溝通管理的十大溝通原則

1、管理溝通的十大溝通原那么管理溝通作為特殊的溝通性質(zhì)的管理行為過(guò)程，不但必須遵循一定的溝通原理，以保證管理溝通的順利進(jìn)行，而且還應(yīng)當(dāng)遵循作為管理性質(zhì)的溝通行為過(guò)程的一些管理原那么，以才能充分保證實(shí)現(xiàn)其管理的目標(biāo)和目的。經(jīng)過(guò)實(shí)證觀察，總結(jié)提煉，筆者認(rèn)為，企業(yè)管理溝通一般應(yīng)遵循以下十條根本溝通原那么。一，管理溝通的公開(kāi)性原那么管理溝通的公開(kāi)性原那么，是指在同一個(gè)企業(yè)管理溝通過(guò)程中，管理溝通的方式、方法和渠道及其溝通的內(nèi)容要求必須公開(kāi)。即應(yīng)當(dāng)對(duì)參與溝通的個(gè)人和團(tuán)隊(duì)、部門都全面公開(kāi)。而不能對(duì)某些溝通成員公開(kāi)，對(duì)另一些溝通人員不公開(kāi)。只有所有的管理溝通成員都十分清楚地知道自己應(yīng)該參與溝通的祥細(xì)過(guò)程要求，溝

2、通成員間才能遵循規(guī)那么，產(chǎn)生正確完整的溝通行為。這是對(duì)企業(yè)中絕大多數(shù)的無(wú)需保密的企業(yè)管理溝通行為而言。對(duì)于企業(yè)需要嚴(yán)格保密的管理溝通其實(shí)也是如此。即對(duì)所有該保密性管理溝通小系統(tǒng)內(nèi)部溝通成員來(lái)說(shuō)，管理溝通的方式、方法、渠道、內(nèi)容仍然是公開(kāi)的。在該保密性溝通系統(tǒng)內(nèi)，人人都應(yīng)該清楚：一，該管理溝通系統(tǒng)只對(duì)系統(tǒng)內(nèi)成員是開(kāi)放的，二，在該系統(tǒng)內(nèi)自己和別人應(yīng)怎樣做出、做出什么樣的信息傳送與反響；三，在該保密管理溝通系統(tǒng)中，自己只有權(quán)利掌握自己有權(quán)獲取和掌握的信息；四，按照企業(yè)的要求，該保密溝通系統(tǒng)內(nèi)的信息對(duì)系統(tǒng)外成員嚴(yán)格保密。公開(kāi)性指的不是企業(yè)的所有信息都應(yīng)該對(duì)你公開(kāi)，而是指管理溝通的規(guī)那么、方式、方法、渠

3、道、內(nèi)容要求必須公開(kāi)，沒(méi)有公開(kāi)的管理溝通規(guī)那么，正確的溝通行為過(guò)程就會(huì)失去方向和指引。管理溝通的公開(kāi)性受損，將導(dǎo)致企業(yè)整體或局部的管理溝通系統(tǒng)產(chǎn)生溝通遮蔽或溝通盲點(diǎn)，致使某些應(yīng)該參與溝通的企業(yè)成員或群體無(wú)法知道并確認(rèn)自己應(yīng)該參與及怎樣參與溝通，管理溝通也就無(wú)法正確實(shí)施。二，管理溝通的簡(jiǎn)捷性原那么管理溝通的簡(jiǎn)捷性原那么包括好幾層意思。一層意思，是指溝通的具體方式、方法設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)盡量簡(jiǎn)單明了，以便于所有溝通成員掌握和運(yùn)用。只要利用簡(jiǎn)單溝通方式、方法能夠溝通良好，并有效到達(dá)溝通目標(biāo)的溝通過(guò)程，就不應(yīng)當(dāng)采用復(fù)雜、繁瑣、迂回的溝通方式、方法進(jìn)行溝通。一兩句話就完全能有效地到達(dá)溝通效果的溝通，更應(yīng)該采取口頭

4、通知的方式，而不應(yīng)該閑聊一兩小時(shí)來(lái)溝通。這一層意思的簡(jiǎn)捷性，主要指的是具體的溝通方式、方法簡(jiǎn)捷性。如果不注意具體溝通方式、方法的簡(jiǎn)捷性，將降低管理溝通的效率。另一層意思是指管理溝通應(yīng)當(dāng)采用最短溝通渠道或路徑進(jìn)行溝通。如能面談就無(wú)須叫人轉(zhuǎn)告；可設(shè)立總經(jīng)理信箱以取代基層員工將信息通過(guò)中層管理者向上層層傳遞。渠道簡(jiǎn)捷性的目的在于提高信息傳遞速度，通過(guò)減少渠道環(huán)節(jié)降低信息損耗或變形的可能性。許多管理者違反這條溝通原那么他們?cè)谶M(jìn)行管理時(shí)，采用的不是最近的溝通渠道，溝通的最終效果雖然到達(dá)了，但浪費(fèi)了更多時(shí)間和精力。在溝通信息時(shí)效性緊急的情形下，有可能延誤時(shí)機(jī)，給企業(yè)造成巨大損失。管理溝通的簡(jiǎn)捷性也包括溝通

5、內(nèi)容的編碼簡(jiǎn)捷性及解碼簡(jiǎn)捷性，防止將簡(jiǎn)單的管理信息人為地復(fù)雜化，致使溝通雙方無(wú)法準(zhǔn)確互相理解?？傊?，管理溝通的簡(jiǎn)捷性要求表達(dá)在管理溝通的各個(gè)方面，即表達(dá)在管理溝通的整個(gè)溝通模式里面。因此，管理溝通的簡(jiǎn)捷性應(yīng)該是企業(yè)管理溝通總體模式的簡(jiǎn)捷性。三，管理溝通的明確性原那么管理溝通的明確性是指管理溝通在公開(kāi)性的根底上，必須將溝通的各項(xiàng)事宜，如渠道的結(jié)構(gòu)、溝通的時(shí)間要求、地點(diǎn)要求、內(nèi)容要求、頻率要求等等，進(jìn)行明確、清晰的告示，要盡量防止模糊不清。其目的在于使全體溝通成員準(zhǔn)確理解企業(yè)所期望的管理溝通要求，明白他們?cè)跍贤ㄖ兴鶕?dān)當(dāng)?shù)慕巧?，即他們所?yīng)當(dāng)履行的溝通職責(zé)和義務(wù)，從而最大限度地排除溝通成員對(duì)溝通要求的

6、模糊和誤解，保證管理溝通能夠順暢高效地進(jìn)行，順利到達(dá)管理溝通的預(yù)期目標(biāo)。明確性原那么要求企業(yè)管理者與被管理者修煉和提高準(zhǔn)確分辨、總結(jié)、表達(dá)、傳遞管理信息的能力。管理信息的溝通盡量做到言簡(jiǎn)意賅,深入淺出，便于信息接受者準(zhǔn)確把握自己所傳遞信息的真實(shí)內(nèi)在意義。如領(lǐng)導(dǎo)講話，切忌夸夸其談，空洞冗長(zhǎng),言之無(wú)物，或者說(shuō)東道四，講的內(nèi)容沒(méi)有重點(diǎn)，缺乏條理，溝通了半天，下屬無(wú)法抓住其用意，對(duì)于企業(yè)資源是種浪費(fèi)。又如對(duì)領(lǐng)導(dǎo)反映情況或?qū)ο聦傧逻_(dá)工作指令，不可反復(fù)，羅嗦，而應(yīng)簡(jiǎn)單扼要，明了清晰。顯然，如果管理溝通違反了明確性原那么，溝通的效果就不能令人滿意。四，管理溝通的適度性原那么管理溝通的適度性原那么，是指管理溝

7、通的渠道設(shè)置及溝通頻率不能太多，也不能太少；而應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)具體業(yè)務(wù)與管理的需要，適度適當(dāng)，以能到達(dá)管理目的為基準(zhǔn)。有些管理者往往會(huì)容易產(chǎn)生這樣兩種心理：不放心下屬是在按照自己的要求工作，所以自己過(guò)于經(jīng)常去現(xiàn)場(chǎng)查看或查問(wèn)下屬的工作進(jìn)展情形，導(dǎo)致不必要的憂慮和管理資源浪費(fèi)，這是管理溝通過(guò)于頻繁的情形；或者又過(guò)于相信下屬會(huì)按照自己指令開(kāi)展工作，因此對(duì)下屬的工作進(jìn)展很少過(guò)問(wèn)，造成管理失控，給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失，這又變成了管理溝通過(guò)于稀少的毛病。而被管理者的角度來(lái)講，也容易存在著相應(yīng)的溝通毛?。阂皇菧贤l率過(guò)高。為了討取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)欣賞與信任，或讓領(lǐng)導(dǎo)更多地了解自己的工作業(yè)績(jī)，有事沒(méi)事，有空沒(méi)空，經(jīng)常往領(lǐng)導(dǎo)辦公室

8、匯報(bào)工作情況，既影響了自己工作開(kāi)展，又給領(lǐng)導(dǎo)的正常工作造成干擾和低效率；二是溝通頻率過(guò)低很多下屬以為自己干好自己的本職工作就行了，至于向不向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展情況，那么根本不重要，理由是事實(shí)上不匯報(bào)我的工作也已經(jīng)圓滿做完了，由此造成了應(yīng)當(dāng)按照要求及時(shí)匯報(bào)時(shí)他不匯報(bào)，使管理層對(duì)于具體工作的開(kāi)展失去必要的信息反響。溝通過(guò)多與過(guò)少，渠道設(shè)置太多或太少，均會(huì)影響企業(yè)人員進(jìn)行管理溝通的效率、效益。太多時(shí)形成溝通本錢太高，企業(yè)資源浪費(fèi)；太少時(shí)又使得必要的管理溝通缺乏渠道和時(shí)機(jī)，信息交流受到人為限制，管理的質(zhì)量和強(qiáng)度受到影響，嚴(yán)重時(shí)影響企業(yè)生存開(kāi)展的大局。因此，適當(dāng)?shù)匕盐兆∵m度性原那么，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理有其現(xiàn)實(shí)

9、的重要性。五，管理溝通的針對(duì)性原那么管理溝通的針對(duì)性原那么是指，所有管理溝通的活動(dòng)與過(guò)程設(shè)計(jì)，都是為了解決企業(yè)管理中的某些具體問(wèn)題，支持、維護(hù)企業(yè)正常高效運(yùn)行而設(shè)置，每一項(xiàng)管理溝通活動(dòng)都有其明確合理的針對(duì)性。筆者認(rèn)為，雖然不同企業(yè)的管理與管理溝通具有一定的共性，但每個(gè)企業(yè)的內(nèi)外部條件與管理傳統(tǒng)等等因素卻是個(gè)別的獨(dú)特的，因此，每個(gè)具體企業(yè)的管理與管理溝通均應(yīng)該具有自己的個(gè)性化特征。這就要求我們?cè)谠O(shè)置企業(yè)管理溝通模式時(shí)，必須充分考慮到具體企業(yè)的實(shí)際情況；所設(shè)置和采用的管理溝通模式，必須切合該企業(yè)的管理實(shí)際需要，企業(yè)管理溝通模式的設(shè)置必須有針對(duì)性。以上是指企業(yè)大的整體溝通模式而言。具體到企業(yè)管理溝通

10、模式里面的具體溝通渠道、方式、內(nèi)容等等的設(shè)計(jì)，也必須具有明確的針對(duì)性。即必須考慮到企業(yè)設(shè)計(jì)這一溝通渠道、溝通內(nèi)容的目的是什么，是為了完成企業(yè)管理中的哪項(xiàng)工作，到達(dá)哪個(gè)目的。但凡無(wú)助于企業(yè)完成管理任務(wù)的溝通設(shè)計(jì)，無(wú)論其外表看來(lái)多么的好和有吸引力，都應(yīng)該毫不猶豫地拋棄；而對(duì)于那些明顯有益于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，少了就會(huì)產(chǎn)生不利影響的溝通設(shè)計(jì)，那么應(yīng)該將其參加和融入企業(yè)的總體管理溝通模式。六，管理溝通的同步性原那么管理溝通的同步性原那么是指，在管理溝通過(guò)程中，筆者必須遵循這樣的原那么：溝通的雙方或多方應(yīng)當(dāng)全部進(jìn)入溝通系統(tǒng)和溝通角色，溝通必須是雙向的交流過(guò)程，而不應(yīng)當(dāng)是單向或其中一方信息處于封閉或半封閉狀態(tài)。

11、也就是說(shuō)，成功的管理溝通必須是在溝通主體之間互動(dòng)的，雙方處于平等交流地位的溝通。而不是一方強(qiáng)迫另一方接受自己的信息，或人為地拒絕接受對(duì)方的信息，即雙方均應(yīng)當(dāng)對(duì)溝通同時(shí)具有適當(dāng)、及時(shí)、同步的反響：互相理解，充分把握住了對(duì)方所傳達(dá)信息的意義。當(dāng)管理溝通的雙方或多方處于相距遙遠(yuǎn)的兩個(gè)或多個(gè)地點(diǎn)，所進(jìn)行溝通的信息發(fā)送與接受存在時(shí)間差異的時(shí)候，同步性就有可能會(huì)因?yàn)槿狈ΜF(xiàn)場(chǎng)交流而受到嚴(yán)重威脅。而有時(shí)間差異的管理溝通行為是客觀存在并且是必需的。那么如何來(lái)把握其溝通的同步性呢？筆者首先要說(shuō)明的的是，管理溝通的同步性并不純粹或主要指溝通在時(shí)間上的同步性，而是指管理溝通的雙方或多方應(yīng)該適時(shí)進(jìn)入角色，相互進(jìn)行信息傳

12、送與反響，強(qiáng)調(diào)的是其行為過(guò)程的互動(dòng)性和溝通角色的同步性。當(dāng)然，時(shí)間上的同步性無(wú)疑也是十分重要的，如能不斷提高管理溝通在時(shí)間上的同步性，有利于管理溝通圓滿到達(dá)溝通目的。同步性原那么告誡和提醒我們，作為管理者或被管理者，管理溝通必須是一個(gè)互動(dòng)的雙向的同時(shí)行動(dòng)的過(guò)程，哪怕就是在等級(jí)森嚴(yán)的軍隊(duì)中也是如此。在戰(zhàn)場(chǎng)上，當(dāng)指揮官下達(dá)了沖鋒命令時(shí)，士兵必須有反響，而指揮官更必須觀察和分析士兵們的反響，以調(diào)整自己的指揮。哪怕當(dāng)場(chǎng)士兵們沒(méi)有說(shuō)一句話，但士兵服從的舉動(dòng)本身是一種溝通語(yǔ)言，它說(shuō)明士兵是否同意、支持指揮官的工作指令。而一旦有士兵出現(xiàn)不沖鋒的局面，指揮官就必須進(jìn)行再管理溝通，迅速了解、分析士兵如何反響的動(dòng)

13、機(jī)原因，找出答案后，采取相應(yīng)的管理措施。這一過(guò)程可能發(fā)生在兩分鐘之內(nèi)，但一個(gè)士兵與指揮官之間可能發(fā)生屢次完整的管理溝通過(guò)程。七，管理溝通的完整性原那么同步性原那么強(qiáng)調(diào)的是管理溝通的互動(dòng)性。而管理溝通的完整性原那么強(qiáng)調(diào)的是管理溝通過(guò)程的完整無(wú)缺。企業(yè)在設(shè)置管理溝通模式時(shí)，必須注意使每一個(gè)管理溝通行為過(guò)程均要素齊全，環(huán)節(jié)齊全，尤其是不能缺少必要的反響過(guò)程。只有管理溝通的過(guò)程完整無(wú)缺，管理信息的流動(dòng)才能暢通無(wú)阻，管理溝通的職能才能夠充分實(shí)現(xiàn)。管理溝通過(guò)程本身不完整，管理溝通必然受阻。在企業(yè)管理實(shí)踐中，管理溝通多多少少會(huì)出現(xiàn)一些過(guò)程不完整情形：一是沒(méi)有信息發(fā)送者，或信息發(fā)送者不明，信息沒(méi)人發(fā)送，自然沒(méi)

14、有人能接受；二是沒(méi)有傳遞的溝通渠道，信息發(fā)送者不知道有什么渠道可以向接受者發(fā)送信息；三是接受者不明，到底信息應(yīng)該發(fā)給誰(shuí)，沒(méi)有明確方向；四是有渠道，有發(fā)送者，有接受者，但沒(méi)有設(shè)定具體溝通方式，如本來(lái)應(yīng)該通過(guò) 溝通的，他卻采用信件溝通，原因是企業(yè)沒(méi)有規(guī)定他打個(gè) 就行了；五，其它一些情形。管理溝通過(guò)程不完整，如缺乏反響，就會(huì)使原本設(shè)想得很好的管理溝通受阻，對(duì)企業(yè)管理和管理溝通不利。八，管理溝通的連續(xù)性原那么管理溝通的連續(xù)性原那么是指，大多數(shù)管理溝通行為過(guò)程，尤其是例行日常管理溝通活動(dòng)，并非一次溝通就可以一勞永逸地完成溝通工作任務(wù)，而是要通過(guò)反反復(fù)復(fù)屢次的溝通，才能較好地履行和完成管理溝通的工作職責(zé)。

15、連續(xù)性是企業(yè)管理工作本身所具有的客觀屬性，作為管理的信息化表現(xiàn)，管理溝通自然也具有這一客觀屬性。連續(xù)性原那么要求企業(yè)在進(jìn)行管理溝通時(shí)注意以下三大方面。一是管理溝通在時(shí)間上的連續(xù)性；二是管理溝通在方式、方法、渠道等，即溝通模式上的連續(xù)性；三是溝通內(nèi)容上的連續(xù)性。時(shí)間上的連續(xù)性要求企業(yè)管理溝通行為要持續(xù)地進(jìn)行。而溝通模式上的連續(xù)性那么要求企業(yè)一方面要慎重選擇適合企業(yè)管理溝通的高效簡(jiǎn)捷模式，另一方面要求企業(yè)在要使用和改變企業(yè)管理溝通模式時(shí)考慮到人們的習(xí)慣，盡量使其具備操作上的連續(xù)性。內(nèi)容上的連續(xù)性與模式上的連續(xù)性均是從提高管理溝通的熟練與效率角度出發(fā)考慮問(wèn)題。九，管理溝通的效率性原那么正如管理活動(dòng)本

16、身，管理溝通活動(dòng)可以衡量而且應(yīng)當(dāng)追求其活動(dòng)效率。管理溝通的效率表達(dá)在溝通的各個(gè)要素與環(huán)節(jié)。如編碼有編碼的效率，發(fā)送有發(fā)送的效率，渠道有渠道的效率，接受有接受的效率，解碼也有解碼的效率，就連噪音也有其效率：噪音高，必然影響溝通到達(dá)更高效率；噪音低，在客觀上有利于提高溝通效率。以遠(yuǎn)程正式書(shū)面溝通渠道效率為例。遠(yuǎn)程正式書(shū)面溝通在現(xiàn)代至少可以采用以下幾種渠道：一是業(yè)務(wù)信件；二是業(yè)務(wù) ；三是電子郵件，等等。在一般正常情況下，電子郵件溝通效率最高， 次之，信件較差。而在業(yè)務(wù)信件中，又還可以分成快件與平信，快件一至兩天即到，而平信那么需要更長(zhǎng)時(shí)間才能被拆閱。又如編碼效率。有人可以在一小時(shí)內(nèi)完成一份業(yè)務(wù)文件的

17、起草，而另一個(gè)人可能需要一兩天時(shí)間才能完成。有的人具有很強(qiáng)的綜合分析與語(yǔ)言組織、表達(dá)能力，很復(fù)雜的問(wèn)題在他嘴里，只需要三五分鐘就可以向大家說(shuō)清楚，但有的人可能編碼能力太差，他花上再多時(shí)間說(shuō)，也還是沒(méi)法說(shuō)清。筆者認(rèn)為，所有這些管理溝通過(guò)程的要素與環(huán)節(jié)的效率，最后都反映到整個(gè)溝通活動(dòng)上來(lái)，構(gòu)成了企業(yè)進(jìn)行管理溝通活動(dòng)的總體效率。十，管理溝通的效益性原那么與管理一樣，管理溝通是需要本錢的，而且這些本錢如文件紙張、人員、會(huì)議費(fèi)用等等，都是可以量化計(jì)算的，因此，管理溝通的本錢是不難理解、把握的。還是同管理一樣，管理溝通也是能產(chǎn)生或增減企業(yè)產(chǎn)出的。雖然有的管理溝通活動(dòng)的產(chǎn)出較難量化處理，但仍有相當(dāng)一局部管理溝通的產(chǎn)出可以量化。如企業(yè)采用電腦信息化后，節(jié)約下來(lái)的管理溝通本錢就是其為企業(yè)增加的產(chǎn)出。即使有些管理溝通的產(chǎn)出無(wú)法精確地量化，但象管理的產(chǎn)出一樣，筆者還是能夠通過(guò)某種方式進(jìn)行評(píng)估的。既然管理溝通有本錢有產(chǎn)出，自然也就應(yīng)該衡量其效益管理溝通的產(chǎn)出與本錢的比例關(guān)系。在實(shí)際企業(yè)管理中，企業(yè)時(shí)常會(huì)碰到以下一些情形：某些管理與管理溝通活動(dòng)雖然有益于企業(yè)管理，但做起來(lái)相當(dāng)繁瑣，需要投入大量的人力、物力；或者現(xiàn)在企業(yè)要進(jìn)行管理溝