如何做好個人管理

1、搞定：通向從容之道一、新情況，新做法1、問題：增長的需求，匱乏的資源1.1工作不再有清楚的界限1）工作本身沒有明確的界限；2）工作缺乏界限導(dǎo)致工作量加大。1.2 工作（生活）不斷變化1）組織架構(gòu)處于一種永恒的變化之中；2）專業(yè)人士具有更強的獨立性和自由度；3）人們在文化、生活方式、技術(shù)方面的相對變化速度，使得個人更有必要加強對其獨特個人狀況的掌控。1.3舊模式和習(xí)慣讓人力不從心標準教育、傳統(tǒng)的時間管理模型以及管理輔助工具，無法全面幫助我們應(yīng)對新要求。1.4 “大局”與事務(wù)的本質(zhì)1）干擾因素；2） 個人管理系統(tǒng)存在欠缺；3）更高一級的要求和價值觀。2、承諾：武術(shù)家的“一切就緒的狀態(tài)”2.1 “心

2、如止水”的比喻清楚雜念、保持清凈和適當反應(yīng)。2.2 你能再需要時使自己進入“高效狀態(tài)”嗎？提高自身的承受能力，認識到你具備減輕壓力的技巧。3、原則：有效地處理內(nèi)心的承諾3.1 管理承諾時的基本要求1）如果這件事始終占據(jù)著你的頭腦，你的思維就會受阻；2）需要采取什么行動來推動工作進程；3）一旦決定了需要采取的行動方案，必須在某一個經(jīng)常查閱的系統(tǒng)中保存好行動相關(guān)的提示信息。3.2 體驗這種模式的一個重要訓(xùn)練思考：排除無關(guān)壓力，集中精力利用必要的機會和資源3.3 知識工作的本質(zhì)1）對工作投入的思考，比實際付出的多，比預(yù)想的要少；2）在知識工作中，沒有人委派任務(wù)，需要由工作者自己確定；3）思考結(jié)果是促

3、使希望轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的最有效的手段之一。3.4 為什么有些事情總是縈繞在你的心頭1）還沒有明確地認定它們的預(yù)期結(jié)果是什么；2）還沒有確定下一步確定行動是什么；3）還沒有把關(guān)于預(yù)期結(jié)果和即將采取行動的提示信息存入你所依賴的系統(tǒng)中去。3.5 你的大腦并不總是那么管用你的大腦會不由自主地幫你記錄所有的未盡事宜，但不會給你準確的提醒，反而會給你希望思考的其他事項帶來干擾，繼而降低你的工作效率。3.6 “材料”的轉(zhuǎn)化1）進入你的精神世界或現(xiàn)實世界中但尚未找到歸屬的任何事情，尚未確定它對你的真正意義、預(yù)期結(jié)果和下一步具體行動的所有事情。2）“材料”一旦進入我們的生活和工作中，就需要對其定義并做出解釋。4、過程

4、：管理你的行動不可能管理時間；無法管理大量的信息；無法管理實務(wù)的優(yōu)先級。4.1 管理行動的重要性1）在某個時間，你應(yīng)該做什么；2）已做好（結(jié)果）和正在做（行動）。4.2 采用自下而上的方法1）從當前活動和任務(wù)的最底層入手，更加行之有效；2）完全掌控各種事務(wù)，并且采取一切有效方法保持這種清爽的狀態(tài)，最佳途徑。4.3 對行動的橫向管理和縱向管理1）橫向控制是把涉及的所有行動都管理起來，保證毫無遺漏地加以執(zhí)行；2）縱向控制是對每個具體主題或項目進行思考和協(xié)調(diào)，并跟蹤其進展情況。4.4 最重要的技巧：把一切事務(wù)趕出大腦超出大腦負載限度，思考效率會急劇下降。二、掌控生活：橫向管理工作流程的5個步驟收集、

5、理清、整理、回顧、行動。1、收集1.1 百分之百地收集一切“未竟之事”1.2 收集工具1）有形文件夾2）紙質(zhì)記事簿3）電子記事簿4）錄音設(shè)備5）電子郵件1.3 影響成功收集的因素1）把一切趕出你的大腦；2）盡量減少收集工具的數(shù)量；3）定期清空收集工具。2、理清2.1 它是什么？討論收集的材料到底是什么，需要我們?nèi)绾翁幚怼?.2 是否需要采取行動？1）不需要采取行動a無用的垃圾，根本沒必要保留；b目前不需要，但日后可能需要處理；c項目具有潛在有用信息，日后可能會派上用場。2）需要采取行動a你承諾完成哪些工作？達成哪些目標；b下一步需要采取什么行動？立即執(zhí)行、指派他人、延遲處理。3、組織整理3.1

6、 項目：任何一個需要多個步驟才能完成的任務(wù)1）項目清單：不需要按照特殊順序排列；2）項目的輔助性資料：按照主題、題目或項目名稱組織整理起來；3.2 下一步行動的歸類1）日程表：不再需要“每日工作清單”a 需要在指定時間執(zhí)行的行動；b需要再指定日期執(zhí)行的行動；c需要在指定日期獲取的信息。2）“下一步行動”清單行動提示信息記錄。3.3 無須付諸行動的事務(wù)1）垃圾；2）需要醞釀的資料：“將來/也許”清單和備忘錄3）參考資料4、回顧4.1 回顧的內(nèi)容和時機“項目”清單、日程表、“下一步行動”清單、“等待處理”清單。4.2 成功的關(guān)鍵因素：每周回顧1）收集和加工處理所有的“材料”；2）回顧整個系統(tǒng)；3）

7、更新各類清單；4）做到徹底、清楚、實時和完整。5、 執(zhí)行5.1確定某一時刻具體行動的“四標準法”情境、有多少時間、有多少精力、重要性。5.2確認每日工作的“三分類法”a執(zhí)行事先安排好的工作；b處理突發(fā)事件；c安排自己的工作。3）總體檢視工作的“六層次法”地面：當前行動；1樓視野：當前項目2樓視野：關(guān)注點及責(zé)任范圍3樓視野：目標4樓視野：愿景5樓視野：目的及原則三、控制項目：縱向管理項目的5個階段1、強化縱向工作為了嚴格控制某一個項目、找出解決方案或者確保行動方案切實可行，需要將精力聚焦在某個項目上。1.1 定義目標和原則1.2 展望結(jié)果1.3 頭腦風(fēng)暴/集思廣益1.4 組織整理1.5 明確下一

8、步的行動方案2、自然計劃模式2.1 一個簡單的事例：計劃出去吃飯2.2 自然計劃法不一定就是常規(guī)做法2.3非自然計劃模式：對比，未經(jīng)歷一系列思考過程；當一個“好主意”變成壞主意2.4反應(yīng)式計劃模式：同上。3、自然計劃的技巧：5個階段3.1 目標1）思考“為什么”這個問題的價值；界定成功、建立決策標準、調(diào)配資源、激發(fā)動機、闡明重點、拓寬選擇3.2 原則1）若與我們信奉的標準和觀念背道而馳，結(jié)果勢必是勞而無功；2）能為我們行為提供清晰明確的指導(dǎo)。3.3 前景/結(jié)果這是詢問“什么”而非“為什么”的問題。1）聚焦的力量；2）闡明結(jié)果。3.4 頭腦風(fēng)暴/集思廣益1）捕捉你的想法；（思維導(dǎo)圖）2）分布式認

9、知；（建立外腦）3）頭腦風(fēng)暴的關(guān)鍵技巧a不判斷、不質(zhì)疑、不評估、不批判；b追求數(shù)量，不求質(zhì)量；c把分析組織工作置于次要位置。3.5 組織整理1）明確時間的重要組成部分；2）整理分類：構(gòu)成因素、先后順序、重要程度；3）足夠詳細的描述。3.6 下一步行動1）基本要點：a針對當前這項工作進程中的每一個環(huán)節(jié)，確定下一步行動；b如果有必要的話，在計劃過程中及確定下一步的行動方案。2）抓住關(guān)鍵3）需要更多的計劃嗎？4）當下一步行動需要由別人完成時。 遠離壓力，提高效率四、準備工作：確定時間、空間和工具1、預(yù)留時間安排整段時間啟動管理計劃（2天時間，周末或節(jié)假日）2、準備工作區(qū)域2.1 工作區(qū)域基本要素1）

10、基本：一張書桌、一個可以防止工作籃的區(qū)域、處理容納核心數(shù)字工具的空間。2）專業(yè)：電話、充電器、電腦、資料夾、文件夾、參考資料等。2.2 家里設(shè)置一個工作區(qū)保持與辦公室一致的管理系統(tǒng)。2.3 移動中的工作區(qū)旅途中高效的移動辦公區(qū)：公文包、背包、小書包、文件夾等便于攜帶的辦公用品。2.4、不要共享工作區(qū)3、準備好管理工具資料托盤（至少3個）、一疊信紙大小的白紙、一支鋼筆或鉛筆、便利貼、回形針、活頁夾、訂書機、透明膠帶、橡皮筋、自動打簽機、若干文件夾、一個日程表、廢紙簍4、構(gòu)建一個歸檔系統(tǒng)的關(guān)鍵要素4.1 成功歸檔分類的要點使用自己的歸檔系統(tǒng)，并放在觸手可及的地方；歸檔分類過程不應(yīng)該超過1分鐘，否則

11、歸檔系統(tǒng)需改進；歸檔系統(tǒng)出了便捷以外，應(yīng)該有趣、好用、完整。1）一般性歸檔系統(tǒng)應(yīng)該觸手可及；2）按字母排序（或者按拼音排序）；3）能夠隨時創(chuàng)建空的文件夾；4）確保有方便存儲的龐大空間；5）用自用大簽機來標注文件夾；6）至少一年整理一次歸檔系統(tǒng)。4.2 作為成功因素本身的歸檔工作5、最后一件需要準備的事處理或推遲在那一個時間段內(nèi)你需要處理的任何其他事務(wù)。五、收集階段：歸攏材料1、外在的收集工作1.1哪些東西不該動日用品、參考資料、裝飾品、辦公設(shè)備。1.2收集過程遇到的問題1）收集的內(nèi)容過多，一個工作籃不夠用；2）可能偏離到清理和整理的環(huán)節(jié)中去；3）可能碰到一些以前收集和整理過的東西4）可能碰上一

12、些緊急事項。1.3收集的順序1）從辦公桌開始2）辦公桌的抽屜3）柜子、臺子的表面4）柜子、臺子的內(nèi)部5）地板、墻壁和書架6）設(shè)備、家具和房間設(shè)施7）其他地方2、內(nèi)在的收集工作：清空你的大腦利用“引子”清單幫助沒有遺漏地清空大腦，并紙質(zhì)化，放入工作籃。3、收集的成果1、大腦空空如也，無牽無掛；2、工作籃慢慢當當。六、理清階段：清空工作籃1、處理階段的方法指導(dǎo)1.1 從最上面的一項開始1）緊急搜索不能清理；2）“后進先出”還是“先進先出”；1.2 一次一事1.3 永遠不要再放回工作籃2、處理過程的關(guān)鍵問題：“下一步行動是什么”2.1 如果不需要行動，該腫么辦？1）垃圾；2）待醞釀的事務(wù)；3）參考資

13、料。2.2 如果需要采取行動，具體行動是什么？下一步行動必須是可執(zhí)行的具體行動2.3 一旦確定了下一步行動1）立刻執(zhí)行（兩分鐘原則）；2）委派他人（上下級、客戶等）； 郵件、字條、語音留言和短信、電話?！镜却鍐巍?）推遲執(zhí)行。2.4 剩下的“懸而未決”的事宜由委派他人和推遲行動組成。3、明確你手中的項目開闊視野，將注意力從獨立行動的具體細節(jié)提升更宏觀的方面。項目：所承諾的，需多步行動才能達到的目標七、組織整理：建立好清單1、基本分類“項目”清單、項目的輔助資料、記錄在日程表中的行動和信息、“下一步行動”清單、“等待”清單、參考資料、“將來/也許”清單。1.1 界限的重要性彼此混淆、沒有界限，

14、組織整體失去意義。1.2 需要的僅僅是清單和文件夾2、組織整理行動提示信息2.1 納入日程表行動提示信息1）對執(zhí)行時間有剛性要求的，納入日程表管理；2）沒有指定時間，越快完成越好。2.2 組織整理需要盡快完成的行動提示信息（ASAP行動）1）根據(jù)情境分類；電話、在電腦旁、外出事宜、在辦公室時（雜事）、在家時、議事日程、閱讀/回顧。2）組織整理“等待”清單a “等待”清單只有放在手邊才能取得最佳效果，而且與“下一步行動”清單放在同一系統(tǒng)中才能取得最佳效果。b 清單上要包含每個項目的時間要求和商定的截止期限。2.3 使用原始信息作為自身的行動提示1）紙質(zhì)提示信息的管理；2）電子郵件類提示信息的管理

15、3）關(guān)于四處散落提示信息的警告3、組織整理項目提示信息3.1 “項目”清單1）一個完成項目清單的價值a 對于控制和關(guān)注至關(guān)重要；b 緩解微妙的緊張狀況；c 使每周回顧的重點一目了然；d 促進關(guān)系管理。2）何處尋找待發(fā)現(xiàn)項目a 當前活動；日程表、清單。b 較高視野的利益和承諾；專業(yè)職責(zé)、職業(yè)目標、公司目標和戰(zhàn)略計劃。c 當前的問題和機會。問題、流程改進、創(chuàng)意和能力建設(shè)。3）僅用一張清單？還是進一步細分a 一張項目清單作為總目錄使用；b 細分項目清單的幾種常見方式個人/職業(yè)、委派給他人的項目、特定類型項目。4）如何處理子項目一個大項目的主題列入“項目”清單，需針對該項目另列一個子項目清單，將其與項

16、目計劃等資料放在一起，共同作為回顧項目時候的“項目支持資料”。3.2 項目輔助資料1）不要把項目輔助資料作為項目提示信息；a 如果養(yǎng)成每周例行回顧檢查習(xí)慣，文件柜是存放這些材料的最好地點；b 如果不能做到每周回顧，最好把輔助材料放在一個常備的文件中，或者放在“懸而未決”工作籃中，放在其他容易看到的地方。2）組織整理對項目的想法用何種方法來保存項目提示信息。a 添加筆記；b 電子郵件和軟件應(yīng)用程序；c 紙質(zhì)文件夾；d 筆記本/活頁夾。4、組織整理非行動性資料4.1 參考資料各種參考資料管理系統(tǒng)1）一般性參考資料歸檔系統(tǒng)；2）專門資料的歸檔；3）聯(lián)系人管理工具；4） 圖書館/檔案館式的歸檔系統(tǒng)：基

17、于個人的。4.2 “將來/也許”類事情的管理1）“將來/也許”清單a 為你創(chuàng)造性的想象力創(chuàng)建一個清單；b重新評估當前進行中的項目2）“將來/也許”的特殊類別食品、子女、讀書、電影等。3）堆積“保存及回顧”文檔的危險只“保存”而不“回顧”，喪失清單價值。4）用日程表記錄將來要做的事情a提醒自己開始落實某個項目；b你可能想要參與的活動；c提醒自己做出決定。5）備忘錄系統(tǒng)4.3 核查清單：創(chuàng)造性和建設(shè)性提示1）你希望關(guān)注的事項；2）首先，對項目和行動心中有數(shù)；3）規(guī)劃工作和責(zé)任范圍內(nèi)的關(guān)鍵性區(qū)域；4）各級別的核查清單。工作范疇、運動、旅行、每周回顧、培訓(xùn)計劃的組成要素等、關(guān)鍵客戶、個人發(fā)展等。八、回

18、顧階段：保障系統(tǒng)的有效運行問題：回顧應(yīng)該要關(guān)注哪部分的內(nèi)容？安排在何時進行？回顧應(yīng)該怎樣進行？每隔多久才能保障系統(tǒng)持續(xù)運轉(zhuǎn)，并解放大腦。1、要回顧哪部分內(nèi)容？在什么時候進行？1.1 首先看一看日程表1.2 然后看一看行動清單1.3 根據(jù)情境選擇恰當?shù)幕仡檭?nèi)容2、更新系統(tǒng)2.1 每周回顧的重要作用始終記得最重要的工作、最重要的目標，把握自己的方向。2.2 什么是每周回顧每周回顧就是為了再次清空大腦并為未來幾周確定方向而需采取的行動。1）確認收集散落的紙片和材料，清空收集工具，清空大腦。2）更新回顧“下一步行動”清單，回顧過往的日程表數(shù)據(jù)，回顧即將到來的日程，回顧“等待”清單，回顧“項目”清單，回顧任何相關(guān)