連鎖超市訂單中心管理辦法

1、關(guān)于成立訂單管理中心的建議辦法為了減少門店的缺貨，提高門店的到貨率，在公司信息部已決定訂單中心的技術(shù)基礎(chǔ)上，特建議公司成立訂單管理中心，以管理門店的各類訂單及做好物流中心（即：原總部）的采購(gòu)訂單以及它們的庫存控制。一、 現(xiàn)訂貨流程中的問題1、 配送商品訂貨流程模型上的錯(cuò)誤：現(xiàn)在公司執(zhí)行了十年的配送商品訂貨流程是抄自于南通時(shí)代超市，此訂貨流程在當(dāng)今連鎖超市業(yè)中，已幾乎無人使用，其根源在于它本身是一個(gè)邏輯錯(cuò)誤的訂貨方式。原因細(xì)解如下：1) 流程：門店對(duì)配送商品每周訂一次貨，訂貨時(shí)間為每周日，門店訂貨的依據(jù)是前期的商品銷售情況，根據(jù)日均銷售計(jì)算出下一周的銷售量，然后參照當(dāng)前庫存，得出訂貨量。該訂單發(fā)

2、到物流中心后，在之后的7天內(nèi)，物流中心把貨送到門店。2) 根據(jù)上述流程得出，7天內(nèi)送到的貨是7天之后銷售的，但計(jì)算的銷售量是預(yù)估在該7天中產(chǎn)生的。所以此訂貨模型邏輯有錯(cuò)誤。3) 所以，該錯(cuò)誤的管理流程如果得不到更改，讓門店配送商品缺貨率降低，只能是水中撈月。2、 直配商品缺貨率極高的原因：1） 因公司市場(chǎng)占有率低，合作供應(yīng)商規(guī)模較小，采購(gòu)部過于追求費(fèi)用，等因素使供應(yīng)商對(duì)本公司合作意愿度低，是造成缺貨首要因素。2） 門店人員流動(dòng)性大，訂貨人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，對(duì)商品不熟悉，對(duì)計(jì)算使用不熟練，是主要因素。3） 門店對(duì)對(duì)供應(yīng)商的情況掌握不夠，對(duì)商品的起送量、送貨周期，送貨路線等不了解是其關(guān)鍵因素。4）

3、所以，在公司沒有專業(yè)指導(dǎo)人員的情況下，直配商品的缺貨率高的現(xiàn)象將長(zhǎng)期存在。3、 采購(gòu)體系工作失衡：1） 配送商品訂貨管理一直是由公司采購(gòu)部負(fù)責(zé)，此項(xiàng)工作很大程度上拖累了采購(gòu)部的工作，采購(gòu)部的核心工作是尋找適公司各門店銷售的商品，即：開拓品項(xiàng)。但是為了管理門店訂貨，采購(gòu)部周一、周二要花大量的人力用于訂貨，周四、周五對(duì)供應(yīng)商缺貨的商品還要進(jìn)行控制信息的調(diào)整，即把正常經(jīng)營(yíng)的商品改進(jìn)控不讓門店訂貨，以保證采購(gòu)部所謂的較高到貨率。如果供應(yīng)商有貨了，采購(gòu)部又把商品控制狀態(tài)改為正常，同時(shí)分貨給門店，無論門店要貨與否。這之間不但造成大量矛盾，還浪費(fèi)采購(gòu)體系大量人力，尤其是寶貴的采購(gòu)主管的工作時(shí)間。2） 采購(gòu)訂

4、單到貨率低是缺貨的根源，從全年統(tǒng)計(jì)來看，淡季期間，采購(gòu)訂單履約率（不含生鮮，僅指雜百類）也就50%70%之間，旺季期間下降520%，春節(jié)期最高僅7%。所以，源頭缺貨嚴(yán)重，自然會(huì)影響門店的到貨情況，從而直接影響銷售。3） 因此，在沒有一個(gè)專業(yè)化、中性的訂貨管理團(tuán)隊(duì)的情況下，采購(gòu)的訂貨負(fù)擔(dān)及訂貨與分貨弊端是不能很好的得以解決4、 物流中心工作被動(dòng)1） 物流中心在當(dāng)前的工作流程中一直處于被動(dòng)地位，因?yàn)樗鼩w屬營(yíng)運(yùn)體系，但從事的卻是采購(gòu)工作和門店工作中的下游工作，缺少對(duì)上游工作的了解，經(jīng)常因得不到相應(yīng)的信息造成，倉位暴滿或空倉。2） 所以，協(xié)調(diào)物流與門店、及供應(yīng)商的中間部門訂貨管理組是極需的。5、 庫存

5、調(diào)劑困難1） 連鎖超市最大的優(yōu)勢(shì)就是商品的庫存相互調(diào)劑，但公司采購(gòu)部目前的調(diào)劑是在門店周期訂貨之后，發(fā)現(xiàn)各門店庫存不均衡，才做出調(diào)劑指令，但，根據(jù)物流中心的配送流程，門店間商品調(diào)撥最快也需7天左右，如果遇到盤點(diǎn)，最慢需一個(gè)月以上。這極大的影響了門店的到貨能力，錯(cuò)過的最佳銷售時(shí)間。2） 所以，沒有一個(gè)專業(yè)性的、計(jì)劃性的，前瞻性的、嚴(yán)密地調(diào)撥工作是不能很好的解決門店的庫存調(diào)劑問題二、 組織結(jié)構(gòu)1、 訂單中心可以按如下結(jié)構(gòu)組建1） 組織架構(gòu)圖主管1名針百專員1名生鮮專員1名食品專員1名2） 職能分管（1） 主管：主要負(fù)責(zé)訂單組的日常管理，直接負(fù)責(zé)于營(yíng)運(yùn)管理部。另外，負(fù)責(zé)10課與11課商品的訂貨與庫存

6、管理。（2） 食品專員：主要負(fù)責(zé)12、14、15、16及18課的訂貨與庫存管理。（3） 生鮮專員：主要負(fù)責(zé)20、21、22、23、24課的訂貨與庫存管理。（4） 針百專員：主要負(fù)責(zé)31、32、33、34、60、61、62、65課的訂貨與庫存管理。3） 職員來源與部門職能調(diào)整（1） 為不增加公司人員負(fù)擔(dān)，訂貨組的人員可從如下部門抽調(diào)：營(yíng)運(yùn)部門抽調(diào)一名，生鮮部抽調(diào)一名，采購(gòu)抽調(diào)二名組成。（2） 原采購(gòu)部部門的訂貨權(quán)限可以取消，同時(shí)，可核減采購(gòu)部、生鮮部人員編制，尤其是助理人員的編制。（注：采購(gòu)部因絕大部分時(shí)間用于訂貨，在訂貨工作轉(zhuǎn)交后，人員特別是采購(gòu)主管的主要工作將得到極大的解放，對(duì)助理人員需求降

7、低。）2、 機(jī)構(gòu)職能1） 負(fù)責(zé)公司所有的采購(gòu)訂單；2） 負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)門店的直配及庫配商品訂貨；3） 負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)門店訂貨參數(shù)的設(shè)置；4） 負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)、審核門店的促銷商品5） 負(fù)責(zé)審核庫配、直配、團(tuán)購(gòu)、庫存調(diào)整的訂貨申請(qǐng)單和退貨申請(qǐng)單；6） 負(fù)責(zé)檢查門店庫存，發(fā)布并實(shí)施每周庫存調(diào)劑計(jì)劃，解決門店庫存積壓；7） 負(fù)責(zé)每月制定并推動(dòng)實(shí)施管理門店的退貨計(jì)劃；8） 負(fù)責(zé)控制配送中心的庫存及周轉(zhuǎn)；9） 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)門店與物流中心的商品流與電子流；10） 負(fù)責(zé)培訓(xùn)門店的訂貨人才。三、 各類訂單的管理流程1、 門店配送商品周期訂貨1） 訂貨周期調(diào)整除針織、百貨中可以直通的商品保持7天訂貨一次外，其余門店訂

8、貨原周期為7天一次，現(xiàn)有必要改為3天一次，即：物流中心3天向門店發(fā)一次貨，原因如下：周期訂貨的到貨率主要決定于周日的首單滿足率，采購(gòu)部此后周一到周六的補(bǔ)貨僅能滿足1525%，并且此數(shù)量不一定在本周能到門店，因?yàn)槲锪髦行母鶕?jù)貨量情況，會(huì)把它們排到下周送到門店。另外，周期縮短有助于降低門店的庫存量，給降低公司的資金占用量有極大的幫助。2） 訂單流程調(diào)整門店在訂貨日內(nèi)，以訂貨申請(qǐng)單的形式錄入系統(tǒng)，公司訂貨管理組在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)其訂單進(jìn)行審核，審核主要針對(duì)數(shù)量過大，數(shù)量不足，零庫存未訂貨三類因素進(jìn)行，對(duì)訂量不足的要求門店補(bǔ)訂，數(shù)量過大的要求門店修正。修正無誤后，給予確認(rèn)。物流中心對(duì)確認(rèn)后的訂單進(jìn)行出票

9、打配送單，給門店配貨，配送周期為3天內(nèi)完成（含訂貨日在內(nèi)）。2、 物流中心商品采購(gòu)訂單新的訂貨流程不在只針對(duì)物流中心缺貨未能滿足門店訂單要求的部分進(jìn)行訂貨，而是提前預(yù)估門店訂貨，把貨預(yù)先訂到公司物流倉庫中。實(shí)現(xiàn)快進(jìn)快出，訂貨不再被動(dòng)。為確保名特優(yōu)暢及季節(jié)商品不再缺貨，優(yōu)選部分季節(jié)性快消商品適當(dāng)囤貨保持一定的庫存；普通暢銷商品進(jìn)行三分法訂貨（即：把庫存根據(jù)供應(yīng)商的送貨周期分為三份，在第一份結(jié)束時(shí)，立即進(jìn)行補(bǔ)貨，在第二份結(jié)束時(shí)，把貨補(bǔ)完第一份倉）；低周轉(zhuǎn)商品僅需適當(dāng)保有最低庫存。根據(jù)上述的要求就可做出全月的，仍至于全季度的采購(gòu)計(jì)劃，不但可以降低缺貨率、庫存量，提高周轉(zhuǎn)率外，還可以幫助物流中心適時(shí)的

10、進(jìn)行倉位調(diào)整，充分利用倉儲(chǔ)資源。3、 門店商品調(diào)撥以往門店間商品調(diào)撥主要是采購(gòu)部門因門店的周期訂貨缺貨而被動(dòng)產(chǎn)生的調(diào)撥動(dòng)作，該動(dòng)作已經(jīng)延遲于實(shí)際門店的銷售，所以，因庫存調(diào)劑而引發(fā)的門店間的調(diào)撥必須優(yōu)先于門店訂貨前產(chǎn)生，必須提前制定調(diào)撥計(jì)劃，該計(jì)劃可經(jīng)錄入系統(tǒng)后，則系統(tǒng)跟蹤和執(zhí)行以提高效率。訂貨管理組每周可制定一次調(diào)撥計(jì)劃，該計(jì)劃獨(dú)立于正常的門店補(bǔ)貨，經(jīng)物流中心或店間自行運(yùn)送完成。4、 門店直配訂貨1） 對(duì)香煙的特殊商品，實(shí)現(xiàn)由公司訂貨組統(tǒng)一訂貨，資源合理配置；2） 賬期商品、經(jīng)銷商品以往由公司統(tǒng)一配送的，可以放開由供應(yīng)商直配，但訂單由訂貨組統(tǒng)一審核，這類商品訂貨采用周期訂貨，其安全庫存等由訂貨

11、組指導(dǎo)設(shè)定。這就可極大降低公司物流成本。3） 其余商品的訂貨，訂貨組依靠信息系統(tǒng)只進(jìn)行訂貨跟蹤，對(duì)庫存不足的及時(shí)進(jìn)行提醒。5、 門店庫配商品團(tuán)購(gòu)訂貨1） 特殊商品團(tuán)購(gòu)經(jīng)訂貨組審核外，其余商品可直接放給倉庫發(fā)貨。該審核也是經(jīng)信息系統(tǒng)控制，門店僅需在系統(tǒng)的團(tuán)購(gòu)功能模塊中錄入即可，訂貨組僅需在需審核的功能模塊錄入商品清單，即達(dá)到對(duì)商品的控制。6、 門店庫存調(diào)整單1） 以往門店調(diào)整庫存只能通過盤點(diǎn)實(shí)現(xiàn)，但公司二月甚至三月一次的盤點(diǎn)，使系統(tǒng)庫存的調(diào)整期過長(zhǎng)，影響了門店的訂貨及其它正常運(yùn)營(yíng)。2） 使用系統(tǒng)的中庫存調(diào)整申請(qǐng)單功能，門店在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向公司提出庫存調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)營(yíng)運(yùn)部門審核后，交財(cái)務(wù)部復(fù)核并在系

12、統(tǒng)中確認(rèn)，該確認(rèn)后單據(jù)系統(tǒng)會(huì)返回到門店系統(tǒng)生成損溢單，調(diào)整門店庫存。3） 該調(diào)整單功能僅在新的訂貨方式下使用，原有訂貨方式是不能用的，因?yàn)椋嗀浤Ｊ较?，周一到周六都處于缺商品的送貨期，未達(dá)數(shù)量很多影響門店判斷庫存準(zhǔn)確與否。7、 門店庫配商品退貨1） 現(xiàn)有商品的退貨全部是由手工單的形式處理的，它不但準(zhǔn)確性差，還浪費(fèi)時(shí)間（從門店手填寫完成后經(jīng)公司物流車輛送物流中心后轉(zhuǎn)公司時(shí)間極長(zhǎng)，到公司審批完后，經(jīng)轉(zhuǎn)物流中心送門店，實(shí)際申報(bào)早已與當(dāng)前不符了，其中還存在丟單更麻煩）和人力尤其是采購(gòu)部人員面對(duì)一疊厚厚的退貨申請(qǐng)單，頭皮發(fā)怵。2） 使用系統(tǒng)中的退貨申請(qǐng)單功能，在營(yíng)運(yùn)部規(guī)定的日期內(nèi)，由門店直接在其中錄入后，訂貨管理組人員就可即時(shí)查到進(jìn)行修改和批復(fù)。門店可即時(shí)看到批復(fù)后的內(nèi)容，并按單進(jìn)行打包處理，極大的提高效率。8、 物流中心商品退貨1) 當(dāng)前物流中心退貨給供應(yīng)商全部是通過手工審批的方式，其中為防止退貨過頭，財(cái)務(wù)部必須是逐項(xiàng)檢查的。而且退貨沒有計(jì)劃性，只有供應(yīng)商來了同意帶貨才退成。這其中就帶來很多溝通上的麻煩。2) 通過訂貨管