某科技有限公司合同檔案管理制度

1、合同檔案管理制度為進一步加強合同文檔管理工作， 提高合同管理水平， 逐步實現 公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度。、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務經營中形成的以工程、銷售項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件、應標文件、技術 方案、合同文本、二次設計方案、工程會議記要、竣工資料（清單見 附表2）等。二、合同檔案管理原則1、合同檔案實行網絡管理體系，由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。2、合同管理組負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監(jiān)督指導各業(yè)務分公司、各部門的合同管理工作。3、各業(yè)務分公司、各部門應分別建立建全合同文檔的

2、形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網絡人員負責合同文檔管理。三、合同文檔的移交1、各分公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交合同管理組。2、合同關閉后各分公司應由指定的網絡管理員將全套合同資料交接清單參見附表3）向合同管理組移交。3、合同項目終止后各分公司須將該項目的所有技術資料匯總成冊，經分公司業(yè)務經理鑒定， 具有長久保存價值的技術資料向合同管 理組移交。4、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。5、合同文檔移交時，必須編制檔案移交清冊并當面清點。以雙方簽字認可后方為完成交接手續(xù)。四、合同文檔的管理辦法1、合同文檔以年代結合項目性質進行分類編

3、號。2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任。3、合同管理組要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統(tǒng)計清單。4、合同管理組應根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。5、各分公司、各部門員工可在合同管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經分公司、部門主管領導簽字同意后，方可 在合同管理組辦理相關借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情 況不得外借。6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。附1：竣工資料明細表附2：合同檔案交接清單竣工資料明細表序號資 料 名 稱01工程總結報告02驗收報告03設備清單04工程圖表05設備產地證明06設備技術資料07工程決算表08工程檢測報告09用戶使用及評議報告10初驗報告11其它附件合同檔案交接清單序號資料名稱數量核實1招標文件2應標