如何有效地開展管理評審

1、持續(xù)改進(jìn)之6如何更加有效地開展管理評審管理評審是企業(yè)最高管理者親自主持、實(shí)施的一項(xiàng)自我診斷活動。按照國際標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，凡是建立管理體系的企業(yè)，必須進(jìn)行內(nèi)審和管理評 審。這是體系管理與傳統(tǒng)管理的重要區(qū)別，也是企業(yè)實(shí)施現(xiàn)代管理思想 的具體措施。但有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對管理評審的認(rèn)識存在誤區(qū)，評審效果并 不理想。筆者對此發(fā)表看法， 渴望引起廣大獲證組織更加的積極的思考。獲證企業(yè)管理評審存在的問題根據(jù)我中心的審核實(shí)踐， 獲證組織管理評審存在的問題大體可以概 括為以下四方面：1. 概念不清，管理評審走過場把管理評審當(dāng)成研究管理工作的一般會議，或借助調(diào)度會、廠務(wù)會、總經(jīng)理會等機(jī)會，一并研究管理體系的運(yùn)行問題，然后令人

2、編寫管理評審資料，以應(yīng)付審核認(rèn)證。導(dǎo)致這種做法的原因，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有弄清管評的真正含義，混淆了評審活動與研究工作的概念。2. 內(nèi)容不對，管理評審流于形式把管理評審當(dāng)成內(nèi)審活動的總結(jié)， 企業(yè)最高管理者先聽取內(nèi)審組長 匯報(bào)，而后由內(nèi)審組長根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求，編制管理評審的全部資料。或者 把管理評審與內(nèi)審的末次會議合二為一， 在內(nèi)審末次會議上完成管理評 審的全部工作。導(dǎo)致這種做法的原因，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有搞清內(nèi)審和管理 評審的區(qū)別，認(rèn)為兩者是從不同層面檢查管理體系的運(yùn)行情況，無需重 復(fù)進(jìn)行。3. 策劃不當(dāng)，管理評審達(dá)不到預(yù)期效果標(biāo)準(zhǔn)只規(guī)定“最高管理者應(yīng)按策劃的時(shí)間間隔評審管理體系” ，并 沒有規(guī)定具體的時(shí)間和

3、頻次。 有些企業(yè)先做管理評審， 再安排內(nèi)審活動， 管理評審與近期內(nèi)審情況脫鉤，評審內(nèi)容匱乏，無法觸及實(shí)質(zhì)性問題， 最終達(dá)不到預(yù)期效果。導(dǎo)致這種做法的原因，是評審時(shí)機(jī)不佳，評審信 息（輸入）不充分。4. 力度不夠，管理評審與實(shí)際工作脫節(jié)管理評審的結(jié)果（輸出）應(yīng)該是與持續(xù)改進(jìn)有關(guān)的重大行政決策， 包括資源保證的決定。不少企業(yè)雖然能執(zhí)行管理評審程序，但因害怕對 認(rèn)證審核帶來不利影響，不能實(shí)事求地做出評審結(jié)論，或出現(xiàn)“議而不 決，決而不做”的傾向。久而久之，說一套、做一套，評審工作與實(shí)際 工作脫節(jié)。導(dǎo)致這種做法的原因，是領(lǐng)導(dǎo)決策不力，評審結(jié)論不可行， 或在執(zhí)行中走樣。正確認(rèn)識管理評審作用管理評審不是一

4、般地工作檢查，而是企業(yè)對管理體系實(shí)施自我監(jiān) 督、自我保證的有效手段。以質(zhì)量管理體系為例，獲證企業(yè)不僅對產(chǎn)品 質(zhì)量把關(guān)（ 8.2.4 產(chǎn)品的監(jiān)視和測量），對工作質(zhì)量把關(guān)（ 8.2.3 過程 的監(jiān)視和測量） ，而且還要檢查管理體系的運(yùn)行情況 （8.2.2 內(nèi)部審核）， 檢驗(yàn)管理體系的運(yùn)行效果（ 8.2.1 顧客滿意）。而管理評審是站在更高 的層次，客觀地評價(jià)以上這些監(jiān)視和測量的結(jié)果，并從全局的角度做出決策，抓住關(guān)鍵部位，整改薄弱環(huán)節(jié)，落實(shí)持續(xù)改進(jìn)。由此出發(fā)，管理評審的主要作用，在于持續(xù)地保證管理體系的適宜 性、充分性和有效性：不僅1. 適宜性適宜性要求企業(yè)所建立的管理體系必須適合自己的實(shí)際情況，

5、能與與日常的經(jīng)營管理平穩(wěn)接口，而且要體現(xiàn)自己的管理特點(diǎn)。只有這 樣，才能制定出有效的方針目標(biāo)， 并通過組織實(shí)施取得相應(yīng)的管理績效。當(dāng)企業(yè)的規(guī)模、體制、產(chǎn)品、市場、設(shè)備、人員、作業(yè)等內(nèi)外環(huán)境發(fā)生 變化時(shí)，要及時(shí)調(diào)整自己的管理體系，使各項(xiàng)管理適應(yīng)新的內(nèi)外環(huán)境。當(dāng)企業(yè)通過管理體系運(yùn)行，完成既定的方針目標(biāo)時(shí)，要通過總結(jié)分析監(jiān) 視測量的結(jié)果，把成功的經(jīng)驗(yàn)納入管理規(guī)范，對遺留的問題實(shí)施改進(jìn)措 施，從而促進(jìn)管理的良性、增量循環(huán)。提高管理體系的適宜性， 把管理體系的運(yùn)行自然融入企業(yè)日常管理 工作，有利于健全企業(yè)的自我完善機(jī)制，糾正管理的“兩層皮”現(xiàn)象， 從整體上提高企業(yè)的管理水平。2. 充分性充分性要求企業(yè)建

6、立的管理體系不僅要覆蓋認(rèn)證范圍內(nèi)的全部活 動，而且要確保這些活動過程處于受控狀態(tài)， 從而體現(xiàn)體系的完善程度。企業(yè)通過管理評審，判斷管理體系結(jié)構(gòu)是否合理，過程識別是否全面， 管理程序是否健全，資源保證是否充足，是否具控制要求的能力。獲證企業(yè)須不斷提高發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力， 以確保管理體系充分性。以質(zhì)量管理體系為例，首先要確保過程識別充分，其次要明確 每個(gè)過程管理責(zé)任、規(guī)定適宜的控制方法、提供相應(yīng)的資源保證、監(jiān)視 應(yīng)達(dá)到的控制效果。最后以合理的流程或結(jié)構(gòu)，將所有過程連接起來， 形成更加科學(xué)的管理體系。3. 有效性有效性要求企業(yè)通過管理體系的運(yùn)行，完成所設(shè)定的方針目標(biāo)，實(shí) 現(xiàn)滿足顧客（相關(guān)方）要

7、求的承諾、守法承諾和持續(xù)改進(jìn)的承諾。質(zhì)量 管理體系評審，要收集顧客反饋的信息，并通過產(chǎn)品利潤率、市場占有 率的提高、質(zhì)量成本等硬性指標(biāo)的變化，佐證管理體系的有效性。環(huán)境 管理體系評審，要收集外部相關(guān)方反饋的信息，并通過環(huán)境績效的檢查 情況，佐證管理體系的有效性。職業(yè)健康安全管理體系評審前，要收集 員工反饋的信息，通過安全防范和管理績效的具體情況，佐證管理體系 的有效性。有效性是管理評審關(guān)注的重點(diǎn)，也是建立管理體系的根本目的。企 業(yè)的最高管理者，即使不搞管理評審，也能領(lǐng)悟到管理體系是否有效。而管理評審的真正作用，在于針對這三方面的存在的不足，做出重要決 策，并通過管理決策的落實(shí)，完善自己的管理體

8、系。妥善處理管理評審中的各種關(guān)系1. 與內(nèi)審活動的關(guān)系從P DC循環(huán)角度看，內(nèi)審屬于檢查階段（C）,是站在客觀角度,系統(tǒng)地檢查企業(yè)建立的管理體系， 是否按照自己文件規(guī)定的要求正常運(yùn)行。而管理評審屬于總結(jié)階段（A）,要把成功的經(jīng)驗(yàn)規(guī)范化，并對遺 留問題策劃新的解決方案，以銜接下一輪循環(huán)的計(jì)劃（P）,是承上啟下 的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。內(nèi)審?fù)ㄟ^糾正/預(yù)防措施，關(guān)閉管理體系運(yùn)行中的不合格 或潛在不合格，但解決不了管理體系本身出現(xiàn)的問題。當(dāng)企業(yè)管理體系 規(guī)定出現(xiàn)問題（或不合理），或所采取的糾正 /預(yù)防措施因資源供給不足無法實(shí)施的時(shí)候，只能通過管理評審解決。項(xiàng)目內(nèi)部審核管理評審目的評價(jià)體系運(yùn)行的符合性和有效性評價(jià)管

9、理體系的適應(yīng)性、充分性和有效性依據(jù)體系文件/管理標(biāo)準(zhǔn)/適用的法律法規(guī)等受益者的期望、體系審核的結(jié)果結(jié)果采取糾正/預(yù)防措施，確保體系正常運(yùn)行提供資源保證，改進(jìn)管理體系，促進(jìn)整體優(yōu)化執(zhí)行由有資格的內(nèi)審員組成的審核組企業(yè)的最高管理者方式現(xiàn)場審核會議評審2.與日常工作的關(guān)系從PDC循環(huán)角度看，管理體系的日常運(yùn)行屬于執(zhí)行階段（D）,通 常由一個(gè)管理推進(jìn)部門（如質(zhì)管辦、貫標(biāo)辦等）歸口負(fù)責(zé)。該管理部門 的工作，源于本循環(huán)周期的策劃（P）,并通過本周期的內(nèi)審進(jìn)行系統(tǒng) 檢查（C）,通過管理評審的總結(jié)提高、促進(jìn)持續(xù)改進(jìn)（D）。按目前一般 實(shí)踐，該部門不但要管理體系文件、記錄，組織內(nèi)審活動，而且要協(xié)助 管理者代表，

10、為管理評審全過程提供技術(shù)支持。歸口部門應(yīng)該主動配合 管理評審工作，確保管理評審輸入全面、準(zhǔn)確。最高管理者要通過歸口 部門掌握日常工作情況，并通過管理評審改進(jìn)關(guān)鍵部位和薄弱環(huán)節(jié)的管 理，循序漸進(jìn)地提高管理水平。3. 各管理體系之間的關(guān)系按照國際管理標(biāo)準(zhǔn)，環(huán)境、職業(yè)健康安全兩個(gè)管理體系的 4.6 管 理評審與質(zhì)量管理體系 5.6 管理評審?fù)耆嫒?，這樣，無論手冊 是否將各管理體系綜合在一起，都可以統(tǒng)一安排管理評審活動。但應(yīng)該 注意的是各體系的輸入信息要準(zhǔn)確、全面，輸出信息也要包括每個(gè)管理 體系的內(nèi)容。四、 探討管理評審的方法正常情況下，企業(yè)應(yīng)每年進(jìn)行一次管理評審，筆者認(rèn)為，最好安排 內(nèi)審之后，并與

11、上半年或年終總結(jié)結(jié)合起來進(jìn)行。當(dāng)企業(yè)組織機(jī)構(gòu)、產(chǎn) 品結(jié)構(gòu)、資源供應(yīng)、市場布局等發(fā)生重大變化，或體系運(yùn)行發(fā)生重大事 故，需要調(diào)整管理體系時(shí)，應(yīng)增加一次管理評審，以便做出重大決策。1. 制定評審計(jì)劃，確定評審輸入管理評審活動前，由管代或歸口部門，根據(jù)最高管理者的意圖、制 定管理評審計(jì)劃，說明評審時(shí)間、地點(diǎn)、目的、范圍、方式及評審的具 體要求，管理評審計(jì)劃經(jīng)最高管理者（修訂）簽發(fā)后，提前下發(fā)到相關(guān) 部門（人員）。參加部門（人員）應(yīng)按要求做好準(zhǔn)備，提供評審輸入信 息。管代或歸口部門按照管理狀況、需要關(guān)注問題、改進(jìn)建議分類，并 匯總成書面材料，作為正式的管理評審輸入。2. 進(jìn)行管理評審，做出改進(jìn)決議管理

12、評審由企業(yè)最高管理者主持，一般采取會議的形式。評審應(yīng)結(jié)合輸入信息，實(shí)事求是地評價(jià)管理體系的有效性，找出不適宜的問題和不充分的原因，并針對關(guān)鍵問題展開充分的討論，為企業(yè)最高管理者提供決策支持。最高管理者提出出明確的改進(jìn)要求，并提供資源保證。3. 確定改進(jìn)輸出，編制評審報(bào)告管代或歸口部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)決策和會議情況，編制管理評審報(bào)告，評 審報(bào)告應(yīng)包括評審目的、評審日期、評審內(nèi)容、評審結(jié)論、參評人員和 實(shí)施整改措施的具體要求和完成期限。經(jīng)最高管理者（修改）簽發(fā)后， 發(fā)放到相關(guān)部門（人員），并監(jiān)督責(zé)任部門制定相關(guān)措施，予以落實(shí)。4. 驗(yàn)證改進(jìn)效果，總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)下次管理評審前，要按這次評審報(bào)告中的要求檢查、驗(yàn)證整改措施 落實(shí)情況和效果，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，歸納出不足，并把遺留問題納入 下一次管理評審