內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類檔案管理細則

1、內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類檔案管理細則 為提高我校產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類檔案管理水平，更好地為學校教學、科研提供有效的服務，依據(jù)內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學檔案管理辦法制定本細則。一、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類檔案管理原則（一）本校校辦企業(yè)和經(jīng)濟實體單位在設計、生產(chǎn)、經(jīng)營過程中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體材料均屬產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類檔案（簡稱產(chǎn)品檔案）。（二）產(chǎn)品類檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、系統(tǒng)、準確和安全，方便開發(fā)利用。（三）產(chǎn)品類檔案是辦好校辦工廠和經(jīng)濟實體的重要基礎工作之一，也是衡量校辦工廠和實體管理水平重要標準之一，必須與生產(chǎn)單位的計劃管理、質量管理和崗位責任制工

2、作緊密配合，在布置檢查驗收總結產(chǎn)品工作時，同時布置檢查驗收總結檔案工作。 （四）把產(chǎn)品檔案工作列入學校科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展計劃，配備必要的人員和經(jīng)費。二、產(chǎn)品檔案的歸檔范圍確定（一）確定的原則：1、歸檔的產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)活動中形成的文件材料，必須對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作2、歸檔的產(chǎn)品與科技開發(fā)文件材料，必須反映產(chǎn)品生產(chǎn)管理、經(jīng)營、銷售和產(chǎn)品生產(chǎn)各個環(huán)節(jié)的全過程，保證完整、準確和系統(tǒng)。3、歸檔的產(chǎn)品與科技開發(fā)文件材料，必須遵循自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，必須保持與實物一致，并且具有成套性（二）歸檔的主要內(nèi)容產(chǎn)品檔案的歸檔內(nèi)容包括科技產(chǎn)業(yè)綜合管理和產(chǎn)品項目兩部分，重點是產(chǎn)品項目的設計

3、、生產(chǎn)、銷售過程所形成的關鍵性文件材料。歸檔范圍及保管期限表如下：產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類檔案歸檔范圍和保管期限表CP11 綜 合序號 類 目 名 稱保管期限 1上級關于產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)管理的文件長 期 2本單位為產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)制定的各種規(guī)定、條例、辦法、制度及手冊、圖表、責任書等長 期 3產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)的請示、報告、批復、批示長 期 4產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、管理與專業(yè)協(xié)作單位有關技術性方面來往的文件材料長 期 5產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)年度工作計劃、總結、統(tǒng)計報表永久或長期 6會議記錄、材料長 期CP121 銷售管理序號 類 目 名 稱保管期限 1產(chǎn)品用戶清冊長 期 2產(chǎn)品銷售合同、協(xié)議書、重

4、要洽談會議記錄長 期 3用戶反饋的產(chǎn)品技術文件材料長 期 4產(chǎn)品說明書、宣傳品、廣告樣張短 期 5產(chǎn)品用戶校驗協(xié)議短 期CP122 產(chǎn)品計劃準備階段材料序號 類 目 名 稱保管期限 1任務書、調查材料、方案論證材料、技術協(xié)議與委托書、發(fā)展建議書、上級指示批文長 期CP123 產(chǎn)品生產(chǎn)設計（研制）階段材料序號 類 目 名 稱保管期限 1總體方案設計材料長 期 2全套設計定型圖紙長 期 3技術設計說明書、計算手稿、實驗數(shù)據(jù)和實驗記錄分析報告長 期 4通用件、標準件、外購件、外協(xié)件明細表、圖樣目錄長 期 5階段性技術總結、產(chǎn)品設計工作總結、設計定型報告及批復長 期 6產(chǎn)品說明書 、技術條件、標準、產(chǎn)

5、品證明書等長 期CP124產(chǎn)品生產(chǎn)試制與鑒定階段材料序號 類 目 名 稱保管期限 1實驗大綱、實驗記錄及實驗工作總結長 期 2鑒定大綱、產(chǎn)品鑒定證書、產(chǎn)品證明書、產(chǎn)品合格證長 期 3實驗規(guī)程和記錄、樣機底片、照片等長 期 4得獎材料、專利材料長 期 5論文專著長 期CP125 產(chǎn)品生產(chǎn)階段材料序號 類 目 名 稱保管期限 1生產(chǎn)任務書及上級有關指示文件、生產(chǎn)方案計劃長 期 2全套工藝定型圖紙、技術條件說明書長 期 3工藝說明書、工藝規(guī)程、工藝路線、工藝實驗記錄、分析和鑒定材料等全部工藝文件材料長 期 4材料定額和代用單，工時定額短 期 5生產(chǎn)定型報告及批復長 期 6重大質量事故分析，重要連席會

6、議紀要長 期 7各種更改單及技術通知單長 期 8生產(chǎn)工作總結報告、技術工作總結報告長 期三、產(chǎn)品類檔案的立件與歸檔流程（一）根據(jù)國家教委制定的檔案業(yè)務工作規(guī)范，結合我校的實際情況，我校產(chǎn)品檔案采取檔案館宏觀管理，產(chǎn)業(yè)集團總公司和各工廠經(jīng)濟實體具體管理的方式。校檔案館根據(jù)有關法規(guī)，制定內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學產(chǎn)品檔案規(guī)章制度，并負責對產(chǎn)業(yè)檔案工作進行業(yè)務指導和培訓。產(chǎn)業(yè)集團總公司設專（兼）職檔案員，負責布置檢查監(jiān)督各工廠、經(jīng)濟實體檔案資料的收集、歸檔和管理。各工廠、經(jīng)濟實體單位建立檔案室并設檔案員，負責按照學校產(chǎn)品檔案管理細則收集、整理、保管和開發(fā)利用檔案等項具體工作。（二）工廠技術部門和產(chǎn)品設計組從產(chǎn)品

7、立項開始就布置產(chǎn)品檔案的形成、積累任務，并指定專人負責整個過程的文件材料積累工作。（三）產(chǎn)品鑒定或定型后，科技人員把產(chǎn)品形成的文件材料按其自然形成規(guī)律和有機聯(lián)系，整理組件移交檔案人員。檔案人員負責檢查歸檔的完整、準確、系統(tǒng)情況，整理成件后歸檔保存。（四）案件整理要根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)中技術文件材料的自然形成規(guī)律，按照其有機聯(lián)系和便于利用查考的組件原則，將每一個產(chǎn)品項目組成一件或多件，反映產(chǎn)品項目的關鍵材料放在開始，底圖單獨存放。（五）對組好件的技術文件材料進行逐頁編號，以件為單位的文件應在右上角加蓋件號章。（六）填寫件內(nèi)目錄和備考表；（七）新產(chǎn)品在成型鑒定前，檔案部門會同技術管理部門對應歸檔

8、文件進行審查驗收、并出具證明材料。沒有檔案部門的證明材料，不能進行鑒定投產(chǎn)工作。（八）產(chǎn)業(yè)集團總公司及經(jīng)濟實體單位每年按規(guī)定時間向學校檔案館移交檔案。四、產(chǎn)業(yè)檔案的管理（一）產(chǎn)品檔案的檔號格式為：年度號分類號案件號。年度號為產(chǎn)品投入生產(chǎn)和科技開發(fā)的自然年度。分類號為產(chǎn)品類檔案的類別代號（參照實體分類編號方案執(zhí)行），案件號為分類號下面的案件順序號。（二）產(chǎn)業(yè)集團公司及經(jīng)濟實體應及時對收集整理的檔案編制案件目錄、分類目錄、系列產(chǎn)品專題目錄。（三）對已歸檔的技術文件需要更改時，必須填寫更改通知單，經(jīng)產(chǎn)品設計負責人或有關主管負責人批準后方可更改有關技術文件。對更改后的文件，連同更改通知單一并歸檔。（四

9、）產(chǎn)品檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計按有關規(guī)定執(zhí)行。五、產(chǎn)品檔案的開發(fā)利用（一）產(chǎn)品檔案的借閱按有關檔案借閱制度執(zhí)行。（二）檔案館要及時編制產(chǎn)品檔案目錄及其他檢索工具，積極主動準確地提供檔案，為產(chǎn)品生產(chǎn)服務。（三）在檔案管理中必須嚴格執(zhí)行國家保密法、專利法等有關法律，確保產(chǎn)品檔案的安全，維護科技人員的合法權益。（四）注意收集登記利用產(chǎn)業(yè)檔案后取得的經(jīng)濟效益和社會效益，編印成冊，廣泛宣傳。六、產(chǎn)品檔案工作崗位責任制（一）分管科技產(chǎn)品校領導職責 1、認真執(zhí)行檔案法，組織有關人員學習檔案工作的方針政策。把檔案工作納入本單位的發(fā)展計劃，確保歸檔材料的齊全、完整。使檔工作得以順利進行。（二）生產(chǎn)及產(chǎn)品設計部門負責人職責 1、把檔案工作納入有關部門及有關人員職責范圍，對本單位所需人員、設備、經(jīng)費給予支持。2、加強檔案工作知識的宣傳教育，提高全體工作人員檔案意識，自學做好檔案的歸檔工作。3、了解各崗位技術文件材料的形成、積累情況，檢查、督促有關人員在產(chǎn)品定型后，把自己所承擔部分的技術材料整理后交兼職檔案員，并負責驗收歸檔材料的完整、準確及系統(tǒng)。4、負責提出案件密級和保管期限，指導檔案人員做好立件歸檔工作。5、督促檔案人員及時向檔案館移交檔案，并辦理完善交接手續(xù)。（三）生產(chǎn)及產(chǎn)品設計部門專（兼）職檔案人員職責 1、按歸檔要求