公司采購流程管理制度

1、公司采購流程管理制度為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。一、請購及其規(guī)定1 .請購的定義請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。2 .請購單的要素完整的請購單應(yīng)包括一下要素：(1)請購的部門；(2)請購物品所屬項目；(3)請購的用途；(4)請購的物品名；(5)請購的物品數(shù)量；(6)請購的物品規(guī)格；(7)請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；(8)請購的物品的需求時間；(9)請購如有特殊需要請備注；(10)請購單填寫人；(1

2、1)請購部門主管；(12)請購單審核人；(13)采購副總審核；(14)財務(wù)審核人；(15)公司總經(jīng)理。3 .請購單及其提報規(guī)定(1)請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門；(2)固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進行填寫提報；(3)其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表.)的格式填寫提報；(4)日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報；(5)請購部門在提報請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份；(6)涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；(7)遇公司生產(chǎn)、生活

3、急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。(8)如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。(9)請購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。4 .公司物資請購單的提報部門(1)公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；(2)公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報；(3)公司各部門專用的物資由各部門自行提報。二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定1、請購的接收要點(1)采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)

4、導(dǎo)審批；(2)接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；(3)通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；(4)對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定(1)對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理；(2)對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；(3)無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；(4)重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購周期的規(guī)定(1)單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天；(2)單次采購金額預(yù)算

5、在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天；(3)單次采購金額預(yù)算在20萬元以上的項目采購部自行招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超過40天；(4)單次采購金額預(yù)算在100萬元以上的項目可委托代理招標(biāo)公司代理招標(biāo)，采購周期不應(yīng)超過60天；(5)請購部門應(yīng)按照以上(1)-(4)條中規(guī)定的時間提前提包請購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因；(6)遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略；三、詢價及其規(guī)定1 .詢價請應(yīng)認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；2 .屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3 .對

6、于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；4 .所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價；5 .對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；6 .遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表四（擬報價/招標(biāo)單位名單）的格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放標(biāo)書；7 .詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價；8 .除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)采購，比價

7、或招標(biāo)項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價格在20萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在100萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標(biāo)；9 .比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；10 .比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五（材料或設(shè)備詢價表）的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進行詢價；11 .在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。三、比價、議價1 .對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認；2 .對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報

8、價格的綜合條件更加突出；3 .收到供應(yīng)單位第一次報價或進行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格；4 .重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查,如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；5 .參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進行價格及條件的進一步談判。四、比價、議價結(jié)果匯總1 .比價比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；2 .比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六（比價/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；3 .如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修

9、改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定1 .合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。(1)合同正文應(yīng)包含的要素1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；2) 采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；3) 包裝要求；4) 合同總額應(yīng)含稅，含運達公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；5) 付款方式；6) 工期；7) 質(zhì)量保證期；8) 質(zhì)量要求及規(guī)范；9) 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；10) 雙方的公

10、司信息；11) 其他約定。(2)合同簽訂及其規(guī)定1)如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任；2)擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；3)為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4)遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點；5)質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；6)詳細約定發(fā)票的提供時間及要求；7)針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等8)與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9)違約

11、責(zé)任一定要詳細、具體；10)比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；11)合同簽定簽應(yīng)按照附表七(合同審查批準(zhǔn)單)的格式對合同初稿進行巡簽審查；12)合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13)簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行1.付款規(guī)定(1)所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司修造船公司材料采購付款及報銷流程V1.修改版及修造船公司資金支出審批及報銷簽字權(quán)限及管理制中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；(2)按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；(3)按照貴司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫附表八(資金支出審批單)或附表九(付款審批單)，該審

12、批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款；(4)財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。2.合同執(zhí)行(1)已簽訂合同由采購部項目負責(zé)人負責(zé)跟進，由采購部負責(zé)人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；(2)已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；(3)合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同；七、報驗與入庫1.報驗(1)供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進行驗

13、收；(2)對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；(3)達到質(zhì)檢和報驗條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收；(4)質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負主要責(zé)任；(5)用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2.入庫(1)公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收；(2)合同標(biāo)的物在運達公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；(3)質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受

14、；(4)質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單；(5)外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；(6)質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定不入庫。附表一固定資產(chǎn)購置申請表編號:企業(yè)名稱:申請部門申請時間購置資產(chǎn)名稱購置數(shù)量預(yù)算單價預(yù)算金額購置原因：購置后效益分析：部門9f人分管領(lǐng)導(dǎo)分管財務(wù)副總總經(jīng)理年月日附表二采購需求單申請部門：所屬項目點：填報日期：年月日購置原因（請詳細的填寫物品用途、工作場景、理由）：序號名稱規(guī)格型號/配置數(shù)量估價（總價）交貨期備注12345經(jīng)辦人：部門負責(zé)人：配置審核人：物料管理員綜合部主管:附表三物資采購審批單部門名稱年月日序號項目名稱規(guī)格單位數(shù)量單價金額

15、審批備注總經(jīng)理：財務(wù)副總分管副總：財務(wù)審核：合計金額大寫：:經(jīng)辦人：部門負責(zé)人：復(fù)核人:附表四擬報價/招標(biāo)單位名單單位名稱：填報日期：年月日序號投標(biāo)單位名稱資質(zhì)情況業(yè)績情況聯(lián)系人電話/傳真手機電子郵箱備注12345經(jīng)辦人：采購部：技術(shù)副總：采購副總：財務(wù)副總：總經(jīng)理：附表五材料（設(shè)備）詢價表日期：年月日需求單位：在舁廳P材料名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價小計備注1234567合計：信息報價單位（蓋章）：供貨周期付款方式聯(lián)系人電話傳真郵箱公司網(wǎng)址辦公地址：需方信息公司名稱：聯(lián)系人商務(wù)：電話傳真技木:郵箱公司網(wǎng)址辦公地址：郵編：備注：1.本報價含17%勺增值稅，含運費;2.本單只做詢價用，非正式訂單。附表六比價/招標(biāo)匯總表企業(yè)名稱：制表時間：年月日物料名稱規(guī)格單位包裝標(biāo)準(zhǔn)公司名稱一次報價二次報價工期付款方式聯(lián)系人選定廠家采購部意見：經(jīng)辦人：采購部：技術(shù)副總：分管副總：財務(wù)副總：總經(jīng)理：備注:附表七合同審查批準(zhǔn)單合同編號合同名稱：合同標(biāo)的物:產(chǎn)品（承攬）單價/合同總額：:元（人民幣：元整）招（評