照片檔案數(shù)字化管理淺析

1、照片檔案數(shù)字化管理淺析隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快,信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用為檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了新的契機(jī),檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。照片檔案作為檔案信息資源的重要組成部分,具有形象逼真、生動(dòng)活潑的特點(diǎn),它不僅可以形象地再現(xiàn)社會(huì)活動(dòng)的畫面,還可以使后來人直接目睹歷史發(fā)展變化的真情實(shí)景。錫山區(qū)檔案局保存著無(wú)錫縣(后改為錫山市)成立以來大量的珍貴照片資料以及每年拍攝和收集的錫山區(qū)重大活動(dòng)照片。如何保管好、利用好這些珍貴的照片檔案,充分發(fā)揮照片檔案的作用,為利用者提供方便的服務(wù),是現(xiàn)階段亟待研究和解決的課題。

2、 照片檔案的數(shù)字化管理就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)、信息技術(shù),結(jié)合傳統(tǒng)的檔案收集、整理、歸類、保管、查閱、利用等方法,建立電子文檔,以適應(yīng)各政府機(jī)關(guān)企事業(yè)單位及個(gè)人日益增多的社會(huì)宣傳、招商展覽、多媒體制作、電子郵件、編史修志等工作的需要。近年來,錫山區(qū)檔案局開始啟動(dòng)館藏老照片數(shù)字化處理工作,同時(shí)對(duì)收集到的建區(qū)以來的全區(qū)重大活動(dòng)照片進(jìn)行數(shù)字化整理歸檔。 一、傳統(tǒng)照片檔案存放和保管中存在著諸多問題 1、保管條件差,照片檔案難以長(zhǎng)久保存。照片檔案保管要求比紙質(zhì)檔案要求更為嚴(yán)格。據(jù)調(diào)查,大多數(shù)單位將照片檔案與文書檔案一起存放在文書檔案柜內(nèi),不具備恒溫、恒濕等保存要求。時(shí)間一長(zhǎng),照片難免會(huì)發(fā)生變黃褪色,底片粘連變質(zhì),

3、不利于照片檔案的長(zhǎng)久保存和利用。 2、檔案意識(shí)不強(qiáng),照片檔案難以及時(shí)歸檔。照片檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。照片底片需適時(shí)歸檔,并標(biāo)注好文字說明,如果不及時(shí)歸檔,日后連攝影人員自己也難以準(zhǔn)確地回憶齊全。有些部門或個(gè)人手里保存著部分珍貴的照片檔案資料,管理不規(guī)范,也不愿移交到檔案館保存。究其原因,主要是檔案意識(shí)不強(qiáng),對(duì)照片檔案管理缺乏重視。 3、照片檔案的整理方法不一,查閱不方便?，F(xiàn)有的照片檔案由于形成的時(shí)間不同,整理方法也不盡相同。照片檔案是單獨(dú)裝訂成冊(cè)的,一些照片固定在芯頁(yè)上的方法也不一樣,有的用膠水固定貼在像冊(cè)上;有的用薄膜固定邊角把照片插上去;有的與底片一起夾在透明薄膜內(nèi),時(shí)間一長(zhǎng)

4、照片容易與透明薄膜粘在一起而損壞照片。而且由于照片檔案數(shù)量多、檢索復(fù)雜、查閱不直觀,只能根據(jù)卷內(nèi)目錄中的內(nèi)容查閱,利用起來費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。 4、照片檔案保存不完整。大多數(shù)照片、底片早已分離或已無(wú)底片,文字說明缺失。本來是很珍貴的照片,卻由于沒有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。照片檔案的這種狀況,不僅直接影響到照片檔案數(shù)字化工作的開展,有效利用更是無(wú)從談起。因此,在對(duì)照片檔案進(jìn)行數(shù)字化載體轉(zhuǎn)換前,要對(duì)原有的照片檔案進(jìn)行重新整理,并針對(duì)以上問題分別采取措施。 二、照片檔案數(shù)字化管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題 首先,要對(duì)原有的照片檔案進(jìn)行刪選整理。 第一步,對(duì)照片重新編號(hào)。在區(qū)分全宗的前提下,以卷為單

5、位(包括多冊(cè)的),卷內(nèi)照片按年度編好流水號(hào)。所有的底片盡量與相對(duì)應(yīng)的照片檔案同編一個(gè)流水號(hào),如照片和底片因褪色或損壞已沒有利用價(jià)值,應(yīng)剔除,反映同一場(chǎng)景的照片一般只選一張,對(duì)同一事件、同一活動(dòng)內(nèi)容中聯(lián)系密切的精彩照片應(yīng)排列在一起,確定保管期限,并按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行裝訂。 第二步,及時(shí)編制照片卷內(nèi)目錄。按照照片檔案管理規(guī)范的有關(guān)規(guī)定:照片檔案的歸檔應(yīng)該是底片、照片、說明齊全,底片與照片的影像相符。而且對(duì)照片說明也有明確要求,文字說明的成分包括:主題、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。照片檔案數(shù)字化管理其根本目的就是為了利用方便,如果照片內(nèi)容不清楚,即使對(duì)所有照片檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換,也無(wú)法很好得

6、到利用。因此,在對(duì)照片檔案卷內(nèi)目錄作補(bǔ)充登記時(shí),盡量要使照片檔案齊全、完整。 第三步,對(duì)照片檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。首先,對(duì)傳統(tǒng)照片進(jìn)行掃描輸入存儲(chǔ)。傳統(tǒng)載體的照片和底片可通過掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中。在掃描過程中,要設(shè)置好分辨率、色彩位數(shù)、灰度級(jí)等相關(guān)參數(shù),照片掃描分辨率應(yīng)大于600dpi,黑白照片一般采用256級(jí)灰度圖像方式掃描,彩色照片適合用24位真彩方式掃描。照片掃描轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式后,通常以JPGE和TIFF為存儲(chǔ)格式。JPEG格式是一種有損壓縮的數(shù)據(jù)格式,但占據(jù)數(shù)據(jù)空間較小,存儲(chǔ)速度較快;TIFF是一種無(wú)損壓縮的數(shù)據(jù)格式,質(zhì)量好但文件較大。如果照片很重要,建議采

7、用TIFF格式存儲(chǔ)。JPEG格式的數(shù)碼照片已能滿足一般單位正常使用。 其次,對(duì)照片進(jìn)行圖像處理。把掃描輸入的照片在不失真實(shí)性的前提下用Photoshop等軟件對(duì)照片進(jìn)行必要的處理,如校色、銳化(增加清晰度)、修飾去除因照片老化或掃描不當(dāng)而造成的瑕疵,使照片質(zhì)量得到較好的提升。 最后,對(duì)照片檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。照片檔案的數(shù)字化管理要依照照片所反映內(nèi)容或?qū)ｎ}進(jìn)行分類,把相關(guān)專題的照片輸入計(jì)算機(jī)后進(jìn)行歸檔。先輸入案卷級(jí)名稱,再進(jìn)入文件級(jí)給每張照片輸入題名、編號(hào)、分類號(hào)、拍攝時(shí)間、攝影者等相關(guān)文字說明。由此提供了多種查找路徑(可按照片題名、編號(hào)、分類號(hào)、攝影者、拍攝時(shí)間、底片號(hào)或關(guān)鍵詞查找), 選擇模

8、糊或精確查詢方式,便于檢索。有了數(shù)字照片文件的存放路徑,就可隨時(shí)調(diào)出所需照片進(jìn)行查閱、打印輸出。利用計(jì)算機(jī)代替手工檢索將大大提高照片檔案的查全率、查準(zhǔn)率,切實(shí)發(fā)揮方便、快捷的作用。 數(shù)據(jù)錄入是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié),是照片檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。檢索的照片檔案信息受錄入數(shù)據(jù)信息的制約,數(shù)據(jù)錄入是一項(xiàng)工作量大,時(shí)間長(zhǎng)且十分細(xì)致的工作,所以要切實(shí)加大錄入力度,確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、齊全性,為實(shí)現(xiàn)照片檔案的數(shù)字化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 同時(shí),要高度重視數(shù)字化照片檔案的安全性問題。照片檔案管理數(shù)字化,為照片檔案信息的儲(chǔ)存、管理、檢索、利用工作提供了極大的便利。但由于照片檔案數(shù)字化管理依賴計(jì)算機(jī)硬件、操作系統(tǒng)和

9、應(yīng)用軟件進(jìn)行讀取和操作,從形成、處理到歸檔的全部管理活動(dòng)必須通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)。計(jì)算機(jī)硬件損壞、數(shù)據(jù)誤刪等軟、硬件錯(cuò)誤會(huì)造成數(shù)碼照片檔案的毀滅性損壞。其次,電子信息修改方便簡(jiǎn)單,通過計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)碼照片修改、增刪十分容易,而且一般情況下看不出痕跡。因此,需從制度、技術(shù)等方面采取措施對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行安全保護(hù),維護(hù)其真實(shí)性。 收集照片歸檔時(shí),應(yīng)盡可能收集保存未經(jīng)編輯處理過的原始影像。使用照片檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),應(yīng)采取相應(yīng)的軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)安全保護(hù)措施,設(shè)置開機(jī)口令或系統(tǒng)口令,防止他人非法獲取或篡改檔案,確保計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)照片檔案的真實(shí)與安全。此外,還要建立嚴(yán)格完備的數(shù)字化照片檔案?jìng)浞菹到y(tǒng),通過計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)移刻錄到只

10、讀光盤上進(jìn)行脫機(jī)保存,數(shù)碼照片光盤應(yīng)一式三套,一套封存保管,一套供查閱使用,一套異地保存。同一年度的數(shù)碼照片應(yīng)刻錄至一盤或多盤光盤中,不同年度的數(shù)碼照片一般不應(yīng)存儲(chǔ)在同一盤光盤中。還可在大容量硬盤中拷貝一套,并定時(shí)更新,作為備份。提供適合光、磁介質(zhì)保存的庫(kù)房及工作條件,防止因系統(tǒng)故障或載體保存不善造成檔案影像信息丟失。 三、加強(qiáng)照片檔案數(shù)字化管理的對(duì)策與建議 1、加大宣傳力度,強(qiáng)化照片檔案意識(shí)。 檔案管理部門應(yīng)改變過去“埋頭苦干”、“默默無(wú)聞”的工作方式,加大宣傳力度,利用新聞媒體等多種形式對(duì)檔案收集成果進(jìn)行及時(shí)宣傳報(bào)道。錫山區(qū)檔案局利用本局獨(dú)有的資源優(yōu)勢(shì),將館藏的老照片通過數(shù)字化處理,放到網(wǎng)

11、上,展現(xiàn)了濃郁的地方風(fēng)情,吸引了眾多網(wǎng)民的眼球,網(wǎng)絡(luò)點(diǎn)擊率明顯提高。同時(shí)利用館藏圖片資料,舉辦“錫山區(qū)建區(qū)五年成就展”,在全區(qū)各重要公共場(chǎng)所輪流展出,利用“三下鄉(xiāng)”活動(dòng)深入鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)、學(xué)校舉辦展覽,進(jìn)一步鼓舞全區(qū)人民的凝聚力量,為積極投身構(gòu)建和諧錫山的宏偉目標(biāo)而奮斗。 2、加強(qiáng)行政監(jiān)管職能,狠抓制度落實(shí)。 照片資料的歸檔、移交沒有像文書檔案那樣形成統(tǒng)一制度。長(zhǎng)期以來,檔案館照片影像方面的依法行政監(jiān)管職能沒有引起重視而被弱化,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真落實(shí)、嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案法、照片檔案管理規(guī)范等有關(guān)規(guī)定,依法行使法律、法規(guī)賦予檔案館的職責(zé)和執(zhí)法權(quán)力,防止照片檔案分散流失,杜絕歸為己有,做到有章可循、有法必依,確保

12、照片檔案收集歸檔的質(zhì)量和完整。 3、及時(shí)做好收集歸檔鑒定工作,確保照片檔案質(zhì)量。 畫面內(nèi)容、圖像質(zhì)量和文件格式共同決定著數(shù)碼照片的檔案價(jià)值。數(shù)碼照片收集歸檔時(shí),首先要確保歸檔數(shù)碼照片的原始性和真實(shí)性,剔除影像尺寸小、壓縮率過大、拍攝效果不佳、角度不適、影像重復(fù)等沒有歸檔價(jià)值的片子,選取具有代表性、能全面反映事件全貌及其細(xì)節(jié)、影像效果好的照片進(jìn)行歸檔。 4、采取靈活多樣的收集歸檔形式,豐富照片檔案館藏。 數(shù)碼照片檔案的收集歸檔工作比傳統(tǒng)紙質(zhì)照片檔案復(fù)雜,應(yīng)當(dāng)采取必要的行政手段和物質(zhì)保障,建立并疏通收集渠道,運(yùn)用多種形式收集。主要 通過正常移交接收和重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。同時(shí)也可向參與地區(qū)重

13、大活動(dòng)照片拍攝的攝影師、報(bào)社新聞攝影人員直接征集,對(duì)保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的照片檔案,要多方努力,登門收集和征集。還可開展廣泛的社會(huì)征集,對(duì)散存在民間的照片檔案,采取有償征集、無(wú)償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。同時(shí),可借助互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)照片檔案的現(xiàn)代化管理,網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)碼照片快捷、方便,免去了許多檔案移交的繁瑣手續(xù),把照片檔案進(jìn)行數(shù)字化后放到網(wǎng)上,不僅可以對(duì)檔案館的照片檔案起到宣傳作用,還可為社會(huì)公眾提供更好的信息服務(wù)。檔案局也可派專人參與全區(qū)重大活動(dòng)照片的拍攝工作,積累照片檔案資料,從而不斷豐富館藏,優(yōu)化結(jié)構(gòu),方便各方面利用。 4、采取靈活多樣的收集歸檔形式,豐富照片檔案館

14、藏。 數(shù)碼照片檔案的收集歸檔工作比傳統(tǒng)紙質(zhì)照片檔案復(fù)雜,應(yīng)當(dāng)采取必要的行政手段和物質(zhì)保障,建立并疏通收集渠道,運(yùn)用多種形式收集。主要 通過正常移交接收和重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。同時(shí)也可向參與地區(qū)重大活動(dòng)照片拍攝的攝影師、報(bào)社新聞攝影人員直接征集,對(duì)保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的照片檔案,要多方努力,登門收集和征集。還可開展廣泛的社會(huì)征集,對(duì)散存在民間的照片檔案,采取有償征集、無(wú)償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。同時(shí),可借助互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)照片檔案的現(xiàn)代化管理,網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)碼照片快捷、方便,免去了許多檔案移交的繁瑣手續(xù),把照片檔案進(jìn)行數(shù)字化后放到網(wǎng)上,不僅可以對(duì)檔案館的照片檔案起到宣

15、傳作用,還可為社會(huì)公眾提供更好的信息服務(wù)。檔案局也可派專人參與全區(qū)重大活動(dòng)照片的拍攝工作,積累照片檔案資料,從而不斷豐富館藏,優(yōu)化結(jié)構(gòu),方便各方面利用。 4、采取靈活多樣的收集歸檔形式,豐富照片檔案館藏。 數(shù)碼照片檔案的收集歸檔工作比傳統(tǒng)紙質(zhì)照片檔案復(fù)雜,應(yīng)當(dāng)采取必要的行政手段和物質(zhì)保障,建立并疏通收集渠道,運(yùn)用多種形式收集。主要 通過正常移交接收和重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。同時(shí)也可向參與地區(qū)重大活動(dòng)照片拍攝的攝影師、報(bào)社新聞攝影人員直接征集,對(duì)保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的照片檔案,要多方努力,登門收集和征集。還可開展廣泛的社會(huì)征集,對(duì)散存在民間的照片檔案,采取有償征集、無(wú)償捐獻(xiàn)、建立名

16、人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。同時(shí),可借助互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)照片檔案的現(xiàn)代化管理,網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)碼照片快捷、方便,免去了許多檔案移交的繁瑣手續(xù),把照片檔案進(jìn)行數(shù)字化后放到網(wǎng)上,不僅可以對(duì)檔案館的照片檔案起到宣傳作用,還可為社會(huì)公眾提供更好的信息服務(wù)。檔案局也可派專人參與全區(qū)重大活動(dòng)照片的拍攝工作,積累照片檔案資料,從而不斷豐富館藏,優(yōu)化結(jié)構(gòu),方便各方面利用。 4、采取靈活多樣的收集歸檔形式,豐富照片檔案館藏。 數(shù)碼照片檔案的收集歸檔工作比傳統(tǒng)紙質(zhì)照片檔案復(fù)雜,應(yīng)當(dāng)采取必要的行政手段和物質(zhì)保障,建立并疏通收集渠道,運(yùn)用多種形式收集。主要 通過正常移交接收和重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。同時(shí)也可向參與地區(qū)重

17、大活動(dòng)照片拍攝的攝影師、報(bào)社新聞攝影人員直接征集,對(duì)保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的照片檔案,要多方努力,登門收集和征集。還可開展廣泛的社會(huì)征集,對(duì)散存在民間的照片檔案,采取有償征集、無(wú)償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。同時(shí),可借助互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)照片檔案的現(xiàn)代化管理,網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)碼照片快捷、方便,免去了許多檔案移交的繁瑣手續(xù),把照片檔案進(jìn)行數(shù)字化后放到網(wǎng)上,不僅可以對(duì)檔案館的照片檔案起到宣傳作用,還可為社會(huì)公眾提供更好的信息服務(wù)。檔案局也可派專人參與全區(qū)重大活動(dòng)照片的拍攝工作,積累照片檔案資料,從而不斷豐富館藏,優(yōu)化結(jié)構(gòu),方便各方面利用。 4、采取靈活多樣的收集歸檔形式,豐富照片檔案館藏。 數(shù)碼照片檔案的收集歸檔工作比傳統(tǒng)紙質(zhì)照片檔案復(fù)雜,應(yīng)當(dāng)采取必要的行政手段和物質(zhì)保障,建立并疏通收集渠道,運(yùn)用多種形式收集。主要 通過正常移交接收和重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。同時(shí)也可向參與地區(qū)重大活動(dòng)