文件管理程序

1、蘇州精工制造有限公司文件編號(hào)QP- DCC- 001文件版本A0文件管理程序制訂日期2007-04-01文件頁(yè)碼第 8 頁(yè) 共 8 頁(yè)修訂版本修訂日期修訂內(nèi)容修訂人A.02007-04-01根據(jù)ISO/TS16949要求，新制訂李越分發(fā)至部門(mén)及份數(shù)GMMRHRQAENGMFGPMCPURSALWH1111111111制 定 者審 批 者文 件 控 制 印 章如文件控制印章之顏色非藍(lán)色，這份文件便是未經(jīng)核準(zhǔn)復(fù)制之副本。請(qǐng)只參閱核準(zhǔn)之受控文件！簽署復(fù) 核 者簽署簽署部門(mén)副本編號(hào) : 1. 目的對(duì)公司的質(zhì)量管理體系及質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件、資料進(jìn)行訂定公司內(nèi)各種文件之制訂，修改，發(fā)行及舊版本之管理準(zhǔn)

2、則，以確保各部門(mén)皆能持有最新發(fā)行的文件，使品質(zhì)管理系統(tǒng)有效的運(yùn)作。2. 范圍適用于文件的擬制、批準(zhǔn)、編號(hào)、發(fā)放、使用、保管、修訂、作廢等過(guò)程管理適用于對(duì)客戶的資料的接收、保存、使用等過(guò)程管理（不包含圖面與技術(shù)資料，圖面與技術(shù)資料請(qǐng)參照QP-ENG-001）3. 職責(zé)3.1 總經(jīng)理：質(zhì)量手冊(cè)之核準(zhǔn)、頒布3.2 運(yùn)營(yíng)總監(jiān)：程序文件的核準(zhǔn)、質(zhì)量手冊(cè)的審核3.3 管理者代表：質(zhì)量手冊(cè)的制訂和程序文件審核3.4 職能部門(mén)：文件的制訂、審批、提交、接收、使用、保存及提出修改意見(jiàn)質(zhì)量記錄的填寫(xiě)、保存、定期將過(guò)期記錄銷毀3.5 文控中心：負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件及外來(lái)文件的保管、發(fā)行、回收、記錄、作廢、借閱等過(guò)程處理

3、及原稿保存，建立文件目錄清單4. 定義&縮寫(xiě)受控文件按ISO/TS16949標(biāo)準(zhǔn)要求指定須受控的文件，以及對(duì)質(zhì)量管理系統(tǒng)有影響的文件，范圍包括QM、QP、WI、SOP、SIP、SPP、標(biāo)準(zhǔn)、外來(lái)文件，文件的形式可以是紙張，光盤(pán)，圖片，電子檔。二次受控文件指使用部門(mén)按照生產(chǎn)需要的數(shù)量，將受控文件采用影印的方式，并加蓋二次受控印章后，分發(fā)給自己部門(mén)使用的文件，二次受控文件只限于制造部及品質(zhì)部?jī)?nèi)部生產(chǎn)需要而自行發(fā)放的文件。質(zhì)量手冊(cè)（QM）QM：Quality Manual，為向客戶與員工說(shuō)明公司品質(zhì)政策具體作法的指導(dǎo)綱要。程序文件（QP）QP: Quality Procedure, 規(guī)定何人在何時(shí)、

4、在什么地方、做什么事情，描述標(biāo)準(zhǔn)要求與部門(mén)活動(dòng)職責(zé)流程。工作指引（WI）WI：Work instructions, 對(duì)每一項(xiàng)作業(yè)按照全過(guò)程控制的要求，對(duì)作業(yè)計(jì)劃、準(zhǔn)備、實(shí)施、總結(jié)等各個(gè)環(huán)節(jié)，明確具體操作的方法、步驟、措施、標(biāo)準(zhǔn)和人員責(zé)任，依據(jù)工作流程組合成的執(zhí)行文件.標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范（SOP）SOP: Standard Operation Procedure, 是將進(jìn)行產(chǎn)品加工時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)操作步驟和要求以統(tǒng)一的格式以文件的形式描述出來(lái)，指導(dǎo)操作員在生產(chǎn)操作過(guò)程中的應(yīng)進(jìn)行的操作步驟，和應(yīng)遵守的事項(xiàng)。標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)規(guī)范（SIP）SIP：Standard Inspection Procedure, 是將檢驗(yàn)產(chǎn)品時(shí)

5、的標(biāo)準(zhǔn)操作步驟和要求以統(tǒng)一的格式以文件的形式描述出來(lái)，指導(dǎo)檢驗(yàn)員在產(chǎn)品檢驗(yàn)過(guò)程中的操作步驟和應(yīng)遵守的事項(xiàng)。標(biāo)準(zhǔn)包裝規(guī)范（SPP）SPP: Standard Packing Procedure, 是將進(jìn)行產(chǎn)品包裝時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)操作步驟及要求以統(tǒng)一的格式以文件的形式描述出來(lái)，是指導(dǎo)包裝員在包裝產(chǎn)品過(guò)程中的操作步驟和應(yīng)遵守的事項(xiàng)。外來(lái)文件與產(chǎn)品行業(yè)有關(guān)的法律法規(guī)、國(guó)家國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、與質(zhì)量體系有關(guān)的運(yùn)行手冊(cè)、標(biāo)準(zhǔn)、客戶的圖面、技術(shù)資料等。5. 作業(yè)內(nèi)容文件架構(gòu)、制訂者、審批權(quán)限、保管文件層次文件制訂文件審批文件核準(zhǔn)文件保管一階文件(QM)管理者代表運(yùn)營(yíng)總監(jiān)總經(jīng)理DCC二階文件(QP）相關(guān)部門(mén)經(jīng)理（主管）管理者代

6、表運(yùn)營(yíng)總監(jiān)DCC三階文件(WI、SOP、SIP、SPP)各部門(mén)經(jīng)理指定人員相關(guān)聯(lián)部門(mén)制訂部門(mén)經(jīng)理DCC四階文件(QR、FM)跟隨程序書(shū)、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件一并核準(zhǔn)注：制訂或修訂文件，應(yīng)由制訂者召集單位負(fù)責(zé)人及相關(guān)涉及部門(mén)及管理代表研討，以確保文件之適用性與可操作性，各階層文件之制訂、審查核準(zhǔn)依照文件審核權(quán)責(zé)執(zhí)行.（如上表）各部門(mén)代碼部門(mén)名稱代碼部門(mén)名稱代碼部門(mén)名稱代碼總經(jīng)辦GM工程部ENG采購(gòu)部PUR管理者代表MR制造部MFG生產(chǎn)計(jì)劃部PMC管理部HR品質(zhì)部QA倉(cāng)儲(chǔ)部WH業(yè)務(wù)部SAL財(cái)務(wù)部FNA文控中心 DCC文件格式組成部分5.3.1 文件組成：封面應(yīng)提現(xiàn)文件最新版本及修訂記錄內(nèi)容，分發(fā)涉及部門(mén)份

7、數(shù)及有效審批。a. 質(zhì)量手冊(cè)：封面、修訂記錄、手冊(cè)內(nèi)容。b. 程序文件：封面、1.目的 2.范圍 3.職責(zé) 4.定義(無(wú)定義時(shí)填寫(xiě)“無(wú)”) 5.作業(yè)內(nèi)容 6.流程圖 7. 參考文件 8.使用表單。 c. 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)類： 工作指引（WI）：封面、目的、范圍、職責(zé)、定義、作業(yè)內(nèi)容、附件、表格； 操作規(guī)范（SIP、SOP、SPP）：封面、修訂記錄、作業(yè)內(nèi)容，格式無(wú)具體規(guī)定，設(shè)計(jì)應(yīng)滿足現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際運(yùn)作需要即可。5.3.2 文件頁(yè)次格式：第 * 頁(yè) 共 * 頁(yè) 進(jìn)行撰寫(xiě)文件編號(hào)5.4.1 每份文件應(yīng)確保僅有唯一一個(gè)編號(hào)，一二階文件由文控中心根據(jù)文件清單一覽表進(jìn)行編號(hào)，給到每位制定者，三階文件由制訂部門(mén)經(jīng)理或

8、文員管控，并建立相應(yīng)的文件清單，文件編號(hào)受控的有效性由文控中心監(jiān)管，并定期對(duì)現(xiàn)場(chǎng)使用的文件版本、受控狀態(tài)等進(jìn)行確認(rèn)。編號(hào)方式如下：a. 質(zhì)量手冊(cè)：QM - xxx （“xxx”為流水號(hào)，從001開(kāi)始）b. 程序文件：QP - NNN xxx (“NNN”為部門(mén)代碼, “xxx”為流水號(hào), 從001開(kāi)始）c. 工作指引：WI - NNN xxxx (“NNN”為部門(mén)代碼, “xxxx”為流水號(hào), 從0001開(kāi)始)檢驗(yàn)規(guī)范：SIP - QA xxxx （“xxxx”為流水號(hào), 從0001開(kāi)始）操作規(guī)范：SOP - MFG - xxxx （“xxxx”為流水號(hào), 從0001開(kāi)始）包裝規(guī)范：SPP -

9、 ENG - xxxx （“xxxx”為流水號(hào), 從0001開(kāi)始）工程變更通知： ECN ENG - xxxx （“xxxx”為流水號(hào), 從0001開(kāi)始）控制計(jì)劃：（A/P）CP- 客戶名或縮寫(xiě)- XXXX V （A為APQP階段，P為PPAP階段，V為版本號(hào)）d. 表格： FM - NNN - xxx v (“NNN”為部門(mén)代碼, “xxx”為流水號(hào), 從001開(kāi)始; V為版本號(hào)，從A.0開(kāi)始， 例： FM-MFG-001 A.0)e. 外來(lái)文件：MKT- 外 xxxx （“xxxx”為流水號(hào), 從0001開(kāi)始）f. 其它記錄中的文件編號(hào)由各職能部門(mén)自定。文件版本5.5.1 新制定的版本以“

10、A.0”表示，當(dāng)文件內(nèi)容進(jìn)行修訂時(shí)，文件版本則升級(jí)為“A.1”版，從0修訂至5時(shí)則升版，封面所示文件版本相應(yīng)變?yōu)锽.0，以此類推。例：A.0 A.1 A.2 A.3. A.4 A.5 B.0 B.1 B.2 B.3 ; 文件受控及分發(fā)一級(jí)文件及二級(jí)文件的受控與發(fā)行：文件制訂者將經(jīng)有效批準(zhǔn)后的文件正本交DCC進(jìn)行受控發(fā)行，文件封面需注冊(cè)分發(fā)部門(mén)及份數(shù)，首次發(fā)放份數(shù)為1份，DCC根據(jù)文件封面所示的分發(fā)涉及部門(mén)將文件進(jìn)行復(fù)印并給每份副本一個(gè)唯一編號(hào)（copy-xxx）, 填寫(xiě)分發(fā)記錄, 并在封面蓋藍(lán)色的文件受控發(fā)行章，接收人及保管人為部門(mén)經(jīng)理或部門(mén)文員，須在文件分發(fā)繳回記錄表上簽字。文件正本由文控中

11、心保管，文控中心同時(shí)更新文件清單一覽表。受控副本不允許二次受控分發(fā)，各部門(mén)人員可參閱但不可復(fù)印為已有或私自給其它供應(yīng)商及客戶。電子檔由文件制訂者提交保存在文控中心電腦中。三級(jí)文件的受控與發(fā)行：文件制訂者將經(jīng)有效批準(zhǔn)后的文件正本交DCC進(jìn)行受控發(fā)行，文件封面需注冊(cè)分發(fā)部門(mén)及份數(shù)，首次發(fā)放份數(shù)為1份，DCC根據(jù)文件封面所示的分發(fā)涉及部門(mén)及份數(shù)將文件進(jìn)行復(fù)印并給每份副本一個(gè)唯一編號(hào)（copy-xxx）, 并在封面蓋藍(lán)色的文件受控發(fā)行章(SIPSOPSPP文件應(yīng)每頁(yè)都加蓋藍(lán)色的受控章)，所涉及部門(mén)核發(fā)份數(shù)為1份，保管在部門(mén)經(jīng)理或部門(mén)文員處，部門(mén)經(jīng)理根據(jù)部門(mén)使用需要安排部門(mén)文員進(jìn)行復(fù)印，并加蓋紅色“二次

12、受控章”發(fā)放給本部門(mén)使用者，領(lǐng)用者在部門(mén)文員處進(jìn)行二次受控文件分發(fā)/回收記錄的登記，表格可參考FM-DCC-003文件的電子檔（QM、QP、WI）由文控中心設(shè)置成PDF檔，置放于公司的公共盤(pán)上，共享路徑為：網(wǎng)上鄰居整個(gè)網(wǎng)絡(luò)MKT公共盤(pán)ISO中心.，所共享的文件僅供各部門(mén)職員級(jí)以上與工作有關(guān)聯(lián)的員工瀏覽參閱，不可復(fù)制、刪除、打印。文件的有效性內(nèi)容以文件正本為準(zhǔn)。文件的使用現(xiàn)場(chǎng)使用之文件須置于作業(yè)場(chǎng)所，非現(xiàn)場(chǎng)使用之文件須由各單位指派專人自行集中管理凡受分發(fā)之文件傳送均需列入管制，舊版及文件廢止時(shí)，文控中心及各部門(mén)均須登記回收情形，各部門(mén)不得保留有舊版之文件。任何人均不得于正式文件上加以標(biāo)記或書(shū)寫(xiě)任

13、何文字、符號(hào).文件的修訂、回收及作廢文件的修訂當(dāng)文件的內(nèi)容不再適用現(xiàn)實(shí)運(yùn)作時(shí)或客戶提出新的要求時(shí)，文件的制訂者則進(jìn)行相應(yīng)文件內(nèi)容的變更，文件的版本升級(jí)原則按照5.5執(zhí)行。文件的回收及作廢制訂者將有效批準(zhǔn)后的修訂文件交文控中心發(fā)放，文控中心根據(jù)前文件的發(fā)放清單記錄進(jìn)行舊版回收，并將正本封面蓋”作廢章”并存檔，其它副本銷毀后，按照5.6進(jìn)行文件受控分發(fā)。二次受控文件的回收及作廢由部門(mén)文員回收作廢。文件的遺失及申請(qǐng)5.9.1 如遇文件遺失，或缺頁(yè)、模糊等文件無(wú)法使用狀況，使用部門(mén)可提出申請(qǐng)，填寫(xiě)文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單，注明申請(qǐng)?jiān)?，?jīng)部門(mén)經(jīng)理審核、交管理者代表批準(zhǔn)（一階/二階文件需由運(yùn)營(yíng)總監(jiān)批準(zhǔn)）后交于文控

14、中心，文控中心根據(jù)文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單中的申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行正本復(fù)印蓋章并給文件一個(gè)副本編號(hào)，申請(qǐng)人文件分發(fā)繳回記錄表中簽字，文控員在文件分發(fā)繳回記錄表上登記原發(fā)副本的狀態(tài)。文件檔案建立與管理： 5.10.1文件類別之保管，經(jīng)頒布發(fā)行之質(zhì)量手冊(cè)，程序文件，作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及各式表單之原稿等文件, 均由文控中心保管。依類別、名稱標(biāo)示，并依文件種類分別存放。5.10.2 各部門(mén)須于每一檔案冊(cè)內(nèi)首頁(yè)建立文件檔案目錄（含文件名稱、編號(hào)、版本）5.10.3 文控中心需對(duì)歷次版本變更之原稿予保存，并與有效文件分開(kāi)存檔。外來(lái)文件的管理接收部門(mén)收到外來(lái)文件時(shí)，如果是客戶提供與產(chǎn)品有關(guān)的圖面和技術(shù)資料則提交至工程部門(mén)，其它文件在經(jīng)審查確認(rèn)后提交至文控中心。外來(lái)文件經(jīng)審查確認(rèn)后，由文控中心分發(fā)，并建立“外來(lái)文件清單”進(jìn)行管理。如果需要分發(fā)，由文控中心進(jìn)行復(fù)印蓋“外來(lái)文件”章進(jìn)行分發(fā)；當(dāng)外來(lái)文件失效、過(guò)期或作廢時(shí)，由文控中心依文件分發(fā)繳回記錄表逐份收回，并記錄于文件分發(fā)繳回記錄表上.外來(lái)文件的最新版本由各對(duì)外接洽部門(mén)負(fù)責(zé)獲得.對(duì)于最新法律，法規(guī)等資料,由業(yè)務(wù)、采購(gòu)單位負(fù)責(zé)向外界獲得.對(duì)于最新國(guó)家或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，由業(yè)務(wù)、品技單位負(fù)責(zé)向外界獲得.6. 流程圖輸入流程圖輸出過(guò)程所有者文件使用需求文件初稿各職能部門(mén)文件受控需求文件清單制訂者文控中心部門(mén)經(jīng)理管