會務(wù)組工作方案

1、會務(wù)組分工及工作方案一、工作目標及主要任務(wù)全力做好有關(guān)會務(wù)組工作， 確保座談會的順利進行。務(wù)：擬定本組工作方案；負責(zé)座談會的接待工作；負責(zé)禮品、紀念品、簽到表、座次牌的設(shè)計制作；負責(zé)準備會議資料；負責(zé)座 談會期間各項活動的后勤保障工作。二、人員安排負責(zé)人：劉芳三、會務(wù)準備（一）場景布置（協(xié)助廣告公司） ：1.（1）40周年華誕展及各?？普古?；（2）彩虹門、氣球、橫幅、儀式啟動幻影球、相關(guān)牌匾、鮮花等；（3）音響的調(diào)配；（4）相關(guān)歌曲的準備（國歌、院歌、背景音樂等）；（5）新院區(qū)項目、科研中心、生殖中心啟動儀式及博士后工作 站掛牌儀式的相關(guān)準備工作；（6）“千人宣言”儀式的準備工作；（7）頒獎證

2、書的準備；（8）院慶工作牌的統(tǒng)一制作。2.會場座椅的擺放（按不同顏色座椅區(qū)分ABCD區(qū)，方主要任禮炮、3.擺放主席臺；4.準備嘉賓名牌；5.準備嘉賓胸花（院外所有嘉賓） 、附院院慶小手旗；6.擺放礦泉水；7.準備會議資料及禮品裝袋；8.在會場一角設(shè)薩斯風(fēng)、鋼琴現(xiàn)場演奏；9.會場衛(wèi)生間的指示牌（通知資產(chǎn)管理部做好清潔衛(wèi)生工作） 資料袋內(nèi)物品：（1）產(chǎn)品介紹（2）座談會專題片DVD（3）座談會活動手冊（4）紀念品（二）嘉賓接待劉芳 姜芳榕1.慶典大會當(dāng)天提前到大會現(xiàn)場，熟悉嘉賓坐席；2.迎接嘉賓，指引嘉賓到報到處簽到（協(xié)助禮儀小姐及義工）；3.協(xié)助嘉賓領(lǐng)取會議資料及禮品，指引嘉賓就坐（協(xié)助禮儀小

3、姐及義工）；4.所有嘉賓入場完畢，工作人員到指定區(qū)域就坐；5.慶典大會結(jié)束，工作人員指引嘉賓離場乘車。（三）嘉賓簽到 劉芳1.負責(zé)嘉賓簽到（準備嘉賓簽名冊或簽名卷軸）；2.及時核對到會嘉賓名單（準備一份參加慶典嘉賓名單）3.準備文房四寶若干，以便有需要的嘉賓題字；4.負責(zé)會議資料及禮品的發(fā)放及保管工作。（注：前一天晚上已到賓館簽到的嘉賓，不再簽到及發(fā)放資料袋，只在會場擺放議程單張。）（四）應(yīng)急工作 劉芳1.負責(zé)因天氣等原因主會場轉(zhuǎn)移工作；2.在附院禮堂做好備用會場的準備工作；3.突發(fā)事件的緊急處理（協(xié)同院慶活動應(yīng)急組）；4.現(xiàn)場保健醫(yī)生及常用藥品的準備；5.由附院員工組成觀眾預(yù)備隊伍，約100

4、人，在現(xiàn)場觀眾過少時到場就坐，避免冷場。四、時間安排及分工根據(jù)工作內(nèi)容，會務(wù)組分為后勤保障小組、禮品小組，分別負責(zé)座談會前和座談會期間的所有后勤保障工作，禮品設(shè)計、制作、發(fā)放等工作，座談會接待、引導(dǎo)工作。具體時間安排及分工如下表：時間工作任務(wù)負責(zé)人工作小組1111 月1 1 日確認住宿事宜劉芳保障小組1111 月5 5日禮品初步設(shè)計劉芳禮品小組1111 月6 6 日會場確認劉芳保障小組交通用車檢修劉芳保障小組1111 月 9 9 日查禮品制作劉芳禮品小組會場環(huán)境、交通、醫(yī)療、食佰冉檢劉芳保障小組會場布置劉芳會務(wù)組全體1111 月 1010禮品、會議材料分裝、檢查劉芳會務(wù)組全體日接待人員具體工作

5、安排1 ”劉芳會務(wù)組全體接待座談會邀請與會人員劉芳會務(wù)組全體1111 月 2626會場、論壇會場取后布置檢杳劉芳會務(wù)組全體日會議禮品、材料到位劉芳會務(wù)組全體4 4參加宴會人員引導(dǎo)（如果需要）劉芳、姜芳榕保障、接待1111 月 2727慶典會議服務(wù)劉芳會務(wù)組全體日座談會邀請與會人員吃住行服務(wù)劉芳會務(wù)組全體座談會邀請與會人員離會服務(wù)劉芳會務(wù)組全體1010 月 2727日會場后續(xù)工作劉芳保障小組與會人員禮品發(fā)放劉芳禮品小組注：把握細節(jié)規(guī)范辦會會務(wù)工作是辦公室的一項經(jīng)常性工作，會務(wù)工作的好壞，直接影響到會議的質(zhì)量和效果，而會務(wù)工作能否做好，往往取決于對細節(jié)的把握。在辦會工作中，一個通知的發(fā)放不到位，一

6、個座 位的安排不合理，一個話筒的聲音不正常，一個資料的裝訂不齊全等等細節(jié)上的問題，都會使會務(wù)工作不到位，給會議的質(zhì)量和效果帶來影響，所以要搞好 辦會工作，就必須以細致的作風(fēng)， 對會務(wù)工作中的細節(jié)細心觀察， 潛心把握，精心組織，實現(xiàn)精益求精辦會的目標。具體來說，要從 細節(jié)上做到“三個到位” 。一、從細節(jié)上做到會前準備到位組織一 次會議，會前準備到位是關(guān)鍵，只有會前準備充分，才能保證會議的順利召開。 會前的準備工作是由若干細節(jié)組成的， 在做 會前準備工作前， 就要充分考慮各個細節(jié)， 并根據(jù)考慮到的細節(jié)制 定好會務(wù)工作方案。制定會務(wù)工作方案本身就是一個細節(jié)， 注重這個細節(jié)就能發(fā)現(xiàn)并把握其他方面的細節(jié)

7、， 完善會前準備工 作，提高工作效率，減少工作中的失誤和差錯，特別是召開緊急 的大型會議等，盡管時間要求急，但磨刀不誤砍柴工，制訂了方 案，就不會造成手忙腳亂、頭緒不清的局面，避免出現(xiàn)差錯甚至 返工等現(xiàn)象。在制定會務(wù)工作方案時，要根據(jù)會議的規(guī)模、層次 等，考慮會議有哪些細節(jié)上的要求，如會標的制作、會議通知的 發(fā)放、座次的安排、資料的發(fā)放、會場的布置等等，要把這些細 節(jié)上的內(nèi)容安排到人、 責(zé)任到人。制定一個完善的會務(wù)工作方案， 往往能收到事半功倍的效果， 如今年召開的XX考核工作動員大 會，其會務(wù)工作時間緊、任務(wù)重、標準高，要求在極短的時間內(nèi) 搞好會務(wù)準備工作，為此，我們在制定方案時潛心把握細節(jié)

8、，除 考慮到會標制作、通知發(fā)放、座次安排、資料發(fā)放、會議簽到、 會風(fēng)督查等細節(jié)上的內(nèi)容外， 還吸取黨代會會務(wù)個別細節(jié)上不到 位的教訓(xùn)，為確保正常供電，會前三次與縣電力局聯(lián)系，在安排座次時，由于會場座位不夠而需要加排座位， 我們考慮到若安排不 好將影響與會人員的情緒， 便與黨校等單位聯(lián)系， 搬來統(tǒng)一的會 議椅作為加排， 并電話通知安排坐加排的與會人員， 向他們說明 情況，做好解釋，得到了與會人員的理解和支持。象這樣的細 節(jié)問題，在會務(wù)工作中經(jīng)常出現(xiàn)， 只有細節(jié)考慮具體、安排到位， 在做會務(wù)準備工作時才能有條不紊、 主動從容， 從而保證會議質(zhì)量和效果。二、從細節(jié)上做到會中服務(wù)到位會中服務(wù)是辦會工作

9、的重要一環(huán)， 做好會中服務(wù)， 要對細節(jié)細心觀察，只有把握好每一個細小環(huán)節(jié)， 才能使每一次會議開得 井然有序。 首先，要對會議中的一些常規(guī)性的細節(jié)服務(wù)進行規(guī)范， 針對同類型的會議，要規(guī)范服務(wù)標準，做到有章可循。如縣委常委會議具有很強的政治性和嚴肅性， 其會務(wù)工作標準高、 要求 嚴，服務(wù)不能隨意化、簡單化，我們除保證會場整潔等基本要 求外，還從細節(jié)上把握，規(guī)范服務(wù)標準，提高服務(wù)質(zhì)量，專門制定 了縣委常委會議服務(wù)工作規(guī)程 ，其中規(guī)定將茶杯放在與會人員 右側(cè)， 將統(tǒng)一制作的標簽牌放在與會人員的左側(cè)， 話筒的傾斜度 大概一致，對資料的分發(fā)根據(jù)會議議程按由上至下的順序擺放在與 會人員會議桌上的正前方，側(cè)看

10、要求基本成一條直線等， 這些細節(jié)上的規(guī)范， 保證了會議桌上的整個擺設(shè)整齊劃一； 另外要 求在開會前30分鐘打開音響設(shè)備、視天氣情況開啟空調(diào)、會議中每 隔30分鐘添加一次開水等，有效降低了服務(wù)工作對會場秩序和會議氛圍的影響，便于維護嚴謹?shù)臅鲋刃?、嚴肅的會場氛圍。其次，由于會中服務(wù)還具有不確定性，這就要求會議服務(wù)人員發(fā)揮好主觀能動性，從小處入手， 細心觀察、善于把握細節(jié)，把握好與會人員的服務(wù)需求，如在一次會議上需傳達學(xué)習(xí)上級領(lǐng)導(dǎo)的講話精神， 我們便找到這名領(lǐng)導(dǎo)同志的講話，復(fù)印發(fā)給每位與會領(lǐng)導(dǎo)，這一服務(wù)舉措，雖然領(lǐng)導(dǎo)沒有要求，但我們提前、主動搞好服 務(wù)，確保了從細節(jié)上做到服務(wù)到位。三、從細節(jié)上做到會后整理到位辦會工作是個整體的動態(tài)過程，不但要搞好會前準備、會中服務(wù)，還要搞好會后服務(wù)，但以往工作中我們往往忽略了會后整理工作。對此，我們從細節(jié)入手，在一個會議召開后，既及時將會議記 錄、會議資料等進行整理，又及時整理好會場，如對縣委常委會議、書記辦公會議等決策性會議及時整理會議記錄，形成會議紀要，并把握好形成會議紀要的時間要求；對部署工作、布置任務(wù)等全縣性工作會議及時整理會議資料。對會議資料進行整理雖然沒有明確要求， 但體現(xiàn)了辦公室服務(wù)工作的主動性、 細節(jié)性， 既有利于規(guī)范對會議資料的分類、保管、存檔，又便于以后查找和翻閱相關(guān)資料。我們對每次全縣性大會和重要工作會議