酒店管理系統(tǒng)操作流程

1、酒店管理系統(tǒng)基本操作流程一、電腦的基本操作1. 電腦正常開關機：開機： 先打開主機電源，看到電源指示燈亮后，再打開顯示器的電源開關， 當顯示器的電源燈由黃色變?yōu)樗{色后，說明電腦正常開機，大約 5-20 秒后 即進入WINDOWS作系統(tǒng)。關機：對于 WINDOW操作系統(tǒng)，可以直接從桌面左下角“開始”菜單中選擇“關閉系統(tǒng)”彈出的窗口下“關閉計算機”項，即可實現(xiàn)正常關機。2. 鼠標的使用：單擊： 按下鼠標左邊鍵一次為單擊，所有操作系統(tǒng)中“按鈕”或“下拉式 列表”等控件選擇時，基本采用單擊。雙擊： 迅速按下鼠標左邊按鍵兩次（兩次時間間隔要短，如果過長就會變 為兩次單擊）為雙擊；操作系統(tǒng)中，圖標選擇及表

2、格項目選擇基本上采用 雙擊。右擊： 按下鼠標右邊按鍵一次為右擊。拖動： 將鼠標指針移到目標上，按住鼠標左邊按鍵不放然后移動鼠標為拖動。3. 電腦死機處理：一般死機： 電腦在運行過程中，因人為因素或電腦環(huán)境因素而出現(xiàn)沒有響 應預定的操作結果，同時通過正常操作也無法退出的情況下；可通過同時 按 Ctrl+Alt+Del 三個鍵強行關閉當前操作，等電腦彈出“關閉程序”窗口 后，在窗口中按“結束任務”按鈕，操作系統(tǒng)就會強行結束當前操作，結束后再彈出對話框，再次按“結束任務”按鈕，電腦即可恢復操作。 嚴重死機： 電腦出現(xiàn)死機時，通過上述恢復操作還不能正常運作，或者是 鍵盤鼠標根本不起作用；這樣的情況就是

3、嚴重死機，解決的唯一辦法是： 連續(xù)按住主機電源開關，直到關閉電源為止。4. TAB鍵的運用WINDOWS有界面操作中，將光標從一個對象移動到另一個對象時，默認采 用鍵盤上左上角的“ TAB鍵，而不是回車鍵。二、酒店管理系統(tǒng)登錄操作說明1. 在WINDOWS面上，找到名字為（酒店管理）或（HOTEL的快捷圖標， 將鼠標指針移到該圖標上，并雙擊鼠標左鍵以進入（酒店管理系統(tǒng)）登錄 界面。2. 依次填入你的用戶名（系統(tǒng)管理員給予你的工號） 、口令（屬于你自己 的密碼，最長六位）以及班次（你所當值的班次） 。然后單擊登錄窗口左下 方的“確定”按鈕以登錄系統(tǒng)，進入主界面。三、酒店營銷子系統(tǒng)功能操作程序說明

4、（接待）1. 散客客人登記 :單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“接待”按扭彈出接待下拉式菜 單，在接待下拉式菜單中選擇“入住登記”并單擊它以進入（入住登記） 實時房態(tài)窗口，以下操作都在此窗口中進行，敬請留意！快束登記：a）在窗口中選擇一空凈房間，并雙擊該房間圖標彈出功能菜單界面；b）單擊菜單上“客人快速登記”項，彈出（客人快速登記）對話框；c）依次填入客人姓名、離開日期、 折扣、實際房租、收 / 免服務費以及備注信息等；d) 核對資料無誤后單擊“確定”按鈕，此時系統(tǒng)提示是否要現(xiàn)在輸入客人 的詳細資料，選擇 否即可完成本次的快速登記操作。詳細登記：a) 在快速登記的基礎上，當系統(tǒng)提示是否要現(xiàn)在輸

5、入客人的詳細資料時，選擇 是彈出(客人詳細資料登記)對話框；b) 填入客人的中、英文姓名，選定客人的性別；c) 單擊證件種類下拉菜單條，選定證件類別，填入證件號碼；d) 單擊國籍下拉菜單條，選定客人的國籍；e) 單擊客人類型下拉菜單條選定客人所屬的客人類型；f) 單擊簽證種類下拉菜單條選定客人的簽證類別，填入證件號碼(僅對外 籍客)；g) 填入客人的地址，以及備注信息(兩間或以上房間一起結帳的必須注釋 另一間房的房號)；h) 核對資料無誤，單擊窗口右上方的“確定”按鈕，保存記錄信息，完成 本次操作。附屬客人詳細資料登記：a) 在主客人詳細資料登記的基礎上，單擊(附屬客人詳細資料)卡片，彈出附屬

6、客人詳細資料卡片對話框；b) 單擊窗口右下方的“新增”按鈕，彈出附屬客人詳細資料登記窗口；c) 其資料錄入與主客人相同，請參照主客人詳細資料登記第2到第 7步；d) 核對資料無誤，單擊“保存”按鈕，保存信息，完成本次操作。客人資料修改：a) 在“入住登記”房態(tài)窗口中，雙擊要修改的客人的房間號碼，彈出功能 菜單條；b) 單擊菜單上的“客人資料修改”按鈕，彈出客人資料修改對話框；c) 刪除原有錯誤的記錄資料，填入正確的記錄資料；d) 修改完畢后，核對資料無誤，單擊窗口右上方的“保存”按鈕保存信息， 退出窗口完成本次操作。房間加人：a) 在(入住登記)實時房態(tài)窗口中，雙擊要加客人的房間號碼，彈出功能

7、 菜單條；b) 單擊菜單上的“住客房間加人”按鈕，彈出(住客房間加人)對話框；c) 填入要入住的客人姓名，然后單擊“確定”按鈕即可退出對話框完成本 次操作。在住客人換房：a) 在(入住登記)實時房態(tài)窗口中，雙擊要換房的客人的房間號碼，彈出 功能菜單條；b) 單擊菜單上的“在住客人換房”按鈕，彈出(換房)對話框；c) 雙擊要換房的客人記錄，這時窗口左邊就會顯示客人換房前的記錄；d) 在窗口右邊填入客人要換到的新房號、折扣以及實際房價等；e) 核對無誤后單擊“確認” ，系統(tǒng)提示換房成功，單擊“確定”按鈕；f) 單擊“退出”按鈕退出對話框，完成本次操作。查看客人資料：a) 在(入住登記)實時房態(tài)窗口

8、中，雙擊要查看客人的房間號碼，彈出功能菜單條；b) 單擊菜單上的“查看客人資料”按鈕，彈出(客人資料查詢)對話框；c) 這時窗口就會顯示該房間 P 客人的登記資料及其消費情況；d) 如有 S 客人則在窗口右邊的客人列表中雙擊其記錄，即可查看該客人資 料；e) 單擊“退出”按鈕則退出該窗口，結束本次查詢。加床：a) 在(入住登記)實時房態(tài)窗口中，雙擊要加床的房間號碼，彈出功能菜 單條；b) 單擊菜單上的“加床”按鈕，彈出(客人加床快速登記)對話框；c) 填入要加床客人姓名，然后單擊“確定”按鈕退出對話框，完成本次操 作。d) 如果要輸入客人詳細資料，請用客人資料修改來完成。 預訂客人登記：a)

9、在(入住登記)窗口中找到并雙擊客人預訂的房間號碼，彈出功能菜單 條；b) 單擊功能菜單上的“預訂客人登記”按鈕，彈出(預訂客人登記)對話 框；c) 雙擊左邊窗口列表中的預訂客人記錄條，此時在右邊窗口就會顯示客人 的詳細資料；d) 在右邊窗口中補填完客人的全部詳細資料e) 核對資料無誤，單擊窗口右上方的“登記“按鈕，退出窗口完成本次操 作。歷史客(回頭客)人登記：a）在快速登記的基礎上，單擊“回頭客判定”按鈕；b）如果系統(tǒng)提示此人曾光臨過本酒店，單擊“確定”按鈕，彈出該客人的 以前入住登記的詳細資料窗口；c）雙擊窗口中的要傳輸?shù)臍v史客人記錄條， 此時在窗口上方的 （歷史客人） 欄中就會顯示出雙擊

10、的記錄條的帳號；d）然后單擊“傳輸資料”按鈕傳送資料，退出本窗口回到（窗人快速登記） 窗口；e）單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)提示是否現(xiàn)在輸入客人的詳細資料，選擇“是” 彈出客人詳細登記窗口，檢查傳輸資料是否準確后，按“保存”完成本 次操作?？腿速Y料快速修改：a）單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的接待按鈕彈出接待下拉式菜單， 在接待下拉式菜單中單擊客人資料修改按鈕，彈出（客人資料修改） 窗口；b）利用各種查詢條件在客人列表中顯示出要修改的客人記錄；c）找出并雙擊要修改客人的記錄，此時窗口右邊的（客人詳細資料）欄就 會顯示出該客人登記的詳細資料；d）在（客人詳細資料）欄中刪除原來錯誤的資料，填入新的資料；

11、e）核對無誤后單擊“保存”按鈕保存修改，然后單擊“退出”按鈕退出窗 口；團體登記：流程：輸入團體主單T輸入某類房價T選擇相應房價的房號T核查所選房號和房價是否正確T保存登記。a）單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“接待”按鈕彈出接待下拉式菜單， 在接待下拉式菜單中單擊“團體登記”按鈕，彈出（團體登記）窗口；b）填入入住團體名稱、人數(shù)、預離日期、團體代表、地址及備注等（除 名 稱和人數(shù)不可為空外， 其余皆可為空）；c）單擊（允許增加團體成員）前面的復選框使其為選定狀態(tài)，激活右邊的 房態(tài)表；d）在實際房租欄中輸入實收房價；e）在房態(tài)表中找到要分給該團體的房間號，并雙擊該房間；f）系統(tǒng)提示XXX）房號

12、成功分給該團體，單擊確定按鈕即可；g）重復第 4、5、6 步操作可為該團體分配好所有房間，完成分房操作；h）單擊（團體成員） 卡片可查看并核對該團體所有成員的房間信息； 此時 若發(fā)現(xiàn)有錯則可在（輸入房號）欄中輸入出錯的房號，單擊“取消分房” 按鈕取消該分房，然后回到（團體主單）卡片上，重新分配房號。 i）若核實無誤則單擊（團體主單）卡片，然后單擊窗口左下方的“確定” 按鈕，保存記錄并退出本窗口，完成本次操作；團體資料修改：a）單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“接待”按鈕彈出接待下拉式菜單， 在接待下拉式菜單中單擊“團體資料修改”按鈕，彈出（團體資料修改） 窗口；b）在團體主單信息欄中找出要修改

13、的團體名稱并雙擊它，系統(tǒng)就會在下方 的列表中顯示出該團體登記的詳細資料信息；c）在下方的窗口中修改團體主單的資料，操作時只需把原有的資料刪除， 填入新的資料即可。d）在右方的窗口中可以為團體增加成員， 操作時請參照團體登記的第 4、5、6 步操作；e）核對修改無誤后單擊窗口左下方的“確認”按鈕，保存修改并退出完成 本次操作。團體房轉散客房：a）單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“接待”按鈕彈出接待下拉式菜單， 在接待下拉式菜單中單擊“團體登記”按鈕，彈出（團體登記）窗口；b）在輸入房號欄中輸入要轉成散客的房間號碼，然后單擊“確認”按鈕；c）此時系統(tǒng)提示轉換成功，單擊“確定”按鈕退出窗口，完成本次

14、操作。 預訂團體登記：a）單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“接待”按鈕彈出接待下拉式菜單， 在接待下拉式菜單中單擊“預訂團體登記”按鈕，彈出（預訂團體登記） 窗口；b）找到并單擊要登記的團體訂單記錄，使它成為藍色選定狀態(tài)；c）單擊“預訂登記”按鈕，彈出（預訂團體登記）窗口；d）這時可以看到彈出的窗口和團體登記的窗口基本相同，其實接下來的操 作也是和團體登記的步驟基本相同的，在此不再詳述，請參照團體登記 的第 2至 9步。接待輔助功能：歷史客人新增：a）單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“接待”按鈕彈出接待下拉式菜單， 在下拉式菜單中單擊“歷史客人新增”按鈕，彈出（新增歷史客人資料 管理）窗口；b

15、）單擊“新增”按鈕彈出（歷史客人新增資料新）對話框；c）填入歷史客人的基本資料（如客人姓名、性別、證件類型、證件號碼、 出生日期、地址及備注信息等）和在本酒店消費的基本資料（如客人住 過的房間號碼、類型、房價、折扣、入住時間、離開時間、客人等級和 收/ 免服務費等）；d）核對輸入資料無誤后可單擊“保存”按鈕保存資料，該客人資料就會保 存到歷史客人資料庫；e）單擊“新增”按鈕可繼續(xù)增加歷史客人資料，單擊“退出”按鈕可退出 對話框完成本次操作。VIP 卡管理：a）單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“接待”按鈕彈出接待下拉式菜單， 在下拉式菜單中單擊“VIP卡管理”按鈕，彈出（VIP卡資料管理）窗口;

16、b）單擊“新增”按鈕彈出（ VIP 客人資料新增）對話框；c）填入 VIP 客人的基本資料（如客人姓名、性別、證件類型、證件號碼、 出生日期、地址及備注信息等） ;d）核對輸入資料無誤后單擊“保存”按鈕保存資料，該客人資料就會保存到 VIP 客人資料庫;e）VIP 客人資料修改：在 VIP 卡管理界面上的列表欄，單擊要修改的客人 資料項，再單擊“修改”按鈕彈出（ VIP 客人資料修改）對話框，輸入 修改內容按“保存”即可;f）VIP 客人資料刪除：在 VIP 卡管理界面上的列表欄，單擊要刪除的客人資料項，再單擊“刪除”按鈕彈出（ VIP 客人資料刪除）對話框，選擇 “是”即可刪除所選資料。四、

17、前臺收銀子系統(tǒng)操作程序說明（收銀）1. 帳務分類：a）住客帳務：指有住房客人的帳務，包含散客帳務和團體成員帳務；散客帳 務只能在“住客帳務”中進行處理；對于團體成員帳篷國，可以在“住客 帳務”中進行處理（如日常消費入帳、團體成員獨立結帳等） ；也可在“團 體帳務”中進行處理（團體與成員有付帳關系） 。b）團體帳務：指以組團方式在酒店入住或消費的多個客人； 為結帳結算方便， 在帳務設置上，既為團體設立一主單帳號，又為每一成員設立各自消費帳 號（和主單帳號有隸屬關系） ；日常團體成員一起的消費（無法分出每人 的消費額，如會務費、其他雜費等）記帳到團體主單帳號下，而團體成員 個體的消費記帳到該團體成

18、員的帳號下。c）掛帳帳號：指在酒店有消費，消費后采取掛帳的客人；本系統(tǒng)把掛帳客人 分為三類：臨時掛帳（在酒店消費后因某種原因而需暫時掛帳的散客或熟 客）、內部簽單（酒店內部有簽單權限的老總、副老總等） 、合約公司（同 酒店有合同消費往來的單位或個人） 。2. 帳務操作：a）輸帳：也叫入帳；是指把“費用（客人在酒店的消費） ”或“付款（為消 費而支付的付款）”錄入到客人的帳號內；客人帳務采用流水記帳方式。 客人帳務余額計算公式為： 余額（平衡數(shù)） =費用總額（消費總額）付 款總額b）記帳：本系統(tǒng)有一規(guī)定， 凡是輸入的帳務記錄， 不能在原記錄上進行修改； 要修改或沖帳的話，必須用“輸入新的帳目記錄

19、”來平帳。c）查帳：利用帳務系統(tǒng)可以查詢客人明細帳、匯總帳、分類消費帳d）轉帳：可分為明細轉帳和總帳轉帳，明細轉帳把客人帳務細目從一個帳目 轉入到另外一個帳目；明細轉帳只能用于住客與住客之間的轉帳?？値まD 帳是把客人消費總帳一筆轉入到其它帳號； 總帳轉帳可用于任何兩個帳號 之間。e）打印帳單：可根據(jù)客人的要求分別打印明細帳單、匯總帳單；如客人要求 有些消費項目不要打印到消費單上，也可以用“選項打印”來實現(xiàn)客人的 特殊要求。f）結帳：“結帳”概念是把當前在住客人或團體主單及掛帳客人結帳為歷史 客人，“結帳”操作有一前提條件：客人的消費帳必須結清（費用總額與 付款總額相等，或余額不能有超過正負 1

20、 的誤差）。住客結帳可分為 帳號 結帳和房間結帳，帳號結帳 每次只結一個帳號， 房間結帳 每次結完一個房 間所有帳號。3. 住客帳務處理：A. 單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“帳務”按鈕彈出帳務下拉式菜單， 在下拉式菜單中單擊 “住客帳務處理” 按鈕，彈出（住客帳務處理） 窗口；B. 單擊“選擇房號”按鈕，彈出（帳號、房號查找）對話框窗口；C. 輸入要處理的房號，單擊“確定”按鈕，回到（住客帳務處理）窗口，窗 口左上端顯示客人登記資料（如姓名、房號、折扣、房價） ，右上端顯示 該房住有幾位客人，下端顯示客人的詳細帳務資料。D. 輸付款： 客人為消費而支付的一切有效的有價票據(jù)（如現(xiàn)金、信用卡、

21、支 票、現(xiàn)金券）付款金額可以為正數(shù)（代表收銀員收到客人的錢） ，也可為 負數(shù)（代表退還客人的錢或沖帳，但沖帳必須在備注有說明） 。輸入付款 具體操作如下： 單擊“輸付款”按鈕，彈出（付款處理）對話框； 單擊付款代碼右邊的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選定付款方式； 單擊標有原幣金額右邊的白色方框，輸入客人所付實際金額數(shù)量； 單擊標有備注信息右邊的白色方框，輸入開給客人的現(xiàn)金收據(jù) 單的單據(jù)號； 單擊“確定”按鈕退出對話框完成本次操作。E. 輸費用：客人在住期間消費的費用，采取流水式記帳方式，費用可以為 正數(shù)（客人的實際消費） ，也可以為負數(shù)（因某種原因要減扣客人的消費， 即沖消費帳）；客人消費費用

22、有些是自己記帳的，如：電話費、夜審房租 等；其他的需人工輸入，輸入費用具體操作如下： 單擊“輸費用”按鈕，彈出（入帳處理）對話框； 單擊費用代碼右邊的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選取費用代碼； 在原幣金額欄輸入客人在該項的消費金額； 在備注信息欄輸入備注信息； 單擊“確定”按鈕退出對話框完成本次操作。F. 房間結帳：客人退房結帳操作；結帳時，每一次結完一個房間的所有客 人帳號。具體的房間結帳操作步驟如下： 單擊“房間結帳”按鈕，系統(tǒng)提示是否真的要結帳，單擊“是”按鈕。 如果該房間的余額不為0,則系統(tǒng)提示此帳號平衡數(shù)不為零，請先處理帳 務，單擊“確定”；系統(tǒng)會彈出（付款處理）對話框。 單擊付款代

23、碼右邊的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選定付款的方式。 系統(tǒng)會自動在原幣金額欄中顯示與余額數(shù)相同的金額數(shù)，要折式RMB金額欄中顯示折合人民幣后的金額數(shù)，核對數(shù)目是否正確 （正數(shù)代表收款， 負數(shù)代表退款） 。 單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)提示是否打印帳單，由操作員選擇“是”、“否” 打印；如選擇打印帳單，則系統(tǒng)提示是否打印明細帳單，如打印請單擊 “是”，不打印請單擊“否” 。系統(tǒng)提示是否要退房，單擊“是”則退房，單擊“否”則回到（住客帳 務處理）窗口；如選擇退房則系統(tǒng)提示此房號已成功退房，單擊“確定” 回到（住客帳務處理）窗口。7 單擊（住客帳務處理）窗口中的“退出”按鈕退出窗口，完成本次操作。G. 選

24、項打印：因客人有某種特殊要求，只需打印所有消費中的某幾項，可 采用此功能，具體操作如下：1 在（住客帳務處理）窗口中向右拖動窗口下方的水平滾動條，找到標簽 為（打?。┑囊涣校織l記錄在這一列上都人一個白色方框的復選框。 單擊要打印的記錄條上的復選框，白色方框中就會打上一個號，表示選中該記錄。如果再次單擊已選定的記錄，則會去除白色方框中 號，表示不選中該 記錄。 把客人要求打印的所有記錄條上的復選框全部打 號。5 單擊“選項打印”按鈕，這時系統(tǒng)就會只打印選中記錄條。H. 分單查帳：查客人某一類消費明細及總帳，具體操作如下：1 單擊（住客帳務處理）窗口中“分單查帳”按鈕，彈出對話框。2 在（代碼列

25、表）中找出并單擊要查帳的代碼項， 使其變成藍色選定狀態(tài)。3 單擊右邊的“確定”按鈕，退出對話框，此時在（住客帳務處理）窗口 就會顯示所查代碼的全部記錄并匯總。4 重復以上操作可以對客人的各項付款和費用進行單項查詢 單擊（住客帳務處理）窗口中的“明細”按鈕返回，完成本次操作。I. 打印帳單：打印客人消費明細或總帳單，具體操作如下： 單擊窗口中的“打印帳單”按鈕，系統(tǒng)提示是否打印明細帳單。 單擊“是”則系統(tǒng)打印明細帳單；單擊“否”則系統(tǒng)打印匯總帳單。J. 余額轉帳：可以在任何兩個帳號中進行轉帳，轉帳時，只能轉正數(shù)（費 用），不能轉負數(shù)（付款） ，具體操作如下： 單擊帳務處理窗口中的“余額轉帳”按鈕

26、，彈出（轉帳）對話框。 在轉帳金額欄中填入要轉帳的金額數(shù)。 在轉帳對象中單擊要轉帳對象（住客、團體主單、街帳、簽單帳）前面 的白色圓圈復選框，使其成為選定狀態(tài)；系統(tǒng)就會激活下面相應的對象 選項，使該項的下拉菜單從灰色方框變成白色方框。 單擊已激活的對象右邊的下拉按鈕， 在彈出的下拉選項中找到并單擊要 轉給的帳號。 單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)提示轉帳成功。 單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)提示是否打印帳單，單擊“是”則打印帳單， 單擊“否”則回到（住客帳務處理）窗口，完成本次操作。K. 明細轉帳：只能在兩個住客之間進行轉帳，具體操作如下：1 在（住客帳務處理）窗口中，單擊要轉帳的帳目細目條，使其變成藍色 選定

27、狀態(tài)。2 通過再次單擊已選定的記錄條可以解除該細目的選定， 使其成為不被選 定狀態(tài)。3 單擊單條或多條要轉帳的細目，使它或它們變成藍色選定狀態(tài)。4 單擊“明細轉帳”按鈕，彈出（選擇分單轉帳帳號）對話框。 單擊（按帳號）欄右邊的下拉按鈕，彈出下拉菜單選項。 在下拉菜單選項中找到并單擊要轉帳的目帳號；或者選中（按房號）欄 并填入目的房號。單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)就會把選定的細目轉到目的 帳號上，退出對話框完成操作。L. 帳號結帳：房間結帳的一項補充功能，帳號結帳每次只結一個帳號，而 房間結帳每次結一個房間；對于多人同住一個房間，用房號結帳（只結 一次）和帳號結帳（有個客人就須結幾次）就有區(qū)別；帳號結

28、帳的操作 與房間結帳相同，在此不再詳述，請參照房間結帳的操作過程。M. 費用沖/改帳：對輸錯的帳目不能在原有的記錄上進行改帳，只能輸入 新的負費用帳目進行沖 /改帳，并要注釋信息欄中注明所沖 /改的帳目的 序號 如 C/3 表示本行帳目沖 / 改第 3行帳目 。N. 付款改帳：付款不能通過系統(tǒng)的轉帳功能進行轉帳，但是可以手工進行 改帳，其操作過程是先從原始帳號退款（在退款時必須在備注信息欄中 注明TO目的帳號），然后再到目的帳號中入帳（在入帳時必須在備注 信息欄中FM原始帳號）便可。4. 團體帳務處理： 在團體帳務處理中有些操作與住客帳務處理基本相同，在此就不再重 復；團體帳務的特點就在于：

29、團體帳務處理由團體主單帳和團體成員帳兩部分組成。 在團體登記后，主單與成員之間會自動存在帳務關系，夜審時成員的自 動過租（房租）會直接轉到團體主單上。 主單與成員之間的帳務關系可手工設定多種、靈活的處理方式進行處 單要結帳必須以所有成員房間全部退房為前提才能完成。a）擊（酒店管理系統(tǒng)） 主界面上方的 “帳務”按鈕彈出帳務下拉式菜單條， 在下拉式菜單中單擊“團體帳務處理”按鈕，彈出（團體帳務處理）窗 口；b）擊“查團體”按鈕，彈出（帳號、房號查找）對話框窗口；c）單 擊 要 處理的 團體 主單 名稱 或者 在（ 團體 主單 ） 欄中 填 入 要處 理的主單帳號，單擊“確定”按鈕，回到（團體帳務處

30、理）窗口；d）打開窗口后默認為主單的帳務處理窗口，通過雙擊窗口右上方的房間列表中的房間號碼，可以打開住在該房間團體成員的帳務處理窗口，再通過單擊窗口中的 “主單”按鈕可以切換回主單的 帳務處理窗口；e）設定團體主單與團體成員的付帳關系： 在（團體帳務處理）窗口中，單擊“自動轉帳”按鈕，彈出（團體與成 員自動轉帳）對話框，在對話框中有四個帳務關系選項可以選擇。 單擊任一選項前面的復選框，使復選框中出現(xiàn)一個小黑點，表示選取該 項的帳務關系。 單擊“確定”按鈕，啟用該帳務關系，退出對話框，回到（團體帳務處理）窗口。 自動轉帳設置完畢，單擊“退出”按鈕退出窗口完成本次操作。選擇付帳關系共有四項，前三項

31、的操作比較簡單，下面重點說明一下第 四個選項的操作過程：1）在（團體與成員自動轉帳） 對話框中單擊第一項 （成員自己支付所有費用） 前面的復選框選定該項，單擊“確定”按鈕，退出對話框回到（團體帳務 處理）窗口；2）單擊“自動轉帳”按鈕，彈出對話框，在對話框中單擊第四項（主單支付 下列所選費用， 其余由成員自己支付） 前面的復選框選定該項， 以激活下 面的費用列表框；3）在費用列表框中找到主單要支付的費用代碼并單擊費用代碼， 使其變成藍 色選定狀態(tài)， 單擊不同的代碼可以選定多個主單要支付的費用代碼， 表示 這些代碼的費用由主單支付；4）再次單擊已選定的費用代碼可以取消它的選定狀態(tài)， 表示該項費用

32、不由主 單支付，而是由成員自己支付；5）選定后單擊對話框的“確定 “按鈕， 啟用手工設定的帳務關系， 退出對話 框回到（團體帳務處理）窗口；6）自動轉帳設置完畢，單擊“退出”按鈕退出（團體帳務處理） 窗口完 成本次操作。O. 團體成員帳務處理 在團體帳務處理主界面的右上列表中，雙擊要有帳務處理的團體成員， 即可對成員帳務進行處理，其處理操作請參照前面的散客的住客帳務處 理的操作過程，重復以上的操作可以對各個房間進行成員帳務處理。P. 自動退房（團體集體退房） ：CD在（團體帳務處理）窗口中雙擊右上方的列表框中任一房間號碼，打開成 員帳務處理窗口。C2 單擊窗口下方的“自動退房”按鈕，系統(tǒng)就會把

33、所有余額為零的房間一次 性退完，并彈出一個房間列表框，提示已經(jīng)退了多少個房間，還剩多少個 房間，余額不為零的房間系統(tǒng)不會給予退房。C3 單擊“退出”按鈕，退出列表框，完成本次操作。Q. 結帳：主單結帳的前提條件是所有成員房間全數(shù)退房，具體 操作如下： 在中單擊“輸付款”按鈕，彈出（付款處理）對話框。 在付款方式的下拉菜單中選定客人的付款方式。 在原幣金額欄中填入應收（+）/退（-）的金額數(shù)。約 單擊“確定”按鈕退出對話框，回到（團體帳務處理）窗口，此時主單的 余額應該為零。 單擊窗口中的“結帳”按鈕，系統(tǒng)提示是否要對帳號進行結帳，單擊“是” 便可。6 系統(tǒng)提示此帳號結帳成功，單擊確定便可，單擊

34、“退出”按鈕退出窗口完 成本次操作。5. 掛帳的建立和處理 :A. 掛帳帳號建立 :1 單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“帳務”按鈕彈出帳務下拉式菜單條， 在下拉式菜單中單擊“掛帳帳號建立”按鈕，彈出（掛帳帳號建立）窗口。2 單擊要建立的掛帳類型前面的復選框， 選定建立的掛帳類型， 然后單擊“增 加”按鈕，激活（掛帳帳號建立）對話框。3 依次輸入公司或個人的名稱、簽 /退約日期、聯(lián)系人、備注信息等。4 核對資料無誤后單擊“保存”按鈕，保存資料，系統(tǒng)提示掛帳帳號建立成 功。5 單擊“確定”按鈕退出對話框，完成本次操作。B. 掛帳資料修改：1 單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“帳務”按鈕彈出帳務下

35、拉式菜單條， 在下拉式菜單中單擊“掛帳資料修改”按鈕，彈出（掛帳資料修改）窗口。 選擇掛帳類型或者輸入名稱查詢，使要修改的掛帳記錄在掛帳列表顯示出 來。 在右上列表框中雙擊要修改的掛帳帳號，該帳號的資料就顯示在下面的信 息框中。 在信息框中單擊要修改的資料項，使記錄變成選定狀態(tài)，然后輸入新的資 料便可。 修改完畢后核對資料無誤，單擊右邊的“保存”按鈕保存修改。 單擊“退出”按鈕退出窗口，完成本次操作。C. 掛帳帳務處理：1 單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“帳務”按鈕彈出帳務下拉式菜單條， 在下拉式菜單中單擊“掛帳帳務處理”按鈕，彈出（掛帳帳務處理）窗口。2 選擇掛帳類型或者輸入名稱查詢， 使

36、要處理的掛帳號在掛帳列表框中顯示出 來。3 雙擊要處理的掛帳帳號，該帳號的帳目細目就顯示在下面的窗口中。4 帳務處理的各個功能按鈕的操作與住客帳務處理操作相同，請參照住客帳 務處理。D. 掛帳概況查詢：1 單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“帳務”按鈕彈出帳務下拉式菜單條， 在下拉式菜單中單擊“掛帳概況查詢”按鈕，彈出查詢窗口。2 單擊掛帳類型的下拉按鈕，選定要查詢的掛帳所屬類型。3 在名稱/姓名欄中輸入要查詢的掛帳的名稱 / 姓名。4 然后單擊“查詢”按鈕，下面的窗口中就會顯示所要查詢的掛帳記錄的詳 細資料。 單擊“退出”按鈕，退出窗口完成本次操作。6. 歷史帳務查詢：1 單擊（酒店管理系統(tǒng)）

37、主界面上方的“帳務”按鈕彈出帳務下拉式菜單條， 在下拉式菜單中單擊“歷史帳務查詢”按鈕，彈出（歷史帳務查詢）窗口。2 單擊查詢條件種類前面的復選框選定使用的條件種類。3 在所選種類后面相應的白色方框中輸入要查詢的條件內容，然后按一下鍵 盤上的（ENTER回車鍵。4 系統(tǒng)彈出相關的歷史客人帳務記錄列表框，在列表中找出要查詢的歷史帳 務記錄并雙擊該記錄，退出列表框回到窗口。5 系統(tǒng)會在下面窗口中顯示該客人住店時的基本信息、住店期間的消費細目 及匯總。6 單擊“打印”按鈕可打印帳單，單擊“退出”按鈕可退出窗口完成操作。7. 恢復結帳帳號：1 單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“帳務”按鈕彈出帳務下拉式

38、菜單條， 在下拉式菜單中單擊“恢復結帳帳號”按鈕，彈出（恢復結帳帳號）窗口。2 在（請給出要恢復的帳號）欄中輸入要恢復結帳的帳號，然后單擊“確認 恢復”按鈕便可恢復已結帳的帳號。3 單擊“退出”按鈕，退出窗口，完成本次操作。8. 恢復后帳號處理：1 單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“帳務”按鈕彈出帳務下拉式菜單條，在下拉式菜單條中單擊“恢復后帳號處理”按鈕，彈出（恢復后帳號處理） 窗口。2 在（請給出已恢復的帳號）欄中輸入已恢復的帳號，然后單擊“開始處理”按鈕，系統(tǒng)就會在下面窗口中顯示已恢復的帳號的帳務細目。 通過窗口下方的各個功能按鈕對帳務進行重新處理，其操作請參照前面的 住客帳務處理操作。

39、 處理完畢后請一定要對已恢復的帳號進行結帳處理操作。 單擊窗口中的“退出”按鈕，退出窗口，完成本次操作。9. 報表查詢 / 打?。篴）催帳報表：1 單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“帳務”按鈕彈出帳務下拉式菜單 條，在下拉式菜單中單擊“催帳報表”按鈕，彈出（催帳報表）窗口。2 在（催帳報表）窗口中單擊要催帳類型前面的復選框，選定要催帳的類 型。3 然后單擊“開始統(tǒng)計”按鈕，系統(tǒng)就會統(tǒng)計出該催帳的信息并在下面窗 口顯示。4 單擊“打印”按鈕打印催帳報表，打印完畢后單擊“退出”按鈕退出窗 口完成操作。b）收銀員交班報表：1 單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“帳務”按鈕彈出菜單條，在下拉 式菜單中單

40、擊“收銀員交班統(tǒng)計表”按鈕，彈出（收銀員交班統(tǒng)計表） 窗口。2 系統(tǒng)默認為“收銀員個人交班統(tǒng)計表（日期、工號、班次默認為當天當 班操作員，可以修改）”，單擊“開始查詢”按鈕，系統(tǒng)就會統(tǒng)計出交班 統(tǒng)計報表。3 單擊“打印” 按鈕打印報表， 單擊“退出” 按鈕退出窗口完成本次操作 如果只輸入日期、班次，工號為空的話就可查詢收銀員的班次交班統(tǒng)計 報表。 如果只輸入日期，班次、工號為空的話就可查詢收銀員的全天交班統(tǒng)計 報表。五、夜間稽核子系統(tǒng)操作說明1. 操作流程：打印房租預審表T交前臺接待核實并簽名T自動過租T打印收銀員個人當班的交班報表T打印收銀員全天交班報表T （打印全天帳目明細表T打 印全天收

41、款統(tǒng)計表T打印全天費用統(tǒng)計表）T夜間處理T打印客房統(tǒng)計表 T打印當天收入表T打印借貸平衡表T退出系統(tǒng)T重新登錄系統(tǒng)。2、注意事項 : 做夜間處理時其它工作站應該暫時停止操作，特別是和帳務有關的前臺 的收銀站點；做過夜間處理后所有工作站都必須退出系統(tǒng)重新登錄。3、操作步驟：1）打印房間預審表進行審核：A. 單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“稽核”按鈕，彈出稽核下拉式 菜單，在下拉式菜單中單擊“房租預審表”按鈕，彈出（房租預審表） 窗口。B. （房租預審表）窗口中單擊“打印”按鈕打印房租預審表。C. 打印完畢后單擊 “退出”按鈕，退出窗口回到主界面，完成本次操作。D. 接待員核對當天在住客人的入住登記單，仔細校對房租預審表上 的每一筆房租，發(fā)現(xiàn)錯誤后，應由接待進行“客人資料修改”功能中 進行改正。E. 房租預審表核對確認無誤后，由校對員簽字后即可進行下一步工 作。2）自動過租：A. 單擊（酒店管理系統(tǒng)）主界面上方的“稽核”按鈕，彈出稽核下拉式 菜單，在下拉式菜單中單擊 “自動過租”按鈕，系統(tǒng)提示 今晚的房租 未過？。B. 單擊“確定”按鈕，彈出（自動過租）窗口。C. 單擊（自動過租）窗口中的“自動過租”按鈕，系統(tǒng)開始自動過租。D. 系統(tǒng)自動過租后系統(tǒng)彈出（過租結果）窗口。E. 單擊窗口中的“退出”