工程合同檔案管理制度

1、工程合同及工程檔案管理制度為進(jìn)一步加強工程合同及工程檔案管理工作，提高工程合同及工程檔案管理水平，逐步實現(xiàn)公司工程合同及工程檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的以工程項目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標(biāo)文件、應(yīng)標(biāo)文件、技術(shù)方案、合同文本（含工程總包及工程分包合同）、深化設(shè)計方案、工程會議記要、工程聯(lián)系單、工程簽證單、竣工資料（清單見附表1）等。二、合同檔案管理原則1、合同檔案實行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司工程行政人員集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。2、工程行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有工程合同及檔案，并

2、負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各個工程項目部的合同及檔案管理工作。3、各項目部應(yīng)分別建立建全檔案文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系。三、合同文檔的移交1、每個工程項目在正式簽署合同后須將合同正本原件移交合同管理組及財務(wù)部存檔。2、各工程項目應(yīng)由項目經(jīng)理將全套合同資料檔案（交接清單參見附表2）向合同管理組移交。3、合同項目終止后各項目部須將該項目的所有技術(shù)資料匯總成冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱后，具有長久保存價值的技術(shù)資料向合同管理人員移交。4、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。5、合同文檔移交時，必須編制檔案移交清單并當(dāng)面清點。以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。四、合同文檔的

3、管理辦法1、合同文檔以年代結(jié)合項目性質(zhì)進(jìn)行分類編號。2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。3、檔案管理人員要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。4、合同管理組應(yīng)根據(jù)實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。5、各項目部和個人可在檔案管理人員處查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)公司部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。附1：竣工資料明細(xì)表附2：合同檔案交接清單