CX12采購控制程序

1、 國網(wǎng)智能電網(wǎng)研究院采購控制程序編 號： CX12修訂狀態(tài)： 1.0頁 數(shù)： 共 8 頁1.目的對本院生產(chǎn)所需物資和服務(wù)的采購過程進行控制，以確保采購的物資和服務(wù)滿足規(guī)定的要求。2適用范圍適用于產(chǎn)品外購、外包過程的控制。2.1外購：原材料、元器件、標準件、設(shè)備以及各種非標物資的采購2.2外包：設(shè)計開發(fā)過程外包，委托產(chǎn)品加工，委托計量器具檢定，委托采購品檢驗，委托土建施工、設(shè)備安裝，委托運輸服務(wù)等3職責3.1發(fā)展計劃部歸口管理全院的招標采購工作，對各單位的招標采購工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和考核。負責審批各單位的采購計劃，確定院級采購的物資范圍，組織院級采購的具體實施。負責采購合同法律條款的審核；組

2、織制訂院物資采購有關(guān)的規(guī)章制度。3.2各單位的采購部門負責本單位所需的、院發(fā)展計劃部批復(fù)的由各單位自行組織的物資招標采購和其他形式的采購工作。負責本單位自行采購過程的控制3.3科技信息部參與采購計劃和招標采購文件審核、評標、談判；3.4財務(wù)資產(chǎn)部負責審核項目的物資采購資金需求計劃。 3.5物資需求部門負責向采購部門提交物資需求計劃、質(zhì)量、進度要求和驗收標準、規(guī)范；負責所需物資的接收、驗證、資產(chǎn)移交和項目決算等事宜。4工作程序 采購工作流程見附錄4.1采購過程控制4.1.1采購方式院物資采購方式可分為招標采購和非招標方式。1）根據(jù)國網(wǎng)智能電網(wǎng)研究院招標采購管理辦法規(guī)定，非工程建設(shè)項目單項合同估算

3、價在20萬元人民幣以上的設(shè)備、物資、辦公用品采購、咨詢服務(wù)等項目必須進行招標。詳細規(guī)定和要求見國網(wǎng)智能電網(wǎng)研究院招標采購管理辦法。 2）單項合同估算額在20萬元人民幣以下的物資和服務(wù)采購，可采用非招標方式，并按本程序4.1.3非招標采購過程控制實施控制。4.1.2招標采購過程控制1) 項目單位提出項目申請，提交采購申請表，同時提交以下資料：相關(guān)立項批準文件及批準投資估算等（招標采購內(nèi)容應(yīng)在立項批準文件中明確），未在立項批準文件中明確的項目須申請計劃外專項，按院相關(guān)管理規(guī)定審批后執(zhí)行。2) 發(fā)展計劃部（招標采購辦公室）收到各項目單位的申請后，按照國網(wǎng)智能電網(wǎng)研究院招標采購管理辦法執(zhí)行。3) 招標

4、文件發(fā)出前、合同簽訂前需經(jīng)法律審核。4) 屬于院職能部門的物資采購，由發(fā)展計劃部代表院統(tǒng)一與中標人簽訂合同，各職能部門負責接收驗貨；屬于各單位的物資采購，由各單位與中標廠商簽訂合同，負責接受驗貨。5) 涉及外包過程的采購，除執(zhí)行以上過程外，還應(yīng)該和外包方簽訂質(zhì)量、環(huán)境、安全協(xié)議，并約定對外包方的監(jiān)督管理方法。4.1.3非招標采購過程控制采購方式為直采方式。用于科技、工程、咨詢、服務(wù)等院業(yè)務(wù)項目中的硬件、軟件、以及服務(wù)等物資的采購，采購金額在20萬以下的非招標采購，由各單位按照以下要求對采購過程進行控制。4.1.3.1采購品分類、分級各單位技術(shù)部門通過對產(chǎn)品質(zhì)量特性的分析，識別采購需求和要求，對

5、采購品進行分類、分級（見表1、表2），并根據(jù)采購品類別和質(zhì)量等級，來確定各種采購品采購過程的控制策略和方法，形成采購技術(shù)文件。1) 采購品分類：根據(jù)設(shè)計要求將采購品分為外購件、外包過程二類。2) 采購品分級：根據(jù)采購品對隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)和最終產(chǎn)品質(zhì)量的影響，進行質(zhì)量分級，一般分成A、B、C三級：A級：關(guān)鍵級，直接影響產(chǎn)品主要性能的原材料、元器件和零、部件、設(shè)備、分系統(tǒng)。B級：重要級，局部影響產(chǎn)品性能的原材料、元器件和零、部件、設(shè)備分系統(tǒng)。C級：一般標準件和非重要物資。4.1.3.2供方調(diào)查1) 由采購部門（或質(zhì)量、技術(shù)部門）牽頭組織技術(shù)/供應(yīng)、生產(chǎn)、質(zhì)檢、財務(wù)等部門進行合格供方評價和選擇；2)

6、供方評價與選擇的準備：a)確定采購質(zhì)量目標1) 知名品牌、供貨合格率、采購成本等要求2) 交付能力、售后服務(wù)能力以及物流效率等要求b)掌握基本信息1) 采購品技術(shù)要求（由技術(shù)部門提供相應(yīng)的采購技術(shù)文件）2) 備選供方目錄（由技術(shù)部門或采購部門根據(jù)產(chǎn)品試制的情況提供）3) 供方能力調(diào)查（對于新供方，由采購部門組織調(diào)查，提供相關(guān)報告）4) 樣品試用報告（對于新供方，由技術(shù)部門或質(zhì)管部門根據(jù)樣品試用情況提供）5) 供貨質(zhì)量統(tǒng)計（對于老供方，由采購部門或質(zhì)管部門根據(jù)供貨情況統(tǒng)計提供）其他c) 編寫供方能力調(diào)查報告” （見表3）主要內(nèi)容包括：1) 是否具有要求的資質(zhì)；（如設(shè)計開發(fā)資質(zhì)，計量檢定資質(zhì)，產(chǎn)品

7、生產(chǎn)許可、土建施工資質(zhì)等）2) 供方的質(zhì)量保證能力，包括技術(shù)能力（產(chǎn)品開發(fā)、工藝實現(xiàn)能力等）、生產(chǎn)能力（主要生產(chǎn)設(shè)備、產(chǎn)能等）、質(zhì)量檢驗?zāi)芰Γㄖ饕獧z驗設(shè)備）以及售后服務(wù)能力（主要服務(wù)方式）以及相關(guān)人員構(gòu)成；3) 產(chǎn)品認證和質(zhì)量、健康安全、環(huán)境管理體系認證情況；4) 供方與其競爭對手相比的業(yè)績；5) 與同類產(chǎn)品的質(zhì)量比較；6) 其它用戶的使用經(jīng)驗；7) 價格和供貨/履約能力。可通過函調(diào)、實地考察等方式獲取供方的上述信息，同時獲取有關(guān)資質(zhì)證明文件復(fù)印件。對于外包，一般要采取實地考察的方式來了解供方的詳細情況。4.1.3.3供方評價a) 對物資生產(chǎn)廠家的評價1) 對于新供方，應(yīng)通過調(diào)查（供方能力調(diào)查

8、報告）、試用（樣品試用報告）、評審等方式?jīng)Q定是否錄用為合格供方，如合格則填寫供方評價表（見表4）；2) 對于原有供方，主要依據(jù)供貨質(zhì)量統(tǒng)計情況決定是否繼續(xù)錄用，隨著采購品質(zhì)量目標的變化及供方能力的變化，必要時對供方進行再評價。b)對外協(xié)生產(chǎn)廠家的評價 評價的主要內(nèi)容為：1) 必要的資質(zhì)要求是否滿足；2) 采購品的實物質(zhì)量（包括產(chǎn)品功能、可靠性等質(zhì)量特性）是否滿足要求；3) 供方生產(chǎn)規(guī)模、設(shè)備、人員能否保證貨源充足和及時供貨；4) 供方的產(chǎn)品價格是否合理；5) 供方以往提供產(chǎn)品的使用效果和售后服務(wù)情況，如技術(shù)文件、使用說明是否翔實，以及產(chǎn)品的修理和退換是否方便等；6) 對于外包過程，重點要評價供

9、方的資質(zhì)（如有要求）以及其設(shè)計/生產(chǎn)/服務(wù)過程的能力是否能滿足我方對產(chǎn)品的要求，主要從人、機、料、法、環(huán)、測諸因素的受控情況來評價，特別要關(guān)注特殊過程、關(guān)鍵過程是否受控；c) 對物資供應(yīng)商的評價 原則上，對能夠從廠家采購的產(chǎn)品，一般不從商家采購。如果必須在商家采購的產(chǎn)品，則在對廠家評價的同時，還要對商家進行評價。評價的內(nèi)容包括：1) 商家提供產(chǎn)品固有的質(zhì)量特性和賦予特性（如提供指定廠家的產(chǎn)品（不賣假貨）、價格、交貨期等）；2) 商家的代理級別和信譽等。對于國外廠家（公司）生產(chǎn)、國內(nèi)代理商供貨的產(chǎn)品，一般只評價國內(nèi)代理商。4.1.3.4合格供方的條件一般情況下，供方只要滿足以下條件之一便可直接錄

10、入合格供方的名單：1) 通過質(zhì)量管理體系認證，認證證書覆蓋了本單位所需的采購品；2) 通過了產(chǎn)品質(zhì)量認證，具有產(chǎn)品認證證書；3) 國際知名品牌；4) 經(jīng)過較長時間使用，有充分的數(shù)據(jù)證明供方所提供的產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定且滿足要求；5) 試用報告證明供方提供的樣品滿足要求，且對供方質(zhì)量管理體系的能力進行了調(diào)查（函調(diào)或?qū)嵉乜疾欤?，證明其具有穩(wěn)定地提供與樣品相同產(chǎn)品的能力；6) 對外包過程供方的資質(zhì)（如有要求）、設(shè)計與開發(fā)和/或生產(chǎn)與服務(wù)提供過程的人、機、料、法、環(huán)、測的受控情況進行了考察，證明其具有承擔外包過程的能力。4.1.3.5合格供方名單a) 通過評價和選擇，確定為合格供方的列入合格供方名單（見表3）

11、，合格供方名單由各單位領(lǐng)導(dǎo)批準后，與采購技術(shù)文件一同成為采購支持性文件。b) 對合格供方名單要實行動態(tài)管理，一般情況下，對合格供方進行年度評審，確定保留或取消供方資格，同時更新合格供方名單，如遇特殊情況，可隨時評價和更新。c) 建立和保存合格供方供貨的記錄，定期進行統(tǒng)計，統(tǒng)計結(jié)果作為再評價的依據(jù)之一，統(tǒng)計結(jié)果還應(yīng)反饋給供方，以促使供方改進產(chǎn)品質(zhì)量，提高質(zhì)量業(yè)績。d) 評價結(jié)果及相關(guān)措施和記錄應(yīng)予以保持。4.1.3.6對外包過程的控制要求各單位應(yīng)識別外包過程，包括其中的特殊過程?？疾焱獍M織的能力和資質(zhì)，與外包組織簽訂合同，明確外包產(chǎn)品的質(zhì)量要求、接受準則、雙方的權(quán)利和義務(wù)，提出驗證或驗收要求。

12、必要時提出對外包組織的控制要求（包括質(zhì)量管理體系、過程實施、過程監(jiān)視等）。這些控制要求是：a） 對于設(shè)計開發(fā)的外包：應(yīng)按標準7.3的規(guī)定對設(shè)計策劃、設(shè)計輸入、設(shè)計輸出、設(shè)計評審、設(shè)計驗證、設(shè)計確認、設(shè)計更改等采取有效控制措施，結(jié)合產(chǎn)品特點確定控制點和控制要求。b） 對于委托加工：應(yīng)按標準7.5.1和7.5.2的規(guī)定對供方進行控制，特別要對其中的特殊過程和需確認的過程進行控制，在過程確認、設(shè)備確認、過程工藝參數(shù)的監(jiān)控等方面，結(jié)合該外包過程對最終產(chǎn)品質(zhì)量的影響，提出控制要求和方法。在生產(chǎn)過程中設(shè)置控制點進行監(jiān)控，如監(jiān)督檢查過程和最終檢驗等。c） 對于委托采購，應(yīng)按標準7.4的規(guī)定提出相應(yīng)的控制要求

13、。d） 對于委托計量檢定和檢驗，應(yīng)考察外包組織的資質(zhì)和能力（包括設(shè)備能力和人員資格）e） 對于長期向本單位提供配套零部件或加工業(yè)務(wù)的外包方，可與其建立組織間的質(zhì)量保證體系。4.2 采購文件的控制 采購文件包括采購技術(shù)文件、采購計劃、招標文件、采購合同/采購訂單等4.2.1采購技術(shù)文件采購品質(zhì)量要求由采購技術(shù)文件明確，由技術(shù)部門編制、審核，總工批準。采購技術(shù)文件要明確：a） 對于標準器材（原材料、元器件、標準件）：產(chǎn)品名稱、質(zhì)量級別、型號/規(guī)格（產(chǎn)品標準號）、合格供方、進貨驗證或檢驗要求、產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢測報告（必要時）等；（見表4）b） 對于外包過程：合同附件的技術(shù)協(xié)議中除明確產(chǎn)品的技術(shù)要求

14、（產(chǎn)品名稱、質(zhì)量級別、產(chǎn)品圖樣和技術(shù)要求，驗收要求）外還應(yīng)明確對外包過程的控制要求。4.2.2采購實施文件采購實施文件包括采購計劃和招標文件、采購合同/采購訂單等，根據(jù)生產(chǎn)計劃和采購技術(shù)文件編制，招標文件、采購合同/訂單要規(guī)定：a） 采購品名稱、數(shù)量、價格、交貨期；b） 采購品的質(zhì)量要求。可直接引用采購技術(shù)文件；c） 需供方提供的有關(guān)質(zhì)量證明文件、質(zhì)量記錄（如產(chǎn)品質(zhì)量檢測、檢驗報告等）的要求；d） 如在本單位以外的地點驗收，要明確驗收事項的安排；e） 產(chǎn)品質(zhì)量責任劃分等。采購文件在交給供方前，要經(jīng)授權(quán)人審核、批準，以確保規(guī)定的采購要求是充分和適宜的。4.3 采購實施的控制4.3.1 應(yīng)向合格供

15、方名單中的供方采購產(chǎn)品和服務(wù)，如確需從非合格供方處進行采購，應(yīng)履行必要的評價、審批手續(xù)。4.3.2采取招標，合同、訂單、口頭訂購等方式進行采購，依據(jù)采購文件實施采購。4.3.3 外包過程按4.1.3.6實施控制。4.4 采購產(chǎn)品的驗證4.4.1 采購產(chǎn)品按采購合同和驗收技術(shù)條件的規(guī)定進行驗證，主要的方式為：a） 進貨檢驗/驗證（包括委托檢驗）。按確定的進貨檢驗規(guī)程進行；b） 對外包項目驗收，按確定的驗收技術(shù)條件或驗收大綱進行；c） 在供方處驗證/驗收（如外包項目，可按合同或技術(shù)協(xié)議安排委派專人對供方進行過程質(zhì)量監(jiān)督或與供方聯(lián)合檢測并驗收產(chǎn)品），要在采購合同中明確有關(guān)驗證的事宜；d） 如合同有顧

16、客參與驗證/驗收的要求，要在采購合同中規(guī)定擬采用的驗證安排和產(chǎn)品放行的方法。4.4.2 所有的進貨檢驗和驗證的記錄要予以保存，并定期對采購產(chǎn)品質(zhì)量狀況進行統(tǒng)計分析。5相關(guān)文件國網(wǎng)智能電網(wǎng)研究院招標采購管理辦法（院發(fā)展20123號6記錄1) 外購器材明細表（附表1）2) 外包明細表（附表2）3) 供方能力調(diào)查報告（附表3）4) 供方評價記錄（附表4）5) 合格供方名單（附表5）7.附圖：采購流程圖編審人員日期編寫審核會簽批準附圖：采購流程圖采購計劃審批采購資料供方選擇和評價審批1) 采購合同、協(xié)議2) 招標書3) 驗收標準/方式4) 產(chǎn)品技術(shù)要求和服務(wù)要求5) 供方人員資格要求6) 供方管理體系

17、要求 實施采購 招標采購 非招標采購談判采購詢價采購緊急采購供方選擇、評價準則合格供方名單進貨/提供合格 接收審查抽樣檢驗驗查驗合格證明我方或顧客赴供方現(xiàn)場實施驗證合同中規(guī)定驗證安排和產(chǎn)品放行的方法檢驗/驗證采購需求單項合同估算價在20萬元以上按不合格品控制程序處置不合格13 / 13文檔可自由編輯打印CX12附表1 外購器材明細表產(chǎn)品名稱： 產(chǎn)品代號： 編號：序號名 稱牌 號規(guī) 格級別(ABC) 單 位數(shù) 量備 注第 頁編制 年 月 日 審核 年 月 日 共 頁CX12附表2 外包明細表產(chǎn)品名稱： 產(chǎn)品代號： 編號：序號級別（ABC） 名 稱外包工作內(nèi)容技術(shù)、質(zhì)量要求數(shù)量備 注第 頁編制 年 月 日 審核 年 月 日 共 頁CX12附表4 供方評價記錄產(chǎn)品名稱： 產(chǎn)品代號： 編號：序號類別級別采購品名稱供方名稱資質(zhì)