應付賬款管理制度

1、應付賬款管理制度 一、制定目的 為 加強對應 付賬 款管理，合理調(diào)度、使用資 金，保證資 金正常流動，有效提高資金使用效率，防止呆賬、壞賬、死賬 等不良現(xiàn) 象的發(fā)生，保障公司合法權益不受 損失，特制定本制度。 二、適用范圍 本制度適用于云南靈 瑀集團所屬全部子公司。 三、商品采購業(yè)務 內(nèi)容及要求 （一）、原則 1、有效規(guī)避風險的原則。 2、時效性原則。 （二）、商品采購 合同的必 備條件 1、采購 合同的內(nèi)容 商品的品種、規(guī)格和數(shù)量。 商品的 質量和包裝。 商品的價格和 結算、支付方式。 交貨期限、地點和發(fā)送方式。 商品驗 收辦法。 商品銷售過程中供應商費用支持范 圍。 違約責 任，合同的變更

2、和解除條件。 2、商品采購 合同的 簽訂條件 合同的供 應商資格、資質、企業(yè) 性 質審核。 合同必 須合法。 簽訂合同必 須堅持平等互利、充分協(xié) 商的原則 簽訂合同必 須堅持等價、有償 的原則。 當事人應當以自己的名 義簽訂經(jīng)濟合同。委托別 人代簽，必須要有 委托證明。自然人必須 按手印，法人必 須蓋公章。 采購合同應當采用 書面形式。 發(fā)生經(jīng)濟糾紛 的仲裁機構必 須是本公司要求仲裁機構。 （三）、欠款基數(shù)的確定 1、欠款基數(shù)原則 上每年調(diào)整一次，財務部根據(jù)公司 資金計劃和供應 商供貨量及淡旺季 資金情況，確定應付賬款總量，并由采購部逐項分 解報財務部審核，經(jīng)主管領導批準后，于每年終了前 10

3、日內(nèi)下發(fā)下 年度計劃。 2、欠款基數(shù)的確定要本著先回款后付款的原則 ，先分析公司回款情 況，然后研究采購量和供應商的資金實力，在合理占用供應商應付款 的基礎上確定欠款基數(shù)。 （四）、付款條件 1、預付賬款：對于市場上特 別緊俏必須預交貨款采購的貨物，以及為 取得較低的供 貨價格（價差大于預付款的利息或投 資收益）而預付的 款項。凡需預 付的貨款，采購除向財務部提供購貨合同外需 報分管領 導審批、總經(jīng) 理 簽批。 2、延期付款：在交易發(fā) 生后，當財務賬 面已達到欠款基數(shù)以上 時，采 購部方可確定 對供應商付款。 3、即期付款：貨 到驗收合格入庫后即支付 貨款、或根據(jù)供應 商要求在 欠款基數(shù)內(nèi)支付

4、 貨款。該 條件下付款，賣方必須提供一定比例的 現(xiàn)金 折扣，具體條件如下。 現(xiàn)匯付款：在欠款基數(shù)內(nèi)現(xiàn)匯方式付款，每次付款必 須享受付款 額 2-5%的現(xiàn)金折扣。 承兌匯票付款；在欠款基數(shù)內(nèi)以承兌匯票方式付款，每次付款必須 享受付款額 1-2%的現(xiàn)金折扣。 凡欠款基數(shù)內(nèi)支付的款 項，均于支付貨款的同時取得相應折扣，直 至供應商恢復相 應的欠款基數(shù)。 因產(chǎn)品開 發(fā)、生產(chǎn) 準備，提高質量等需要，供應商尋求資金支持， 經(jīng)采購部分析 項目風險、并報總經(jīng) 理批準，可在欠款基數(shù)內(nèi) 給予支持， 辦理相 應手續(xù)，不作折扣處理。 4、應付賬款的建立程序 供應商根據(jù)本公司采 購部的采 購計 劃，及時提供商品。 供應

5、商憑本公司 倉儲部出具的入 庫單開具增值稅專用發(fā)票，進行 結算；按合同約定的價格 執(zhí)行，發(fā)票交采 購部。 采購部接收發(fā)票并經(jīng)審核無誤后，登記往來流水 賬，審核發(fā)票主要 內(nèi)容：發(fā)票是否合法、價格是否與定價相符、數(shù)量是否一致。然后將發(fā) 票交到財務部。 財務部審核發(fā)票填寫格式是否正確，稅率是否有 誤，能否進行有效 抵扣。然后將將發(fā) 票及 時入賬，為便于管理和核 對賬務 ，財務 部應將 增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)注明憑 證號碼，月底全部發(fā)票賬務處理結束后， 財務和采 購部門應核對賬務。 采購部根據(jù)自己建立的流水往來 賬 ，計算其欠款數(shù) 額，當欠款數(shù)超 過欠款基數(shù)后方可填寫付款申 請單。經(jīng) 分管 領導和財務負

6、責人、總經(jīng) 理簽批后，由財務 部根據(jù) 資金情況安排付款或 轉承兌并登記往來賬， 原則上要求供 應商開具收款收據(jù)。 財務部及采 購員 ，每月末和各供應商核對往來 賬，并出具對賬 余額 調(diào)節(jié)表。 a、 對于錯賬情況，寫出書面調(diào)賬通知，經(jīng)財務負責人核實，報總經(jīng)理 批準后調(diào)賬備案。 b、 對于清查出的屬于串戶情況， 寫出書面申請，財務負責人核實后， 批準調(diào)賬。 c、 如發(fā)生因債權人特殊原因確實無法支付的應付賬款，按規(guī)定核準 后予以沖 銷。 d、 對于終止供應關系的廠家，要徹底清理往來賬。一律由雙方財務 人 員會同采購部門核對往來賬，并對物管部門遺留的該廠家廢品以及其 應交的費用等進行全面清理后，方可辦

7、理付款及 轉賬結算。 5、應 付賬款日常管理及考核 日常業(yè)務，往來賬登記人員必須做到當日 業(yè)務當日完成。要經(jīng) 常核 對往來單位，不得出現(xiàn)串戶現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)串戶要在第一時間進行調(diào)整。 非往來賬登記人員進行應付賬款的掛賬，必須與主管人員協(xié)商，征 得同意后方可登 記。 財務部嚴格按照公司 規(guī)定的應付賬款結算期，根據(jù)應付賬款賬面 余額，扣除欠款基數(shù)后提 報超過基數(shù)應付供應商貨款數(shù)。在批款截止 日期，各往來賬登記人員必須完成全部記賬工作，特殊情況一定要通 知主管領導。出現(xiàn)多批、漏批現(xiàn) 象，將視情節(jié)追究相關人 員責任。 公司因 業(yè)務需要預付款項的，須出具合同的復印件、采購部主管、 采購員簽字的付款申 請單，必

8、要時要提供支付預付款項的簡要說明書 （由采購部領導及采購員簽 字），財務部審核，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后， 按預付期限不超 過三個月予以支付控制。對 于不能按合同期限或合同 中沒有 約定日期、但在一月內(nèi)一直未辦 理相關沖減 預付手 續(xù)的預付款 單位，財務部將拒 絕為該單 位再次付款，并將實際情況反饋采購部主 管領導，對經(jīng)辦人員及相關 領導進 行考核，每出現(xiàn)一次對采購主辦人 員績效工資扣減 20%，采購部主管扣績效工資 20%。 財務部制定對賬計劃，通知采購部，組織其所經(jīng)辦業(yè)務 往來單位進 行對賬工作。其主要任務 是：組織、協(xié)調(diào) 供應商單位來人 對賬；供應商 因特殊情況不能來人 對賬 ，財務 部要求往

9、來 單位將其往來明 細賬 寄來， 由采購員和財務人員進行核 對后直接根據(jù)各 單位明細賬單獨進行核 對，并將結果通知供 應商。公司也可以組織財務 人員到業(yè)務量比 較大， 且業(yè)務較頻 繁的重點供 應 商 單位 進行對賬。 對賬過程發(fā)現(xiàn)的未達賬項，雙方人員有義務為對 方查找原始憑 證， 查找原因進行調(diào)賬。特別 是公司在經(jīng)營過程因質量問題發(fā)生許多索賠， 雖然財務部已經(jīng)扣款，但因量大，金額比較小，采購員一定要及時要 求對方出具收據(jù) 辦理手續(xù)予以確認。對賬過 程中發(fā)生的問題，相關對 賬人員要及時向有關領導報 告，由領導決定問題的最終處理結果。 雙方對賬人員在對賬工作結束后，出具對賬余額調(diào)節(jié) 表，雙方經(jīng)辦

10、人員要在余 額調(diào)節(jié)表上簽字，然后報各自主管領導簽字、蓋章，對賬 結果正式確 認，對賬雙方必須根據(jù)對賬余額表調(diào)整事項調(diào)整賬目。確 認后的對賬結果具有法律效力，原 則上規(guī)定應付賬款對賬期不得超 過 一年。 對于業(yè)務量比較小，賬務核算工作 簡單的單位，可以由采購員直接 持明細賬 與其對賬。 對于信譽較好，并且業(yè)務量小的 單位，雙方可以相互致函 對賬。 對于一些風險 比較大的預付款，或因業(yè)務需要的往來 單位可以派 員對賬。對 于業(yè)務量比較大，且長期未派員來公司核 賬目的單位，可 以邀請對方來人 對賬。 四、應 付賬款支付流程： 當事人填列付款申 請單-主管 負責人簽字-財務部簽字-總經(jīng)理簽 批-出納付

11、款（同時要求獲取收款收據(jù)） 五、勞務業(yè)務 內(nèi)容及要求 （一）、原則 1、有效規(guī) 避風險的原則。 2、時效性原則。 （二）、勞務合同的必 備條件 1、勞務 合同的內(nèi)容 勞務服 務名稱、地點、范圍。 勞務服務數(shù)量，期限。 勞務服務質 量標準，驗收機制。 勞務價格，結算方式，款項支付方式；發(fā)票提供要求。 勞務過 程意外 責任擔當。 違約責 任，合同的變更和解除條件。 2、勞務 合同的簽訂條件 提供勞務 是自然人的要求身體健康，技 術熟練。 提供勞務是法人主體的，要求提供 資質 文件證明材料。 勞務合同必 須合法。 簽訂合同必 須堅持平等自愿、協(xié) 商一致的原 則。 當事人應當以自己的名 義簽訂勞務合同。委托別 人代簽，必須要有 委托證明。自然人必須 按手印，法人必 須蓋公章。 勞務合同應當采用 書面形式。 發(fā)生勞務糾紛 的仲裁機構必 須是本公司要求仲裁機構。 （三）、付款條件 1、提供勞務 屬于自然人的，需在 勞務提供完成后，經(jīng)驗 收合格，支付 所涉勞務款項，但是必須截留 5%的勞務 保證金一年。 2、提供勞務 屬于法人的，根據(jù) 勞務提供 進度，進行分批次支付，每批 次支付必 須截留 5%預備款；待勞務完全提供完 畢，及時結算（必須提 供結算書），在截留總體勞務價款 5%一年保