包裝、裝箱（按裝箱數(shù)量要求進(jìn)行），確認(rèn)入庫數(shù)量；3歡迎下載精品文檔3） 制造部與物流必須對每日的入庫產(chǎn)品數(shù)量、 規(guī)格進(jìn)行 核實(shí)，物流部應(yīng)于次日 10: 00 前錄入 U8 系統(tǒng)；4） 財(cái)務(wù)部物流副經(jīng)理對制造部與物流部的交接數(shù)量進(jìn) 行抽查；5） 責(zé)任部門應(yīng)出臺(tái)相關(guān)考核規(guī)定， 對相關(guān)人員進(jìn)行責(zé)任 考核。3. 存貨的發(fā)出（ 1 ） 存貨的領(lǐng)用由存貨主管部門及領(lǐng)用部門負(fù)責(zé)。存貨領(lǐng)用單位因生產(chǎn)、管理或業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用存貨，應(yīng)填

6、列領(lǐng)料單（或調(diào)撥單），經(jīng)審批人批準(zhǔn)，倉庫保管員按 單發(fā)料，在領(lǐng)料單或調(diào)撥單上簽字（應(yīng)簽全名），同時(shí) 錄入 U8 系統(tǒng)；（2） 存貨的降級(jí)與報(bào)廢由存貨主管部門負(fù)責(zé) 存貨主管部門應(yīng)為需報(bào)廢或降級(jí)的存貨填列存貨處理 清單，由質(zhì)量部門進(jìn)行檢驗(yàn)確認(rèn)，填寫不合格品記 錄單，報(bào)公司授權(quán)審批制度中規(guī)定的有權(quán)審批人 員進(jìn)行審批，需報(bào)廢的產(chǎn)品由財(cái)務(wù)部派人進(jìn)行監(jiān)督報(bào)廢， 并共同填寫存貨報(bào)廢清單簽字報(bào)送財(cái)務(wù)部，降級(jí)處 理的存貨需劃出單獨(dú)存放區(qū)域， 并設(shè)立帳簿， 同時(shí)將不 合格品記錄單報(bào)送財(cái)務(wù)部；處理結(jié)束，存貨主管部門按有財(cái)務(wù)人員簽字的存貨報(bào)廢申請單、不合格品記錄單錄入 U8 系統(tǒng)，調(diào)整存貨帳面數(shù)量，同時(shí)將資料存檔備查

7、。4歡迎下載精品文檔（3）庫存商品的轉(zhuǎn)移由物流部及中轉(zhuǎn)庫負(fù)責(zé)物流部與中轉(zhuǎn)庫應(yīng)對轉(zhuǎn)移產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格進(jìn)行核對， 所有單據(jù)由 U8 系統(tǒng)自動(dòng)生成流轉(zhuǎn)。（4）庫存商品的銷售由物流部及商務(wù)負(fù)責(zé)主機(jī)廠供貨模式主機(jī)廠發(fā)貨物流部（中轉(zhuǎn)庫）根據(jù)各主機(jī)廠的 POS 單安排產(chǎn)品裝配與 排序，同時(shí)安排配送公司進(jìn)行配送， 錄入 U8 系統(tǒng)， 調(diào)撥 入虛擬倉庫 （ A模式）或直接作發(fā)貨出庫記錄（ B 模式）； 主機(jī)廠現(xiàn)場退回產(chǎn)品，由物流部（中轉(zhuǎn)庫）驗(yàn)收后在 U8 系統(tǒng)中作紅字發(fā)貨出庫記錄；銷售確認(rèn)由商務(wù)部與物流部 （中轉(zhuǎn)庫）對發(fā)出產(chǎn)品的數(shù)量規(guī)格與主機(jī)廠的結(jié)算單進(jìn)行核對無誤后，于當(dāng)月開出銷售發(fā)票， 報(bào)財(cái)務(wù)確認(rèn)應(yīng)收帳款及銷

8、售收入。同時(shí)于次月 2 日前錄 入 U8 系統(tǒng)。市場銷售模式公司市場件銷售必須遵循“款到發(fā)貨，貨款兩清”原則， 物流部在發(fā)貨前必須確定客戶款項(xiàng)已繳入財(cái)務(wù)部（見財(cái)務(wù) 部收款收據(jù)）營銷部根據(jù)收款收據(jù)在 U8 系統(tǒng)中填寫銷售訂單，物流部根據(jù)營銷部開出的銷售訂單備貨，客戶同時(shí)到財(cái)務(wù)5歡迎下載精品文檔部繳納貨款，物流部確認(rèn)財(cái)務(wù)的收款收據(jù)后，根據(jù)銷售訂單在 U8 系統(tǒng)中生成銷售出庫單，據(jù)此發(fā)貨，簽字 后轉(zhuǎn)商務(wù)部開出增值稅發(fā)票，同時(shí)在 U8 系統(tǒng)中作銷售 發(fā)票，再轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)進(jìn)行帳務(wù)處理。4. 母子公司及各子公司間的存貨交易，由存貨管理部門負(fù) 責(zé)跟蹤，并及時(shí)將存貨交易數(shù)量、規(guī)格等信息反饋財(cái)務(wù) 部。5. 非存貨管理

9、部門不得管理存貨，存貨管理部門也不得隨 意對存貨進(jìn)行處理，必須遵守公司的相關(guān)存貨控制規(guī)章 制度。第十條 委托加工材料的核算和管理（不包括發(fā)出材料按進(jìn)銷處理 的情況）1. 委托加工業(yè)務(wù)歸口采購部進(jìn)行管理，在辦理委托加工業(yè) 務(wù)時(shí)，必須簽訂委托加工合同，合同副本交財(cái)務(wù)；2. 委托加工的材料， 出庫時(shí)必須辦理領(lǐng)料手續(xù)， 并加蓋“委 托加工材料”印章，完工后連同入庫單并加記“委托加 工材料入庫”字樣， 連同加工費(fèi)一并辦理財(cái)務(wù)手續(xù)。 必 須制定消耗定額，按定額發(fā)料。3. 委托加工完成交貨，原則上應(yīng)按批結(jié)算，如連續(xù)批量加 工，應(yīng)定期結(jié)轉(zhuǎn)。具體結(jié)轉(zhuǎn)方法：（ 1）按交貨計(jì)量單位與單位消耗定額比較，超定額消耗是

10、降低定額消耗，按合同規(guī)定條款處理；（2）交貨付款必須有質(zhì)檢部門出具的交驗(yàn)合格憑證才予付6歡迎下載精品文檔款；（3）加工價(jià)格的確定，采購部在簽定合同時(shí)應(yīng)向總經(jīng)理辦公會(huì)通報(bào)，由財(cái)務(wù)部會(huì)簽，未經(jīng)財(cái)務(wù)部會(huì)簽，一旦造 成損失由委托單位負(fù)責(zé)，并追究有關(guān)人員責(zé)任。第十一條 存貨采購的借款、結(jié)算管理的目的是為了防止公司有限的資金流失為別單位使用，使公司免遭不必要的損失。1. 款項(xiàng)支付方式應(yīng)符合資金管理制度2. 支付采購存貨款會(huì)計(jì)處理：（1）凡貨未到，先付款的，按“預(yù)付帳款”作會(huì)計(jì)處理；（2）凡貨已到，后付款的，按“應(yīng)付帳款”作會(huì)計(jì)處理；（3）凡貨款兩清的，按“存貨”作會(huì)計(jì)處理；（4）凡貨已到，尚未驗(yàn)收入庫的，

11、款未付的，按“暫估” 作會(huì)計(jì)處理。3. 存貨采購的結(jié)算與報(bào)帳（1） 供應(yīng)商持規(guī)定的發(fā)票到公司結(jié)算a）采購部根據(jù)購貨合同約定，進(jìn)行審查無誤，并已辦 理驗(yàn)收入庫手續(xù)的，由采購經(jīng)辦人員持合法的增值 稅發(fā)票及驗(yàn)收入庫的單證至財(cái)務(wù)部辦理手續(xù)；b） 若符合合同約定，而未辦驗(yàn)收手續(xù)，采購部認(rèn)定付 款，按“預(yù)付貨款”手續(xù)辦理付款手續(xù)；c）供貨單位已發(fā)生“預(yù)付帳款”，在結(jié)算時(shí)應(yīng)予先沖減預(yù)付款，然后支付其不足部分，如沖減后，還有7歡迎下載精品文檔余款，財(cái)務(wù)部應(yīng)督促采購部及時(shí)收回這部分預(yù)付款 項(xiàng)。上述報(bào)銷憑證，經(jīng)財(cái)務(wù)部復(fù)核，發(fā)現(xiàn)差誤，財(cái) 務(wù)有權(quán)拒付。（2）采購部經(jīng)辦人持發(fā)票結(jié)算，必須符合以下手續(xù)：a）發(fā)票必須是合法

12、的增值稅專用發(fā)票；并按規(guī)定填寫，不得涂改。b） 所購物資已辦理經(jīng)檢驗(yàn)簽章的入庫手續(xù)，附入庫單 副聯(lián)；c）報(bào)銷憑證經(jīng)采購部經(jīng)理審批；d） 報(bào)銷金額與采購合同相符，否則財(cái)務(wù)部有權(quán)拒付。（3）財(cái)務(wù)部編制的付款憑單需事先連續(xù)編號(hào)，并附定購單、驗(yàn)收單、供應(yīng)商發(fā)票，一同作為登記帳簿的憑證。4. 存貨采購借款的管理（3）直接從市場采購的存貨借款：a）一般情況下，應(yīng)堅(jiān)持“當(dāng)月借款，當(dāng)月報(bào)帳”的原 則，采購借款報(bào)銷周期，不超過一周，前周借款未 清，后周借款予以限制。即采取前帳清一筆，后帳 允許借一筆。b） 超過一個(gè)月以上不報(bào)帳的，財(cái)務(wù)部有權(quán)停止借款，并限期清帳，直至扣發(fā)責(zé)任人的工資。c）財(cái)務(wù)部于月終 5 天內(nèi)，

13、發(fā)出口頭催報(bào)或書面催促報(bào)帳單；物流部經(jīng)理應(yīng)親自過問，督促檢查。8歡迎下載精品文檔（4）“預(yù)付帳款”的借款清理：a）采購部以及采購人員、財(cái)務(wù)應(yīng)建立“預(yù)付貨款備查 薄，及時(shí)處理款已付，貨拖延不交的事項(xiàng)；b） 對未結(jié)清的預(yù)付貨款，每季度由財(cái)務(wù)部清理一次，列出清單交采購部，并要求反饋不清的原因；c）合同有特殊約定外，凡超過一年未結(jié)清的預(yù)付貨款，從第十三個(gè)月起，由財(cái)務(wù)部通知采購部。并以所付 款項(xiàng)利率的扣發(fā)獎(jiǎng)金；結(jié)清后，按扣款的 8 0%返 還，余款作為利息損失的抵償。第十二條 存貨的清查盤點(diǎn)。1. 存貨主管部門應(yīng)對所屬倉庫定期和不定期的清查盤點(diǎn)作 出規(guī)定，以保證每類存貨的收發(fā)、結(jié)存、帳帳相符、帳 實(shí)相符

14、；2. 對倉庫存貨的收發(fā)、結(jié)存，堅(jiān)持會(huì)計(jì)稽核制度；3. 按規(guī)定年終必須進(jìn)行一次存貨的全面清查盤點(diǎn)；（ 1） 財(cái)務(wù)部應(yīng)在每年十一月提出年終清查實(shí)施方案， 經(jīng)批 準(zhǔn)下發(fā)實(shí)施；（ 2）各存貨主管部門應(yīng)組織力量，對每個(gè)倉庫進(jìn)行全面清 查、盤點(diǎn)；（ 3）盤點(diǎn)結(jié)果與財(cái)務(wù)部相應(yīng)地進(jìn)行核對，每個(gè)倉庫填報(bào)盤 盈、盤虧明細(xì)表， 經(jīng)本單位主要經(jīng)理審查， 報(bào)財(cái)務(wù)部 匯總，報(bào)各子（分）公司總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，后 作會(huì)計(jì)處理，同時(shí)各倉庫據(jù)以調(diào)帳；9歡迎下載精品文檔（4）屬非正常的盤盈、 盤虧， 所造成的影響和損失， 追究 有關(guān)人員責(zé)任并列入經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核。（5）詳細(xì)的存貨盤點(diǎn)方法與管理制度詳見存貨盤點(diǎn)制 度。第十三條 存貨業(yè)務(wù)控制審批過程中，授權(quán)審批人必須在職權(quán)范圍內(nèi) 進(jìn)行，不得越權(quán)審批。第十四條 經(jīng)辦人必須在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理存 貨業(yè)務(wù)。對于審批人越權(quán)審批業(yè)務(wù)，有權(quán)拒絕辦理，并應(yīng) 及時(shí)向?qū)徟说纳霞?jí)