生鮮采購(gòu)管理制度2018年度

1、.'生鮮采購(gòu)管理制度一、適用范圍本制度適用于公司采購(gòu)部所有采購(gòu)人員，價(jià)格的審核、接單、訂購(gòu)、驗(yàn)收等，除另有規(guī)定外，均按本制度執(zhí)行。二、權(quán)責(zé)1、公司采購(gòu)部門負(fù)責(zé)生鮮產(chǎn)品的采購(gòu)工作。2、大客戶部負(fù)責(zé)客戶訂單的收集匯總及異常處理，生鮮產(chǎn)品的銷售統(tǒng)計(jì)工作。3、配送中心負(fù)責(zé)對(duì)生鮮產(chǎn)品的質(zhì)量數(shù)量進(jìn)行審核。4、配送中心負(fù)責(zé)對(duì)貨物進(jìn)行加工，分揀，配送，運(yùn)輸。5、配送中心結(jié)合庫(kù)存情況，負(fù)責(zé)對(duì)每天的生鮮產(chǎn)品下單，并將需求下達(dá)采購(gòu)部。6、結(jié)合每天的實(shí)際庫(kù)存及市場(chǎng)行情，與配送中心及大客戶部共同確認(rèn)每天的實(shí)際采購(gòu)量，并負(fù)責(zé)將生鮮產(chǎn)品送到配送中心。三、采購(gòu)原則1、嚴(yán)格執(zhí)行詢價(jià)議價(jià)原則。生鮮商品必須有三家以上供應(yīng)商

2、提供，每天的實(shí)際采購(gòu)必須有三家以上的供方報(bào)價(jià)記錄（供方報(bào)價(jià)在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨條件、資質(zhì)、信譽(yù)等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評(píng)估） ，確定最優(yōu)供方后進(jìn)行采購(gòu)。2、信息傳遞及時(shí)原則。采購(gòu)人員每天對(duì)市場(chǎng)信息進(jìn)行收集，產(chǎn)品價(jià)格、數(shù)量與前一天對(duì)比超過(guò) 20%漲跌幅時(shí)，必須向公司相關(guān)部門進(jìn)行匯報(bào)。3、職責(zé)分離原則。采購(gòu)人員不得干涉商品采購(gòu)?fù)獾钠渌块T工作。4、一致性原則。采購(gòu)人員采購(gòu)的物品或服務(wù)必須與采購(gòu)單所列要求規(guī)格、型號(hào)，數(shù)量相一致（特殊情況需向公司申請(qǐng)，公司同意后方可執(zhí)行）。5、入庫(kù)及時(shí)性原則。采購(gòu)人員采購(gòu)的物品或服務(wù)必須滿足配送中心的時(shí)間性要求，特殊性情況必須提前3 小時(shí)以上與配送中心溝通確認(rèn)。盡量縮

3、短對(duì)存儲(chǔ)條件要求高產(chǎn)品的采購(gòu)、流轉(zhuǎn)、運(yùn)輸時(shí)間。6、 嚴(yán)格按采購(gòu)制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。;.'四、 采購(gòu)計(jì)劃的制定1、生鮮采購(gòu)工作根據(jù)公司的銷售任務(wù)和毛利計(jì)劃，庫(kù)存情況編制采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施采購(gòu)（僅限于有庫(kù)存需求的產(chǎn)品）。2、采購(gòu)部門還需根據(jù)公司業(yè)務(wù)的淡旺季的需求，核對(duì)倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存量，確定生鮮商品的品項(xiàng)、規(guī)格、數(shù)量等方面的實(shí)際需求，編制并調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。3、 采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，采購(gòu)部與財(cái)務(wù)部、配送中心各持一份，采購(gòu)部依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)作業(yè)， 配送中心依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃安排收貨，財(cái)務(wù)部依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃安排所需采購(gòu)資金的審批。五、采購(gòu)計(jì)劃制定的原則1、參考上年各月的銷售及采購(gòu)價(jià)格波

4、動(dòng)趨勢(shì)；2、參考上月(節(jié)假日除外 )銷售及采購(gòu)價(jià)格；3、參考本周銷售采購(gòu)價(jià)格及當(dāng)日庫(kù)存情況；4、市場(chǎng)上商品的品相；5、商品價(jià)格的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。其中 4、5 項(xiàng)為采購(gòu)負(fù)責(zé)人在決定采購(gòu)時(shí)必須參考的要素。六、 采購(gòu)的實(shí)施1、 選擇供應(yīng)商（1）生鮮供應(yīng)商的采購(gòu)選擇要從批準(zhǔn)的合作供應(yīng)商中選??；（2）各類產(chǎn)品選擇供應(yīng)商時(shí)應(yīng)當(dāng)挑選三家以上的供應(yīng)商詢價(jià)，以作比價(jià)、議價(jià)依據(jù) ；（3）部門主管在審價(jià)時(shí)，認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價(jià)的，則由采購(gòu)主管親自與供應(yīng)商議定價(jià)格 ；（4）公司領(lǐng)導(dǎo)在核價(jià)時(shí)，均可視需要再行議價(jià)或要求采購(gòu)部門進(jìn)一步議價(jià)；2、 價(jià)格調(diào)查（1） 已核定的商品，采購(gòu)必須經(jīng)常分析或收集商品資料，作為降低成本的依據(jù)；

5、（2）采購(gòu)人員均有義務(wù)經(jīng)常性市調(diào)以協(xié)助主管了解市場(chǎng)行情，以利于領(lǐng)導(dǎo)做決策參;.'考；（3）已核定的生鮮產(chǎn)品采購(gòu)單價(jià)如需上漲或降低，應(yīng)及時(shí)了解相關(guān)情況匯總上報(bào)；（4） 采購(gòu)數(shù)量或頻率有明顯的浮動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)做出采購(gòu)計(jì)劃的調(diào)整以應(yīng)對(duì)變化；（5）公司相關(guān)部門對(duì)采購(gòu)價(jià)格有核查監(jiān)督權(quán)。3、 詢價(jià)和比價(jià)（1） 根據(jù)采購(gòu)生鮮商品的品項(xiàng)、規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量和交付期的不同，采購(gòu)人員應(yīng)選擇至少三家符合采購(gòu)條件的供應(yīng)商作為詢價(jià)對(duì)象；（2） 采購(gòu)人員根據(jù)過(guò)去采購(gòu)的情況，市場(chǎng)變化情況，以及公司成本預(yù)算等情況，確定采購(gòu)目標(biāo)價(jià)格；（3） 在得到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息后，采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)條件進(jìn)行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求

6、等方面進(jìn)行核對(duì)， 以保證供應(yīng)商可以提供的商品符合公司實(shí)際的采購(gòu)要求，并對(duì)供應(yīng)商所報(bào)的價(jià)格、 交付期等方面進(jìn)行比較分析， 以便選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商；（4） 供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)的商品規(guī)格與請(qǐng)購(gòu)規(guī)格不同或?qū)儆诖闷窌r(shí)，采購(gòu)人員要經(jīng)過(guò)主管的確認(rèn)為準(zhǔn)；（5） 高量產(chǎn)品、特殊產(chǎn)品、大金額產(chǎn)品采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)該和部門相關(guān)人員共同詢價(jià)議價(jià)；4、采購(gòu)的執(zhí)行（1）采購(gòu)員需現(xiàn)金采購(gòu)時(shí)， 采購(gòu)員根據(jù)采購(gòu)需求單上產(chǎn)品的數(shù)量預(yù)估采購(gòu)金額 （以前一天的采購(gòu)單價(jià)為參考） ，采購(gòu)現(xiàn)金由采購(gòu)員到財(cái)務(wù)借支備用金，現(xiàn)金采購(gòu)必須采購(gòu)員及付款員（財(cái)務(wù)人員暫定）兩人同時(shí)上市場(chǎng)進(jìn)行。（2）采購(gòu)員需將每天的采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)供方、質(zhì)量狀況

7、等記錄好，逐步分類分單品摸索總結(jié)出每天的最佳采買時(shí)機(jī)、 采買地點(diǎn)，以獲得最佳的商品品質(zhì)、 品相和最優(yōu)惠的價(jià)格經(jīng)驗(yàn)，最大限度降低采購(gòu)成本，形成科學(xué)有效的采買制度。（3）采用送貨制的供應(yīng)商，每周二進(jìn)行一次生鮮產(chǎn)品的報(bào)價(jià)，采購(gòu)員結(jié)合市場(chǎng)調(diào)查的價(jià)格報(bào)采購(gòu)主管審核后， 與供應(yīng)商確認(rèn)下一周的定貨價(jià)格。 所有生鮮產(chǎn)品均為凈重入配送中心倉(cāng)庫(kù)，有損耗的產(chǎn)品暫定自然損耗為 3%。;.'（4）現(xiàn)金采購(gòu)的生鮮產(chǎn)品，采購(gòu)員必須先進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)（需要有記錄） ，確認(rèn)意向采購(gòu)方后，進(jìn)入議價(jià)環(huán)節(jié)，必須 2 人以上，現(xiàn)場(chǎng)明確主采購(gòu)人員和協(xié)助采購(gòu)人員，并對(duì)議定單價(jià)負(fù)責(zé)；價(jià)格談定后通知攜帶現(xiàn)金的人員 (指派專人并?？顚Ｓ?)

8、開單結(jié)算，付款人員與駕駛員、搬運(yùn)工一起過(guò)秤裝車，付款人員對(duì)已買商品全部裝車無(wú)遺漏負(fù)責(zé)。裝車完畢后，由開單付款人負(fù)責(zé)填寫采購(gòu)單(一式兩聯(lián) )，有條件的留下供貨商手機(jī)(電話)和聯(lián)系地址，供貨商簽字確認(rèn)；駕駛員、付款人員在送貨單上簽字確認(rèn)并付款。付款人員對(duì)采購(gòu)商品的數(shù)量、金額、現(xiàn)金結(jié)算負(fù)責(zé)。（5）自采的葉菜類產(chǎn)品的損耗率控制在 3%以內(nèi)（暫定），箱裝類產(chǎn)品入配送中心需以凈重量入庫(kù)， 采購(gòu)人員需折算好毛重與凈重的比率， 入庫(kù)單據(jù)上的單價(jià)及凈重量亦需填寫明確。（6）前期采購(gòu)的金額在小于等于 3 萬(wàn)元 /日時(shí)，采用自采模式，大于 3 萬(wàn)元 /日時(shí)，采用供應(yīng)商送貨的模式。 前期自采時(shí)大客戶部及配送中心協(xié)助采

9、購(gòu)部進(jìn)行市場(chǎng)采購(gòu)， 同時(shí)把好價(jià)格、品質(zhì)關(guān)。（7）采購(gòu)部負(fù)責(zé)將生鮮產(chǎn)品運(yùn)輸至配送中心，裝車時(shí)采購(gòu)員按重貨優(yōu)先原則、商品保鮮優(yōu)先原則安排裝車， 商品要求輕拿輕放， 嚴(yán)禁野蠻裝卸商品。 運(yùn)輸過(guò)程中駕駛員必須小心駕駛以保證商品安全、完整。（ 8） 公司對(duì)采購(gòu)的商品進(jìn)價(jià)，由監(jiān)控部隨機(jī)不定期抽檢。（ 9） 對(duì)沒有按上述流程執(zhí)行的，公司視事情輕重進(jìn)行處罰。5、采購(gòu)流程（1）采購(gòu)部從大客戶部接收訂單，最遲接收訂單時(shí)間為晚上9：00，個(gè)別特殊情況的客戶訂單可延遲至晚上10：00。采購(gòu)部接到大客戶的訂單后進(jìn)行匯總整理形成采購(gòu)單，確認(rèn)是否有特殊商品（市場(chǎng)缺貨、對(duì)采購(gòu)數(shù)量有要求）或當(dāng)日價(jià)格變化較大的商品，如有應(yīng)在10

10、：00 前將信息反饋給大客戶部，由大客戶部與客戶進(jìn)行溝通確認(rèn)。采購(gòu)單一式三份，采購(gòu)員一份，配送中心一份，采購(gòu)部留存一份。（2）采購(gòu)按匯總后的訂單至市場(chǎng)進(jìn)行實(shí)際采購(gòu)（按公司制度執(zhí)行），分批次將當(dāng)日所需的商品運(yùn)送至配送中心，最晚不能遲于次日3：00，如有個(gè)別特殊情況，采購(gòu)人員需在次日 2： 00 前通知配送中心晚點(diǎn)，并明確具體的到貨時(shí)間。（3）每一批商品進(jìn)入配送中心，都需進(jìn)行入庫(kù)流程的辦理。采購(gòu)人員按采購(gòu)單;.'要求采購(gòu)，將實(shí)際采購(gòu)的供方送貨單或?qū)嶋H采購(gòu)單交配送中心辦理入庫(kù)。入庫(kù)存完成，配送中心打印實(shí)際的入庫(kù)單并簽字交采購(gòu)員二份，一份交財(cái)務(wù)核消，一份采購(gòu)部留存。（4）配送中心按采購(gòu)單進(jìn)行收貨，箱裝產(chǎn)品如有零散不滿整箱的，采購(gòu)人員可以整箱采購(gòu)，配送中心存儲(chǔ)。對(duì)質(zhì)量不符合要求的商品，配送中心有權(quán)拒收。驗(yàn)收后的商品質(zhì)量由配送中心負(fù)責(zé)。（5）入庫(kù)完成后，采購(gòu)部將分撿單一式兩份打印出，一聯(lián)交配送中心分撿，一聯(lián)采購(gòu)留存。（