安徽農(nóng)村商業(yè)銀行系統(tǒng)檔案管理辦法

1、安徽農(nóng)村商業(yè)銀行系統(tǒng)檔案管理辦法第一章總 則第一條 為了加強(qiáng)安徽農(nóng)村商業(yè)銀行系統(tǒng)檔案管理，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，使之進(jìn)一步規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、機(jī)關(guān)檔案工作條 例，結(jié)合安徽農(nóng)村商業(yè)銀行系統(tǒng)工作實(shí)際，制定本辦法。第二條安徽農(nóng)村商業(yè)銀行系統(tǒng)檔案是指省聯(lián)社及各農(nóng)村商業(yè)銀行在各項(xiàng)工作中形成的具有查考價(jià)值的文書(shū)、音 像、實(shí)物及其他特殊介質(zhì)等不同載體的歷史記錄。包括文秘會(huì)議類檔案（收發(fā)文件、會(huì)議文件材料）；紀(jì)檢監(jiān)察類檔案（紀(jì)檢監(jiān)察活動(dòng)記錄、案件查處卷宗、來(lái)信來(lái)訪處理材料） 審計(jì)稽核（或風(fēng)險(xiǎn)管理）類檔案；財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)類檔案（信貸檔案、會(huì)計(jì)檔案、銀行卡檔案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）；科技類檔

2、案（計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及機(jī)房建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、科研檔案等）；人事教育類檔案（員工招聘辭退材料、工資審核材料、勞動(dòng)保險(xiǎn) 材料、教育培訓(xùn)、考察考核材料）；黨務(wù)及群團(tuán)事物類檔案;行政事務(wù)類檔案（招投標(biāo)及大宗采購(gòu)材料、基建檔案、車輛檔案、工商稅務(wù)及房產(chǎn)登記材料）。本辦法所稱文件是指各 農(nóng)村商業(yè)銀行在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生和執(zhí)行的公文、合同文本、 資信證明、會(huì)計(jì)簿冊(cè)、聲像資料、電子數(shù)據(jù)、重要會(huì)議記錄等。第三條安徽農(nóng)村商業(yè)銀行系統(tǒng)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。省聯(lián)社辦公室是安徽農(nóng)村商業(yè)銀行系統(tǒng)檔案 管理工作的主管機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督全省農(nóng)村商業(yè)銀行檔 案管理工作；省聯(lián)社財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)具體指導(dǎo)、監(jiān)督全省農(nóng) 村商業(yè)銀行會(huì)

3、計(jì)檔案歸檔工作；省聯(lián)社人力資源部負(fù)責(zé)具體指導(dǎo)、監(jiān)督全省農(nóng)村商業(yè)銀行員工人事檔案材料歸檔工作。省聯(lián)社對(duì)本機(jī)關(guān)職能部門、審計(jì)中心、督導(dǎo)組在工作中形成的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。各農(nóng)村商業(yè)銀行對(duì)本單位在工作 中形成的檔案，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。第二章檔案管理體制和任務(wù)第四條 省聯(lián)社和各農(nóng)村商業(yè)銀行分別設(shè)立綜合檔案室，具體負(fù)責(zé)檔案接收和集中管理日常工作。綜合檔案室由 辦公室或綜合管理部門負(fù)責(zé)管理。綜合檔案室應(yīng)配有至少 名兼職檔案管理員；有條件的，可配一名專職檔案管理員。省聯(lián)社各部門、審計(jì)中心、督導(dǎo)組，各農(nóng)村商業(yè)銀行應(yīng)明確名兼職檔案管理員。第五條 省聯(lián)社各部門、審計(jì)中心、督導(dǎo)組對(duì)使用和形成的檔案，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)

4、負(fù)責(zé)保管， 并按照規(guī)定進(jìn)行整理、立卷、歸檔和移交。除在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)使用以外，不得以任何理由留置和分散保存，以確保檔案完整、準(zhǔn)確和有效利用。第六條安徽農(nóng)村商業(yè)銀行系統(tǒng)檔案工作的基本任務(wù):（一）收集、整理、立卷、歸檔本單位形成的各種文件材料、音像材料和實(shí)物材料等。（二）集中統(tǒng)一管理和利用本單位檔案，為安徽農(nóng)村商業(yè)銀行系統(tǒng)各項(xiàng)工作服務(wù)。（三）定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定，符合條件的予以銷毀。按規(guī)定做好向上級(jí)檔案部門移交工作，維護(hù)檔案的完整與安全。（四）對(duì)各農(nóng)村商業(yè)銀行的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和組織經(jīng)驗(yàn)交流。（五）辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。第三章檔案材料的整理與歸檔第七條 應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案材

5、料:（一）中共中央、國(guó)務(wù)院和各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)關(guān)于農(nóng)村商業(yè)銀行工作的指示、決定、命令、規(guī)定、辦法、通知等;（二）中共中央、國(guó)務(wù)院和各級(jí)黨政部門頒發(fā)的非農(nóng)村商業(yè)銀行經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)范圍，但要執(zhí)行的指示、規(guī)定、命令、決定、通知等;（三）人民銀行、銀監(jiān)會(huì)及其下屬機(jī)構(gòu)頒布的命令、決定、辦法、指引、通知等文件;（四）本單位以黨委或以行政名義向上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的批復(fù)、指示;（五）本單位黨委會(huì)議、股東（社員）大會(huì)、董（理）事會(huì)議、行（社）務(wù)會(huì)議、行長(zhǎng)（主任）辦公會(huì)議等重要會(huì)議的記錄、紀(jì)要;（六）反映本單位重要活動(dòng)的大事記、年鑒、簡(jiǎn)報(bào)、展覽照片、有關(guān)聲像材料。各種榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)，有紀(jì)念意義的

6、實(shí)物;（七）各種會(huì)議材料，包括會(huì)議通知、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、匯報(bào)和領(lǐng)導(dǎo)同志的指示，會(huì)議討論和參閱的文件，以及有關(guān)的重要音像材料;（八）本單位下發(fā)的各種文件及底稿等;（九）稽核審計(jì)和監(jiān)察工作形成的重要材料，包括工作底稿、檢查通知、事實(shí)確認(rèn)書(shū)、檢查（調(diào)查）報(bào)告、報(bào)表等;（十）統(tǒng)計(jì)報(bào)表匯總和分析材料；信貸業(yè)務(wù)檔案;）財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿、財(cái)務(wù)移交憑證和清冊(cè)等會(huì)計(jì)檔案;（十二）機(jī)關(guān)黨、團(tuán)、工、婦等群團(tuán)組織工作材料;）固定資產(chǎn)購(gòu)建中規(guī)劃、 設(shè)計(jì)、造價(jià)、竣工驗(yàn)收、房屋土地權(quán)證等文件材料；招投標(biāo)文件材料；重要設(shè)備合格證、使用說(shuō)明書(shū)等資料；綜合業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和運(yùn)營(yíng)的技術(shù)資料等科技資料;（十四）重大案

7、件的相關(guān)材料;（十五）主辦刊物、簡(jiǎn)報(bào)和各種匯編材料;（十六）重要的來(lái)信、來(lái)訪材料，處理重要來(lái)信、來(lái)訪形成的記錄、信函、摘要單、處理報(bào)告等;（十七）干部任免、調(diào)配，職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退休在內(nèi)的各類人事、勞資文件材料;（十八）與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等;（十九）與外國(guó)機(jī)構(gòu)簽訂的協(xié)議、合同（正本、副本）有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志外事活動(dòng)中形成的重要文字材料及聲像材料，互贈(zèng)禮品清單等;）同級(jí)單位和非隸屬單位制發(fā)的非農(nóng)村商業(yè)銀行主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行或辦理的文件材料;（二一）其它需要?dú)w檔的材料。第八條 不歸檔的文件材料：（一）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料1. 上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)供閱、不需辦理的文件材料;2. 上級(jí)機(jī)關(guān)征

8、求意見(jiàn)，未定稿等文件材料，供工作參考的抄件。（二）本單位的文件材料1. 重份文件材料;2. 無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件材料;3. 未經(jīng)會(huì)議討論或未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱的各種文件材料，性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件、負(fù)責(zé)人修改稿除外）；4. 詢問(wèn)一般性問(wèn)題、提出一般性建議或意見(jiàn)的來(lái)信及無(wú)特殊保存價(jià)值的信封;5. 為工作參考從各方面收集的各種材料。（三）同級(jí)單位和非隸屬單位的文件材料同級(jí)或非隸屬單位送來(lái)僅作參閱、不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材 料。（四）下屬單位的文件材料1. 下級(jí)機(jī)關(guān)抄送備案的一般性文件材料;2. 下級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本聯(lián)社的通知、 規(guī)定、辦法等抄報(bào)文件。 第九條 省聯(lián)社機(jī)關(guān)各部門

9、、審計(jì)中心、督導(dǎo)組，各農(nóng)村商業(yè)銀行在每年第一季度，按照本辦法的規(guī)定，對(duì)上年度 屬于歸檔范圍的各類檔案及時(shí)收集、整理、立卷、歸檔；綜 合檔案室對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，合格的予以接收集中保 管；不合格的，責(zé)成有關(guān)部門、單位重新整理和歸檔。審計(jì) 中心、督導(dǎo)組將上年檔案歸檔后，可以保存一年，于次年元 月份移交省聯(lián)社綜合檔案室集中保管。信貸、財(cái)務(wù)、稽核、 監(jiān)保部門的業(yè)務(wù)檔案歸檔后，可以保存一年，于次年元月份 移交綜合檔案室集中保管。省聯(lián)社管理的干部和機(jī)關(guān)員工的人事檔案，可由人力資源部按員工人事檔案管理要求自行管理。省聯(lián)社根據(jù)需要，可以將各農(nóng)村商業(yè)銀行保管的重要檔案調(diào)至省聯(lián)社綜合檔案室保管。第四章檔案的保管

10、和利用第十條檔案的保管:（一）檔案管理部門接收檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行審查，根據(jù)案卷目錄查點(diǎn)清楚，及時(shí)記錄入庫(kù)。（二）檔案管理部門應(yīng)根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫(kù)房和架柜。 庫(kù)房要堅(jiān)固，并有防盜、防光、 防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設(shè)施和器具。庫(kù) 房?jī)?nèi)應(yīng)保持整齊、清潔，調(diào)整溫濕度，嚴(yán)禁煙火和電磁輻射 等。同時(shí)應(yīng)繪制檔案存放的示意圖，以利查找方便。（三）檔案部門應(yīng)根據(jù)工作需要， 配備復(fù)印機(jī)、掃描儀、照（攝）相機(jī)、去濕機(jī)、空調(diào)和計(jì)算機(jī)等設(shè)備。（四）非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。（五）消防設(shè)備經(jīng)常保持齊備，定期檢查維護(hù)。條 檔案管理部門應(yīng)定期會(huì)同相關(guān)部室對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行審

11、查、鑒定，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案提出 銷毀的建議，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，必須在歸檔總目錄上予以注銷，并要執(zhí)行兩人簽字和兩人監(jiān)銷制度。條 需永久保存的檔案，按規(guī)定在本單位保存20年，經(jīng)過(guò)整理、鑒定后，連同“案卷目錄”（一式三份）向上級(jí)檔案管理部門移交，并辦理交接手續(xù)。第十三條 實(shí)行檔案管理信息化。庫(kù)存檔案目錄實(shí)行信息化檢索；省聯(lián)社檔案內(nèi)容逐步實(shí)行全息化檢索。第十四條檔案的利用:（一）檔案的借閱1.檔案借閱人員應(yīng)填寫(xiě)借閱檔案登記簿。2.借閱人員不得在檔案文件上劃杠、圈、點(diǎn)等，嚴(yán)禁涂改和撕頁(yè)，應(yīng)保持檔案原貌和整潔。3. 所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或無(wú)關(guān)人員閱讀。4. 借閱一般在檔案閱覽室進(jìn)行， 確需借出的，必須事先經(jīng)檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5. 調(diào)閱帶有密級(jí)文件檔案應(yīng)在檔案室閱文。如需要摘錄或借出，需經(jīng)辦公室主任簽字后方可辦理借閱手續(xù)。6. 借閱黨委或省聯(lián)社辦公會(huì)議記錄，須經(jīng)黨委書(shū)記（主任）或經(jīng)其指派的省聯(lián)社領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并只限在檔案室閱文。7.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面核查無(wú)誤后，在借閱檔案登記簿上注銷并簽字；如發(fā)現(xiàn)歸還的檔案中有缺頁(yè)、缺卷現(xiàn)象，應(yīng)立即要求借閱人彌補(bǔ)； 如有遺失， 應(yīng)由借閱人所在部門寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理。（二