中央音樂學(xué)院檔案管理暫行辦法

1、中 央 音 樂 學(xué) 院 文 件院發(fā)20067號(hào)中央音樂學(xué)院檔案管理暫行辦法第一章 總則 第一條 為了加強(qiáng)學(xué)院檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法及教育部普通高等學(xué)校檔案管理辦法的精神，結(jié)合我院具體情況，制定本辦法。 第二條 我院檔案是指在教學(xué)、黨政管理、藝術(shù)研究、演出、比賽、對(duì)外交流、出版等各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同載體和形式的歷史記錄。第三條 嚴(yán)格實(shí)行各部門立卷制度。文件材料的立卷歸檔工作逐步實(shí)行“三納入”即納入學(xué)院各部門的計(jì)劃和規(guī)劃,納入管理制度,納入管理人員的職責(zé)范圍,作為考核依據(jù)之一；

2、做到“四同步”即在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí),布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。第二章 檔案管理體制和任務(wù) 第四條 我院檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理的原則。學(xué)院檔案室負(fù)責(zé)對(duì)我院各部門形成的檔案，進(jìn)行接收和管理工作,對(duì)各部門形成的教學(xué)、科研（藝術(shù)研究）、黨政、基建、儀器設(shè)備、財(cái)會(huì)、外事、各類比賽、出版、實(shí)物、聲像等檔案實(shí)行綜合管理。黨政辦公室直接領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)并負(fù)責(zé)指導(dǎo)全院檔案工作。 第五條 各部門根據(jù)工作需要，設(shè)立1名負(fù)責(zé)歸檔的同志，并對(duì)本部門形成檔案，進(jìn)行收集和立卷工作，各部門領(lǐng)導(dǎo)要支持做好本部門檔案工作，按規(guī)定的時(shí)間向?qū)W院檔案室移交檔案。 第三章 文件的歸檔、移交和

3、接收第六條 各部門應(yīng)把文件材料的歸檔制度納入崗位職責(zé)范圍內(nèi)，做到按時(shí)、按要求及時(shí)歸檔，不得延誤。 第七條 各類文件材料由形成部門按檔案室制定的歸檔制度和辦法進(jìn)行整理、立卷，并按時(shí)向檔案室移交，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。凡是由幾個(gè)部門聯(lián)合承辦的文件，均由主辦部門歸檔；由主管業(yè)務(wù)部門承辦，以學(xué)院名義上報(bào)下發(fā)的文件，由主管業(yè)務(wù)部門立卷、歸檔。 第八條 歸檔范圍我院歸檔范圍均參照高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法和高等學(xué)校檔案工作規(guī)范十大類檔案為基礎(chǔ)，并結(jié)合我院實(shí)際情況制定的。 第九條 按規(guī)定應(yīng)歸檔的黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、產(chǎn)品、設(shè)備、出版、外事、財(cái)務(wù)十大類文件材料。具體見中央音樂學(xué)院檔案歸檔范圍和保管期限表。

4、第十條 歸檔程序及要求 （一）負(fù)責(zé)部門立卷的同志平時(shí)應(yīng)做好文件材料的收集、整理工作,根據(jù)案卷類目做好預(yù)立卷工作。 （二）卷內(nèi)文件材料必須反映學(xué)院教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容,手續(xù)完備,制作和書寫材料利于長(zhǎng)期保存。 （三）各門類檔案必須遵循文件材料的形成規(guī)律,保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系和完整,檔案按問題、時(shí)間、或重要程度排列,注意不可分割材料的排列順序：批復(fù)在前,請(qǐng)示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。 （四）在不影響文件的有機(jī)聯(lián)系情況下,同一內(nèi)容的卷內(nèi)文件可按永久、長(zhǎng)期、短期先后排列。 （五）一般文件歸入形成年度,跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)歸入批復(fù)年度；跨年度

5、的規(guī)劃、計(jì)劃歸入文件內(nèi)容所針對(duì)的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告歸入文件內(nèi)容所針對(duì)的最后一個(gè)年度；跨年度的會(huì)議文件歸入會(huì)議開幕的年度。 （六）要裝訂的案卷無論單雙面,只要是書寫的文字材料,均依次在非裝訂線的上方（反面為左側(cè)上方）編頁(yè)號(hào)。不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋有檔號(hào)、頁(yè)號(hào)的戳記。 （七）除去卷內(nèi)文件上的金屬物,字跡模糊、用圓珠筆和鉛筆書寫的要重抄或復(fù)制并與原件放在一起，采用熱敏紙的文件，需復(fù)印后保存。 （八）卷內(nèi)文件材料情況說明,應(yīng)填在備考表內(nèi)；若無說明,應(yīng)將立卷人、檢查人姓名、時(shí)間、寫上。 （九）擬寫案卷標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明確切,一般不超過50字,準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件主要責(zé)任者、內(nèi)容、

6、文種。（十）各立卷部門整理好案卷后，必須按規(guī)定格式填寫卷內(nèi)文件目錄，裝有檔案管理系統(tǒng)的部門，需錄入案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。對(duì)文件原有的題目不得隨意更改和簡(jiǎn)化,會(huì)議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。（十一）卷內(nèi)文件的左邊應(yīng)留有2厘米的裝訂線，不足2厘米的，應(yīng)用白紙粘貼。文件應(yīng)采用A4紙的格式，小于A4紙的文件應(yīng)將文件粘貼在A4紙上；大于A4紙的應(yīng)折疊成A4紙的格式。（十二）各立卷部門整理好的案卷,經(jīng)綜合檔案室人員逐步檢查，合格后方可移交。 第十一條 歸檔時(shí)間 （一）黨群、行政、人事、外事、科研、出版等管理性材料在次年6月底前移交歸檔。 （二）教學(xué)類檔案按學(xué)年度在每年的10-11月底前移交歸檔； （三）財(cái)會(huì)檔

7、案,由財(cái)會(huì)部門保管2年滿后于次年3-5月底前移交歸檔。 （四）基建類檔案在基建項(xiàng)目驗(yàn)收后兩個(gè)月移交歸檔。 （五）設(shè)備檔案在開箱、調(diào)試驗(yàn)收使用正常后移交歸檔。第四章檔案的開發(fā)和利用 第十二條 專職檔案人員要熟悉室藏,了解和掌握學(xué)院工作動(dòng)態(tài),主動(dòng)提供利用,起好領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的助手和參謀作用。 第十三條 充分發(fā)揮學(xué)院優(yōu)勢(shì),加強(qiáng)內(nèi)外信息的綜合開發(fā)利用,定題跟蹤服務(wù)。注意收集、登記利用檔案后取得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。 第十四條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度、保密制度,確保檔案的安全,維護(hù)科技人員的合法權(quán)益。 第十五條 創(chuàng)造條件,逐步應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案材料進(jìn)行檢索、匯編,提高開發(fā)利用檔案的效率。第五章檔案的鑒定與銷毀 第十六條 各部門負(fù)責(zé)立卷的同志,首先做好平時(shí)立卷的檔案鑒定工作，在平時(shí)立卷時(shí)，首先做好檔案鑒定工作，重要檔案不能丟失，無參考價(jià)值檔案不能立卷，嚴(yán)格按照本部門應(yīng)歸檔立卷的范圍收集、整理、立卷。 第十七條 對(duì)已到期的檔案，要在分管檔案工作的院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下，檔案部門和有關(guān)部門組成鑒定小組，采取直接鑒定的方法，以一個(gè)年度或一個(gè)項(xiàng)目的成套檔案材料為基礎(chǔ)，按照分工、個(gè)人初鑒、集體