庫房物品管理制度及程序

1、政策及執(zhí)行程序檔案名稱：政策號碼:部 門：生效日期:修改日期:財(cái)務(wù)部批 準(zhǔn):總經(jīng)理主題:庫房物品管理制度及程序政策這是*飯店的庫房管理政策。此政策是為保證飯店正常運(yùn)營，實(shí)現(xiàn)降低庫存成本、節(jié)約資金的目的,要求庫房人員對儲存在倉庫的所有物品的種類、數(shù)量及價格進(jìn)行嚴(yán)格的控制，對庫房物品的收、發(fā)、領(lǐng)、 退及報(bào)廢進(jìn)行嚴(yán)格管理的制度。目的制定此政策的目的是保證各類物品有充足的供應(yīng)，避免積壓，降低成本，節(jié)約資金。程序庫房收貨1、倉庫保管員通過收貨部收到貨物。2、每張收貨報(bào)告必須與每批貨物相對應(yīng)。倉庫保管員必須認(rèn)真清點(diǎn)貨物的數(shù)量，并與收貨報(bào)告核對，核對相符后在收貨報(bào)告上簽字以表示確認(rèn)收到貨物，如遇收貨記錄與倉

2、庫記錄不符，必須及時通知收貨人員直到問題解決。簽過字的收貨報(bào)告，其中一聯(lián)保存在倉庫保管員手中作為入庫憑據(jù)。物品保存在指定的地點(diǎn)，倉庫保管員立即調(diào)整“BIN-CARD'，并在收貨報(bào)告上作記錄以顯示收貨報(bào)告上的數(shù)量已被記錄到“ BIN-CARD'上。工作完一天，收貨部人員把一天的“總庫收貨記錄日報(bào)表”的復(fù)印件轉(zhuǎn)給倉庫保管員。倉庫保管員檢查是否當(dāng)天的收貨都記錄在收貨日報(bào)表中，把手中所有收貨報(bào)告的副聯(lián)加出總數(shù)，與報(bào)表對照。8、如果記錄不一致，倉庫保管員要調(diào)整庫存卡。在飯店中，長期的系統(tǒng)要使用電算化。從運(yùn)作部門退回存貨是不允許的，除非有財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理的批準(zhǔn)同意，只有庫房的存貨項(xiàng)目才允許

3、退回到庫房。庫房設(shè)施1、所有的庫房必須備鎖，在不發(fā)貨的時候必須鎖好。2、如可能，避免使用外部的倉庫設(shè)施及離飯店較遠(yuǎn)地方的設(shè)施。庫房設(shè)施要按相關(guān)的被保護(hù)存貨的價值以及運(yùn)作的方便來使用和分配。庫房的設(shè)施要有適當(dāng)?shù)臏囟燃皽囟瓤刂圃O(shè)備來保證環(huán)境，適合庫房的需要。5、 庫房的設(shè)施要有適當(dāng)?shù)臒艄夂屯L(fēng)系統(tǒng)，要特別關(guān)注灑水器、滅火器和易傳染地區(qū)。三、 鑰匙控制1、只允許一套鑰匙流通使用，另一套應(yīng)保留在財(cái)務(wù)經(jīng)理手中以備急用。2、所有鑰匙都要貼有標(biāo)簽。3、當(dāng)庫房鎖好后，所有鑰匙要封在一個信封中，存在前臺收款員處。4、由總經(jīng)理簽字授權(quán)的可領(lǐng)鑰匙的人員名單，要保留在前臺處，所有鑰匙只對名單上的人員發(fā)放。5、記錄本要

4、保存在前臺， 記錄鑰匙的簽進(jìn)簽出， 每一條必須有兩個簽字-領(lǐng)鑰匙人或歸還鑰匙的人、收款員或夜審接收或發(fā)放人。6、為保證庫房安全，庫房門的鎖要定期更換。四、庫存物品進(jìn)價所有存貨項(xiàng)目的單價（成本）要注意以下幾點(diǎn)： 1 、存貨應(yīng)當(dāng)按照實(shí)際成本登記入帳購入的存貨以買價加運(yùn)輸、裝卸、保險等費(fèi)用和應(yīng)繳納的稅金作為實(shí)際成本。1.2 盤盈的存貨，按照原實(shí)際成本或者同類存貨的實(shí)際成本入帳。1.3 自制自產(chǎn)的存貨，以制造生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)實(shí)際支出作為實(shí)際成本。2、每個項(xiàng)目的單價都要反映在采購申請單、收貨報(bào)告中。每月底要與成本人員對單價進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符，查明原因，及時調(diào)整。五、庫房紀(jì)律1、2、所有項(xiàng)目應(yīng)標(biāo)出收到貨物

5、的日期。所有庫房必須保持清潔、干燥、良好的通風(fēng)和良好的照明。3、每一個庫房的物品應(yīng)有一個標(biāo)準(zhǔn)的存放地點(diǎn)，經(jīng)常用的物品應(yīng)放在方便的地點(diǎn)。重的物品應(yīng)放在離門較近的地方，輕的物品要放在高一點(diǎn)的架子上。4、新運(yùn)到的物品要放在架子上已有貨物的后面。5、庫房發(fā)貨的時間根據(jù)實(shí)際情況確定，一般日常用品可每星期兩次，若遇緊急需要可隨時發(fā)貨。6、沒有財(cái)務(wù)經(jīng)理的批準(zhǔn)不得增加新的庫房項(xiàng)目。7、實(shí)地盤存必須按確定好的時間要求來進(jìn)行。8、9、在實(shí)地存貨清點(diǎn)的過程中，不允許收貨或發(fā)貨。每個庫房實(shí)地檢查的計(jì)劃和確切時間必須確定。管理人員要視察并確保計(jì)劃適合運(yùn)作。10、必須任命實(shí)地庫存檢查的負(fù)責(zé)人員。11、在備忘錄中注明“ C

6、ENTRALIZE LOCATION，以便更好的勾通。12、每一個地區(qū)要有一個專人負(fù)責(zé)。13、為避免實(shí)物清點(diǎn)的重復(fù)性，庫存清點(diǎn)區(qū)域從開始到結(jié)束都要在備忘錄中注明，如有必要，小組成員必須熟悉存貨并先清點(diǎn)一次。14 、存貨摘要必須在月末 5 日內(nèi)完成。15、部門經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理授權(quán)決定同意或否決存貨摘要報(bào)告，如果存貨摘要報(bào)告被否決，要弄清原因，同時新的存貨程序要在同一天安排好。六、長期庫存記錄1、長期庫存記錄設(shè)置的目的：及時提供使用的信息以及庫存的數(shù)量以備再訂貨時有數(shù)據(jù)參考。2、隨時可形成帳本上的庫存與實(shí)際庫存的比較情況。所有其他庫存項(xiàng)目都需要作“長期庫存記錄”。七、庫存卡庫存卡是用來記錄各類物品入

7、庫、發(fā)貨、損壞 / 腐爛以及所有存貨項(xiàng)目的調(diào)整的卡片。這些項(xiàng)目都要受長期庫存記錄的控制。倉庫保管員每天記錄和更新“庫存卡”的記錄，每一個庫存卡上的余額代表可隨時發(fā)出貨物的實(shí)際數(shù)量。庫存卡必須與月存貨記錄相一致，所有長期記錄與實(shí)際存貨記錄的不同之處必須調(diào)查清楚，并報(bào)告給財(cái)務(wù)經(jīng)理。八、物品申請單1、設(shè)置物品申請單的目的物品領(lǐng)用申請單是各部門根據(jù)需要到庫房領(lǐng)用所需物品的單據(jù)。1.2保證庫存物品的發(fā)出只用于允許的范圍內(nèi)。1.32、1.4保持長期的存貨記錄以及部門成本摘要記錄。物品申請單的批準(zhǔn)提供原始的發(fā)貨數(shù)據(jù)資料，便于財(cái)務(wù)準(zhǔn)確核算各部門費(fèi)用。2.1 有權(quán)簽字人員必須經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)。2.2 有權(quán)簽字 /

8、批準(zhǔn)人員名單以及各自的簽字樣本的復(fù)印件要發(fā)到每一個庫房保管員手中。2.3 各部門填制一式三聯(lián)的物品申請單，經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的簽字人員審批簽字后可到庫房領(lǐng)用。3、物品的領(lǐng)用部門人員持物品申領(lǐng)單到庫房領(lǐng)貨，庫房保管員經(jīng)對各項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真審核確認(rèn)無誤后發(fā)貨，之后庫房保管員要在物品申請單的發(fā)貨人處簽字，并將第三聯(lián)退給領(lǐng)用部門，聯(lián)留庫房做銷帳之用，聯(lián)轉(zhuǎn)成本。25 或 50 頁裝訂4、 物品申請單的保管4.1 倉庫保管員要妥善保管所有的物品申請單，如果倉庫申請單數(shù)量較多，則可每一本，為方便保存和查找，要在裝訂本上印上數(shù)字編號。4.2 準(zhǔn)備一個筆記本來記錄所有大批申請單的進(jìn)貨和發(fā)貨，按類別分類。4.3 建立“簽出”

9、記錄本，記錄發(fā)出申請單的系列編號，每一個保管人員要在記錄本上簽字表示收到分配的申請單。倉庫申請單的發(fā)出與使用都要有嚴(yán)格編號控制制度。申請單的準(zhǔn)備工作5.1總庫申請單用于所有庫房存貨的發(fā)出。5.2申請人在申請單上列出項(xiàng)目和數(shù)量，在最后一個項(xiàng)目用線封死，并在“ REQUESTED的空白處簽字，讓授權(quán)名單上的人簽字批準(zhǔn)。九、庫房發(fā)貨程序1、倉庫人員只有在收到完整的、批準(zhǔn)后的申請單后，才可發(fā)出貨物，倉庫保管員發(fā)貨并簽字后保留兩個副聯(lián)，將第三聯(lián)轉(zhuǎn)回使用部門。發(fā)貨后，由倉庫人員填入單價，計(jì)算匯總申請單上的金額，然后2、記入到存貨卡上。完成計(jì)算和登帳后，根據(jù)申請單摘要（按項(xiàng)目、餐廳或部門等），倉庫保管員準(zhǔn)備

10、“發(fā)貨摘要日報(bào)表”，并將申請單第一聯(lián)附在后面。第二天，把“發(fā)貨摘要日報(bào)表”和所有申請單第一聯(lián)轉(zhuǎn)到成本控制部。倉庫人員保留所有申請單的第二聯(lián)，作為日后的查詢。十、倉庫發(fā)貨報(bào)告?zhèn)}庫保管領(lǐng)班按照財(cái)務(wù)經(jīng)理建立的程序，負(fù)責(zé)編制庫房發(fā)貨報(bào)告，按以下方法完成報(bào)告:1、總庫申請單日摘要2、此摘要是根據(jù)每天所填的申請單，從總庫發(fā)貨到各餐廳或各部門的摘要報(bào)告。倉庫保管員負(fù)責(zé)把總庫發(fā)貨的所有記錄都記錄在報(bào)告上，為取得發(fā)貨的總數(shù)，倉庫保管員必須計(jì)算每一個申請單，計(jì)算摘要總數(shù)，紙帶必須附在每一個申請單后，所有的申請單都訂在一起，紙帶附在后面，顯示所有申請單的總數(shù)。運(yùn)作設(shè)備申請摘要周報(bào)表此報(bào)表是表示從運(yùn)作設(shè)備庫房發(fā)貨到各

11、餐廳或各部門的摘要報(bào)告，每天的申請單是來源文件。倉庫保管員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備此報(bào)告。要取得發(fā)貨總數(shù)必須計(jì)算單個申請單，計(jì)算摘要匯總，紙帶必須附在單個申請單后面。所有的申請單要訂在一起，加上紙帶顯示從申請單中計(jì)算出的總數(shù)。存貨發(fā)出計(jì)價方法十二、存貨發(fā)出計(jì)價方法采用“先進(jìn)先出”法。十三、存貨程序檢查為核實(shí)長期庫存記錄的準(zhǔn)確性，要強(qiáng)制性的按下列程序進(jìn)行存貨檢查。1、每個月都要對總庫和工程庫項(xiàng)目進(jìn)行存貨檢查。2、每個季度都要對運(yùn)作設(shè)備進(jìn)行存貨檢查。存貨檢查準(zhǔn)備1、只在一天工作結(jié)束的時候進(jìn)行庫房存貨的清點(diǎn)，財(cái)務(wù)經(jīng)理必須發(fā)布一個備忘錄，明確清點(diǎn)日期、時間、地點(diǎn)，給每一個相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)。2、關(guān)于清點(diǎn)工作成員的安排必須

12、明文規(guī)定，并要分發(fā)到各相關(guān)人員?！扒妩c(diǎn)單”必須編號，如可能，列出摘要。倉庫保管員必須確保所有庫房要按照庫存項(xiàng)目正確存放，組織成有利于準(zhǔn)確清點(diǎn)的方式。所有“ BINCARD卡要在清點(diǎn)開始之前更正好。每一項(xiàng)存貨都應(yīng)分開堆放，事先清點(diǎn)以方便準(zhǔn)確計(jì)算和節(jié)省時間。部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)確保在他/她工作的時候，庫存貨物的需要能被及時補(bǔ)充，以確保在存貨清點(diǎn)的時候,沒有人持申請單去領(lǐng)貨。十四、實(shí)地清點(diǎn)貨物1、存貨的核算，一般采用永續(xù)盤存制。2、存貨每月月末盤點(diǎn)一次，盤存數(shù)如果與帳面記錄不符，應(yīng)當(dāng)于查明原因后及時進(jìn)行會計(jì)處理，一般在年終結(jié)帳前處理完畢。盤盈的存貨，應(yīng)由倉庫保管員填寫存貨盤盈報(bào)告，上報(bào)倉庫及收貨領(lǐng)班復(fù)核之后

13、報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理審批，然后報(bào)總帳進(jìn)行會計(jì)處理。一般應(yīng)當(dāng)相應(yīng)沖減有關(guān)費(fèi)用。盤虧或者毀損的存貨，應(yīng)由倉庫保管員填制一式三聯(lián)的盤虧/毀損報(bào)告，并附毀損物品證明，倉庫及收貨領(lǐng)班要進(jìn)行認(rèn)真復(fù)核，然后上報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批后，一聯(lián)轉(zhuǎn)回庫房做調(diào)整庫存卡之用，一聯(lián)給成本，另一聯(lián)給會計(jì)做帳務(wù)處理，會計(jì)在處理盤虧或毀損的存貨時,在扣除過失人或者保險公司的賠款和殘料價值之后，應(yīng)當(dāng)相應(yīng)計(jì)入有關(guān)費(fèi)用，其中由于非常原因造成的損失計(jì)入營業(yè)外支出。十五、 審計(jì)核查1、在審查期間，由財(cái)務(wù)經(jīng)理派人進(jìn)行“現(xiàn)場檢查”，檢查庫存物品單中至少10%的物品數(shù)量及價格。2、財(cái)務(wù)部人員必須核實(shí)計(jì)算結(jié)果以及各個存貨記錄單的

14、總和及存貨摘要。八、存貨文件1、清點(diǎn)記錄單和存貨摘要必須由清點(diǎn)人員簽字，列單員和相關(guān)財(cái)務(wù)人員核查數(shù)字計(jì)算過程并加出總和數(shù)，并請財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)同意，為了與此項(xiàng)需要相結(jié)合，避免簽字人在各自不同的清點(diǎn)單上簽字，建議設(shè)計(jì)一個“ COVER SHEET來記錄以上人員的簽字認(rèn)可。2、樣式庫房日期清點(diǎn)人列單人傳遞人批準(zhǔn)人（部門經(jīng)理）十七、批準(zhǔn)人（總經(jīng)理）存貨摘要批準(zhǔn)十九、存貨調(diào)整二十、長期存貨記錄必須要在相應(yīng)的記帳期間后，按照實(shí)際的存貨記錄做相應(yīng)的調(diào)整。在帳本記錄調(diào)整以前，要按照月結(jié)的時間安排進(jìn)行一次全面的檢查，事先必須獲得財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理的批準(zhǔn)認(rèn)可。任何調(diào)整均要由財(cái)務(wù)經(jīng)理報(bào)告給飯店負(fù)責(zé)人。二十二、廢棄/不用的物品二十三、在實(shí)地存貨檢查中， 如證實(shí)有損壞/不用的物品應(yīng)分別記錄在存貨表中。財(cái)務(wù)經(jīng)理與各負(fù)責(zé)部門領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)，確保所記錄物品為廢棄/不用的物品。一旦得到確認(rèn)，要與總經(jīng)理協(xié)商，由其決定確認(rèn)是否處理或替換使用這些物品。二十四、一旦處理結(jié)果確定下來， 所有與處理廢棄/不用存貨物品的相關(guān)費(fèi)用將被