合同評審控制程序編號

1、合同評審控制程序 編號：TDPK11-21A/11 目的明確顧客對本公司提供產(chǎn)品的各項(xiàng)要求，合同簽訂前對合同進(jìn)行評審。以保證每一份合同中顧客的各項(xiàng)要求明確、完整、切實(shí)可行，從而確保用戶的需求，并與顧客取得一致意見。2 適用范圍適用于對顧客要求的識別、對產(chǎn)品要求的評審及與顧客的溝通。3 職責(zé)3.1 營銷課（組）是合同評審的歸口負(fù)責(zé)部門，是公司與顧客有關(guān)合同事宜的聯(lián)絡(luò)渠道。其負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織合同評審。3.2 技術(shù)課（組）參與評審合同要求的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計能力和生產(chǎn)工藝。3.3 生產(chǎn)課參與評審合同要求的生產(chǎn)能力、設(shè)備配置能力。3.4 生管課參與評審合同要求的交期滿足能力。3.5 品管課參與評審合同要求的

2、檢驗(yàn)、測量設(shè)備和人員能力。3.6 采購組、倉儲組參與評審合同要求的原輔材料的組織供應(yīng)能力及倉儲、運(yùn)輸交付能力。4 工作程序4.1顧客產(chǎn)品要求的確定4.1.1正確確定顧客有關(guān)產(chǎn)品要求是產(chǎn)品質(zhì)量形成的首要環(huán)節(jié)。4.1.2營銷課（組）應(yīng)負(fù)責(zé)確定以下產(chǎn)品要求：a）顧客規(guī)定的產(chǎn)品要求，包括性能、交付、價格、包裝、運(yùn)輸及交付后活動。b）顧客未作規(guī)定，但隱含或已知預(yù)期用途所必需的產(chǎn)品要求。c）與產(chǎn)品相關(guān)的責(zé)任義務(wù)，包括法律法規(guī)要求。d）公司確定的任何附加要求。4.1.3為更好地確定產(chǎn)品有關(guān)要求，營銷課（組）應(yīng)對顧客進(jìn)行細(xì)分，目的是以顧客為中心，區(qū)分顧客要求差異和特點(diǎn)，滿足顧客多方面、多層次的需求。4.1.4

3、在產(chǎn)品有關(guān)要求確定無誤后，營銷課（組）應(yīng)按規(guī)定在向顧客提供某種產(chǎn)品承諾前進(jìn)行評審（如遞交標(biāo)書、接受合同或訂單前）。4.2 顧客產(chǎn)品要求的分類符合下列條件之一時，為非常規(guī)顧客產(chǎn)品要求(非常規(guī)合同)，其它為常規(guī)顧客產(chǎn)品要求(常規(guī)合同)：a）合同標(biāo)的500萬元以上。b）產(chǎn)品價格低于出廠價10%以上。c）提出新的技術(shù)質(zhì)量要求，需要開發(fā)新品種或定型產(chǎn)品有改進(jìn)要求的。d）交付期限超過本公司生產(chǎn)能力。e）付款方式等有特殊要求。4.3 顧客產(chǎn)品要求的評審4.3.1評審方式的選擇及要求4.3.1.1非常規(guī)合同要求由分公司經(jīng)理組織有關(guān)部門采用會議評審或協(xié)調(diào)評審方式，評審記錄為合同評審/更改記錄表。非常規(guī)合同要求評

4、審后的跟進(jìn)措施，由營銷課（組）協(xié)調(diào)控制。4.3.1.2常規(guī)合同要求由營銷課（組）進(jìn)行評審，通過后蓋“合同評審”章。如有庫存，則直接安排發(fā)貨；如需安排生產(chǎn)，通知生產(chǎn)部門組織生產(chǎn)。4.3.2 顧客產(chǎn)品要求評審內(nèi)容和職責(zé)4.3.2.1合同的技術(shù)、工藝要求（可表現(xiàn)為“技術(shù)協(xié)議”）由技術(shù)課（組）負(fù)責(zé)評審。4.3.2.2合同價格由銷售、財務(wù)等部門負(fù)責(zé)評審。4.3.2.3物料采購能力由采購組負(fù)責(zé)評審；生產(chǎn)能力及交期保證由生管課、生產(chǎn)課負(fù)責(zé)評審。4.3.2.4產(chǎn)品檢測或試驗(yàn)?zāi)芰τ善饭苷n負(fù)責(zé)評審。4.3.2.5所有合同要求評審時，均應(yīng)考慮需方的特點(diǎn)和資信，盡量避免合同風(fēng)險。4.3.2.6在評審過程中，評審人員對

5、產(chǎn)品要求有關(guān)內(nèi)容提出問題或修改建議時，由營銷課（組）負(fù)責(zé)與顧客聯(lián)系，征求其書面意見。4.3.3合同更改的控制4.3.3.1合同生效后，當(dāng)顧客對產(chǎn)品要求有變化時，應(yīng)將變化的要求形成書面記錄，由營銷課（組）填寫合同評審/更改記錄表，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，再按上述要求進(jìn)行評審，然后作出可否接受顧客更改要求的決定。原則上，如無難以克服的障礙，應(yīng)考慮接受顧客的要求。4.3.3.2合同更改均有書面依據(jù)，由營銷課（組）填寫工作聯(lián)絡(luò)單發(fā)至有關(guān)部門或顧客。有關(guān)部門接到通知后，必須及時正確地按照更改要求實(shí)施，并對更改前履行部分作出妥善處理，確保相關(guān)文件得到更改。4.3.3.3我方在執(zhí)行合同中發(fā)生意外困難時，如：供方供貨

6、不正常、突發(fā)事故等，應(yīng)由營銷課（組）直接向顧客說明，在征得顧客書面同意的情況下，可以考慮變更合同。此時應(yīng)盡量得到顧客電傳、電報、信息等確認(rèn)憑證，并將修改信息傳遞到相關(guān)部門。4.3.4合同審批和檢查4.3.4.1經(jīng)審批的合同由銷售內(nèi)勤記入銷售合同登記表。4.2.4.2銷售跟單員負(fù)責(zé)連續(xù)跟蹤合同執(zhí)行情況，負(fù)責(zé)與顧客聯(lián)系，并將信息傳遞給總經(jīng)理或有關(guān)部門，督促合同如期完成，以確保履約并統(tǒng)計合同履約率（排除顧客因素后的實(shí)際按期交貨率）。4.3.4.3財務(wù)部負(fù)責(zé)貨款回籠的監(jiān)控，對不能及時收回的貨款由營銷課（組）采取相應(yīng)催討措施。4.4 合同的簽定和實(shí)施4.4.1 對產(chǎn)品要求評審后，由營銷課（組）經(jīng)理代表公

7、司與顧客簽定合同。對老顧客的口頭訂單，由業(yè)務(wù)員將顧客要求記錄在銷售確認(rèn)書上，在雙方對銷售確認(rèn)書的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)后，即視同簽定合同。對于新顧客則必須簽訂正式合同。4.4.2 合同簽訂后，營銷課（組）負(fù)責(zé)將相關(guān)的文件，根據(jù)各部門的需要發(fā)到相關(guān)部門，作為設(shè)計、開發(fā)、生產(chǎn)、采購、檢驗(yàn)和出貨等的依據(jù)；4.4.3 營銷課（組）負(fù)責(zé)合同執(zhí)行的監(jiān)督，根據(jù)需要及時將信息與顧客溝通。4.5 產(chǎn)品要求的變更當(dāng)產(chǎn)品要求由于某種原因需要變更時，相應(yīng)的文件（如合同、銷售確認(rèn)書等）應(yīng)得到修改，應(yīng)把變更的要求與顧客協(xié)商一致，并通知相關(guān)部門，執(zhí)行文件控制程序的有關(guān)規(guī)定。必要時，對更改的內(nèi)容再評審。4.6營銷課（組）負(fù)責(zé)保存“報價單”、“銷售合同登記表”等資料，合同，以及其他相關(guān)文件，包括對于評審過程中提出的問題及評審結(jié)果的實(shí)現(xiàn)等跟蹤措施的記錄。執(zhí)行記錄控制程序。4.7與顧客的溝通在產(chǎn)品售出前及銷售過程中，營銷課（組）應(yīng)通過多種渠道向顧客介紹產(chǎn)品，回答顧客的咨詢。及時將合同的執(zhí)行情況（包括產(chǎn)品要求方面的更改）反饋給客戶。產(chǎn)品售出后，要收集顧客的反饋信息并妥善處理顧客投訴，以取得顧客的持續(xù)滿意。具體執(zhí)行內(nèi)外部溝通控制程序的相關(guān)規(guī)定。5相關(guān)/支持性文件5.1 L