SWX-A-01文件化信息控制程序_修正版

1、修正版1 目的對(duì)公司內(nèi)所有與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件信息進(jìn)行控制，確保文件信 息的充分性和適宜性，使所使用的文件信息能適時(shí)、正確地溝通 , 并避免 逾期失效信息的誤用。2 適用范圍適用于與公司質(zhì)量管理體系（以下簡(jiǎn)稱“質(zhì)量體系” ）所有列入控制范 圍內(nèi)的體系文件、組織知識(shí)、表格（記錄）及外部文件的控制。3 職責(zé)3.1 工廠經(jīng)理負(fù)責(zé)審批及發(fā)布質(zhì)量管理體系和控制程序。3.2 管理者代表負(fù)責(zé)文件信息編寫的總體策劃和組織安排。 負(fù)責(zé)審核控制程序及外界人員調(diào)閱文件信息的核準(zhǔn)。 負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件信息的充分性、適宜性、協(xié)調(diào)性和有效性，審核各部 門質(zhì)量體系程序文件。3.3 質(zhì)量技術(shù)部質(zhì)量技術(shù)部是本程序文件的組織實(shí)

2、施部門。負(fù)責(zé)與公司質(zhì)量體系有關(guān)的質(zhì)量文件的標(biāo)識(shí)、 發(fā)放、更改、歸檔及控制。 負(fù)責(zé)與質(zhì)量體系有關(guān)的技術(shù)文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及外來技術(shù)文件的發(fā)放、 更改控制和管理。負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系過程控制中的產(chǎn)品驗(yàn)證、 檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)以及操作作業(yè)指導(dǎo) 性質(zhì)量文件的編制、發(fā)放、修訂、控制和管理。負(fù)責(zé)本部門范圍內(nèi)的文件編制和控制。負(fù)責(zé)在每年三月份編制出版公司年度所有有效文件目錄。 負(fù)責(zé)建立質(zhì)量記錄清單，統(tǒng)一規(guī)劃公司記錄的保存權(quán)責(zé)與期限規(guī)定。3.4 人力資源部 負(fù)責(zé)公司所有管理類文件信息的管理、收集、發(fā)放、修訂和有效版本 控制。負(fù)責(zé)總公司發(fā)來文件的內(nèi)部編號(hào)轉(zhuǎn)換、發(fā)放和有效版本控制。3.5 各部門負(fù)責(zé)本部門管轄范圍內(nèi)文件信息的編制

3、及本部門的文件信息的控制。4 工作程序4.1 文件信息：包括文件、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、表格（記錄） 。4.2 文件分類：質(zhì)量手冊(cè)，闡明本質(zhì)量體系如何滿足 ISO9001:2015 版一級(jí)文件信息：程序文件，質(zhì)量體系主要過程的工作要求。作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)范、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。 表格、記錄。以收集、信息溝通、控制作業(yè)流程或證明的要求。二級(jí)文件信息：三級(jí)文件信息：四級(jí)文件信息：符合要求。 外部文件：與質(zhì)量體系或產(chǎn)品相關(guān)的國(guó)際、國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、顧客、外 部供方的文件信息（如圖樣或檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)） 。文件信息媒介：文件信息的載體，可以是紙質(zhì)的、電子等其它方式。 組織知識(shí)：包括內(nèi)部來源（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)；從經(jīng)歷獲得的知

4、識(shí)；失敗和成 功的項(xiàng)目得到的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；得到和分享未形成文件的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)；過程、 產(chǎn)品和服務(wù)的改進(jìn)結(jié)果）；外部來源（如標(biāo)準(zhǔn)；學(xué)術(shù)交流；專業(yè)會(huì)議， 從顧客或外部供方收集的知識(shí)）。4.3文件編寫原則質(zhì)量管理體系文件的內(nèi)容應(yīng)覆蓋IS09001-2015標(biāo)準(zhǔn)的全部要求。采用標(biāo)準(zhǔn)要求應(yīng)與實(shí)際活動(dòng)有機(jī)結(jié)合，與本公司實(shí)際有機(jī)結(jié)合。職責(zé)和權(quán)限要清楚、落實(shí)、無漏洞、無重復(fù)，使所有與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的 職責(zé)都有部門承擔(dān)，活動(dòng)接口的處理應(yīng)清楚。文字應(yīng)精練、準(zhǔn)確、通順，且能實(shí)現(xiàn)“唯一性”理解。4.4文件編寫內(nèi)容程序文件正文內(nèi)容一般包括：目的：說明程序文件所控制的活動(dòng)和控制的目的；適用范圍：說明程序文件所涉及的有關(guān)部門和活動(dòng)

5、以及相關(guān)的人員、產(chǎn)品等；組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)：規(guī)定負(fù)責(zé)實(shí)施該程序的部門或人員和相關(guān)部門或人員、的職責(zé)及權(quán)限；工作程序：規(guī)定完成該程序涉及的全部活動(dòng)和要求以及相應(yīng)的驗(yàn)證方法，并按活動(dòng)的邏輯順序?qū)懗鲩_展該項(xiàng)活動(dòng)的各個(gè)細(xì)節(jié)（不包括技術(shù)細(xì) 節(jié)）；相關(guān)文件：涉及的相關(guān)程序文件、引用的作業(yè)指導(dǎo)書及其他技術(shù)文件、 管理性文件；記錄與表格：該程序所用的記錄、表格。文件的封面應(yīng)采用統(tǒng)一格式，在封面上應(yīng)該包含文件名稱、發(fā)布日期、 實(shí)施日期、共幾頁（含封面）、編制、審核、批準(zhǔn)并有相關(guān)人員親筆簽 名、發(fā)放范圍等信息。具體可參考本文件封面。其他文件的編寫內(nèi)容不作統(tǒng)一規(guī)定，但可參考 4.4執(zhí)行。4.5文件的編號(hào)規(guī)定文件代號(hào)作如

6、下規(guī)定:SWX -X - XX4.5.1 一級(jí)三級(jí)文件編號(hào)表達(dá)式如下：文件流水號(hào)I文件類型或編制部門代號(hào)斯通伍德（西安）膠輥有限公司代號(hào)O質(zhì)量手冊(cè)代號(hào)A質(zhì)量體系程序文件代號(hào)B質(zhì)量技術(shù)部發(fā)文代號(hào)C人力資源部發(fā)文代號(hào)D綜合辦公室發(fā)文代號(hào)E生產(chǎn)部發(fā)文代號(hào)F設(shè)備部發(fā)文代號(hào)G客戶服務(wù)部及銷售部發(fā)文代號(hào)H財(cái)務(wù)部發(fā)文代號(hào)J公司黨支部和工會(huì)發(fā)文代號(hào)K工廠經(jīng)理發(fā)文代號(hào)L管理者代表發(fā)文代號(hào)M由總公司發(fā)來文件轉(zhuǎn)化編號(hào)記錄/表格編號(hào)隸屬標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)記錄順序號(hào)4.5.2四級(jí)文件編號(hào)表達(dá)式如下:ZJ- X XX XXN其它需要受控的文件編號(hào)質(zhì)量記錄代號(hào)“記錄/表格編號(hào)”由主管部門編寫，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從 01起始編 號(hào)，各

7、主管部門應(yīng)對(duì)記錄/表格給出唯一性編旦“記錄順序號(hào)”由實(shí)施記錄者編寫。4.6文件的審批及評(píng)審公司質(zhì)量方針、目標(biāo)和質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由管理者代表審核，工廠經(jīng) 理批準(zhǔn)。各部門分解后的質(zhì)量目標(biāo)、作業(yè)指導(dǎo)性文件由承擔(dān)該質(zhì)量職能的部門指 定專人編寫，部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表或工廠經(jīng)理批準(zhǔn)。 技術(shù)文件經(jīng)過編制、校對(duì)后，由管理者代表或工廠經(jīng)理批準(zhǔn)。其它文件經(jīng)編制、審核和批準(zhǔn)三級(jí)簽署，由部門負(fù)責(zé)人、管理者代表或 工廠經(jīng)理批準(zhǔn)。必要每年年底由管理者代表組織各部門對(duì)現(xiàn)有體系文件進(jìn)行定期評(píng)審， 時(shí)予以修訂。4.7文件的標(biāo)識(shí)質(zhì)量技術(shù)部或人力資源部應(yīng)確保在文件發(fā)放前對(duì)文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)。 所有受控文件應(yīng)加蓋“受控文件”或“一

8、次性生產(chǎn)用圖”或“臨時(shí)文件”紅色印章，并有受控編號(hào)。長(zhǎng)期使用的文件蓋“受控文件”章；在 較短時(shí)間有效的文件蓋“臨時(shí)文件”章，并注明有效期，一次性發(fā)往加 工現(xiàn)場(chǎng)的文件蓋“一次性生產(chǎn)用圖”章，并注明有效期；其它用途的文 件（如外委報(bào)價(jià)的圖紙、參考的圖紙等）應(yīng)加蓋“不維持最新版次”章。 作廢文件，加蓋“作廢”印章。對(duì)于需要進(jìn)行其它特殊標(biāo)識(shí)的文件（如技術(shù)工藝文件中的“特殊工序” 等），應(yīng)加蓋相應(yīng)的特殊標(biāo)識(shí)印章，如“特殊工序”印章等。4.8文件的發(fā)放文件發(fā)放范圍由文件批準(zhǔn)人員確定。質(zhì)量技術(shù)部或人力資源部按受控狀態(tài)對(duì)擬發(fā)放的文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)并按文件發(fā)放范圍發(fā)放，注明受控編號(hào)。內(nèi)部發(fā)放的受控文件由文件領(lǐng)用人在

9、“文件領(lǐng)用登記表”上簽名和填寫 領(lǐng)用日期。外部發(fā)放的受控文件由管理者代表或工廠經(jīng)理簽批后相關(guān)職能部門進(jìn)行發(fā)放并登記。質(zhì)量技術(shù)部或人力資源部發(fā)放的任何非受控版本文件，發(fā)放時(shí)需加蓋“不維持最新版次” 紅色印章。公司內(nèi)不得使用未加蓋“受控文件”、“一次性生產(chǎn)用圖”、“臨時(shí)文件” 紅色印章的文件。除加蓋“不維持最新版次” 紅色印章的文件外，其 余文件一經(jīng)發(fā)現(xiàn)則應(yīng)收回銷毀。當(dāng)文件破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，應(yīng)辦理交舊換新手續(xù)，并由質(zhì)量技術(shù)部 或人力資源部將破損文件銷毀。當(dāng)文件丟失，要由使用人寫出檢查，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字，質(zhì)量技術(shù) 部或人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后再辦理補(bǔ)領(lǐng)手續(xù)。4.9文件的更改重要更改還要附有充分的

10、證據(jù)。審批檔案由原文件審批人進(jìn)行，的人員進(jìn)行審批。質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的更改，應(yīng)由提出部門填寫“文件更改單”，說明更改原因、更改內(nèi)容，對(duì)其中采用換頁或換版。其更改標(biāo)識(shí)按新頁上的“文件更改單”的審批，應(yīng)按原文件的當(dāng)原審批人不在職時(shí)，可由接替其崗位版次和發(fā)布日期、實(shí)施日期控制。更改時(shí)，質(zhì)量技術(shù)部依據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的“文 件更改單”，發(fā)放新文件并收回舊文件。質(zhì)量技術(shù)部應(yīng)按“文件領(lǐng)用登 記表”所列發(fā)放名單，逐一更改到位，不得出現(xiàn)漏改或錯(cuò)改。其他文件的更改采用劃改，由原編制人按批準(zhǔn)的“文件更改單”在“更 改前內(nèi)容”上劃“”，在其上方填寫“更改后內(nèi)容”，并在其右上角加注索引號(hào)，如、，同時(shí)在“文件更改欄”中注明更改單

11、號(hào)、 更改索引號(hào)、更改日期及更改人。更改人（即原編制人）應(yīng)按“文件領(lǐng) 用登記表”所列發(fā)放名單，逐一更改到位，不得漏改或錯(cuò)改。更改必須 使用藍(lán)、黑筆填寫。4.9文件的作廢作廢文件（含作廢頁） 由質(zhì)量技術(shù)部或人力資源部按 “文件領(lǐng)用登記表” 收回并記錄，同時(shí)加蓋“作廢”紅色印章后分類管理。 凡公司各類文件的各版次， 均應(yīng)保留 1 份作為資料存檔在質(zhì)量技術(shù)部或 人力資源部。 質(zhì)量技術(shù)部或人力資源部應(yīng)建立和保持公司有效文件的目錄。 質(zhì)量技術(shù)部或人力資源部應(yīng)每年至少兩次檢查各類在用文件的有效性， 發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。4.10 外來文件的控制質(zhì)量技術(shù)部必須經(jīng)常與質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、 標(biāo)準(zhǔn)情報(bào)研究所、 標(biāo)準(zhǔn)出版社 等單位保持聯(lián)系， 獲取與質(zhì)量有關(guān)的國(guó)家及地方法律、 法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及其它產(chǎn)品要求，還可以通過互聯(lián)網(wǎng)、政府機(jī)構(gòu)、圖書館、書 店等渠道補(bǔ)充，以保持對(duì)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和其它產(chǎn)品要求變化的及時(shí) 跟蹤。質(zhì)量技術(shù)部選擇、確認(rèn)所獲取的質(zhì)量法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及產(chǎn)品要求的適 用性，同時(shí)規(guī)定發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表審批后，加蓋“受控文件”印 章后進(jìn)行發(fā)放，并做好簽收記錄。質(zhì)量技術(shù)部保存法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其他產(chǎn)品要求原件，當(dāng)上述外來文 件更新或增