XXX中院檔案資料數(shù)字化項目實施方案

1、XXX中級人民法院檔案資料數(shù)字化項目實 施 方 案北京極光科技集團廣州分公司2012年12月28日目 錄一、項目實施標準及規(guī)范3二、項目組組織架構4三、工商檔案數(shù)字化加工流程51、加工流程52、流程要求6四、項目實施質量要求81、掃描圖像質量要求82、裝訂質量要求83、檔案條目錄入質量要求9五、項目實施計劃91、進場設備配置計劃表92、進場人員配置計劃表103、項目實施周期計劃103、用戶需提供的物品表114、進場前用戶需準備的事項115、進場計劃12六、項目實施質量保證措施121、自檢122、質檢工序質量控制措施123、工序間質量控制措施124、質量抽查工序質量控制措施135、每日質量工作例

2、會13七、項目實施中實物檔案安全保證措施131、實物檔案出入庫管理132、實物檔案出臨時入加工現(xiàn)場管理143、實物檔案現(xiàn)場流轉管理15八、項目實施中特殊情況及處理措施161、進度達不到計劃要求162、項目實施過程中與客戶的交流和溝通163、檔案原件不清晰的處理184、項目實施過程中設備保障措施205、返工處理措施20九、現(xiàn)場作業(yè)人員紀律規(guī)定20十、現(xiàn)場作業(yè)人員保密規(guī)定21十一、保密資質23針對XX市中級人民法院檔案數(shù)字化項目，我公司成立了專門的項目組，項目負責人 ，項目現(xiàn)場主管 ，項目設備保障及維護 。項目組將嚴格按照國家檔案局、廣東省檔案局、最高院及有關規(guī)定的檔案數(shù)字化標準實施及招標方的有關

3、管理制度開展數(shù)字化工作。一、項目實施標準及規(guī)范我公司在實施檔案加工過程中嚴格參照以下標準：1、中華人民共和國行業(yè)標準DA/T 312005紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范2、廣東省紙質檔案數(shù)字化技術要求3、廣東省高級人民法院）4、檔案著錄規(guī)則（DA/T 18）5、檔案工作基本術語（DA/T1-2000）6、XXX關于加強檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工保密管理工作的通知（桂檔發(fā)200910號）二、項目組組織架構項目負責人現(xiàn)場主管小組長拆裝員掃描員處理員錄入員掛接員質檢員三、檔案數(shù)字化加工流程1、加工流程加工文件格式：JPEG 加工流程圖如下： 圖像檢查質量檢查高速掃描數(shù)據(jù)掛接案卷裝訂歸還案卷條目錄入圖像處理檔案拆分領

4、卷檔案庫房加工流程圖2、流程要求² 領卷領取檔案時，嚴格辦理數(shù)字化掃描檔案的交接手續(xù)，建立嚴密的各個環(huán)節(jié)交接程序，做好交接記錄。檔案交接工作由用戶單位 、我公司 負責交接，雙方簽字確認。² 檔案拆分 掃描前先對案卷進行預處理。如案卷啟釘、拆分，保證紙張的平整、撫平邊角。對不同程度的紙張，應采用最為可靠的掃描設備和掃描方式完成檔案掃描，務必保持檔案完整無損，避免紙張褶皺、撕裂、破損等情況的發(fā)生。如遇到檔案紙張質地脆弱，不適合反復拆裝訂的檔案，應采用不拆卷掃描的方式進行，確保在掃描過程中不得對檔案原件造成二次損傷，不得人為的惡意損害檔案。² 高速掃描1、掃描方式為彩色

5、，紙質檔案掃描分辨率至少200dpi以上。特殊情況如文字偏小、密集、清晰度差，可適當提高分辨率。照片檔案按照廣西壯族自治區(qū)照片檔案數(shù)字化技術要求（桂檔發(fā)200912號）執(zhí)行。掃描圖像以JPEG格式（80質量）存儲單文件單頁形式。2、掃描后的影像文件要保持字跡清晰、不失真、圖像完整、清晰，無影響圖片美觀的黑邊和污點，圖像不偏斜或倒置，盡可能保持檔案的原文原貌。3、掃描影像的順序與紙質檔案保持4個一致性，即案卷號與掃描圖像掛接的案卷號一致、卷宗封面信息與卷內容一致、卷內目錄頁碼與卷內頁碼一致、實體案卷與掃描圖片順序排列一致，不可顛倒，不能有漏頁和重頁，保證電子影像的完整齊全。² 圖像處理

6、1、對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質量的雜質，如檔案原文中沒有的黑點、黑線、黑框、黑邊等進行去污處理，在不影響文字可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌。2、對出現(xiàn)偏斜的圖像進行糾偏處理，以達到視覺上不感覺偏斜為準，對方向不正確的圖像進行旋轉還原，圖像效果符合正常的閱讀習慣。3、對大幅面檔案采用分區(qū)小幅面掃描后，形成的多幅圖像，進行拼接處理，合成為一個完整的圖像。拼接后應與檔案原件核實，確保拼接無誤，保證數(shù)字化圖像的整體性。為縮小圖像文件容量，節(jié)省存儲空間，掃描的圖像去除圖像無內容、多余的邊。² 條目錄入 按照國家檔案局、廣西區(qū)檔案局、最高人民法院及招標方的有關規(guī)定規(guī)范錄入檔案信息，并在采購方指定的

7、檔案管理系統(tǒng)中進行數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)文字錄入差錯率小于萬分之二。² 數(shù)據(jù)掛接 圖像與目錄必須一致性，中標方掃描圖像與文件級目錄100%掛接正確。² 檔案裝訂1、 按照用戶2010年新的裝訂方式進行裝訂；2、 新的案卷封皮由用戶提供，我公司可派人員協(xié)助打印。四、項目實施質量要求1、掃描圖像質量要求· 檔案掃描分辨率一般采用200dpi ，對文字過小和原件不清晰的采用300dpi，掃描色彩模式采用彩色掃描，以JPEG 格式存儲。· 掃描圖像清晰、可讀，顏色盡量保持原貌。對原始檔案不清晰的紙張（比如傳真件）提交用戶工作人員確認后再決定掃描方式。·掃描后電

8、子圖像的排列順序與檔案原件一致，不得漏掃、重掃、錯掃文件。2、裝訂質量要求· 裝訂排列順序：按每件檔案的頁碼順序裝訂。· 裝訂時不能將案卷材料內容壓在裝訂線內。· 裝訂后的案卷要結實、平整、美觀，不留金屬物，不壓字，不掉頁、倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。· 在重新裝訂檔案時要保護好檔案，不能對檔案造成二次損壞。3、檔案條目錄入質量要求按照國家檔案局、廣西區(qū)檔案局、最高人民法院及招標方的有關規(guī)定規(guī)范錄入檔案信息，并在客戶指定的檔案管理系統(tǒng)中進行數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)文字錄入差錯率小于萬分之二。五、項目實施計劃1、進場設備配置計劃表設備名稱正常加工設備數(shù)量（套/臺）

9、備用設備數(shù)量（套/臺）進場總數(shù)量（套/臺）功率（單臺）富士通FI-6800101250W富士通Fi-6770202130WA360掃描儀11236W電腦16218130W交換機2022、進場人員配置計劃表工位人數(shù)（人）備注項目負責人1現(xiàn)場主管1負責組織現(xiàn)場加工事宜整理員、裝訂員5掃描員3處理員6目錄錄入2質檢員3數(shù)據(jù)掛接1設備維護技術員1負責現(xiàn)場設備維護進場總人數(shù)：22人3、項目實施周期計劃 按照上面的人員及設備配置，我公司每天的加工量為2萬頁（上班時間早上8：00-下午6:00，中午只休息1個小時），每月按照22個工作日計算，則每月的加工量為44萬頁，則整個項目的實施周期為： 1000

10、47;44=23（月） 因此，完成合同加工量至少需要23個月的時間。3、用戶需提供的物品表序號名稱數(shù)量備注1辦公場地2辦公桌椅16套3打印機1臺用于打印新封皮4封皮紙約4萬張預估數(shù)量5檔案柜10個預估數(shù)量，用于現(xiàn)場存放檔案6文件柜或檔案柜2個用于存放現(xiàn)場工作人員的包等物品7飲水機1臺也可提供開水壺4、進場前用戶需準備的事項 1）在加工現(xiàn)場安裝監(jiān)控設施； 2）將過道現(xiàn)有的門封死，在過道另一側安裝門； 3）對我公司員工培訓軟件系統(tǒng)的錄入、掛接操作； 4）協(xié)調我公司員工中午統(tǒng)一就餐問題，以便管理。5、進場計劃 我公司已經(jīng)準備好了進場的人員及設備，用戶做好進場前準備后，請?zhí)崆?天通知我公司，以便我公司

11、及時安排進場。六、項目實施質量保證措施1、自檢· 各工序每位加工人員加工的成品都要求自檢，發(fā)現(xiàn)不合格的必須重做，如把不合格品流到下道工序且被下一道發(fā)現(xiàn)的，上道工序相關人員受處罰。2、質檢工序質量控制措施 按照加工要求對每卷資料進行全檢。 對檢查過程中發(fā)現(xiàn)的錯誤進行修改，如果錯誤太多退回相應工序返工。3、工序間質量控制措施我公司采用流水線加工作業(yè)方式，流水線具體工序為：借卷整理掃描處理質檢掛接條目錄入抽檢裝訂裝盒還卷。工序間質量控制措施：下道工序對上道工序進行質檢，發(fā)現(xiàn)少量錯誤的，下道工序直接進行修改；如發(fā)現(xiàn)錯誤較多，下道工序可要求上道工序返工。4、質量抽查工序質量控制措施 現(xiàn)場主管對

12、每天質檢合格的案卷、掛接的內容、條目錄入情況進行質量抽檢，抽檢比例不得小于10%。 進行抽檢批次質量判定。 對于合格批次數(shù)據(jù)，將抽查錯誤改正；對于不合格批次，安排現(xiàn)場質檢人員、掛接人員、條目錄入等相關人員于當日下班后進行返工檢查，修改合格后方可下班。5、每日質量工作例會 現(xiàn)場主管匯總、分析每天質檢發(fā)現(xiàn)的問題； 每天早上上班前給現(xiàn)場所有員工開現(xiàn)場工作會； 在現(xiàn)場會中通報出現(xiàn)的問題，提出解決辦法。七、項目實施中實物檔案安全保證措施1、實物檔案出入庫管理 加工現(xiàn)場實物檔案的領卷、還卷由專人負責，每次交接都要做詳細的記錄，并填寫檔案出入庫記錄表（見下表）。檔案出入庫登記表序號領卷日期卷號數(shù)量領卷人庫房

13、負責人還卷日期還卷人庫房負責人備注2、實物檔案出臨時入加工現(xiàn)場管理 實物檔案進出加工現(xiàn)場由專人負責，并做好詳細的進出場記錄，填寫實物檔案臨時出入加工現(xiàn)場登記表（見下表）。實物檔案臨時出入加工現(xiàn)場登記表序號借出日期卷號頁數(shù)借出人借出原因接收人（用戶方）歸還日期歸還人（用戶方）簽收人備注3、實物檔案現(xiàn)場流轉管理 實物檔案現(xiàn)場分發(fā)由專人負責，實物檔案在現(xiàn)場流轉都是以卷（袋）流轉，檔案處理完后及時裝入檔案盒（袋）中 。檔案分發(fā)時要做詳細記錄，填寫流程卡（見下表）。 流程卡檔案類別： 檔案編號： 工序整理掃描處理質檢掛接條目錄入高掃平板掃加工人員加工日期八、項目實施中特殊情況及處理措施1、進度達不到計劃

14、要求 在項目實施過程中，我們每天都會記錄下當天的加工量，并將每天的加工量報給項目相關負責人，當進度達不到計劃要求時，公司相關負責人會組織召開項目工作會，根據(jù)報表數(shù)據(jù)分析產(chǎn)生這種狀況的原因，然后根據(jù)實際情況對生產(chǎn)線進行調整，以便生產(chǎn)進度達到計劃要求。具體調整方式有增加人員及設備、延長工作時間等。2、項目實施過程中與客戶的交流和溝通客戶方就本項目指定專門負責人，我公司就本項目也指定專門負責人，項目實施過程中所有問題溝通與協(xié)調都通過這兩個負責人來完成。項目實施過程中問題的方式采用問題發(fā)現(xiàn)反饋跟蹤表（見下表），此表雙方簽字確認生效。問題發(fā)現(xiàn)反饋跟蹤表 發(fā)現(xiàn)時間： 年 月 日發(fā) 現(xiàn)人 員崗 位問 題類

15、型檔案本身問題 硬件設備問題 軟件問題 其他問題要求處理期限： 年 月 日 時內完成。問 題描 述要求：清晰、描述到位，必要時舉例、截圖或在問題解決人面前進行操作客戶方負責人確認加工方負責人確認客戶方處理意見： 簽字： 日期：問題反饋跟蹤過程： 問題解決人簽字：當問題不能按時解決時，將按以下程序進行客戶方解決問題部門領導、項目承包方負責人處理意見：客戶方主管領導、項目承包方主管領導處理意見：問題反饋跟蹤過程： 問題解決人簽字：問 題 已 解 決問題發(fā)現(xiàn)人確認： 該問題已于 年 月 日解決。 簽字：3、檔案原件不清晰的處理我公司采用的掃描儀帶有VRS開發(fā)包，開發(fā)了一套專門用于檔案數(shù)字化加工的加工

16、系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以提高加工影像的質量，可以很好的處理原件不清晰的檔案，而且自動化程度極高，大大提高了加工效率。來自Kofax的虛擬重掃技術(VirtualReScan, VRS),對掃描的圖像進行電子化的檢測，在圖像通過掃描儀的同時,VRS軟件對每一份文檔進行多點檢測,并即時對紙張角度,亮度,對比度和清晰度進行調整,您得到的將是最整潔清晰的圖像。就像掃描文檔時有一個質量控制團隊在實時進行監(jiān)控一樣，總體來說,VRS使 OCR 字符識別精度提高了將近 35%,使 OCR 區(qū)域識別精度提高了36%。借助于圖像增強功能,VRS 生成的圖像更清晰,更鮮明,更容易閱讀。VRS 是一種改進圖像質量的直接方式,

17、它適用于各種文檔類型和尺寸,最終使整體掃描效率大大提高。VRS的迷人之處在于它非常容易使用，大多數(shù)掃描效果增強操作是自動完成的, 無需對操作人員進行過多的高級培訓，減少了文檔準備工作，簡單地把所有的文件放入自動送紙器,不需理會它們的尺寸,顏色和方向,按下掃描按鈕,您就可以走開了.不再需要設置紙張尺寸,因為VRS會自動檢測每一張紙的精確尺寸,甚至是在多種尺寸混合的情況下，VRS還自動檢測卡紙,折角等問題, 并發(fā)出警告，問題處理以后,掃描自動恢復進行。自動進行歪斜校正和黑邊去除：VRS會自動對掃描的圖像進行調直處理,這在需要用OCR或ICR等自動識別技術進行圖像處理的場合非常重要，如果掃描出來的圖

18、像有一個黑邊,VRS將自動對圖像進行剪裁,把黑邊去除。和其他大多數(shù)處理技術不同的是,VRS的歪斜校正處理的是灰度圖像,而不是黑白圖像,處理后的圖像輪廓更鮮明,文字更有可讀性.提高圖像清晰度 VRS自動對文檔的亮度和對比度進行分析,與事先定義的可接受范圍進行對比。例外情況將自動得到糾正,或由操作者手工處理，在手動模式下,會在屏幕上實時顯示調整效果,操作者可以據(jù)此重新調整清晰度設置,直到結果滿意為止。消除噪聲 VRS允許操作者對圖像進行更多的增強處理,如調整線條和文字粗細,移除多余的斑點等。操作非常簡單,只要移動滑動條就可以了，噪聲減少以后,得到的圖像更鮮明,更清晰。 背景平滑功能VRS能自動對各

19、種文檔的背景進行平滑處理，使得掃描圖像的背景平滑干凈。4、項目實施過程中設備保障措施 我公司會為本項目專門設置一個設備保障員，在項目實施過程中對設備進行維護。同時，我們會為本項目準備1-2臺備機，以便設備出現(xiàn)無法及時維修故障時可以替換。5、返工處理措施 我們會在加工計劃中每周安排一天專門來處理用戶驗收過程中出現(xiàn)的返工數(shù)據(jù)，當沒有返工數(shù)據(jù)時，這天進行正常的加工。 當返工數(shù)據(jù)處理完并自檢合格后，數(shù)據(jù)會提交給現(xiàn)場質量抽查監(jiān)控人員進行再次抽檢，確保數(shù)據(jù)合格后再提交給用戶，絕對會避免同批數(shù)據(jù)多次返工的情況出現(xiàn)。九、現(xiàn)場作業(yè)人員紀律規(guī)定1、愛護公物。未經(jīng)現(xiàn)場主管允許，不得隨意刪改、安裝計算機內程序與數(shù)據(jù)，嚴禁使用任何移動存儲介質。2、工作時間一律不得看與工作無關的書報、雜志等。3、不得在工作時間聊天、睡覺、看影碟、打游戲等與工作無關的事情。4、自覺維護工作環(huán)境的整潔，辦公桌面不得放置水杯或零食等與工作無關的物品。5、不得在工作場所高聲喧嘩，工作區(qū)域內手機應設置成靜音或振動。6、上班須配戴工作牌，著裝莊重大方，不得穿拖鞋、背心進入工作場所。7、愛護借閱的