Excel電子表格42個(gè)使用技巧

1、Excel 電子表格電子表格 42 個(gè)使用技巧個(gè)使用技巧1.快速啟動(dòng) Excel若你日常工作中要經(jīng)常使用 Excel，可以在啟動(dòng) Win98 時(shí)啟動(dòng)它，設(shè)置方法:(1)啟動(dòng)“我的電腦”，進(jìn)入 Windows 目錄， 依照路徑 “Start MenuPrograms啟動(dòng)”來(lái)打開(kāi)“啟動(dòng)”文件夾;(2)打開(kāi) Excel 所在的文件夾，用鼠標(biāo)將 Excel 圖標(biāo)拖到“啟動(dòng)”文件夾，這時(shí) Excel97 的快捷方式就被復(fù)制到“啟動(dòng)”文件夾中，下次啟動(dòng) Win98 就可快速啟動(dòng) Excel 了。若 Win98 已啟動(dòng) ，你可用以下方法快速啟動(dòng) Excel。方法一:雙擊“開(kāi)始”菜單中的“文檔”命令里的任一

2、Excel 工作薄即可。 方法二:用鼠標(biāo)從“我的電腦”中將 Excel 應(yīng)用程序拖到桌面上， 然后從快捷菜單中選擇“在當(dāng)前位置創(chuàng)建快捷方式”以創(chuàng)建它的快捷方式，啟動(dòng)時(shí)只需單擊其快捷方式即可。-2.快速查找工作薄你可以利用在工作表中的任何文字進(jìn)行搜尋，方法為:(1)單擊工具欄中的“打開(kāi)”按鈕，在“打開(kāi)”對(duì)話(huà)框里，輸入文件的全名或部分名，可以用通配符代替;(2)在“文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文字，最好是你認(rèn)為是唯一的單詞或短語(yǔ)，以便搜尋更容易成功;(3)選擇“開(kāi)始查找”即可。在找到滿(mǎn)足條件的文件前，“打開(kāi)”對(duì)話(huà)框的狀態(tài)欄都會(huì)顯示“找到了 0 個(gè)文件”的信息，你應(yīng)該耐心等待，只有當(dāng)“打開(kāi)”按

3、鈕由灰化狀態(tài)變成可用狀態(tài)時(shí)，才表明搜尋結(jié)束。-3.在工作時(shí)自動(dòng)保存工作簿其方法為:(1)單擊“工具”菜單中的“自動(dòng)保存”命令，如果“工具”菜單中沒(méi)有“自動(dòng)保存”命令，必須單擊“工具”菜單中的“加載宏”命令來(lái)安裝 “自動(dòng)保存”宏;(2)選中“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”復(fù)選框;(3)在“分鐘”框中，輸入希望 Microsoft Excel 自動(dòng)保存工作簿的時(shí)間間隔; (4)選擇所需的其他選項(xiàng)按回車(chē)鍵即可。-4.快速切換工作薄對(duì)于較少的工作薄切換，可單擊工作薄所在窗口即可。要對(duì)多個(gè)窗口下的多個(gè)工作進(jìn)行切換，用“窗口”菜單最方便?！按翱凇辈藛蔚牡撞苛谐隽艘汛蜷_(kāi)工作薄的名字，要直接切換到一個(gè)工作薄，可以從“窗口

4、”菜單選擇它的名字即可?！按翱凇辈藛巫疃嗄芰谐?9 個(gè)工作薄，若多于 9 個(gè)，“窗口”菜單則包含一個(gè)名為“多窗口”的命令，選用該命令，則出現(xiàn)一個(gè)按字母順序列出所有已打開(kāi)的工作薄名字的對(duì)話(huà)框，只需單擊其中需要的名字即可。-5.利用模板創(chuàng)建工作薄模板是一個(gè)用來(lái)作為創(chuàng)建其它工作薄的框架形式，利用它可以快速地創(chuàng)建相似的工作薄。創(chuàng)建模板方法為:(1)打開(kāi)一個(gè)要作為模板的工作薄;(2)選擇 “文件”菜單中“另存為”命令，打開(kāi)“另存為”對(duì)話(huà)框;(3)在“文件名”框中輸入模板的名字，從“保存類(lèi)型”列表中選定“模板(*.xlt)”選項(xiàng)，這時(shí)“保存位置”會(huì)自動(dòng)切換到默認(rèn)的模板文件夾 TEMPLETE 文件夾;(4

5、)在“保存位置”中選擇“電子表格模板”文件夾，單擊“保存”即可。這樣，你就可以根據(jù)該模板快速創(chuàng)建新工作薄了。-6.快速移動(dòng)或復(fù)制單元格先選定單元格，然后移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊框上，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)到新位置，然后釋放按鍵即可移動(dòng)。若要復(fù)制單元格，則在釋放鼠標(biāo)之前按下 Ctrl 即可。-7.快速修改單元格式次序在拖放選定的一個(gè)或多個(gè)單元格至新的位置的同時(shí)，按住 Shift 鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。方法為:選定單元格，按下 Shift 鍵，移動(dòng)鼠標(biāo)指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變成一個(gè)水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會(huì)變成垂直“工”狀

6、標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。-8.快速選取包含公式的單元格有時(shí)，需要對(duì)工作表中所有包含公式的單元格加以保護(hù)，或填入與其他單元格不同的顏色，以提醒注意不能在此輸入數(shù)據(jù)。你可以以下面的方法快速選取:選擇 “編輯”/“定位”，單擊“定位條件”按鈕，在“定位條件”對(duì)話(huà)框中選擇“公式”項(xiàng)，按“確定”按鈕即可。-9.快速清除單元格的內(nèi)容先選定該單元格,然后按 Delete 鍵。但是你僅是刪除了單元格內(nèi)容,它的格式和批注還保留著。要徹底清除單元格,可用以下方法:(1)選定想要清除的單元格或單元格范圍;(2)選擇“編輯”菜單中的“清除”命令,這時(shí)顯示“清除”菜單;(3)選擇要清除

7、的命令,可以選擇“全部”、“格式”、“內(nèi)容” 或“批注”中的任一個(gè)。當(dāng)然,你還可以選定單元格后單擊鼠標(biāo)右鍵,從快捷菜單中單擊“清除內(nèi)容”命令。對(duì)于不要的單元格,可選擇“編輯”菜單中的“刪除” 命令刪除它。還可用鼠標(biāo)操作,以刪除 C 列單元格為例,先選擇C 列,然后按住 Shift 鍵,拖動(dòng)位于列旁的“填充柄”向左一列,選擇區(qū)變成灰色陰影后松開(kāi)鼠標(biāo),該列即被刪除。-10.采用“記憶式輸入”創(chuàng)建一個(gè)電子表格時(shí),往往需要在一個(gè)工作表中的某一列輸入相同數(shù)值,這時(shí)采用“記憶式輸入”會(huì)幫你很大的忙。如在職稱(chēng)統(tǒng)計(jì)表中要多次輸入“助理工程師”,當(dāng)?shù)谝淮屋斎牒?第二次又要輸入這些文字時(shí),只需要在編輯框中輸入“助

8、”字,Excel 97 會(huì)用“助”字與這一列所有的內(nèi)容相匹配,若“助”字與該列已有的錄入項(xiàng)相符,則 Excel 97 會(huì)將剩下的“助理工程師”四字自動(dòng)填入?？梢园聪铝蟹椒ㄔO(shè)置“記憶式輸入”:選擇“工具”中的“選項(xiàng)”命令,然后選擇“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框中的“編輯”選項(xiàng)卡,選中其中的“記憶式鍵入”即可。-11.快速輸入重復(fù)數(shù)據(jù)選定清單中任意單元格，選擇“數(shù)據(jù)” * “記錄單”，即可使用 Excel 的記錄單增加、編輯、刪除以及搜索清單中的數(shù)據(jù)。在增加新行數(shù)據(jù)時(shí)，如果某項(xiàng)數(shù)據(jù)與前一行重復(fù)，可以使用 Ctrl+Shift+”快捷鍵進(jìn)行快速?gòu)?fù)制，而不必重復(fù)輸入。-12.用“自動(dòng)更正”快速輸入使用該功能不僅可以更

9、正輸入中偶然的筆誤,也可能把一段經(jīng)常使用的文字定義為一條短語(yǔ),當(dāng)輸入該條短語(yǔ)時(shí),“自動(dòng)更正”便會(huì)將它更換成所定義的文字。你也可以定義自己的“自動(dòng)更正”項(xiàng)目:(1)選擇“工具”中的“自動(dòng)更正”命令;(2) 在彈出的“自動(dòng)更正”對(duì)話(huà)框中的“替換”框中鍵入短語(yǔ)“愛(ài)好者”,在“替換為”框中鍵入要替換的內(nèi)容“廣大計(jì)算機(jī)愛(ài)好者”;(3)單擊“添加”按鈕,將該項(xiàng)目添加到項(xiàng)目列表中,單擊“確定”退出。以后只要輸入“愛(ài)好者”,則整個(gè)名稱(chēng)就會(huì)輸?shù)奖砀裰小?13.用“拖放復(fù)制”快速輸入當(dāng)表格中有連續(xù)的幾個(gè)單元格中都是相同的數(shù)據(jù),這時(shí)用鼠標(biāo)的“拖放復(fù)制”可以大大加快輸入數(shù)據(jù)。 如輸入“工程師”,首先移動(dòng)鼠標(biāo)指針到有“

10、工程師”單元格的邊框上,按下左鍵并拖到要移動(dòng)的位置,按下 Ctrl 鍵,再松開(kāi)左鍵,即可將“工程師”復(fù)制到該單元格中。-14.用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù)如果你希望減少手工錄入的工作量，可以用下拉表來(lái)實(shí)現(xiàn)。創(chuàng)建下拉列表方法為:(1)選中需要顯示下拉列表的單元格或單元格區(qū)域;(2)選擇菜單“數(shù)據(jù)”/“有效數(shù)據(jù)”，從有效數(shù)據(jù)對(duì)話(huà)框中選擇“設(shè)置標(biāo)簽”;(3)在“許可”下拉列表中選擇“序列”;(4)點(diǎn)擊“來(lái)源”欄右側(cè)的小圖標(biāo)，將打開(kāi)一個(gè)新的“有效數(shù)據(jù)”小對(duì)話(huà)框;(5)在該對(duì)話(huà)框中輸入下拉列表中所需要的數(shù)據(jù)，項(xiàng)目和項(xiàng)目之間用逗號(hào)隔開(kāi)，比如輸入“工程師，助工工程師，技術(shù)員”，然后回車(chē)。注意在對(duì)話(huà)框中選擇“提供下

11、拉箭頭”復(fù)選框;(6)單擊“確定”即可。-15.用“復(fù)制粘貼”快速輸入當(dāng)表中輸入相同數(shù)據(jù)時(shí),可以用“復(fù)制粘貼”來(lái)實(shí)現(xiàn)。如復(fù)制“工程師”,首先選擇有“工程師”的單元格,其次從“編輯”菜單中選擇“復(fù)制”命令或單擊常用工具欄中的“復(fù)制”,再選擇目標(biāo)單元格,最后從“編輯”菜單選擇“粘貼”或者單擊常用工具欄中的“粘貼”按鈕即可。-16.用快捷鍵插入函數(shù)的參數(shù)如果知道所要作用函數(shù)的名字，但又記不清它的所有格式，你可以用鍵盤(pán)快捷鍵把參數(shù)粘貼到編輯欄內(nèi)。具體方法是:在編輯欄中輸入一個(gè)等號(hào)其后接函數(shù)名，然后按 Ctrl+A 鍵，Excel 則自動(dòng)進(jìn)行“函數(shù)指南-步驟 2 之 2”。當(dāng)使用易于記憶的名字且具有很長(zhǎng)

12、一串參數(shù)的函數(shù)時(shí)，上述方法非常有用。-17.自動(dòng)切換輸入法在一張工作表中，往往是既有數(shù)據(jù)，又有文字，這樣在輸入時(shí)就需要來(lái)回在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩，你可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換。方法是:(1)打開(kāi)所用的中文輸入法，再選中需要輸入中文的單元格區(qū)域;(2)打開(kāi)“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話(huà)框，選中“IME 模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇打開(kāi)，單擊“確定”按鈕;(3)選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話(huà)框中，單擊“IME 模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉(英文模式);(4)單擊“確定”按鈕。這樣，用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。-18.快速刪除

13、空行有時(shí)為了刪除 Excel 工作薄中的空行，你可能會(huì)將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用“自動(dòng)篩選”功能來(lái)簡(jiǎn)單實(shí)現(xiàn)。先在表中插入新的一行(全空)，然后選擇表中所有的行，選擇“數(shù)據(jù)”/“篩選”/“自動(dòng)篩選”。在每一列的頂部，從下拉列表中選擇“空白”。在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，選擇“編輯”/“刪除行”，然后按“確定”即可。所有的空行將被刪去。插入一個(gè)空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。-19.快速切換工作表按 Ctrl+PageUp 組合鍵可激活前一個(gè)工作表，按 Ctrl+PageDown 組合鍵可激活后一個(gè)工作表。你還可用鼠標(biāo)去控制工作表底部的標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕快速地移動(dòng)工作表的名字，然

14、后單擊工作表進(jìn)行切換。-20.快速打印工作表若選擇“文件”菜單中“打印”命令來(lái)打印，會(huì)出現(xiàn)“打印”對(duì)話(huà)框讓你選擇，程序繁鎖。若要跳過(guò)該對(duì)話(huà)框，你可以單擊“常用”工具欄上的“打印”按鈕或者按下 Shift 鍵并單擊“打印預(yù)覽”按鈕，Excel將使用“選定工作表”選項(xiàng)打印。-21.快速插入 Word 表格Excel 可以處理 Word 表格中列出的數(shù)據(jù)， 你可用以下方法快速插入 Word 表格:(1)打開(kāi) Word 表格所在的文件;(2)打開(kāi)要處理 Word 表格的 Excel 文件，并調(diào)整好兩窗口的位置，以便能看見(jiàn)表格和要插入表格的區(qū)域;(3)選中 Word 中的表格;(4)按住鼠標(biāo)左鍵， 將表

15、格拖到 Excel 窗口中，松開(kāi)鼠標(biāo)左鍵將表格放在需要的位置即可。-22.快速創(chuàng)建工具欄通過(guò)工具欄你可以快速地訪問(wèn)常用的命令或自定義的宏，你可以根據(jù)需要快速創(chuàng)建自己的工具欄。方法為:單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，選擇“工具欄”選項(xiàng)卡，單擊“新建”按鈕，輸入“新建工具欄”名稱(chēng)，并單擊“確定”。這時(shí)新建工具欄出現(xiàn)在窗口，你就可以用鼠標(biāo)把其他工具欄中的按鈕拖到新建工具欄中，該按鈕就會(huì)在此“落戶(hù)”。若在拖動(dòng)時(shí)按著 Ctrl 鍵，則會(huì)將按鈕復(fù)制過(guò)來(lái)。注意:不能將按鈕拖到“自定義”對(duì)話(huà)框或工作表中，否則該按鈕將會(huì)被刪除。-23.快速獲取幫助對(duì)于工具欄或屏幕區(qū)，你只需按組合鍵 Shift+F1，然后用

16、鼠標(biāo)單擊工具欄按鈕或屏幕區(qū)，它就會(huì)彈出一個(gè)幫助窗口，上面會(huì)告訴該元素的詳細(xì)幫助信息。-24.使用快捷菜單快捷菜單中包括了一些操作中最常用的命令，利用它可以大為提高效率。首先選定一個(gè)區(qū)域，然后單擊鼠標(biāo)右鍵即可調(diào)出快顯菜單，根據(jù)操作需要選擇不同命令即可。-25.帶口令保存工作薄若需要為工作薄保密，你可以在保存時(shí)為其設(shè)置一個(gè)口令，以防止非法打開(kāi)或修改。其操作方法為:(1)若是首次保存，從“文件”菜單中選擇“保存”命令，否則從“文件”菜單中選擇“另存為”命令;(2)在“保存位置”框中，選擇希望保存工作簿的驅(qū)動(dòng)器和文件夾;(3)在“文件名”框中鍵入工作簿名稱(chēng)，若已保存過(guò)不需要重新輸入;(4)單擊“選項(xiàng)”

17、按鈕，在“打開(kāi)權(quán)限密碼”和“修改權(quán)限密碼”框中輸入口令，單擊“確定”按鈕;(5)在“確認(rèn)密碼”對(duì)話(huà)框中重新輸入口令并按回車(chē)鍵;(6)單擊“保存”按鈕。-26.將工作簿保存到 FTP 節(jié)點(diǎn)在將工作簿保存到 FTP 節(jié)點(diǎn)之前，必須要該 FTP 節(jié)點(diǎn)添加到 Internet 節(jié)點(diǎn)的列表中，且必須有向該節(jié)點(diǎn)保存文件的權(quán)限。 其保存方法為:()單擊“文件”菜單中的“另存為”命令;()在“保存位置”框中單擊“Internet 位置(FTP)”選項(xiàng);()在 FTP 節(jié)點(diǎn)的列表中，雙擊所需節(jié)點(diǎn)，然后在節(jié)點(diǎn)中雙擊所需的地址;()在“文件名”框中，鍵入工作簿的名稱(chēng);()單擊“保存”按鈕。-27.快速鏈接網(wǎng)上的數(shù)據(jù)

18、你可以用以下方法快速建立與網(wǎng)上工作薄中數(shù)據(jù)的鏈接:(1)打開(kāi) Internet 上含有需要鏈接數(shù)據(jù)的工作薄，并在工作薄選定數(shù)據(jù)，然后單擊“編輯”菜單的“復(fù)制”命令;(2)打開(kāi)需要?jiǎng)?chuàng)建鏈接的 Excel97 工作薄，在需要顯示鏈接數(shù)據(jù)的區(qū)域中，單擊左上角單元格;(3)單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對(duì)話(huà)框中，選擇“粘貼鏈接”按鈕即可。若你想在創(chuàng)建鏈接時(shí)不打開(kāi) Internet 工作薄，可單擊需要鏈接處的單元格，然后鍵入(=)和 URL 地址及工作位置，如:=http:/www.J sheet1!A1。-28.用“超級(jí)鏈接”跳轉(zhuǎn)到其它文件用超級(jí)鏈接在各個(gè)位置之間跳轉(zhuǎn)十分方便

19、，若你要切換到其它文件，只需用鼠標(biāo)指向帶有下劃線的藍(lán)色超級(jí)鏈接文件，然后單擊鼠標(biāo)即可跳轉(zhuǎn)到超級(jí)鏈接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需單擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕即可。-29.使用“宏”功能在工作中我們經(jīng)常要輸入大量重復(fù)而又瑣碎的數(shù)據(jù),有了“宏”,你就可以記錄命令和過(guò)程,然后將這些命令和過(guò)程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當(dāng)按下組合鍵時(shí),計(jì)算機(jī)就會(huì)重復(fù)所記錄的操作。記錄一個(gè)宏可以用以下步驟:先選中單元格,再選擇“工具”中“宏”的“錄制新宏”命令,然后再進(jìn)行各方面操作即可。-30.快速退出 Excel單擊 Excel 窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕即可。以上方法可以使 Excel 工作時(shí)

20、事半功倍,你不妨一試。-31.巧用 IF 函數(shù)1設(shè)有一工作表，C1 單元格的計(jì)算公式為：=A1B1，當(dāng) A1、B1 單元格沒(méi)有輸入數(shù)據(jù)時(shí)，C1 單元格會(huì)出現(xiàn)“DIV0！”的錯(cuò)誤信息。這不僅破壞了屏幕顯示的美觀，特別是在報(bào)表打印時(shí)出現(xiàn)“DIV0！”的信息更不是用戶(hù)所希望的。此時(shí)，可用 IF 函數(shù)將 C1 單元格的計(jì)算公式更改為： =IF（B1=0，A1B1）。這樣，只有當(dāng) B1 單元格的值是非零時(shí)，C1 單元格的值才按 A1B1 進(jìn)行計(jì)算更新，從而有效地避免了上述情況的出現(xiàn)。2設(shè)有 C2 單元格的計(jì)算公式為： =A2B2，當(dāng) A2、B2 沒(méi)有輸入數(shù)值時(shí)，C2 出現(xiàn)的結(jié)果是“0”，同樣，利用 IF

21、 函數(shù)把 C2 單元格的計(jì)算公式更改如下：=IF（AND（A2=，B2=） ，A2B2） 。這樣，如果 A2 與 B2 單元格均沒(méi)有輸入數(shù)值時(shí)，C2 單元格就不進(jìn)行 A2 B2 的計(jì)算更新，也就不會(huì)出現(xiàn)“0”值的提示。3設(shè) C3 單元格存放學(xué)生成績(jī)的數(shù)據(jù)， D3 單元格根據(jù) C3（學(xué)員成績(jī)）情況給出相應(yīng)的“及格”、“不及格”的信息?？捎?IF 條件函數(shù)實(shí)現(xiàn) D3 單元格的自動(dòng)填充，D3 的計(jì)算公式為：=IF（C360，不及格，及格）。-32.累加小技巧我們?cè)诠ぷ髦谐３Ｐ枰谝延袛?shù)值的單元格中再增加或減去另一個(gè)數(shù)。一般是在計(jì)算器中計(jì)算后再覆蓋原有的數(shù)據(jù)。這樣操作起來(lái)很不方便。這里有一個(gè)小技巧，可

22、以有效地簡(jiǎn)化老式的工作過(guò)程。1.創(chuàng)建一個(gè)宏：選擇 Excel 選單下的“工具宏錄制新宏”選項(xiàng)；宏名為：MyMacro；快捷鍵為:CtrlShiftJ(只要不和 Excel 本身的快捷鍵重名就行)；保存在:個(gè)人宏工作簿(可以在所有 Excel 工作簿中使用)。2.用鼠標(biāo)選擇“停止錄入”工具欄中的方塊，停止錄入宏。3.選擇 Excel 選單下的“工具宏Visual Basic 編輯器”選項(xiàng)。4.在“Visual Basic 編輯器”左上角的 VBA Project 中用鼠標(biāo)雙擊 VBAProject(Personal.xls)打開(kāi)“模塊Module1”。注意：你的模塊可能不是 Module1 ,也

23、許是 Module2、Module3。5.在右側(cè)的代碼窗口中將 Personal.xlsModule1(Code)中的代碼更改為：Sub MyMacro( )Oldvalue = Val(ActiveCell.value )Inputvalue = InputBox(“輸入數(shù)值，負(fù)數(shù)前輸入減號(hào)”,“小小計(jì)算器”)ActiveCell.value = Val(Oldvalue Inputvalue)End Sub6.關(guān)閉 Visual Basic 編輯器。編輯完畢， 你可以試試剛剛編輯的宏， 按下 ShiftCtrlJ 鍵，輸入數(shù)值并按下“確定”鍵。(這段代碼只提供了加減運(yùn)算，借以?huà)伌u引玉。)-

24、33.使 Excel 個(gè)性化（一）命令和按鈕的增刪Excel 的選單命令和工具欄上的按鈕可以用拖動(dòng)法進(jìn)行增刪。1增刪選單命令單擊 Excel“工具”選單下的“自定義”命令，打開(kāi)其中的“命令”選項(xiàng)卡，在左側(cè)的“類(lèi)別”窗口中選擇欲增刪的選單類(lèi)別。如果是增加選單命令，你只需在右側(cè)的“命令”格內(nèi)進(jìn)行選擇，將其拖至對(duì)應(yīng)的選單項(xiàng)，選單自動(dòng)打開(kāi)并出現(xiàn)一黑線后，將其插入黑線指示的位置，在空白處單擊鼠標(biāo)左鍵即可。如果是刪除選單命令，只須打開(kāi)選單選中需要?jiǎng)h除的命令，按下鼠標(biāo)左鍵將它拖至圖中的“命令”格中即可。也可在該示意圖打開(kāi)的情況下，打開(kāi)選單單擊右鍵，選擇需要?jiǎng)h除的命令，選中快捷選單中的“刪除”命令即可。2增刪

25、工具欄按鈕由于工具欄長(zhǎng)度有限，增加按鈕之前最好先刪除不需要的按鈕。方法是，先按前述方法打開(kāi)“命令”選項(xiàng)卡，再將選單下的工具欄中不需要的按鈕拖到“命令” 框，該按鈕就會(huì)在工具欄中消失。也可先打開(kāi)“自定義”對(duì)話(huà)框，在需要?jiǎng)h除的按鈕上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷選單中的“刪除”命令即可。刪除后，你就可以選中“命令”框中要增加的按鈕，將其拖到工具欄，插入豎直黑線指示的位置。（二）、調(diào)整命令和按鈕1選單命令如果覺(jué)得經(jīng)過(guò)增刪后的選單命令位置不合適，可按以下方法調(diào)整：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺边x單下的“自定義” 命令打開(kāi)對(duì)話(huà)框，然后按住 Alt 鍵，打開(kāi)選單，用鼠標(biāo)選中想移動(dòng)位置的命令，當(dāng)命令四周出現(xiàn)一個(gè)黑框，鼠標(biāo)指針頭部有一

26、個(gè)矩形塊時(shí)按住鼠標(biāo)拖動(dòng)，當(dāng)移動(dòng)到黑線指示的位置松開(kāi)鼠標(biāo)即可。2工具欄按鈕工具欄按鈕可直接用鼠標(biāo)拖動(dòng)的方法調(diào)整位置。 方法是：先按住 Alt 鍵，再用鼠標(biāo)按住想移動(dòng)位置的按鈕，采用與選單命令相似的方法移動(dòng)即可。（三）、修改按鈕圖標(biāo)若想使自己的 Excel 看起來(lái)與眾不同，可用以下方法修改按鈕圖標(biāo)：1用系統(tǒng)圖標(biāo)替換打開(kāi)“自定義” 對(duì)話(huà)框， 在需要?jiǎng)h除的按鈕上單擊鼠標(biāo)右鍵，打開(kāi)快捷選單并選“更改按鈕圖標(biāo)”，在系統(tǒng)提供的 42 個(gè)圖標(biāo)中選一個(gè)單擊，則原來(lái)的圖標(biāo)被替換。2自行編輯圖標(biāo)先打開(kāi)“自定義”對(duì)話(huà)框，再用鼠標(biāo)右鍵單擊要編輯的按鈕，在彈出的快捷選單中選擇“編輯按鈕圖標(biāo)”命令，就會(huì)彈出“按鈕編輯器”對(duì)

27、話(huà)框。在此對(duì)話(huà)框中既可以對(duì)當(dāng)前圖標(biāo)進(jìn)行編輯，也可以自己再畫(huà)一個(gè)。3粘貼其它按鈕其它按鈕的來(lái)源有兩個(gè)。一是利用工具軟件將獲得的圖標(biāo)放到剪貼板中，打開(kāi)“自定義”對(duì)話(huà)框后用鼠標(biāo)右鍵單擊要替換的按鈕， 在彈出的快捷選單中選擇“粘貼按鈕圖標(biāo)”命令即可。 二是將 Office97 的其它組件（如 Word 97）的按鈕放到剪貼板中待用。以 PowerPoint 97 為例， 可以在當(dāng)前工具欄中右擊鼠標(biāo)，選中你需要尋找圖標(biāo)的工具欄放到屏幕上。然后打開(kāi)“自定義”對(duì)話(huà)框，用鼠標(biāo)右鍵單擊你需要的按鈕，在彈出的對(duì)話(huà)框中選擇“復(fù)制按鈕圖標(biāo)”。再按上面介紹的方法粘貼即可。（四）、修改選單或按鈕名稱(chēng)打開(kāi)“自定義”對(duì)話(huà)框后

28、，用鼠標(biāo)右鍵單擊欲更改名稱(chēng)的按鈕或選單，可見(jiàn)彈出的快捷選單的“命名”后有一輸入框，可供你修改選單或按鈕名稱(chēng)，只須在框內(nèi)單擊并輸入新名稱(chēng)即可。（五）、恢復(fù)修改如果對(duì)修改不滿(mǎn)意，可按以下方法恢復(fù)：打開(kāi)“自定義”對(duì)話(huà)框中的“工具欄”選項(xiàng)卡，選中左邊“工具欄”下要恢復(fù)的對(duì)象，單擊“重新設(shè)置”按鈕并在彈出的對(duì)話(huà)框中單擊“確定”即可。-34.怎樣保護(hù)表格中的數(shù)據(jù)假設(shè)要實(shí)現(xiàn)在合計(jì)項(xiàng)和小計(jì)項(xiàng)不能輸入數(shù)據(jù)，由公式自動(dòng)計(jì)算。首先，輸入文字及數(shù)字，在合計(jì)項(xiàng) F4 至 F7 單元格中依次輸入公式：=SUM (B4E4) 、=SUM(B5E5)、 =SUM (B6 E6)、 =SUM(B7 E7)， 在小計(jì)項(xiàng) B8 至

29、 F8 單元格中依次輸入公式： =SUM(B4 B7) 、=SUM(C4C7)、=SUM (D4D7)、=SUM(E4E7)、=SUM(F4F7) 。在默認(rèn)情況下，整個(gè)表格的單元格都是鎖定的，但是，由于工作表沒(méi)有被保護(hù)，因此鎖定不起作用。選取單元格 A1F8，點(diǎn)擊“格式單元格”選單，選擇“保護(hù)”選項(xiàng)，消除鎖定復(fù)選框前的對(duì)勾，單擊確定。然后，再選取單元格 F4F7 和 B8F8，點(diǎn)擊“格式單元格”選單，選擇“保護(hù)”選項(xiàng)，使鎖定復(fù)選框選中，單擊確定，這樣，就把這些單元格鎖定了。接著，點(diǎn)擊“工具保護(hù)保護(hù)工作表”選單，這時(shí)，會(huì)要求你輸入密碼，輸入兩次相同的密碼后，點(diǎn)擊確定，工作表就被保護(hù)起來(lái)了，單元格

30、的鎖定也就生效了。今后，可以放心地輸入數(shù)據(jù)而不必?fù)?dān)心破壞公式。如果要修改公式，則點(diǎn)擊“工具保護(hù)撤消保護(hù)工作表”選單，這時(shí)，會(huì)要求你輸入密碼，輸入正確的密碼后，就可任意修改公式了。-35.打印技巧(一)、設(shè)置打印標(biāo)題當(dāng) Excel 工作表中的數(shù)據(jù)超過(guò)一頁(yè)長(zhǎng)時(shí)， 無(wú)論是預(yù)覽還是打印，工作表中的列標(biāo)題只出現(xiàn)在第一頁(yè)上，而其它頁(yè)上的數(shù)據(jù)都沒(méi)有列標(biāo)題，這給閱讀帶來(lái)極大的不方便。解決這一問(wèn)題的方法為：1.選取“文件”選單下的“頁(yè)面設(shè)置”選項(xiàng)。2.在彈出的“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框中選擇“工作表”標(biāo)簽。3.在“打印標(biāo)題”下方，單擊“頂端標(biāo)題行”對(duì)話(huà)框右下角的“折疊對(duì)話(huà)框”按鈕，然后在工作表中從將要作為標(biāo)題的列中選擇

31、一個(gè)或多個(gè)單元格，再次單擊該按鈕?；蛑苯釉凇绊敹藰?biāo)題行”對(duì)話(huà)框中輸入行地址如1: 1，單擊“確定”按鈕。通過(guò)預(yù)覽你會(huì)發(fā)現(xiàn)，標(biāo)志列數(shù)據(jù)的列標(biāo)題出現(xiàn)在所有其他頁(yè)中。(二)、調(diào)整頁(yè)面布局對(duì)一個(gè)包含的數(shù)據(jù)內(nèi)容既長(zhǎng)又寬的工作表，Excel 默認(rèn)的打印順序是“先列后行”，通過(guò)選擇不同的打印順序可確定哪種順序是我們所需要的。具體做法為：1.選取“文件”選單下的“頁(yè)面設(shè)置”選項(xiàng)。2.在彈出的“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框中選擇“工作表”標(biāo)簽。3.單擊“打印順序”下的“先行后列”選項(xiàng)按鈕，單擊“確定”按鈕，即可以將工作表的打印順序設(shè)置為自上而下的方式。(三)、改變打印比例通常， Excel 在打印數(shù)據(jù)內(nèi)容超過(guò)一頁(yè)寬的工作表

32、時(shí)，總是先打印工作表的左半部分，再打印右半部分。如何讓所有列在一頁(yè)中打印出來(lái)呢？方法有兩種：方法一：選取“視圖”選單的“分頁(yè)預(yù)覽”選項(xiàng)。把鼠標(biāo)指向垂直分頁(yè)符，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成雙向箭頭時(shí)，將垂直分頁(yè)符拖至最右一列的右邊，垂直分頁(yè)符將被重新設(shè)置，所有的列均可在一列中顯示。方法二：選取“文件”選單下的“頁(yè)面設(shè)置”選項(xiàng)。在彈出的“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框中選擇“頁(yè)面”標(biāo)簽，調(diào)整“縮放”下的縮放比例為適當(dāng)?shù)陌俜直?，可以得到與方法一同樣的效果。(四)、設(shè)定打印區(qū)域在實(shí)際工作中，往往只需要將工作表中的一個(gè)或幾個(gè)區(qū)域的數(shù)據(jù)打印出來(lái)，如何打印選定區(qū)域的數(shù)據(jù)呢？做法如下：1.選擇工作表中要打印的一個(gè)區(qū)域（如果想要選擇多個(gè)區(qū)

33、域，可按下 Ctrl 鍵，再選擇其他區(qū)域）。2.選取“文件”選單下的“打印區(qū)域”子選單中的“設(shè)置打印區(qū)域”命令。這樣，在打印時(shí)只打印工作表中選定區(qū)域的數(shù)據(jù)。-36.解方程組的技巧如果有這樣一個(gè)方程：x3cos(x)10=0，你該怎樣求解呢？找來(lái)一大堆數(shù)學(xué)手冊(cè)，再動(dòng)用函數(shù)計(jì)算器，花費(fèi)半天時(shí)間，還不一定能得出準(zhǔn)確結(jié)果。而當(dāng)你面對(duì)如下方程組時(shí)：x2y/212cos(z)=128sin(x)5y2z=83x12y8z=3是不是找來(lái)一大堆算法和編程的書(shū)，一行一行地寫(xiě)程序，敲入電腦，再調(diào)試運(yùn)行？ 其實(shí)，你所要做的并沒(méi)有這么復(fù)雜，你只需有一個(gè) Excel 就足夠了。(一)、解單變量方程我們先來(lái)求一下上面的方

34、程：x3cos(x) 10=0 。首先，在一張工作表上定義一個(gè)單元格（如A1）做變量 x 。定義方法是：先選定單元格 A1，然后選擇選單欄中的“插入名稱(chēng)” 選項(xiàng)，再選擇“定義”，在名稱(chēng)框中填入變量名稱(chēng)“x”，按“確定”按鈕 即可。雙擊另一個(gè)單元格（如 A2），然后填入公式“=x3cos（x）10 ”。選“工具”選單欄中的“單變量求解”選項(xiàng)，在“目標(biāo)單元”格填 “A2”，可變單元格填“A1”，按“確定”按鈕，在單元格“A1”中即出現(xiàn)了方程的解 x=2.195708（見(jiàn)圖：tx4.jpg）， 簡(jiǎn)單吧。(二)、解多元方程組現(xiàn)在，讓我們?cè)囍鴣?lái)解上面的那個(gè)方程組。按照同樣的方法，先在一張表上定義三個(gè)單元

35、格（如A1、B1、C1）作為變量 x、y、z。接著在另外三個(gè)單元格（如 A2、A3、A4）中分別填入公式“=x2y/212cos(z) ”、“ =8sin(x)5y2z”、“= 3x12y 8z”。然后選“工具”的“規(guī)劃求解”選項(xiàng)。如果你的工具選單中沒(méi)有這個(gè)“規(guī)劃求解”選項(xiàng)，你就需要自己安裝一下。在“工具”選單中，單擊“加載宏”命令。如果在“加載宏”對(duì)話(huà)框中，沒(méi)有列出 “規(guī)劃求解”項(xiàng)，請(qǐng)單擊“瀏覽”按鈕，選定Solver.xla ，加載宏的驅(qū)動(dòng)器、文件夾和文件名，通常位于 LibrarySolver 文件夾下。如果找不到文件，請(qǐng)運(yùn)行“安裝”程序。在“加載宏”對(duì)話(huà)框中，選定“規(guī)劃求解”復(fù)選框。好

36、了，你可以使用了（注意：在“加載宏”對(duì)話(huà)框中選定的加載宏在被刪除之前一直保持激活狀態(tài)）。在彈出的窗口中，在“目標(biāo)單元”格填空格，目標(biāo)值任意，可變單元格填“x,y,z”（以逗號(hào)間隔） 。在“約束條件”格填“A2=12”、“A3=8”、“A4=3”。最后按求解按鈕-結(jié)果出來(lái)了。用這種方法可以求解任意元的方程組。 只要你的計(jì)算機(jī)內(nèi)存足夠大、CPU 足夠快，一切都沒(méi)問(wèn)題。 筆者曾在一臺(tái)內(nèi)存僅 8M 的 575 上求解過(guò)一個(gè) 9 元的方程組， 不但沒(méi)有求出結(jié)果， 反而死機(jī)了-內(nèi)存太小。-37.用 VBA(編程)保護(hù) Excel 文檔VBA（Visual Basic for Application）是 E

37、xcel 應(yīng)用程序中功能非常強(qiáng)大的編程語(yǔ)言，為了規(guī)范不同的用戶(hù)對(duì) Excel 應(yīng)用程序的訪問(wèn)能力，需要對(duì) Excel 文檔及有關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的保護(hù)， 這里根據(jù)自己及同行們的體會(huì)，從以下二個(gè)方面介紹用 VBA 編程法實(shí)現(xiàn)對(duì) Excel 文檔的保護(hù)。對(duì)工作簿的保護(hù)1.利用 VBA 中 Workbook 對(duì)象的 SaveAs 方法實(shí)現(xiàn)對(duì)工作簿的保護(hù)， 下面就對(duì) SaveAs 有 關(guān)的參量作一介紹：Filename：該字符串表示要保存的文件名。 可包含完整路徑。 如果不指定路徑，Microsoft Excel 將文件保存到當(dāng)前文件夾。FileFormat： 可選，文件的保存格式。Password ：

38、為一個(gè)區(qū)分大小寫(xiě)的字符串（不超過(guò) 15 個(gè)字符） ，用于指定文件的保護(hù)密碼。WriteResPassword： 該字符串表示文件的寫(xiě)保護(hù)密碼。 如果文件保存時(shí)帶有密碼，但打開(kāi)文件時(shí)不輸入密碼，則該文件以只讀模式打開(kāi)。ReadOnlyRecommended ：如果為 True 則在打開(kāi)文件時(shí)顯示一條信息，提示該文件以只讀模式打開(kāi)。下例就是在 Excel 應(yīng)用程序中添加一工作簿，將工作簿按常規(guī)文件格式存為“C:pjobj經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià).xls”文件，并給該文件指定保護(hù)密碼“12”以及寫(xiě)保護(hù)密碼“23”。Sub 保護(hù)工作簿（）NewWorkbook = Workbooks.addNewWorkbook.S

39、aveAs FileName: =C: pjobj經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià).xls, FileFormat: =XlNormal,Password:=12,WriteResPassword:=23End sub2.利用 VBA 中 Workbook 對(duì)象的 Protect 方法對(duì)工作簿的結(jié)構(gòu)和窗口進(jìn)行保護(hù)，Workbook 對(duì)象的Protect 方法帶有以下三個(gè)參量：Password： 為加在工作表或工作簿上區(qū)分大小寫(xiě)的密碼字符串。 如果省略本參數(shù)，不用密碼就可以取消對(duì)該工作簿的保護(hù)。否則，取消對(duì)該工作表或工作簿的保護(hù)時(shí)必須提供該密碼。如果忘記了密碼，就無(wú)法取消對(duì)該工作表或工作簿的保護(hù)。最好在安全的 地方保存

40、一份密碼及其對(duì)應(yīng)文檔名的列表。Structure： 若為 True 則保護(hù)工作簿結(jié)構(gòu)（工作簿中工作表的相對(duì)位置）。默認(rèn)值為 False。Windows 若為 True 則保護(hù)工作簿窗口。下例就是對(duì)一名為“經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià).xls”的工作簿實(shí)現(xiàn)“結(jié)構(gòu)”和“窗口”保護(hù)：Sub 保護(hù)工作簿（）Workbooks （經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)） .Protect Password: =1234, Structure: =True,Windows:=TrueEnd subWorkbook 對(duì)象的 Unprotect 方法用于取消對(duì)工作簿的保護(hù)。Unprotect 方法只有一個(gè)參量，就是保護(hù)工作表時(shí)所用的口令。3.對(duì)工作簿進(jìn)行隱藏

41、保護(hù)，可使他人無(wú)法看到其對(duì)應(yīng)的窗口。操作方法如下：在 VBA 中使用 Workbook 對(duì)象下面的 Windows 對(duì)象的 Visible 屬性對(duì)工作簿進(jìn)行隱藏和取消隱藏，Visible 屬性的值可取“True”和“False”兩種。下面程序代碼完成對(duì)工作簿“book.xls”的隱藏：Sub 隱藏工作簿（）Workbooks(book).ActivateActiveWindow.Visible = FalseEnd sub或：Sub 隱藏工作簿（）Workbooks(book).Windows（1）.Visible=FalseEnd sub對(duì)工作表的保護(hù)1對(duì)工作表實(shí)現(xiàn)口令保護(hù)利用 VBA 調(diào)用

42、 Worksheet 對(duì)象的 Protect 方法對(duì)工作表進(jìn)行保護(hù)，Protect帶有以下參量：Password 用于保護(hù)工作表的口令。Drawingobjects 若為 True，則對(duì)工作表中的 Drawingobjects 對(duì)象進(jìn)行保護(hù),缺省值為 True。Contents 若為 True，則對(duì)單元格內(nèi)容進(jìn)行保護(hù)，缺省值為 True。下面程序代碼完成對(duì)工作表“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表”的保護(hù)：Sub 保護(hù)工作表（）Worksheets（基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表）.Protect Password:=1234End sub2對(duì)工作表實(shí)現(xiàn)隱藏保護(hù)，使他人無(wú)法看到工作表：利用 VBA 設(shè)置 Worksheet 對(duì)象的 Vi

43、sible 屬性來(lái)隱藏工作表；Visible 屬性的值為以下三個(gè)值中的一個(gè)：True 工作表為顯示狀態(tài)。False 工作表為隱藏狀態(tài)。XlVerHidden 工作表為隱藏狀態(tài)，且用戶(hù)不能通過(guò)“取消隱藏”對(duì)話(huà)框?qū)⑵涓臑轱@示狀態(tài)。當(dāng) Visible的值為 XlVerHidden 時(shí)，只能利用 VBA 將其重新設(shè)置為 True。Sub 隱藏工作表（）Worksheets(基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表).Visible=FalseEnd sub-38.“語(yǔ)音字段”功能在日常的工作表中，常會(huì)遇到一些生僻的字(如“邗”)，影響了對(duì)表中內(nèi)容的理解。Excel97 為我們很好地解決了該問(wèn)題，它增加了“語(yǔ)音字段”這一功能，你可以

44、為這些生僻的字加上拼音注釋。1插入語(yǔ)音字段你可以選擇“插入”中“語(yǔ)音字段”命令來(lái)為“邗”字加語(yǔ)音字段，具體操作為：(1)選中“邗”字所在的單元格，雙擊該單元格，進(jìn)入編輯狀態(tài)；(2)將光標(biāo)定位在“邗”字之前，選擇“插入”中“語(yǔ)音字段”命令，“邗”字變?yōu)榫G色，在該字上方出現(xiàn)一個(gè)小框，在框中輸入字的拼音： han2，其中 2 代表陽(yáng)平；(3)按兩次回車(chē)鍵，以確認(rèn)拼音的輸入。2顯示/隱藏語(yǔ)音字段添加拼音后，拼音并不顯示。采用以下方法可顯示拼音：(1)選擇欲顯示拼音的單元格；(2)選擇“格式”菜單中的“語(yǔ)音信息”，按下“顯示語(yǔ)音字段”，左側(cè)的圖標(biāo)處于凹下?tīng)顟B(tài)即可。重復(fù)以上步驟就可隱藏語(yǔ)音字段。3編輯語(yǔ)音

45、字段你可以按插入語(yǔ)音字段的操作方式進(jìn)入編輯。選擇欲更改拼音的單元格，再按下“插入”菜單的“語(yǔ)音字段”，然后更改拼音，按兩次回車(chē)鍵確認(rèn)更改。若語(yǔ)音字段所在單元格正處于編輯狀態(tài)，你可以用 AltShift上箭頭或下箭頭組合鍵在拼音和單元格中移動(dòng)光標(biāo)。4改變語(yǔ)音信息的字體(1)選擇欲更改語(yǔ)音字體的單元格；(2)選擇“格式語(yǔ)音信息定義”命令；(3)在字體列表框中選擇要更改的字體，在 “大小”的列表框中選擇字體大小。另外，你還可以按下“字體設(shè)置”按鈕來(lái)改變拼音樣式、顏色及添加字符的特殊效果等。-39.克隆 Excel 表格數(shù)據(jù)1 克隆 Excel 表格在實(shí)際工作中應(yīng)用的表格數(shù)據(jù)具有不同的特點(diǎn)，比如：一個(gè)

46、表格的某一列數(shù)據(jù)與另一表格的數(shù)據(jù)相同；一個(gè)表格的某一行（列）數(shù)據(jù)相同；一個(gè)表格的某一行（列）數(shù)據(jù)呈等差(1、3、5、7、9)等特點(diǎn)；這數(shù)據(jù)的輸入當(dāng)然可以直接輸入，但如果使用克隆功能可以大大提高數(shù)據(jù)輸入效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2 克隆 Excel 表格數(shù)據(jù)的方式數(shù)據(jù)的克隆可以在表格單元縱橫兩個(gè)方向上進(jìn)行，在橫的方向上，可以向右克隆，即用最左邊的單元內(nèi)容向右復(fù)制；也可以向左克隆，即用最右的單元內(nèi)容向左復(fù)制。在縱的方向上，可以向下克隆，即用最上面的單元內(nèi)容向下復(fù)制；可以向上克隆，即用最下面的單元內(nèi)容向上復(fù)制。其克隆方式有四種：1、相同數(shù)據(jù)的克隆2、有特點(diǎn)數(shù)據(jù)的克隆3、自定義序列的克隆4、工作表間的克隆3

47、 “克隆”Excel 表格數(shù)據(jù)的操作過(guò)程1、相同數(shù)據(jù)的克隆首先確定克隆數(shù)據(jù)的范圍；其次打開(kāi)頂行菜單的編輯項(xiàng)，點(diǎn)擊“填充”選擇克隆的方向。2、序列數(shù)據(jù)的克隆在同列不同行輸入連續(xù)的數(shù)據(jù)或等比、等差數(shù)據(jù)。首先確定克隆的范圍輸入第一數(shù)據(jù)，其次打開(kāi)頂行菜單編輯項(xiàng)填充序列；在圖 2 中選擇適合目標(biāo)的選項(xiàng)。3、自定義序列的克隆Excel 已定義了部分序列，但是實(shí)際工作中需要序列可能不存在，比如上級(jí)單位下屬單位名稱(chēng)，這時(shí)需要自定義序列。自定義序列的操作步驟：首先打開(kāi)頂行菜單工具項(xiàng)，選項(xiàng)自定義序列在右邊的文本框中輸入定義的序列。4、工作表間的克隆如果把當(dāng)前工作表的內(nèi)容復(fù)制到其他工作表中， 操作步驟如下： 首先確

48、定同組工作表， 按住“Ctrl”鍵同時(shí)點(diǎn)擊其他工作表，這樣就建立了同組坐標(biāo)；其次打開(kāi)頂行菜單編輯項(xiàng)，填充至同組工作表有全部、內(nèi)容、格式三個(gè)選項(xiàng)，可任意選取。-40.Excel 中的批處理對(duì)于在辦公室工作的職員來(lái)講，日常工作多是搜集、整理、計(jì)算數(shù)據(jù)，并將其結(jié)果直觀圖形化并附以文字說(shuō)明，Excel 可以稱(chēng)得上是幫助我們處理這方面事務(wù)的“專(zhuān)家里手”。筆者在工作實(shí)踐中總結(jié)出多項(xiàng) Excel 的“批處理”功能，簡(jiǎn)單實(shí)用，可以成倍提高工作效率。1、工作簿的“批處理”(1)打開(kāi)多個(gè)工作簿：在“文件”菜單中選擇“打開(kāi)文件”，按住“Shift鍵或“Ctrl 鍵并配以鼠標(biāo)操作，在彈出的對(duì)話(huà)框文件列表中選擇彼此相鄰

49、或不相鄰的多個(gè)工作簿，然后按“確定”按鈕，就可以一次打開(kāi)多個(gè)工作簿。(2)關(guān)閉所有打開(kāi)工作簿而不退出 Excel：按下“Shift鍵并在“文件”菜單中選擇“關(guān)閉所有文件”，如無(wú)修改則工作簿被立即關(guān)閉；如果有未保存的修改，系統(tǒng)詢(xún)問(wèn)是否要保存 修改。2、工作表的“批處理”按住“Shift鍵或“Ctrl鍵并配以鼠標(biāo)操作，在工作簿底部選擇多個(gè)彼此相鄰或不相鄰的工作表標(biāo)簽，然后就可以對(duì)其實(shí)行多方面的批量處理，筆者僅舉幾例進(jìn)行說(shuō)明。(1)在選中的工作表標(biāo)簽上按右鍵彈出快捷菜單，進(jìn)行插入和刪除多個(gè)工作表的操作。(2)在“文件”菜單中選擇“頁(yè)面設(shè)置”，將選中的多個(gè)工作表設(shè)成相同的頁(yè)面模式。(3)通過(guò)“編輯”菜

50、單中的有關(guān)選項(xiàng)，在多個(gè)工作表范圍內(nèi)進(jìn)行查找、替換、定位操作。(4)通過(guò)“格式”菜單中的有關(guān)選項(xiàng)，將選中的多個(gè)工作表的行、列、單元格設(shè)成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作。(5)在“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)”， 在彈出的菜單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕， 將選中的工作表設(shè)成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性。(6)選中上述工作表集合中任何一個(gè)工作表，并在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時(shí)生成了格式完全相同的表格。3、單元格的“批處理”(1)批量”調(diào)整列寬或行高。對(duì)于相鄰的多列，在其列標(biāo)號(hào)處用鼠標(biāo)選中整列，并將鼠標(biāo)移至選中區(qū)域內(nèi)，單擊右鍵彈出快捷菜單，進(jìn)行多列的插入與刪除操作；將

51、鼠標(biāo)移至選中區(qū)域內(nèi)任何一列的列標(biāo)號(hào)處，當(dāng)鼠標(biāo)變成十字形時(shí)，按下左鍵并拖動(dòng)，則將選中所有列的寬度調(diào)成相同的尺寸。此時(shí)雙擊右鍵，則將選中的所有列的寬度調(diào)成最合適的尺寸，以和每列中輸入最多內(nèi)容的單元格相匹配。行的操作與上述列的操作基本相同。對(duì)于不相鄰的多列，先按下“Ctrl鍵并配合鼠標(biāo)左鍵單點(diǎn)或按下左鍵并拖動(dòng)的操作，選中整列，并將鼠標(biāo)移至選中的區(qū)域內(nèi)任何一列的列標(biāo)號(hào)處，當(dāng)鼠標(biāo)變成十字形時(shí)，按下左鍵并拖動(dòng)，則將選中所有列的寬度調(diào)成相同尺寸，而此時(shí)雙擊右鍵，則將選中的所有列的寬度調(diào)成最合適的尺寸。行的操作與上述列的操作基本相同。(2)批量”設(shè)定格式通過(guò)按下“Ctrl鍵并配合鼠標(biāo)左鍵單擊或按下左鍵并拖動(dòng)的

52、操作選擇不連續(xù)單元格，或者通過(guò)按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)選擇連續(xù)單元格，將鼠標(biāo)移至選中的任何區(qū)域內(nèi)，單擊左鍵彈出快捷菜單，選擇其中的“單元格格式”一項(xiàng)進(jìn)行“批量”設(shè)定單元格格式， 或者利用“格式”工具條上的圖標(biāo)進(jìn)行格式設(shè)定。(3)批量”輸入眾所周知，在相鄰單元格中輸入相同的內(nèi)容可以通過(guò)復(fù)制來(lái)實(shí)現(xiàn)。對(duì)于不相鄰單元格中輸入相同的內(nèi)容除通過(guò)復(fù)制粘貼來(lái)實(shí)現(xiàn)外，還可以采取如下快捷方法實(shí)現(xiàn)：先按下“Ctrl鍵并配合鼠標(biāo)左鍵單點(diǎn)或按下左鍵并拖動(dòng)的操作，選中所有要輸入相同內(nèi)容的單元格式，然后鍵入要輸入內(nèi)容，按下“Ctrl鍵之后按 “Enter鍵，即可完成操作。(4)批量”求和在 Excel 上工作時(shí)，對(duì)數(shù)字求和是經(jīng)常

53、遇到的操作，除傳統(tǒng)的輸入求和公式并復(fù)制外， 對(duì)于連續(xù)區(qū)域求和可以采取如下方法：假定求和的連續(xù)區(qū)域?yàn)?m n 的矩陣型，并且此區(qū)域的右邊一列和下面一行為空白， 用鼠標(biāo)將此區(qū)域選中并包含其右邊一列或下面一行， 也可以同時(shí)兩者均選中， 單擊“常用”工具條上的 “”圖標(biāo)，則在選中區(qū)域的右邊一列或下面一行自動(dòng)生成了求和公式，并且系統(tǒng)能自動(dòng)識(shí)別選中區(qū)域中的非數(shù)值型單元格，求和公式不會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤。根據(jù)以上介紹，相信大家還能總結(jié)出許多對(duì)工作簿、工作表、單元格進(jìn)行“批處理”的方法，來(lái)提高我們的工作效率。-41. Excel 的樣式功能眾所周知，Word 具有定義樣式的功能，我們可利用它快速的為文本定義字體、字號(hào)、

54、字間距、顏色、文字對(duì)齊方式等格式內(nèi)容，深受廣大用戶(hù)的歡迎。其實(shí) Excel 與 Word 一樣也提供有樣式功能，我們同樣可利用它快速對(duì)某個(gè)工作簿的數(shù)字格式、對(duì)齊方式、字體字號(hào)、顏色、邊框、圖案、保護(hù)等內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置。（一）、利用樣式功能快速定義工作簿格式1. 選定需要定義格式的工作簿范圍。2. 執(zhí)行“格式”菜單的“樣式”命令，打開(kāi)“樣式”對(duì)話(huà)框。3. 從“樣式名”列表框中選擇合適的“樣式”種類(lèi)。4. 從“樣式包括”列表框中選擇是否使用該種樣式的數(shù)字、字體、對(duì)齊、邊框、圖案、保護(hù)等格式內(nèi)容。5. 單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“樣式”對(duì)話(huà)框，Excel 工作簿的格式就會(huì)按照用戶(hù)指定的樣式發(fā)生變化，從而滿(mǎn)足

55、了用戶(hù)快速、大批定義格式的要求。（二）、增加新的樣式或修改已有樣式的內(nèi)容1. 執(zhí)行“格式”菜單的“樣式”命令，打開(kāi)“樣式”對(duì)話(huà)框。2. 在“樣式名”列表框輸入新建樣式的名稱(chēng)（用戶(hù)若擬對(duì)老樣式進(jìn)行修改則應(yīng)從“樣式名”列表框中選擇需要修改的樣式）。3. 單擊“更改”按鈕，打開(kāi)所示的“單元格格式”對(duì)話(huà)框。4. 利用“單元格格式”對(duì)話(huà)框中的數(shù)字、對(duì)齊、字體、邊框、圖案、保護(hù)等選項(xiàng)卡對(duì)該種樣式的各項(xiàng)具體格式進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。5. 連續(xù)單擊兩次“確定”按鈕，關(guān)閉所有對(duì)話(huà)框。這樣我們就完成了新增（或修改）指定樣式具體內(nèi)容的步驟，此后我們就可以利用這些新增或修改了的樣式快速對(duì) Excel 工作簿的格式進(jìn)行修改了。（三）