OA系統(tǒng)使用管理制度

1、OA 使用管理制度、總則1 、公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng) （以下簡(jiǎn)稱 OA 系統(tǒng)）是以泛微 E-Office 網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)為管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦采用服務(wù)器 /客戶端 /瀏覽器結(jié)構(gòu)， 建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)， 公、無紙化辦公和信息資源共享。 OA 系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，是提高公司辦公整 體管理水平的重要手段。2 、為了加強(qiáng)對(duì)公司 OA 系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動(dòng) 化建設(shè)，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題， 從而系統(tǒng)地推進(jìn)管理工作朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展，結(jié)合公司實(shí)際情況，

2、制定本制 度。二、組織職責(zé)OA 系統(tǒng)的運(yùn)行中，公司各部門各負(fù)其責(zé)，協(xié)同配合。職責(zé)如下：1 、公司行政人事部是公司辦公自動(dòng)化 OA 系統(tǒng)的歸口管理部門。主要職責(zé)為：1）、負(fù)責(zé)制定OA 系統(tǒng)規(guī)章制度；2 ）、負(fù)責(zé) OA系統(tǒng)核心工作流程設(shè)計(jì)、修改；3 ）、負(fù)責(zé) OA系統(tǒng)各職能部室工作流程設(shè)計(jì)的審核；4）、負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管 OA 系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限；5）、負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn)；-可編輯修改 -6）、負(fù)責(zé)工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；7）、負(fù)責(zé) OA 系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督；8）、負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的保密設(shè)置進(jìn)行定期檢查；2 、OA 系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé) OA

3、系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和服務(wù)支撐工作，負(fù)責(zé)服務(wù)器的管理維護(hù)和日常運(yùn)行。主要職責(zé)為：1）、負(fù)責(zé) OA系統(tǒng)軟件的配置升級(jí)管理；2）、負(fù)責(zé) OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份；3）、負(fù)責(zé)制定OA 系統(tǒng)應(yīng)急方案和系統(tǒng)技術(shù)管理規(guī)章制度；4）、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作； 5）、負(fù)責(zé) OA 服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件的維護(hù)，確保服務(wù)器安全運(yùn)行；6）、負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊(cè)、注銷等管理； 7）、負(fù)責(zé) OA 平臺(tái)功能模塊各部門書寫權(quán)限的設(shè)置。3 、人事人員負(fù)責(zé)為 OA 辦公系統(tǒng)提供現(xiàn)行的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置， 提供 OA 辦公系統(tǒng)中用戶的流動(dòng)信 息。主要職責(zé)為：1）、負(fù)責(zé)現(xiàn)有用戶、及新增用戶的審核；2）、負(fù)責(zé)提供用戶（變更或注銷）

4、信息給OA 系統(tǒng)管理員。三、基礎(chǔ)管理1、使用 OA 系統(tǒng)的各級(jí)用戶應(yīng)保證各類文件處理的響應(yīng)時(shí)間。系統(tǒng)所有用戶至少在每個(gè)工作OA 辦公。日上午、中午的上班后一個(gè)小時(shí)內(nèi)，中午和下午下班前一個(gè)小時(shí)內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證 公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時(shí)傳送，最好能長(zhǎng)期登陸進(jìn)OA 系統(tǒng)2、協(xié)同及固定表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項(xiàng)后，正常處理時(shí)間應(yīng)不超過個(gè)工作小時(shí)（即一個(gè)工作日內(nèi)）。如有應(yīng)長(zhǎng)期外出、請(qǐng)假、調(diào)休等特殊原因造成無法使用 的，必須將所有或部分權(quán)限授權(quán)給關(guān)聯(lián)人員，以保證各類業(yè)務(wù)的正常流轉(zhuǎn)。3 、每位 OA 用戶的登錄名和登錄密碼應(yīng)予以嚴(yán)格保密，并做到定期更新密碼，以防他人盜用賬

5、戶，由于密碼泄漏造成的損失由用戶名所有人負(fù)責(zé)；同時(shí)為保障系統(tǒng)安全，各個(gè)用戶不得在網(wǎng)吧和其他公共場(chǎng)所使用公用電腦登錄OA 系統(tǒng)，而應(yīng)使用公司或家中的電腦登入。4 、每位 OA 用戶要保證在對(duì)所發(fā)布和審批的內(nèi)容負(fù)責(zé)。在OA 系統(tǒng)上發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，并OA 系統(tǒng)中的意見和審批與原書面簽署具有同等效力和權(quán)威，相應(yīng) 人員應(yīng)予以執(zhí)行和遵守。5、 OA 系統(tǒng)中的各分類公告及新聞均由有權(quán)限人員予以發(fā)布和更新，具體內(nèi)容由本單位負(fù)責(zé)人 確定，新聞內(nèi)容不應(yīng)涉及相關(guān)商業(yè)機(jī)密；人事公告或日常行政公告由行政人事部負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布和管 理，主要涉及各級(jí)人員的職務(wù)任免、調(diào)動(dòng)和重大獎(jiǎng)懲（包括通報(bào)表揚(yáng)、

6、重大表揚(yáng)、嚴(yán)重警告）以及 員工錄用和辭退等人事信息；各公司和總部發(fā)布的日常行政公告，主要涉及本單位的制度發(fā)布、管 理規(guī)范和其他重大事項(xiàng)等內(nèi)容。6 、各級(jí) OA 用戶應(yīng)認(rèn)真遵守本制度的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行規(guī)范使用和操作，違反本制度規(guī)定進(jìn)行操 作或使用的，將由上級(jí)主管或總部系統(tǒng)管理人員視情節(jié)輕重給予輕度至中度類別過失處罰。四、應(yīng)用管理1、流程模塊的使用1 ）、流程模塊是 OA 平臺(tái)的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事務(wù)三大類型。用戶只需根據(jù)實(shí)際需求如：請(qǐng)假申請(qǐng)、加班申請(qǐng)、出差申請(qǐng)、采購(gòu)申請(qǐng)、工作交辦等等，填寫相應(yīng) 授權(quán)范圍內(nèi)的表單，并根據(jù)系統(tǒng)綁定的流程提交審核。固定表單綁定流程中的各級(jí)用戶應(yīng)根

7、據(jù)公司 相關(guān)制度規(guī)定和要求對(duì)表單進(jìn)行操作和審批。2）、各流程節(jié)點(diǎn)的辦理人應(yīng)及時(shí)審批處理流程發(fā)起人所要辦理的事情，以免耽誤發(fā)起人辦理。3 ）、 用戶新建流程并提交后應(yīng)點(diǎn)擊“已辦事宜”，以確保所設(shè)流程的準(zhǔn)確性。上級(jí)審批人在接收到流程發(fā)起人的申請(qǐng)后應(yīng)及時(shí)審批，若拒絕發(fā)起人的申請(qǐng)可不進(jìn)行提交，但必須在簽辦反饋中 寫明拒辦理由并保存反饋，流程發(fā)起人在接收到回退指令后，應(yīng)認(rèn)真查閱回退理由，以便重新調(diào)整 和更改流程。每個(gè)用戶可發(fā)起使用的固定4 ）、 綁定流程的固定表單按業(yè)務(wù)實(shí)際需要對(duì)發(fā)起人進(jìn)行授權(quán)，表單在個(gè)人首頁中的“新建模塊”界面中可以直接調(diào)取使用， 固定表單的具體分類和使用對(duì)象見 附件1：流程表單分類說

8、明。2、文檔歸檔、查詢和共享1 ）、 各級(jí)用戶均可對(duì)自行發(fā)起、審批或協(xié)同的協(xié)同文檔或固定表單進(jìn)行歸檔，但原則上一般由流程中的最終協(xié)同或使用人進(jìn)行歸檔。般人員可在公共文檔的工作流歸檔2 ）、 工作流程歸檔時(shí)是按文檔類別進(jìn)行的合理歸檔，文件夾中查看與自己相關(guān)的工作流文檔。3 ）、 公共文檔中設(shè)置了部門文檔文件夾，各部門主管可設(shè)置各自部門文檔查詢、編輯或下載權(quán)限，確保文檔只給有對(duì)應(yīng)權(quán)限的人使用或查閱，重要業(yè)務(wù)文檔或財(cái)務(wù)報(bào)表等文檔一般只能設(shè)置 查詢權(quán)限，不得開放編輯和下載權(quán)限，以保證重要數(shù)據(jù)的安全性。附件 2: OA 平臺(tái)公共4）、各級(jí)有權(quán)限人員均可進(jìn)入公共文檔中進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)文檔的調(diào)閱和使用，各部門主

9、管有進(jìn)入公共文檔中對(duì)各類文檔查詢的權(quán)限。公共文檔的具體分類和使用對(duì)象見 文檔權(quán)限分配表。1）、3 、工作日志公司人員均應(yīng)于每天在“我的任務(wù)” “我的日志”模塊中新建每天的工作日志記錄，以 方便安排和查看日常工作的進(jìn)度。各級(jí)主管亦可在下屬工作日志中查看本部門人員工作日志記錄。4、郵件及消息的應(yīng)用1 ）、 各個(gè)用戶均已在 OA 系統(tǒng)中綁定了內(nèi)部郵箱和消息， 各用戶應(yīng)定期檢索自己的收件箱，以查收和處理郵件。2）、內(nèi)部郵件和消息主要用于與公司內(nèi)部人員溝通和交流，內(nèi)部各部門溝通和交流應(yīng)盡可能使用協(xié)同方式進(jìn)行，以提高業(yè)務(wù)處理效率。3）、 OA 平臺(tái)各人員如有任何待辦事宜都會(huì)有消息彈出框進(jìn)行提醒。員工每隔一

10、段應(yīng)對(duì)內(nèi)部郵件和內(nèi)部消息進(jìn)行清理工作，以免長(zhǎng)時(shí)間積累影響服務(wù)器處理速度。五、安全保密1、按照公司公司網(wǎng)絡(luò)管理制度的規(guī)定，為了保證各單位的網(wǎng)絡(luò)暢通，嚴(yán)禁使用BT 、電騾、電驢、迅雷、 pplive 等占用網(wǎng)絡(luò)帶寬的軟件，嚴(yán)禁在線觀看與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)視頻；嚴(yán)禁對(duì)網(wǎng)絡(luò)軟件和硬件進(jìn)行非法操作。2、 OA 系統(tǒng)的所有用戶，不得利用 OA 系統(tǒng)從事危害國(guó)家、集體和他人利益的活動(dòng)，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會(huì)治安和不健康的信息，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。3 、OA 系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號(hào)，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。4、未

11、經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關(guān)人員及外部人員查看OA 系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容。六、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)為確保網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，全體員工都有對(duì) OA 系統(tǒng)維護(hù)的義務(wù)；1 、公司 OA 管理員是公司 OA 系統(tǒng)欄目，版面變更唯一的指定人；2 、禁止在 OA 系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等；3 、未經(jīng)許可，不得私自改變 OA 系統(tǒng)的桌面內(nèi)容；4、不得對(duì)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行進(jìn)行人為設(shè)限。七、考核為強(qiáng)化 OA 系統(tǒng)的健康運(yùn)行，發(fā)揮其有效作用，實(shí)施考核管理。1、 OA 系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)協(xié)同工作進(jìn)行跟蹤，對(duì)每位同事工作事項(xiàng)的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進(jìn)行記錄。并將使用情況納入季度或年度考核范圍。2 、對(duì)長(zhǎng)期不使用

12、 OA 系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求進(jìn)行規(guī)范使用；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，對(duì)工作造成 不良影響的，將按照事務(wù)的后果情況進(jìn)行處理，對(duì)考考核周期內(nèi)處理事務(wù)周期較短的獎(jiǎng)懲相關(guān)規(guī)定 進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。3、對(duì)不遵守規(guī)定、影響流程傳輸正常運(yùn)行的使用部門和使用人員，依照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。4、對(duì)泄落機(jī)密，造成不良后果的，按公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、應(yīng)急措施應(yīng)急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。1、對(duì)公司制度、報(bào)告、考核、檔案等有價(jià)值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時(shí)，發(fā)布人還應(yīng)進(jìn)行備份，以避免信息丟失。2、公共文檔中各部門體系文件，各部門主管應(yīng)留有本部門相關(guān)備份文件。3、OA 管理員對(duì) OA 系統(tǒng)要及時(shí)進(jìn)行維護(hù)管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效，每周進(jìn)行一