秘書學名詞解釋

1、2009秘書學名詞解釋(全1.秘書活動:秘書人員為領導者進行有效決策與管理所采取的輔助行為。2.秘書人員:泛指從事秘書工作或秘書工作性的各類人員。如領導者的個人秘書、秘書機構中的集體秘書,以及為領導工作和機關工作服務的非專門秘書人員。3.秘書方法:是秘書活動得以運行的媒介,意指秘書人員在認識、表達和處理各種事務時所采用的途徑、方式、手段和程序。4.廣義領導意圖:是指領導者在引導他人實現組織目標的過程中所產生和形成的意見、傾向及企圖。5.狹義領導意圖:是指領導者對完成某項任務的意見、傾向和企圖。6.秘書環(huán)境:包括秘書活動的地域環(huán)境、人文環(huán)境、組織環(huán)境和辦公環(huán)境等內外部環(huán)境。7.組織環(huán)境:是秘書活

2、動賴以運行的、由組織目標、組織機構、組織職能和組織關系共同組成的工作空間。8.秘書業(yè)務:是指秘書人員或秘書部門的專業(yè)工作。9.秘書技術:是秘書人員用于處理事務的方法、手段和技能。10.秘書工作方法:是秘書人員處理日常工作采用的工作方式、工作程序和工作技巧等的總稱。11.秘書辦公手段:是秘書人員為達到某種辦公目的而采用的辦公設備、操作技術和操作規(guī)程等統(tǒng)稱。12.秘書辦公場所:是秘書人員按照一定的制度,并借助于一定的手段以處理事務的地方。13.秘書學:是一門研究秘書活動及其規(guī)律的綜合學科。14.綜合學科:是指以特定的社會客體作為研究對象,運用多學科的理論和方法進行研究的某一學科。15.狹義的秘書:

3、是指掌管文書并直接輔助領導者全面處理事務的專門人員。16.廣義的秘書:是指在領導者身邊或中樞機構工作,并以辦文、辦會和承辦領導者交辦之事為主要輔助任務的專門人員。17.公務秘書:就是在國家機關、國營或集體企事業(yè)單位,以及官辦社團中擔任秘書工作的公職人員。18.私人秘書:是指在私營企業(yè)、外資企業(yè)、民辦社團、專業(yè)戶和個體戶,以及社會各名流那里擔任秘書工作的雇傭人員。19.通用秘書:就是在我國黨政機關辦公廳(室擔任秘書工作的公職人員。20.行業(yè)秘書:就是在不同行業(yè)中擔任專業(yè)秘書工作的人員。21.綜合秘書:就是承擔全局性秘書的人員。22.專項秘書:就是專門承但某項秘書工作的人員。23.集體秘書:就是輔

4、助領導群眾的秘書,而不是輔助某一位領導人的秘書。24.個人秘書:就是輔助某位領導人的秘書,而不是輔助領導群體的秘書。25.狹義的秘書工作:是指秘書人員為完成輔助領導工作的任務而在一定業(yè)務范圍內的勞動。26.廣義的秘書工作:是指秘書人員為完成輔助領導工作和機關工作的任務而在一定業(yè)務范圍內的勞動。27.組織:是指為實現共同目標,按照一定原則、程序和形式組織的有機群體。28.機構:是組織的組成部分,一般為組織中的內設單位。29.秘書機構(狹義:是指擔負文牘性工作,并直接為領導工作服務的辦事部門,如辦公廳中的秘書、文書、機要等業(yè)務部門。30.秘書機構(廣義:是指凡具有參謀助手、溝通協(xié)調、督促檢查等功能

5、,并為領導工作和機關工作服務的辦事部門,如辦公廳(室中的秘書、文書、機要、信息、調研、協(xié)調、督查、信訪、接待和值班等業(yè)務部門。31.中樞機關:是在決策管理系統(tǒng)中起總的主導作用的機關,在一級組織中能夠統(tǒng)攬一切。32.制度(狹義:是指組織成員共同遵守的、按一定程序辦事的規(guī)程。33.制度(廣義:是指在一定的歷史條件下形成的政治、經濟、文化等方面的體系。34.秘書制度:是指秘書工作制度和秘書管理制度。其中有成文的,也有不成文的(即慣例秘書制度。35.秘書職能:是秘書活動的任務、職責、作用和效能的總稱。36.決策(廣義:是指人們?yōu)檫_到一定目標,而決定行動方案并付諸實施的過程。37.決策(狹義:是指人們確

6、定未來行動。并從兩個以上實現目的的可行方案中,選擇一個最佳方案的分析、判斷過程。38.輔助決策:是秘書人員或秘書機構為領導者制定并實施決策所采取的各項輔助行為。它包含決策前、決策中和決策后的秘書工作,即決策過程中的各項輔助行為。39.管理:就是管理者有效地利用人力和財力去實現組織目標的過程。40.管理職能:就是管理人員在完成管理任務的過程中所具有的職責與功能。41.(秘書學中的溝通信息:即秘書機構同有關組織或領導者之間的信息傳遞與反饋,以求得共同的理解和認識。42.協(xié)調:是指秘書人員在其職責范圍內,或在領導者的授權下,調整和改善組織之間、工作之間、人際之間的關系,促使各項活動趨向同步化與和諧化

7、,以實現共同目標的過程。43.受托:就是秘書機構接受他人委托的協(xié)調任務。44.審理:就是對受托事項進行審議,以新局面定是否受理和如何受理。45.核查:就是對已受理的協(xié)調事項進行調查、核實和研究,以便統(tǒng)一認識和行動。46.協(xié)商:就是將處理問題的方案同協(xié)調各方見面,并通過共同商量以取得一致的意見。47.處理:就是在充分協(xié)商的基礎上,對協(xié)商各方一致接受的處理意見作出決定并付諸實施。48.廣義的秘密:是泛指不能公開的一切事項。49.狹義的秘密:是指已為某人所知,但不準或不宜公開的事項。50.保密:就是人們把不讓外界知悉的秘密加以保守和保護,使之不外泄的行為。51.秘書資格:是秘書人員從事秘書職業(yè)活動的

8、條件和身價。52.道德:是一定社會為了調整人們之間以及個人與社會之間的關系所提倡的行為規(guī)范的總和。53.職業(yè)道德:是對從事一定職業(yè)的人的特殊道德要求54.秘書職業(yè)道德:則是在秘書職業(yè)活動中所必須遵循的、與秘書這一特定職業(yè)相適應的行為規(guī)范,它是社會道德在秘書職業(yè)活動中的具體表現,是長期秘書職業(yè)實踐的產物。55.知識:是人們在改造客觀的實踐中所獲得的認識成果。56.能力:是指一個人掌握了知識并運用知識解決問題、完成本職工作的本領。57.知識結構:是指個人為實現一定的目標,在對人類知識進行學習和選擇后,在自己頭腦中形成的具有一定層次的互相協(xié)調的知識系統(tǒng),58.表達能力:是人們運用語言、動作、表情等來

9、表現客觀事物或主觀感受的能力。59.調研能力:是對調查得來的材料,進行分析研究,得出正確結構的能力。60.組織實施能力:指能夠親自組織人力、物力、財力等,按預定的計劃和規(guī)范去實現既定目標的能力。61.秘書的素質體系:是秘書的德、才、學、識等構成的一個相互聯系、相互制約、相互滲透的辯證統(tǒng)一體。62.秘書的心理素質:是指秘書在心理過程和個性心理特征方面表現出來的穩(wěn)定心理特點的總和。63.秘書的動機:是促使秘書行動的原因,是產生和維持行動的個性心理傾向,是秘書心理活動中的重要機能。64.秘書的興趣:是秘書積極探究某種事物或從事某項活動的意識傾向,即人們通常所說的愛好。65.秘書的情感:是秘書對客觀事

10、物是否符合其需要而產生的內心體驗。66.秘書的意志:是秘書自覺地確定目標、支配行動、克服困難、實現預定目標的心理過程。67.秘書的氣質:是指一個秘書比較穩(wěn)定的心理活動的動力特征,可理解為“脾氣”、“秉性”、“性情。68.秘書的性格:是秘書在個體生活過程中所形成的,對現實穩(wěn)定的態(tài)度以及與之相適應的習慣化的行為方式。是表現在態(tài)度和行為上比較穩(wěn)定的心理特征。69.心理健康:是個體在各個環(huán)境中能保持一種良好的心理效應狀態(tài)。70.秘書工作方法:是秘書人員在執(zhí)行工作任務時所采用的途徑、方式和手段的總稱。71.調查:是人們通過各種方法和手段了解客觀實際情況獲得感性認識的活動。調查是研究的前提和基礎,是秘書工

11、作最基本的方法之一。72.典型調查法:也稱之為“解剖麻雀”。就是有意識地選擇某個或幾個具有代表性的單位或個人,進行深入細致的調查,從中得出具有普遍意義的結論和規(guī)律。73.普遍調查法:就是對有關范圍內的全部調查對象逐一進行調查的方法,又稱為全面調查或整體調查。74.抽樣調查法:就是從全體調查對象中隨機地抽取部分樣本進行調查,并以結果推斷總體的一般情況。其組織形式有簡單隨機抽樣、類型隨機抽樣、等距隨機抽樣、整群隨機抽樣、階段隨機抽樣等多種。75.個案調查法:是從事物或現象的全體中認定單一個體作為調查對象,對其作深入的調查分析,以求解釋現象,探明原因,給出明確的診斷和解決辦法。76.直接調查法:就是

12、調查者與調查對象面對面接觸,直接了解情況。它是傳統(tǒng)的調查方法。77.間接調查法:是調查者采用間接的方式獲取調查對象有關材料的方法。78.研究:是用理性方法整理感性材料,探求事物的本質和規(guī)律的活動。研究是調查的發(fā)展和深化。秘書工作屬于腦力勞動,因此,研究方法是秘書工作的基本方法之一。79.比較方法:就是對彼此有某種聯系的事物加以對照,從而揭示它們之間的共同點和差異點的一種研究方法。80.類比方法:是根據兩個或兩類對象之間在某些方面的相似或相同,從而推出它們在其他方面也可能相似或相同的一種研究方法。81.分析方法:就是把研究對象分解為各個方面、部分、階段、屬性或層次,并分別加以考察,從而認識這些要

13、素的本質及其在整體中的地位和作用的一種研究方法。82.綜合方法:就是把研究對象的各個方面、部分、階段、屬性和層次聯系起來進行考察,形成對研究對象整體認識的研究方法。83.參謀方法:就是代人出主意。84.隨機參謀法:就是根據領導工作發(fā)展變化的情況隨時向領導者提出意見和建議。運用這一方法,關鍵在于秘書要善于把握時機。85.預測性參謀法:就是對未來的發(fā)展趨勢作出預測,提出有遠見、有對策的意見和建議。它是最大特點是超前性。86.比較式參謀法:就是參謀者對兩種以上解決同一問題的策略方案的優(yōu)缺點進行比較,提出最佳方案的意見和建議。比較式參謀法分縱向比較、橫向比較、局部比較、整體比較等不同類型。87.完善式

14、參謀法:就是對已經選定初步方案但有局部缺陷,或因環(huán)境條件變化,需要對執(zhí)行中的方案進行補充而提出的意見和建議。88.求同式參謀法:就是參謀者采取與領導者相同的思路,擬定出多種具體方案,將領導者的總體設想變?yōu)榫唧w實施的計劃和措施,并估算出各種方案的實施效果,供領導者選擇。89.求異式參謀法:就是參謀者向著領導者總體設想相反的思路,提出反向的總體設想,并制定具體的執(zhí)行方案,估算出執(zhí)行效果,供領導者選擇。90.鑒戒式參謀法:就是在已經發(fā)生了問題,造成了不良后果,或者發(fā)生了重大事故之后,對其發(fā)生的原因、危害、對策提出意見和建議,以作為今后工作中的鑒戒。91.受意:是指秘書接受和領會領導意圖。92.請示:

15、是指秘書在工作中有疑難無法處置時,向領導者請求指示;無權處理時,向領導者請求批準。93.報告:是指秘書向上級領導反映情況,提出建議,或應領導要求作出匯報。94.擋駕:是指對領導者不必要參與和處理的事務性活動由秘書出面阻擋或謝絕。95.文書:是指能表達某種意思,用于處理各種事務,并具有一定體式的書面材料。96.公文:是指能表達某種意思,用于處理公共事務,其體式由國家統(tǒng)一規(guī)定的文書。97.文件:是指具有法規(guī)性、指導性和知識性,并印有固定版頭的那一部分公文。98.廣義的文書管理:是指對文書制發(fā)、傳遞、辦理和保管等全過程的管轄與處理。99.狹義的文書管理:是指對文書在保管階段的管轄與處理。秘書學所研究

16、的,應是廣義上的文書管理。100.會議:指有組織、有領導的召集人們商議事情的行為過程。101.會議預案:是會議的籌備方案。102.會間調度:指會議進行時間對會議程序、內容及會場服務等所作的調整和安排。103.談判:是人們?yōu)榱烁淖兿嗷リP系、交換意見、取得一致而相互磋商的一種行為,也是一個直接影響各種人際關系、對參與談判的各方產生持久利益的過程。104.廣義的談判:指一切場合下協(xié)商、交涉、磋商等行為。105.狹義的談判:指正式場合之下的談判。106.商務:亦稱商事,是指一切有形與無形資產的交換或買賣事宜。并非任何一種買賣行為都可以成為商務行為,它必須是經法律認可,以社會分工為基礎,以提供商品或勞務

17、為內容的盈利性的經濟活動。107.商務談判:是買賣雙方為了促成買賣成交或解決雙方爭議與爭端,取得各自經濟利益而進行的磋商活動。108.文獻調查法:是通過查閱各種文獻資料來了解對方的有關情況,如查閱各類檔案、報刊雜志、報表年鑒、歷史資料等。109.直接調查法:指由談判人員通過直接接觸來搜集有關情況。110.購買法:是通過付費方式從有關咨詢機構購買所需信息。111.談判方案:亦即談判計劃,它是談判者在談判前對談判的目標、內容、步驟等所作的預想性的安排。112.談判主題:是參加談判要達到的目的。談判目的:是談判主題的具體化。113.談判議程:是指談判的程序,這是影響談判效率高低的重要一環(huán)。114.談

18、判策略:是指談判者在談判過程中,為了達到某個預定的目標(近期的和遠期的,根據形勢所采取的行動方針和方式。115.信訪:是人民來信和來訪的簡稱。具體指公民、法人和其他組織采用書信、電話、走訪等形式,向行政機關或其他社會組織反映情況,提出意見、建議和要求,依法應當由有關行政機關或組織處理的活動。116.信訪工作:是指有關組織或部門對來信來訪進行分析研究、調查核實、恰當處理的一系列活動。117.接待:即接洽招待,是指對來訪客人給予相應的禮遇。118.禮儀:是指人們在長期生活實踐中約定俗成的一種行為規(guī)范,它是社會文明的標志,也是人際交往的準則。119.接待規(guī)格:實際上就是對來賓的禮遇規(guī)格。120.稱謂

19、:是人際名分的標志,是社會角色的代符。121.事務:是指行政管理中除政務以外的、具體的、一般的日常公務活動,如辦文、辦會、值班、接待、印信管理等。122.政務:是指行政管理中涉及全局性、長遠性的高層次公務活動,如行政決策、行政指揮、行政監(jiān)督、行政立法等。123.廣義的事務:還包括機關后勤服務的內容,如車輛、財務、房產、食堂、物品、環(huán)境等管理。124.狹義的事務:是指與領導活動有關的一切日常工作,包括決策、計劃、組織、指揮、監(jiān)督等活動中的各項事務。125.值班:指在固定的時間、崗位和場所所從事的日常事務工作,是秘書事務處理的重要方式之一,也是一個較大組織不可缺少的經常性工作。126.會見:領導者

20、接見外賓或內賓,并作簡短的交談,一律稱為會見。127.會談:是指雙方或多方就某些共同關心的問題交換意見。128.慶典儀式:是指慶祝典禮和各種組織儀式的合稱,是社會組織開展公共關系活動的一種重要形式。129.商務旅行:指企業(yè)領導者為開展商品生產和經營業(yè)務而進行的旅行活動。130.廣義的黨政秘書工作:既包括中國共產黨各級領導機關的秘書工作,又包括國家機關中的秘書工作。而國家機關秘書工作又包括各級政府機關、各級人大機關、各級政協(xié)機關的秘書工作。簡言之,黨機關、政府機關、人大機關、政協(xié)機關的秘書工作,統(tǒng)稱為黨政秘書工作。它是由我國的國體和政體所決定的。131.狹義的黨政秘書工作:是指中國共產黨各級領導機關的秘書工作和各級人民政府機關的秘書工作。我們所論述的黨政