金堡中學內(nèi)宿數(shù)字化管理初探

1、2010年潮陽區(qū)現(xiàn)代教育技術(shù)參考論文金堡中學內(nèi)宿數(shù)字化管理初探【摘 要】隨著信息技術(shù)的日益普及，校園的數(shù)字化管理也提到了一個新的高度。如何利用信息技術(shù)的數(shù)字化優(yōu)勢對校園進行無紙辦公，減輕管理的難度，是我校提出的一個新挑戰(zhàn)。本文采用ASP、數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)知識制作一個適合金堡中學內(nèi)宿的管理系統(tǒng)，將內(nèi)宿生的個人資料、請假及違紀情況等轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息進行統(tǒng)籌管理，并進行統(tǒng)計分析，能比較客觀、公正的反映內(nèi)宿生的學習生活狀況，初步探索金堡中學內(nèi)宿管理的數(shù)字化模式?！娟P鍵詞】內(nèi)宿管理、數(shù)字化、ASP、數(shù)據(jù)庫一、引言金堡中學作為一所新興的半寄宿制學校，建校以來隨著學校的快速發(fā)展，內(nèi)宿生的規(guī)模也在逐漸壯大，學校

2、內(nèi)宿生人數(shù)由幾十個發(fā)展到現(xiàn)在的兩千多。因此，內(nèi)宿的日常管理具有工作量大、復雜性、繁瑣性等特點，例如：需要安排請假、違紀、來訪登記、衛(wèi)生值日等工作及記錄情況；需要管理內(nèi)宿生的個人信息、請假信息、違紀信息、來訪登記信息等；需要對某些信息進行統(tǒng)計及作出分析等。鑒于此，我們確立此課題進行研究探討，希望利用信息技術(shù)數(shù)字化的優(yōu)勢來解決這個難題，探索出一套適合本校校情的內(nèi)宿數(shù)字化管理系統(tǒng)。二、數(shù)字化管理、ASP、數(shù)據(jù)庫簡介1、數(shù)字化管理數(shù)字化管理是指利用計算機、通信、網(wǎng)絡等技術(shù)，通過統(tǒng)計技術(shù)量化管理對象與管理行為，實現(xiàn)研發(fā)、計劃、組織、生產(chǎn)、協(xié)調(diào)、銷售、服務、創(chuàng)新等職能的管理活動和方法。它的特點是簡單、客觀

3、、會說話、速度快、國際化。那么在金堡中學內(nèi)宿管理中，應該如何進行量化，才能達到數(shù)字化管理呢？我們是這樣考慮的：例如一個叫李強的男生，家在潮陽關埠，就讀于高一（2）班，住在潤德樓415室8號床，我們將其描述為（李強，男，高一（2）班，潤415，8，潮陽官埠），將其量化為姓名、性別、班級、宿舍號，床號、家庭住址。因此了解量化含義的人可以通過剛才的描述，知道其姓名叫李強，性別是男，所讀的班級是高一（2）班，住宿的地方是潤德樓415室8號床，家庭住址在潮陽關埠。這樣，就將學生的信息進行了量化，從而達到數(shù)字化管理的目標。2、ASPASP是Active Server Page的縮寫，意為“動態(tài)服務器頁面”

4、。ASP是微軟公司開發(fā)的代替CGI腳本程序的一種應用,它可以與數(shù)據(jù)庫和其它程序進行交互，是一種簡單、方便的編程工具。采用asp作為數(shù)字化的編程語言，主要有以下這幾個方面的考慮：（1）我校內(nèi)宿生的住宿樓有兩棟，且內(nèi)宿和夜修是分開管理，因此單機的系統(tǒng)很難滿足要求，必須采用聯(lián)網(wǎng)操作；（2）asp服務器的架設比較快，系統(tǒng)處于局域網(wǎng)內(nèi)，安全性降低，易于維護；（3）掌握asp比較容易上手，制作速度比較快；（4）對服務器和客戶端的配置要求較低，可以降低費用，（5）采用B/S(服務器/客戶端)模式，方便內(nèi)宿信息的統(tǒng)籌管理。3、數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫是“按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來組織、存儲和管理數(shù)據(jù)的倉庫”。在日常管理工作中，常常需

5、要把某些相關的數(shù)據(jù)放進這樣的“倉庫”，并根據(jù)管理的需要進行相應的處理。例如，內(nèi)宿生的基本情況(內(nèi)宿編號、姓名、性別、班級、宿舍、床號、住宿日期、退宿日期等)存放在表中，這張表就可以看成是一個數(shù)據(jù)庫。有了這個"數(shù)據(jù)倉庫"我們就可以根據(jù)需要隨時查詢某內(nèi)宿生的基本情況。 三、金堡中學內(nèi)宿數(shù)字化管理系統(tǒng)的制作制作數(shù)字化管理系統(tǒng)時，一般應該從以下幾個步驟入手： 需求分析數(shù)據(jù)庫設計編程運行調(diào)試1、需求分析：所謂"需求分析"，是指對要解決的問題進行詳細的分析，弄清楚問題的要求，包括需要輸入什么數(shù)據(jù)，要得到什么結(jié)果，最后應輸出什么。它包括功能需求、功能需求描述、系統(tǒng)平臺

6、選擇。（1）功能需求：對一些跟本系統(tǒng)相關的人員進行訪談，調(diào)查他們對系統(tǒng)將要實現(xiàn)的功能有什么要求相關人員功能要求學校領導1、 保密性：對哪些人該開放哪些權(quán)限必須有限制；2、 準確性：對內(nèi)宿生的信息必須要準確，應該可以實時進行更新3、 可修改性：當系統(tǒng)錯誤時可以快速的進行維護調(diào)試內(nèi)宿管理老師夜修管理老師1、 方便：登記信息時要方便2、 可操作：操作時不要出現(xiàn)訪問不了，或訪問錯誤的情況發(fā)生3、 查詢的完整性：可以按班級，宿舍，性別，年級，姓名等多種方式進行查詢4、 統(tǒng)計：可以進行內(nèi)宿生人數(shù)的統(tǒng)計，空宿舍，空床位，違紀情況，請假情況進行統(tǒng)計內(nèi)宿生方便查詢，實時更新，定期公布（2）功能需求描述：在對用戶

7、的需求進行了分析以后，規(guī)定了以下模塊來適應用戶的要求。（在此選取請假登記模塊為例）請假登記模塊請假登記銷假登記查詢請假刪除請假請假次數(shù)統(tǒng)計（3）系統(tǒng)平臺選擇：由于考慮到是整個校園網(wǎng)內(nèi)的用戶都可以訪問，所以必須架設服務器，服務器必須要用高端的，否則會出現(xiàn)訪問時擁擠的現(xiàn)象。因此服務器的硬件配置采用cpu雙核，內(nèi)存至少1GB，軟件系統(tǒng)為winxp系統(tǒng)，服務器采用小旋風AspWebserver2005軟件來架設，數(shù)據(jù)庫就用office的access，客戶端任意配置，網(wǎng)絡要求穩(wěn)定。2、數(shù)據(jù)庫設計：數(shù)據(jù)庫設計(Database Design)是指對于一個給定的應用環(huán)境，構(gòu)造最優(yōu)的數(shù)據(jù)庫模式，建立數(shù)據(jù)庫及其

8、應用系統(tǒng)，使之能夠有效地存儲數(shù)據(jù)，滿足各種用戶的應用需求（信息要求和處理要求）。（1）數(shù)據(jù)庫介紹所謂數(shù)據(jù)庫（Database）就是指按一定組織方式存儲在一起的，相互有關的若干個數(shù)據(jù)的結(jié)合。關系數(shù)據(jù)庫是以關系模型為基礎的數(shù)據(jù)庫，是根據(jù)表、記錄和字段之間的關系進行組織和訪問的一種數(shù)據(jù)庫，它通過若干個表（Table）來存取數(shù)據(jù)，并且通過關系（Relation）將這些表聯(lián)系在一起，關系數(shù)據(jù)庫提供了成為機構(gòu)化查詢語言（SQL）標準接口，該接口允許使用多種數(shù)據(jù)庫工具和產(chǎn)品，關系數(shù)據(jù)庫是目前最廣泛應用的數(shù)據(jù)庫。Access 是微軟公司推出的基于Windows的桌面關系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（RDBMS，即Relat

9、ional Database Management System），是Office系列應用軟件之一。它提供了表、查詢、窗體、報表、頁、宏、模塊7種用來建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的對象；提供了多種向?qū)?、生成器、模板，把?shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)查詢、界面設計、報表生成等操作規(guī)范化；為建立功能完善的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)提供了方便，也使得普通用戶不必編寫代碼，就可以完成大部分數(shù)據(jù)管理的任務。一個數(shù)據(jù)庫可以容納多個表，通過庫我們可明確各表之間的相互關系，使表文件不在彼此孤立，而成為相互關聯(lián)的數(shù)據(jù)集合。由于本校內(nèi)宿生只有2000多人，所以在制作系統(tǒng)的時候沒有采用sql數(shù)據(jù)庫，而是采用了office的Acess，遵循軟件設計實用的原則

10、。此系統(tǒng)將給每個內(nèi)宿生設置一個唯一的內(nèi)宿編號，這個內(nèi)宿編號貫穿了整個系統(tǒng)，內(nèi)宿生的所有信息都通過內(nèi)宿編號進行關聯(lián)，這就是關系數(shù)據(jù)庫的唯一索引。這樣做是避免當出現(xiàn)同名同姓的內(nèi)宿生時，可以更好的進行區(qū)分辨別。（2）數(shù)據(jù)詞典分析數(shù)據(jù)詞典（Data Dictionary，簡稱DD）就是用來定義數(shù)據(jù)流圖中的各個成分的具體含義的。對數(shù)據(jù)流圖中出現(xiàn)的每一個數(shù)據(jù)流、文件、加工給出詳細定義。該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫由下述幾張數(shù)據(jù)表組成：學生信息數(shù)據(jù)表：studentinfo 請假信息數(shù)據(jù)表：leaveaskinfo 違紀信息數(shù)據(jù)表：disciplineinfo 來訪登記信息數(shù)據(jù)表：visit管理員信息表 ：admin在此

11、僅用學生信息數(shù)據(jù)表（studentinfo）和請假信息數(shù)據(jù)表（leaveaskinfo）為例： 學生信息數(shù)據(jù)表（studentinfo）字段字段名稱數(shù)據(jù)類型字段大小索引說明1studentNumber文本型20唯一、主內(nèi)宿編號2studentName文本型10學生姓名3studentSex文本型1學生性別4studentclass文本型10學生班級5roomnumber文本型20宿舍號6bednumber數(shù)字型1床位號7studenttel文本型50家庭電話8studenthome文本型20家庭住址9liveintime日期/時間型住宿日期10liveouttime日期/時間型退宿日期請假信息

12、數(shù)據(jù)表（leaveaskinfo）字段字段名稱數(shù)據(jù)類型字段大小索引說明1Leaveask_id自動編號長整型唯一、主自動編號2studentnumber文本型20內(nèi)宿編號3Leaveasktype文本型20請假類別（在校/回家）4Leaveasklimit文本型20請假期限5Leaveasktime日期/時間型請假時間6Leavebacktime日期/時間型銷假時間7registerteacher文本型20登記老師由此可以看出，學生信息數(shù)據(jù)表和請假信息數(shù)據(jù)表是通過內(nèi)宿編號進行關聯(lián)，學生信息數(shù)據(jù)表與違紀信息數(shù)據(jù)表和來訪登記數(shù)據(jù)表也是通過內(nèi)宿編號進行關聯(lián)。當學生請假時，違紀時，有來訪時，只要輸入其

13、內(nèi)宿編號就可以得到其所有的信息，大大減少了從紙質(zhì)文件中進行查找且登記的麻煩。3、編程：編程是數(shù)字化管理系統(tǒng)的一個重要組成部分，因為程序的質(zhì)量主要取決于軟件設計的質(zhì)量。在我校的這個數(shù)字化管理系統(tǒng)中，剛開始的時候由于對前期的分析沒有做好，選擇了vb作為編程的語言，但是考慮到需要在局域網(wǎng)內(nèi)運行穩(wěn)定，最后我們選擇了asp的網(wǎng)頁編程語言進行編程，這樣的好處是簡單實用，且滿足了學校的需求。在此截取系統(tǒng)的部分圖片來說明：4、運行調(diào)試：運行調(diào)試階段主要是對所做的系統(tǒng)進行測試，在測試的過程中發(fā)現(xiàn)問題，再進行改進，最后達到需求分析時的目標。例如：在系統(tǒng)的實際操作中，發(fā)現(xiàn)有的內(nèi)宿生沒有按照請假期限及時銷假，造成管理

14、老師將其當作還在請假中。對此，我們重新做了改變，設置一個銷假時間，超過這個銷假時間就認為此內(nèi)宿生已經(jīng)銷假。所以，運行調(diào)試階段是很重要的，任何系統(tǒng)都是在實際運行操作過程中盡量去發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題和錯誤，再進行修改完善，最終達到穩(wěn)定，安全，沒有bug（即錯誤）。四、金堡中學內(nèi)宿數(shù)字化管理系統(tǒng)初步建立的影響1、方便了內(nèi)宿的日常管理（1）解決了內(nèi)宿信息統(tǒng)計難的問題。每學期期末，學校都需要對內(nèi)宿生的請假次數(shù)，違紀情況等做統(tǒng)計，以往在統(tǒng)計時需要5、6個老師同時進行且兩到三天才能完成，現(xiàn)在通過系統(tǒng)的自動統(tǒng)計功能，馬上就可以得到結(jié)果，徹底克服了這一難題。（2）利于內(nèi)宿信息查詢。以往查詢內(nèi)宿生的個人信息、請假信

15、息及違紀信息等需要在內(nèi)宿生花名冊、請假登記名單和違紀登記名單上逐一查詢，而現(xiàn)在只需要輸入內(nèi)宿編號，就可以查詢出所需學生信息。（3）增強了內(nèi)宿信息的實校性，實現(xiàn)了信息的共享。內(nèi)宿生所有信息都可以實時的進行登記、修改、刪除、統(tǒng)計并反饋到學校相關管理部門，如當某個學生的班級改變時，只要在系統(tǒng)中進行修改，就可以馬上反應出來。使內(nèi)宿信息更具客觀性、真實性和準確性。（4）打破了內(nèi)宿管理的時間和空間限制。因為只要在校園內(nèi)的任意一臺聯(lián)網(wǎng)電腦上及服務器開放的情況下，內(nèi)宿管理團隊都可以隨時進行信息的跟蹤，從而打破了以往必須在辦公室才能進行信息管理的限制。2、內(nèi)宿管理從有紙辦公逐漸向無紙辦公轉(zhuǎn)變。在以往，內(nèi)宿生的一

16、些個人信息、請假信息及違紀信息等都需要紙質(zhì)文件，當其中的某些內(nèi)容改變時，又需要重新進行打印或者復印，而現(xiàn)在，通過這個數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以及時修改錯誤信息，使整個內(nèi)宿管理團隊都實行信息共享，協(xié)同辦公。既節(jié)約了紙張、減少了浪費，也避免了因紙質(zhì)文件容易丟失、破損而出現(xiàn)的學生信息丟失的問題。3、推動了學校數(shù)字化建設進程。內(nèi)宿管理系統(tǒng)的建立，為數(shù)字校園插上騰飛的翅膀，成為數(shù)字校園一道亮麗的風景。因為學校領導和教師隨時都可以通過本系統(tǒng)了解每周、每天的內(nèi)宿生活動情況，及時向?qū)W校的各級管理部門反饋有關問題并得到解決。這既加強了行政班子與教師之間的聯(lián)系，提升了高效能管理品位，又推動了金堡中學數(shù)字化建設進程，使學校朝著廣東省現(xiàn)代技術(shù)學校發(fā)展又邁進了一大步。五、金堡中學內(nèi)宿數(shù)字化管理的展望時至今日，我校內(nèi)宿己基本實現(xiàn)數(shù)字化管理，雖然取得了一定的成績