大型會議承辦工作手冊

1、大型會議承辦工作手冊（初稿）目 錄一、會議前組織工作準備： 2（一）會議的發(fā)起： 2（二）會議組織和機構(gòu)： 2（三）會議分工和責(zé)任： 2二、會議承辦主體流程： 2（一）會議前期工作： 21參會客人的聯(lián)系、函達及情況工作。 22參會資料的準備。 33會議場所的考察、落實工作。 34參會資料的制作落實工作。 35參會物品的情況落實工作。 46參會人員用車情況落實工作。 47財務(wù)預(yù)算整理，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 48擬定參會客人的詳細接待、安排計劃。 49會議現(xiàn)場的工作安排。 410會議現(xiàn)場外工作安排。 511公司人員的儀容儀表要求。 6（二）會議中工作： 61檢查工作。 62迎接工作。 63公司領(lǐng)導(dǎo)會面

2、工作。 74會場工作。 75散會后工作。 7（三）會后工作： 81送機、送站參會客戶工作安排。 82賓館門口迎送參會客人的安排。 83結(jié)賬工作。 84聯(lián)系參會客人平安到否工作。 95會后公司內(nèi)部總結(jié)會。 96會后資料的整理。 97制作參會人員名冊。 98資料、名冊的存檔與送達。 9一、會議前組織工作準備：（一）會議的發(fā)起：由會議發(fā)起人在會議前七天，向公司主管領(lǐng)導(dǎo)提交要舉辦會議的目的、內(nèi)容、時間、地點、要求等書面申請。（二）會議組織和機構(gòu)：由公司領(lǐng)導(dǎo)層研究確定承辦會議的組織機構(gòu)，并明確會議的主責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、組織機構(gòu)和公司參加會議的人員。會議組織機構(gòu)一般設(shè)：總指揮、會務(wù)內(nèi)勤組、會務(wù)外勤組、資料組。各組成

3、員一般由會議主題相關(guān)單位派出，必要時在全公司選調(diào)，一經(jīng)明確，除特殊情況，會議期間各組成員應(yīng)以會議工作為第一首要工作。（三）會議分工和責(zé)任：由總指揮組織召開會議籌備工作分工會，明確各組職責(zé)和要求，指定各組負責(zé)人（組長），各組組長召開本組分工會，把每項工作落實到人。二、會議承辦主體流程：（一）會議前期工作：依照會議的整體流程對下列工作的進行落實，每天將各個小組工作情況及時準確的向會議總指揮匯報。1參會客人的聯(lián)系、函達及情況落實。11參會客人的函文格式的起草、且提前五天函達給參會客人。12會議前兩天落實來參會客人情況。按照來客身份整理順序并正式報告會議總指揮。13會議前兩天落實參會來客到達機場、車站

4、的具體情況。按照來客到達時間整理順序并正式報告會議總指揮。14由會議總指揮指定專人負責(zé)和參會客人保持聯(lián)絡(luò)，落實路途情況且每半天匯報給總指揮，重要參會客人需及時匯報。2參會資料的準備。21依據(jù)落實的來客情況，按照規(guī)定格式在會議前兩天制作好秩序冊（初稿）。22依據(jù)會議內(nèi)容在會議前三天起草完成開幕辭。23依據(jù)會議安排在會議前三天起草完成各會議講話。24依據(jù)會議內(nèi)容安排在會議前三天制作完成會議演示資料。25依據(jù)會議內(nèi)容在會議前三天準備完成產(chǎn)品相關(guān)資料（經(jīng)內(nèi)審、簽署）。26由會議總指揮組織人員對上述材料進行統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)后，送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門審定。27由會議資料組在規(guī)定的時間內(nèi)完成上述定稿資料的統(tǒng)一制作。

5、3會議場所的考察、落實，并作出預(yù)算報告。31依據(jù)會議規(guī)模要求，對預(yù)選的賓館入住條件進行考察，并在會議前三天書面匯報會議總指揮。32依據(jù) 會議要求，對預(yù)選的會議場地進行考察，并在會議前三天書面匯報會議總指揮。33在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會議場地進行考察時對其服務(wù)情況進行落實。34在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會議場地進行考察時對其周圍環(huán)境進行考察。35在考察預(yù)選的賓館和預(yù)選的會議場地進行考察時對交通情況進行考察。4參會資料的制作落實，并作出預(yù)算報告。依據(jù)貨比三家原則在會議前三天書面匯報：41資料制作周期。42資料制作樣式。43資料制作費用。5參會物品的情況落實，并作出預(yù)算報告。依據(jù)貨比三家原則在會議前

6、三天書面匯報：51制作橫幅樣式、費用、時間。52酒水、飲料等價格。53參會客人禮品的樣式、價格。54會議用品（文件袋、筆、軟皮本）樣式、價格。55相應(yīng)的發(fā)票情況。6參會人員用車情況落實，并作出費用報告。依照會議的日程安排，在會議前三天書面匯報：61車型、車況。62租用費用。7進行財務(wù)預(yù)算整理，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。71由會議總指揮組織、評定各匯報的情況。72由會議總指揮指定會議財務(wù)專人，對評定下來的情況進行財務(wù)預(yù)算整理。73在會議前三天報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。74在公司領(lǐng)導(dǎo)評審?fù)ㄟ^后，由指定的專人和財務(wù)部協(xié)商及時領(lǐng)出會議專款。75由會議總指揮制定會議財務(wù)用款制度。8擬定參會客人的詳細接待、安排計劃。在會議

7、前兩日，由會議總指揮組織會議，依照時間順序?qū)ο旅婀ぷ鬟M行詳細計劃：81參會客人及陪同人員住宿安排。82參會客人餐飲安排。83參會客人行程安排。84會議結(jié)束后活動安排。85會議前、中、后陪同人員的安排。86參會客人的接站工作安排。87會議期間與客人協(xié)調(diào)工作。88突發(fā)事件應(yīng)急處理工作、人員。9會議現(xiàn)場的工作安排。在會議前一日對下面工作完成，由會場工作負責(zé)人進行檢查。并將結(jié)果及時匯總匯報給總指揮。91參會客人、陪同人員、工作人員房間。92會場的布置，會場內(nèi)設(shè)備的調(diào)試。93會議所有物品、資料的到場、分裝整理。94參會客人的桌牌、會議牌制作。95會議過程的攝影、照相安排。96會議用車的安排。10會議現(xiàn)場

8、外工作安排。在會議前一日對下面工作完成，并由外場工作負責(zé)人進行檢查。并將結(jié)果及時匯總匯報給總指揮。101試驗設(shè)備的調(diào)試、要參觀的生產(chǎn)現(xiàn)場的布置工作。102參觀期間路線制定、講解人員、試驗人員準備工作。103會議用各物品的采購工作。104公司人員、設(shè)備、資料和物品的運送到會議現(xiàn)場。105會議期間天氣情況及物品的準備。106藥品準備。107會議期間道路通行情況。11公司人員的儀容儀表要求。（二）會議中工作：會議期間每天晚上各會議小組組長將情況向會議總指揮進行匯報，并按照會議總指揮要求做出第2天工作安排。1檢查工作。由會場工作組組長隨時對下面工作進行檢查，并根據(jù)情況及時安排：11公司人員、設(shè)備、資料

9、和物品的情況。12會議用水果、酒水、物品、禮品的購買、分裝、整理情況。13會議室情況。14會議用車、攝影、照相人員的落實和通知情況。15參會客人的接機、接站工作安排情況。2迎接工作。21接機、接站參會客戶工作安排。22賓館門口迎接參會客人的安排。23與對方協(xié)調(diào)人員的溝通、落實到客情況。3公司領(lǐng)導(dǎo)會面工作。31公司領(lǐng)導(dǎo)與參會客人的會面安排。32參會客人入住后走訪、交流工作。4會場工作。41會議資料的到位檢查。42會議現(xiàn)場秩序及人員工作的安排。43會議場外人員工作的安排。44資料協(xié)助人員的安排。45會議全程記錄人員的安排。46會議全程攝影、照相人員安排。5散會后工作。51參會客人就餐的準備、安排。

10、52安排落實引領(lǐng)客人到餐廳的人員。53引領(lǐng)客人到餐廳。54與對方協(xié)調(diào)人員進行溝通確認。55餐后休息安排。56其它安排。（三）會后工作：1送機、送站參會客戶工作安排。1.1將參會客戶的去機場、火車站地進行時間排序。1.2將離開的客人進行合理安排，并落實好送客的司機和車輛。1.3定好到達賓館門口迎等的準確時間。2賓館門口迎送參會客人的安排。2.1由總指揮根據(jù)參會客人離開時間安排公司人員在門口迎送，指定負責(zé)人。2.2負責(zé)人對人員進行分工安排，指定主要迎送客人人員、門口服務(wù)人員，門外服務(wù)人員。2.3負責(zé)人在客人離開前十分鐘通知公司所有送別人員到門口等侯，并準備好送客的禮物。2.4客人下來時，由主要迎送

11、人員上前迎接，其它人員面帶微笑，由門口的迎送人員拉開門等候，司機將車開到門口，由門外人員將車門拉開等候。2.5當客人到門口時，所有人員齊聲說“歡迎再來！”，當客人坐上車后集體揮手道別。3結(jié)賬工作。3.1由會議財務(wù)專人對會議期間的費用進行記賬。3.2在客人離開房間前對房卡、其它費用進行核實。3.3和賓館、餐館等的人員進行對賬。3.4結(jié)清費用并審核票面。4聯(lián)系參會客人平安到否工作。4.1對參加會議的客人進行分類，并細分落實到每個和客戶聯(lián)系的人員。4.2根據(jù)客戶離開的時間，乘坐的交通工具。在參會客戶到達目的地1個小時內(nèi)進行電話聯(lián)系確認平安與否。4.3將聯(lián)系結(jié)果及時向會議總指揮匯報。5會后公司內(nèi)部總結(jié)會。5.1由會議總指揮指定時間對會議的情況組織開總結(jié)會。5.2由會議總指揮主持，邀請公司領(lǐng)導(dǎo)出席。5.3由會議總指揮對會議情況進行書面匯報。5.4由會議記錄人對會議中參會客人提出的問題進行書面匯報。5.5各小組負責(zé)人書面匯報本小組在會議期間的工作情況。5.6由會議期間負責(zé)財務(wù)的負責(zé)人對會議期間所有的費用情況對公司領(lǐng)導(dǎo)進行書面匯報。5.7由會議中各領(lǐng)導(dǎo)對匯報工作進行點評，并進行工作安排。5.8由公司文員進行總結(jié)會議的會議記錄。6會