醫(yī)院檔案管理制度

1、1、 歸檔范圍1、 醫(yī)院與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等相關(guān)法律文件及各類審批文件（合同、工程的審批）。2、 重要的會議紀要，醫(yī)院的管理委員會、各委員會的討論決議。3、 醫(yī)院與上級單位的交流文件，包括向上級單位的遞交材料以及上級單位的批復文件。4、 醫(yī)院的醫(yī)技人員及醫(yī)療輔助人員的任免決議、獎勵以及相關(guān)的處分文件。5、 醫(yī)院的年終總結(jié)、各類重要會議的報告性文件。6、 醫(yī)院重大事跡的照片、音頻影像材料等電子數(shù)據(jù)。7、 醫(yī)院人事資料、各職工入職信息、身份信息、相關(guān)資質(zhì)證書。8、 醫(yī)院各項論文雜志、學術(shù)、科教資料。9、 醫(yī)院的各項材料，包括但不限于醫(yī)療機構(gòu)許可證、稅務登記證、營業(yè)執(zhí)照。10、醫(yī)院的患者病

2、歷、手術(shù)記錄、會診記錄等相關(guān)醫(yī)療類記錄。2、 歸檔時間1、各科室于每個星期對檔案進行分類、總結(jié)、按統(tǒng)一歸檔要求整理立卷。2、 每月最后一日為檔案總結(jié)歸類時間，各科室需要將已歸納好的檔案材料統(tǒng)一交于各檔案管理人員處。3、 1 月為總歸檔時間，各檔案管理人員需要對全年檔案匯總、梳理、排序、分類，并向醫(yī)院辦公室上交統(tǒng)一的檔案匯總報告。3、 歸檔條件1、 歸檔材料如無其他特殊情況則必須是原件。歸檔材料如有電子材料需要一并存檔。 （電子材料應統(tǒng)一歸檔名稱）2、 各科室的歸檔材料必須保證材料干凈整潔無污染，書寫規(guī)范，不能隨意涂改、添加與歸檔材料不相關(guān)的內(nèi)容。3、 合同、協(xié)議類文件應符合醫(yī)院關(guān)于合同、協(xié)議的

3、簽訂標準，需要加蓋公章的原件，如合同內(nèi)容有修改，應注明修改內(nèi)容，并經(jīng)承辦人簽字入檔。、醫(yī)院的單次付款（收款）金額在1000 元以上的醫(yī)療材料、機器設(shè)備（產(chǎn)品）采購（銷售）業(yè)務，均須以書面形式簽訂合同：；、 合同承辦部門對經(jīng)辦的合同，經(jīng)審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續(xù)。所經(jīng)辦合同必須先經(jīng)由法務部門審核，并經(jīng)院長簽字確認方可簽約；依據(jù)合同性質(zhì)確定合同類別，正確使用合同示范文本。、合同的保管：各類合同，醫(yī)院至少保留兩份原件。醫(yī)院辦公室一份，科室負責人一份，如科室需額外保留原件，應在合同簽訂時明確規(guī)定份數(shù)（此項不包含勞動合同）。合同的實施進度由經(jīng)辦人督促，并保證醫(yī)院方于約定合同期內(nèi)完成相關(guān)義務。4

4、、 照片、音頻影像等電子數(shù)據(jù)材料需要統(tǒng)一拷貝、并編排文件夾，拷貝份數(shù)為兩份，其中一份為母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。4、 檔案歸檔處1、 醫(yī)療類（即患者病歷、手術(shù)記錄等）檔案統(tǒng)一交由病案室存儲。2、 非醫(yī)療類（采購、營銷、行政等）檔案統(tǒng)一交由辦公室檔案管理處。3、 醫(yī)院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。4、 醫(yī)院的人事材料、職工信息由人力資源部管理。5、 醫(yī)院的醫(yī)生資質(zhì)證書由醫(yī)務部管理，護士資質(zhì)證書由護理部管理。五、 檔案借閱1、 院內(nèi)各部門人員需要借用檔案，須在醫(yī)院各總檔案負責人員處進行借用登記，如醫(yī)療類的需要找病案室檔案負責人、非醫(yī)療類找辦公室檔案負責人，以此類推。2、 各部

5、門人員需要借出檔案時，必須出示由各部門負責人簽字的檔案借出單（可參考附件1） 。借出檔案時必須保證檔案不污染、不破損。嚴禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。3、 查、借閱者不得私自泄露檔案內(nèi)容。4、 檔案歸還時，檔案管理人員必須要核實驗收，保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。六、歸檔責任1、各科室必須保證檔案的完整性、準確性，不得私自涂改、偽造。2、各部門負責人應承擔起管理檔案并督促各部門下屬員工及時制作檔案、跟進檔案的義務。5、 任何員工都不得因私用而對檔案進行留用、復制、拍攝。七、檔案庫存1、檔案入庫必須要辦理交接，所有檔案必須要經(jīng)各總檔案管理人員統(tǒng)一核對，確定檔案內(nèi)容無瑕疵、質(zhì)

6、量無破損、無缺失后，所在部門負責的經(jīng)辦人員在檔案入庫登記表（可參考附件2）上簽字。所有檔案按專業(yè)類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科、 2學化，編號科學規(guī)范、標志明顯、查找方便。（編號可參考附件3）8、 檔案保密1、 檔案管理人員須嚴格保管檔案，不得跟無關(guān)人員討論檔案內(nèi)容，不允許無關(guān)人員隨意翻看檔案。2、 檔案管理人員應嚴格遵守檔案接收登記制，保證一案一登，不漏登， 不錯登，不亂登。3、 檔案柜鑰匙必須由專人保管，未經(jīng)允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。4、 不得將醫(yī)院檔案隨意帶出檔案管理處，若因工作原因需要攜帶檔案資料，攜帶檔案員工須做好保密工作。9、 本制度自2017年

7、 7月 1 日起執(zhí)行*醫(yī)院2017附件1:河北燕達*醫(yī)院檔案借出單.使用日期： 年 月 日歸還日期： 年 月 日使用部門：檔案名稱：用途及內(nèi)容：（頁）（份）X共計用檔案申請人： 部門負責人:附件2:河北燕達*醫(yī)院檔案入庫登記表經(jīng)辦備檔案名所屬部檔案內(nèi)附件3:河北燕達*醫(yī)院檔案編號（參考版）序所屬部檔案名編備人事勞動合LDP17-RS-HT0隊力資源部負LDP17-RS-ZX00R 工信人事LDP17-BG-HT0劭、公采購合LDP17-BG-CZ0樂購匯辦公中報資LDP17-BG-SB0、公法務資辦公LDP17-BG-FW00劭、公室7 LDP17-BG-XS001信息材料 辦公室負責其他文件 辦公室LDP17-BG-HZ0018后勤保障部 LDP17-HQ-BZ001保障材料9營銷部10LDP17-YX-HT001營銷合同營銷部 LDP17-YX-TG001推廣材料11宣傳部12 宣傳合同LDP17-XC-HT001宣傳部宣傳資料 LDP17-XC-XC001 13宣傳部負責藥劑科14普通血液科15病案室負責免疫實驗室16 .17移植科 病理醫(yī)學科1819社會服務部20 科教部醫(yī)務部21 護理部22 232425醫(yī)