電子公文管理

1、本章學(xué)習(xí)要求本章學(xué)習(xí)要求:1了解電子公文的一般概念。了解電子公文的一般概念。2熟悉公文流程的定義方法，掌握收發(fā)文管熟悉公文流程的定義方法，掌握收發(fā)文管理的基本操作。理的基本操作。3 了解電子檔案管理。了解電子檔案管理。教學(xué)內(nèi)容教學(xué)內(nèi)容:6.1 電子公文概述電子公文概述6.2 公文管理流程公文管理流程6.3 電子發(fā)文管理電子發(fā)文管理6.4 發(fā)文流程實例發(fā)文流程實例6.5 電子收文管理電子收文管理6.6 電子檔案管理電子檔案管理6.1.1 電子公文定義電子公文定義 電子公文（電子公文（Electronic official document）是指電子化的正式公文。是指電子化的正式公文。 電子公文是

2、指國家機構(gòu)及其它社會組織在電子公文是指國家機構(gòu)及其它社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán)、實施管理而在數(shù)字公務(wù)活動中為行使職權(quán)、實施管理而在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有法定效用和規(guī)范體式的文件。法定效用和規(guī)范體式的文件。6.1.2 電子公文管理電子公文管理 電子公文管理，遵循電子政務(wù)活動中產(chǎn)生的有價值的電子公文應(yīng)歸檔的原則和歸檔電子公文應(yīng)規(guī)范的原則，遵循電子公文全程管理和文檔一體化管理原則，確保

3、和有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，確保歸檔電子公文得到科學(xué)保管和有效利用。6.1.2 電子公文管理電子公文管理 電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程包括形成、辦理、歸檔、保管、利用或銷毀五大部分，形成發(fā)文管理、收文管理和檔案管理三大塊。 電子公文管理中另一個重要問題就是公文留痕信息的管理。對于電子公文留痕信息的保留有兩種類型，一種為保留電子公文的具體修改內(nèi)容，即修改內(nèi)容留痕。另一種為保留修改痕跡，即為留真信息。6.2.1 工作流程概述工作流程概述 工作流程是指一個有始有終，工作狀態(tài)存在多個環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)可來回往復(fù)進行的全部過程。工作流程分固定流程與可變流程兩類。 固定流程的特點是流程簡

4、單、確定，涉及人員較少，流程的各節(jié)點固定。 可變流程的特點是流程復(fù)雜、多變，涉及人員較多，流程的流向、各節(jié)點都可以發(fā)生變化，因此可變流程往往需要自行定義，也稱為自定義流程。6.2.1 工作流程概述工作流程概述 公文管理流程分發(fā)文流程和收文流程兩種，一般都是自定義流程。 傳統(tǒng)的公文管理也是以流程的方式進行的，但傳播工作流程的介質(zhì)是可見的紙介質(zhì)。 OA系統(tǒng)上的公文管理中，其傳播工作流程的介質(zhì)是不可見的電子信息，操作手段、方法與效果發(fā)生了根本的變化。 無論是公文管理流程還是其它可變的事務(wù)管理流程，在流程流轉(zhuǎn)前都必須通過流程定義。6.2.2 流程名稱定義流程名稱定義 流程名稱定義用于定義主流程名稱。由

5、系統(tǒng)管理員完成。 登錄OA系統(tǒng)，單擊“系統(tǒng)維護”|“系統(tǒng)設(shè)置”|“流程設(shè)置”|“流程名稱”進入流程名稱視窗。 單擊【新建流程名稱】按鈕，“流程類型”欄目里填“發(fā)文”，單擊【保存并關(guān)閉】按鈕返回。6.2.3 待辦名稱定義待辦名稱定義 待辦名稱設(shè)定在個人首頁的“待辦事宜”欄里滾動顯示的內(nèi)容。 系統(tǒng)管理員登錄OA系統(tǒng)后，單擊“系統(tǒng)維護”|“系統(tǒng)設(shè)置”|“流程設(shè)置”|“待辦名稱”進入待辦名稱視窗。 單擊【新建待辦名稱】按鈕，打開一個新建待辦名稱對話框，在“選擇類型”中填寫主流程名稱“發(fā)文” 。 待辦事宜域名對應(yīng)表單中還有下列屬性：數(shù)據(jù)庫路徑、服務(wù)器名稱、主題、擬稿單位、狀態(tài)、校對、處理意見、預(yù)定時間。

6、6.2.4 套文模板定義套文模板定義 套文模板是指發(fā)文流程中公文最后成文時所套用的版式。套文模板在排版格式上應(yīng)符合GB/T 9704-1999要求。 系統(tǒng)管理員身份登錄OA系統(tǒng)，單擊“公文管理”|“發(fā)文管理”|“套文模板”進入套文模板視窗。 單擊【新建套文模板】按鈕，彈出“套文模板”對話框。需要填寫包括“套文模板名稱”、“序號”、“套文文件頭”和“印發(fā)機構(gòu)頭”四項。 “套文模板名稱”供流程中選擇時使用。6.2.5 發(fā)文流程定義發(fā)文流程定義 發(fā)文流程定義是指定義流程中的每個節(jié)點名稱、流向、參加人員的部門和崗位、職責(zé)等，它是公文流程管理中最重要的內(nèi)容，流程定義得合不合理直接關(guān)系到流程運行結(jié)果，從而

7、影響整個單位的工作效率。 發(fā)文流程定義由系統(tǒng)管理員完成。 登錄OA系統(tǒng)后，單擊“系統(tǒng)維護”|“系統(tǒng)設(shè)置”|“流程設(shè)置”|“流程定義”進入流程定義視窗。 單擊【新建流程定義】按鈕，打開一個新建流程定義對話框，流程定義包括三個部分：基本設(shè)置、流程設(shè)置和流程幫助。6.2.5 發(fā)文流程定義發(fā)文流程定義 1. 基本設(shè)置 流程的基本設(shè)置包括流程類型、流程名稱、具有新建包含本流程設(shè)定的文檔權(quán)限的角色、發(fā)送時是否同時以郵件通知、具有本流程管理權(quán)限的角色等內(nèi)容。 (1) 流程類型 流程類型是指主流程名稱。 (2) 流程名稱 流程名稱在此是指子流程名稱。 (3)具有新建包含本流程設(shè)定的文檔權(quán)限的角色 新建權(quán)限角色

8、是指哪些部門及哪些崗位能夠新建本流程。 (4) 發(fā)送時是否同時以郵件通知 如果流程需要在發(fā)送給用戶審批的同時以郵件通知用戶，則選擇“是”，反之選擇“否”選項。 (5) 具有本流程管理權(quán)限的角色 管理權(quán)限角色是指哪些部門、哪些崗位、哪些人員能夠管理本流程。 2. 流程設(shè)置流程設(shè)置 流程設(shè)置是流程定義的核心部分。流程設(shè)置包括“流程”、“人員”、“發(fā)送”、“控制”、“信息”和“權(quán)限”五個部分。 (1) 流程流程 流程中需要確定流程節(jié)點數(shù)、節(jié)點名稱、后續(xù)節(jié)點及可操作選項內(nèi)容，從而表示出流程審批的具體步驟。 設(shè)流程節(jié)點分別為：起草、審核、簽發(fā)、校對、套文、分發(fā)、歸檔共7個步驟，該流程的節(jié)點數(shù)為“7”，流

9、程最后處理節(jié)點的后續(xù)節(jié)點為空或選擇“結(jié)束”， (2) 人員人員 人員設(shè)置是針對流程審批過程中，需要指定處理人而設(shè)計的。該設(shè)置需要確定某節(jié)點是否需要指定處理人，若不指定處理人則該節(jié)點的處理人由前一個節(jié)點操作人員提交時動態(tài)選擇，若指定處理人則該節(jié)點只能由指定的人員處理，若指定處理人則還要確定是否單人處理。 (3) 發(fā)送發(fā)送 發(fā)送設(shè)置是針對流程審批過程中，需要指定發(fā)送對象與方式而設(shè)計的。該設(shè)置需要確定某節(jié)點“下一流程發(fā)送方式”、“發(fā)送條件”、“處理意見”、“主送”對象和“抄送”對象。 (4) 控制控制 控制設(shè)置主要針對發(fā)送方式的范圍、形式和處理時間的控制處理。 處理人員范圍: 分別為部門和崗位。 并

10、行或串行 “并行”表示處理順序沒有設(shè)定先后，誰先進入誰先處理；“串行”表示處理順序有先后區(qū)別。 多人處理時何時向下流轉(zhuǎn) 該項設(shè)置是指當(dāng)多個處理人處理同一個流程節(jié)點時，需要確定在什么時候流轉(zhuǎn)到一個節(jié)點處理。 限辦時限 該項設(shè)置規(guī)定節(jié)點處理時限，兩個基本選擇項是“小時”或“天數(shù)”。 (5) 信息信息 信息是指處理人看到的與節(jié)點相關(guān)的信息。 節(jié)點幫助說明節(jié)點幫助說明是指每個環(huán)節(jié)處理時的幫助說明提示。 意見欄名稱 是指在處理流程中，各處理人提交時所填處理意見的欄目名稱。該名稱一般與節(jié)點名稱相關(guān)。 采用電子簽名 是指是否需要在填寫完處理意見后加上處理人自己的電子簽名。 “意見欄位置” 是指意見欄在文檔中

11、的排列順序。 (6) 權(quán)限權(quán)限 “權(quán)限”設(shè)置包括“短信通知”、“打印控制”、“取消任務(wù)”、“指定工作暫?！?、“工作重送”、“動態(tài)用戶授權(quán)”、“禁止代理工作”、“編輯權(quán)限”等8項，各項的含義明確。 3. 流程幫助流程幫助 該功能是管理員設(shè)置完流程后編寫的幫助文檔，用戶在進行流程處理時可參考幫助了解流程詳細操作方法。6.2.6 收文流程定義收文流程定義 收文包括對來文（紙質(zhì)或電子來文）進行登記、擬辦、批示、辦理、傳閱、入檔等環(huán)節(jié)，收文管理提供流程監(jiān)控、查詢、統(tǒng)計、退回、督辦等監(jiān)督管理手段來保障收文流程順利進行。 收文流程定義是指定義收文流程中的每個節(jié)點名稱、流向、參加人員的部門和崗位、職責(zé)等。 設(shè)

12、收文流程的子流程是“通用收文”，包含6個節(jié)點分別是“收文登記”、“擬辦”、“局領(lǐng)導(dǎo)批示”、“承辦”、“收文分發(fā)”、“歸檔”。 電子發(fā)文管理是指對一個文件從起草開始一直到歸檔的整個流程進行監(jiān)控、查詢、統(tǒng)計、退回、督辦等監(jiān)督管理，保障發(fā)文流程順利進行，發(fā)文管理是OA系統(tǒng)的基本功能。 一份發(fā)文在其生命周期中存在三種狀態(tài)，即起草狀態(tài)、辦理狀態(tài)和正式發(fā)文狀態(tài)，發(fā)文管理的各種操作使發(fā)文從一種狀態(tài)轉(zhuǎn)換到另一種狀態(tài)。6.3.1 發(fā)文操作發(fā)文操作 發(fā)文管理分為“在辦發(fā)文”、“異常發(fā)文”和“發(fā)文歸檔”三種形式。 在辦發(fā)文是指正在操作的發(fā)文，顯示發(fā)文的項目包括“擬稿日期”、“文件標題”、“狀態(tài)”、“處理部門”、“處

13、理人”、“校對”、“擬稿部門”。 異常發(fā)文是指發(fā)文在申請?zhí)峤惶幚磉^程中，申請被“取消”或“暫?！钡犬惓Ｇ闆r的記錄，用戶可以根據(jù)情況點擊異常申請文檔恢復(fù)申請流程處理。 發(fā)文歸檔是指已正式發(fā)文的文件。6.3.2 發(fā)文草稿發(fā)文草稿 新建發(fā)文是一份發(fā)文在生命周期中的開始，在“在辦發(fā)文”窗口單擊【新建發(fā)文】按鈕將啟動一份發(fā)文的生命航程。新建發(fā)文只有在保存之后，其生命才真正開始。 發(fā)文草稿的管理主要分兩種，刪除作廢的草稿或編輯后使其流轉(zhuǎn)，這些操作一般由具有權(quán)限的起草人完成。6.3.3 辦理發(fā)文辦理發(fā)文 1. 簽收操作 簽收是指用戶接收文檔，進入當(dāng)前節(jié)點的工作狀態(tài)。 2退回操作 退回是指用戶將當(dāng)前文檔退回給

14、本流程的上一節(jié)點提交人。 3收回操作 收回操作是指在流程下一節(jié)點的處理人簽收之前，文檔的提交人收回該文檔。 4流程跟蹤 流程跟蹤顯示整個流程的流轉(zhuǎn)情況，主送與抄送人以及當(dāng)前所處的狀態(tài)。6.3.4 正式發(fā)文正式發(fā)文 發(fā)文流程全部結(jié)束后，文檔進入正式發(fā)文發(fā)文流程全部結(jié)束后，文檔進入正式發(fā)文狀態(tài)。處于正式發(fā)文狀態(tài)的文檔只能閱讀，狀態(tài)。處于正式發(fā)文狀態(tài)的文檔只能閱讀，不能作任何修改。不能作任何修改。 “海濱市統(tǒng)計局”下發(fā)標題為關(guān)于做好2007年人口變動、勞動力和群眾安全感調(diào)查各項工作的通知的文件，由辦公室具體辦理該發(fā)文，采用已定義的“局內(nèi)部發(fā)文”流程。起草審核校對分發(fā)歸檔簽發(fā)套文6.4.1 起草起草

15、1填寫文件頭 文件頭信息包括：當(dāng)前狀態(tài)、文稿標題、擬稿部門、擬稿時間、密級、緊急程度、發(fā)文類型、擬稿人、校對、套文、分發(fā)、歸檔、文號、份數(shù)、主題詞、主送單位、抄送單位等。 2撰寫正文 啟動Word 軟件將寫好的發(fā)文草稿打開，在Word窗口中按【Ctrl+A】鍵選擇全文，按【Ctrl+C】鍵將所選內(nèi)容復(fù)制到“剪貼板”中備用，打開起草的編輯窗，將已寫好的內(nèi)容粘貼過來。 3添加附件添加附件 單擊【附件】按鈕，打開粘貼附件對話框，單擊該對話框中的【瀏覽】按鈕，選取要添加的文件，單擊對話框中的【粘貼】按鈕，再單擊【提交】按鈕，附件被粘貼到發(fā)文草稿上。 4保存保存 單擊【保存】按鈕，撰寫的正文及添加的附件

16、被保存起來。 5提交提交 發(fā)文草稿寫好后，單擊發(fā)文管理窗口的【提交】按鈕，彈出填寫處理意見對話框。 填寫意見后單擊【提交】按鈕，進入節(jié)點與處理人選擇對話框。 處理人選擇好后，單擊【確定】按鈕，發(fā)文結(jié)束“起草”狀態(tài)，進入“辦理”狀態(tài)的審核節(jié)點。6.4.2 審核審核 1簽收簽收 進入發(fā)文管理窗口。單擊【簽收】按鈕，正式對草稿進行審核，發(fā)文管理窗口右上角的按鈕將變?yōu)椤颈４妗俊ⅰ玖鞒谈櫋?、【幫助】、【退回】、【提交】、【關(guān)閉】。 2審核審核 審核主要是對發(fā)文草稿的內(nèi)容、行文進行全面的審查，確定內(nèi)容是否正確、全面，行文是否合理，根據(jù)需要對原文進行修改和補充。 3提交提交6.4.3 簽發(fā)簽發(fā) 1簽收簽收

17、 進入發(fā)文管理窗口。單擊【簽收】按鈕，對文稿進行簽發(fā)操作。 2簽發(fā)簽發(fā) 簽發(fā)是局領(lǐng)導(dǎo)從政策的角度對發(fā)文作最后的審定，可根據(jù)實際情況對文稿作必要的修改。 3提交提交6.4.4 校對校對 1簽收簽收 進入發(fā)文管理窗口。單擊【簽收】按鈕，即可對文稿進行校對操作。 2校對校對 校對是對發(fā)文號作正式確認，對正文內(nèi)容進行校對，修改文字上的錯誤，并對發(fā)文文件頭的其它屬性作最后的定稿。 3提交提交6.4.5 套文套文 1簽收簽收 進入發(fā)文管理窗口。單擊【簽收】按鈕，即可對文稿進行套文操作。 2套文套文 套文是將發(fā)文的文件頭信息及正文內(nèi)容填充到發(fā)文模板中，形成正式紅頭文件。 單擊【套文】按鈕，彈出套文模板選擇對

18、話框，選擇“統(tǒng)計局發(fā)文模板”，單擊【確定】按鈕進入套文視窗。 在套文視窗圖中，單擊【生成打印件】按鈕，將生成發(fā)文的正式紅頭文件。 3提交提交6.4.6 分發(fā)分發(fā) 1簽收簽收 進入發(fā)文管理窗口。單擊【簽收】按鈕，即可對文稿進行分發(fā)操作。 2分發(fā)分發(fā) 分發(fā)是指將正式紅頭文件發(fā)送給相關(guān)人員，分發(fā)的文件根據(jù)需要可以是打印的紙質(zhì)文件也可以是電子文件。 發(fā)布：將正文的電子文檔向整個單位內(nèi)部發(fā)布。 通過待辦事宜發(fā)布：有選擇地分發(fā)文件。 通過郵件發(fā)布：有選擇地分發(fā)文件。系統(tǒng)以電子郵件的形式通知所選對象。 3提交提交6.4.7 歸檔歸檔 1簽收簽收 2歸檔歸檔 歸檔是指將發(fā)文作為正式文件管理，并移交檔案歸檔是指

19、將發(fā)文作為正式文件管理，并移交檔案室，歸檔的發(fā)文不能再作任何修改。室，歸檔的發(fā)文不能再作任何修改。 3提交提交 電子收文管理是指對一個收文從登記開始電子收文管理是指對一個收文從登記開始一直到歸檔的整個流程進行監(jiān)控、查詢、統(tǒng)一直到歸檔的整個流程進行監(jiān)控、查詢、統(tǒng)計、退回、督辦等監(jiān)督管理，保障收文流程計、退回、督辦等監(jiān)督管理，保障收文流程順利進行。順利進行。 收文三種狀態(tài)：收文草稿狀態(tài)、辦理狀態(tài)收文三種狀態(tài)：收文草稿狀態(tài)、辦理狀態(tài)和正式收文狀態(tài)。和正式收文狀態(tài)。 典型的收文管理流程：典型的收文管理流程： “收文登記收文登記”、“擬辦擬辦”、“領(lǐng)導(dǎo)批示領(lǐng)導(dǎo)批示”、“承辦承辦”、“收文分發(fā)收文分發(fā)”、

20、“歸檔歸檔”六個環(huán)六個環(huán)節(jié)。節(jié)。6.5.1 收文操作收文操作 在辦收文是指正在操作的收文； 異常收文是指收文在申請?zhí)峤惶幚磉^程中，申請被“取消”或“暫?！钡犬惓Ｇ闆r的記錄，用戶可以根據(jù)情況點擊異常申請文檔恢復(fù)申請流程處理。 收文歸檔是指已正式收文的文件，主要用于閱讀已有的正式收文。6.5.2 收文登記收文登記 收文文件頭的內(nèi)容包括：當(dāng)前狀態(tài)、標題、登記人、登記日期、登記部門、收文類型、來文單位、收文流水號、來文字號、來文日期、密級、緊急程度、主題詞等。 正文部分填入來文內(nèi)容。若收文是電子版的Word文檔，則可直接將文件內(nèi)容拷貝到正文欄內(nèi)，若是其它格式的文檔且不能轉(zhuǎn)換為文本格式，則視原文的長短而

21、定，若原文不長，可人工錄入，若原文太長，則可將其作為附件處理。若收文是紙質(zhì)文件，則先將其掃描成電子文檔作為附件處理。 操作選擇：保存、提交、附件、關(guān)閉。6.5.3 辦理收文辦理收文 擬辦人進入收文管理-擬辦窗口。 單擊【簽收】按鈕，單擊“展開信息內(nèi)容”對收文進行閱讀，單擊文件名稱可對附件進行閱讀。單擊【存儲文檔】按鈕，可把當(dāng)前收文存在到“個人文件柜”或“單位文件柜中”。 單擊【提交】按鈕，擬辦人填寫擬辦意見，選擇下一節(jié)點“領(lǐng)導(dǎo)批示”。 批示人操作，承辦人批示人操作，收文分發(fā)人操作，歸檔人操作。6.5.4 正式收文正式收文 正式收文是指已歸檔的收文。若歸檔人還未對其進行分類歸檔，則正式收文的文檔

22、名稱顯示在檔案管理-未分類文檔-收文文件窗口中供單位所有用戶查閱。 對于已分類歸檔的正式收文，一般人員應(yīng)在“已入卷文件-收文文件”窗口中查閱。 電子檔案管理是指對各種電子文檔進行管理，在OA系統(tǒng)中電子文檔包括發(fā)文歸檔的文件、收文歸檔的文件及會議歸檔的文件； 檔案管理分為兩個方面：即文件管理和文件借閱。6.6.1 基本操作基本操作 單擊“檔案管理”|“檔案管理”進入檔案管理視窗。 “未分類文檔”：從公文管理流程轉(zhuǎn)入的收文或發(fā)文文檔，還未作分類處理。 “待入卷文檔”：已作分類處理，還未入卷的文檔。 “已入卷文檔”：已作入卷處理，還未組卷。 “收文文書檔案”：收文組卷處理。 “發(fā)文文書檔案”：發(fā)文組

23、卷處理。 “文檔序號設(shè)置”：設(shè)置發(fā)文和收文的順序號。 “檔案借閱”：審批檔案的借閱事項。6.6.2 檔案歸檔檔案歸檔 檔案歸檔操作可分為四個步驟：分類入卷組卷登記案卷目錄。 1分類 單擊“檔案管理”|“檔案管理”|“未分類文檔”|“發(fā)文文件”進入發(fā)文文檔列表視窗。 雙擊選中的文件標題，在“收文分類”欄內(nèi)填寫“統(tǒng)計局發(fā)文”，單擊【保存】按鈕，該正式發(fā)文文檔將從“未分類文檔-發(fā)文文件”列表中消失，加入到“待入卷文件-發(fā)文文件”的相應(yīng)文件分類中。 2入卷入卷 單擊“檔案管理”|“檔案管理”|“待入卷文檔”|“發(fā)文文件”進入發(fā)文文檔列表視窗。 雙擊選中的文件標題，打開文檔閱讀界面。單擊【入卷】按鈕，打

24、開發(fā)文卷內(nèi)目錄表單。表單的內(nèi)容包括順序號、文件分類、年度、標題、責(zé)任者、文號、文件頁數(shù)、日期、全宗號、備注和發(fā)文內(nèi)容。 單擊【保存與關(guān)閉】按鈕，“待入卷”狀態(tài)變?yōu)椤耙讶刖怼?，“待入卷”中的文檔自動消失，該文檔出現(xiàn)在已入卷文檔的發(fā)文文件列表中。 3組卷組卷 單擊“發(fā)文文書檔案”，展開目錄為“卷內(nèi)目錄匯總”、“目錄未組卷”、“目錄已組卷”、“卷內(nèi)文件目錄”及“案卷目錄”。 單擊“發(fā)文組卷”，打開“發(fā)文卷內(nèi)目錄文件”表單。 單擊【選擇組卷文件】按鈕，彈出文件選擇對話框，選中組卷的發(fā)文文檔。 單擊【確定】按鈕返回, 單擊【保存并關(guān)閉】按鈕完成組卷操作。 文檔狀態(tài)由“未組卷”變?yōu)椤耙呀M卷”，同時生成卷內(nèi)文件。 4登記案卷目錄