精品資料（2021-2022年收藏）行政工作指引

1、行政事務指引本指引旨在讓公司每一位員工盡快找到行政事務處理的方法及熟知相關途徑。1. 辦公用品申購流程22. 辦公設備申購流程33. 電腦軟硬件申請44. 公共設施/辦公設備維修（借出）流程55. 請 假 流 程66. 出 差 流 程77. 車輛使用流程88. 宣傳片播放流程99. 名片印制流程1010. 公司信件交寄及收取流程1111. 報刊雜志訂閱、發(fā)放流程1212. 增加電話分機/直線電話/網絡接口申請流程1313. 如何使用分機電話1414. 會議室的預訂及使用須知1515. 多方通話設備/視頻設備/投影儀的借用1616. 辦公室安全須知171. 辦公用品申購流程相關表單： 辦公用品月

2、度申領計劃表 具體流程： 填寫辦公用品月度申領計劃表不批準部門經理審核批準每月15日前交行政文員在當月20-25日間按通知時間統(tǒng)一到行政部領用注：1、辦公用品指文具類辦公用品；2、如非特殊情況，不接受臨時采購申請，各部門文員及同事做好相應采購計劃；3、新同事入職，行政部將配備一套常用文具（鉛筆一支、中性筆一支、軟皮抄一本、橡皮擦一個、鈕扣文件袋一個）即時發(fā)放。2. 辦公設備申購流程相關表格： 辦公設備申購表 具體流程：1、申請部門填寫辦公設備申購表；2、交上級審批。流程：部門經理à分管副總；3、核準后交行政文員（分機8000）匯總、采購；4、行政部在收到審批后兩個工作日內下單采購，貨

3、到后通知部門領用。注：辦公設備指：辦公儀器、辦公家具、辦公器材、打印機、復印機、傳真機等。3. 電腦軟硬件申請相關表格：電腦及軟件申請表，資產調配單具體流程：一、新員工入職 或 新購電腦/硬件或軟件1、申請部門填寫電腦及軟件申請表；2、交上級審批，流程：部門經理à行政部經理à總經理；3、行政部在收到審批后兩個工作日內尋找供應商，核實價格并下單采購，貨到即通知部門領用。注：申請部門需要至少提前3天申請電腦主機設備，盡早提單，盡快解決。二、電腦硬件的調配1、申請部門填寫電腦及軟件申請表，交部門主管審批；2、交行政部，由行政部通知技術部進行硬件鑒定；3、行政部據(jù)反饋意見進行審批，

4、確定是否需實施調換。并回饋申請部門。三、調換電腦整機或顯示器1、調換前需先征得行政部同意；2、由技術人員進行實施調換；3、申請人員填寫資產調配單一式兩份，分別交行政部及財務部存檔注：硬件維修無須通過行政部，可直接向技術部內部支持人員報障。4. 公共設施/辦公設備維修（借出）流程具體流程： 1、 辦公設備使用過程中出現(xiàn)異常，請通知行政部相關人員（分機8000）；2、 發(fā)現(xiàn)公共設施有損壞，請通知行政部相關人員（分機8000）；3、 行政部將在1天內響應，并盡快派人檢查維修。4、 因工作需要將辦公設備借離辦公區(qū)域，需事先到行政文員（分機8000）處辦理借出登記手續(xù)。注：1、公共設施指：燈管、天花、地

5、板、地毯、墻、窗、玻璃、洗手間等公共場地的所有相關設施。 2、辦公設備指：辦公儀器、辦公家具（桌、椅、柜）、辦公器材、打印機、復印機、傳真機等。5. 請 假 流 程 相關表格：員工請假卡、產檢請假卡具體流程：請假：1、 員工提前一天到公司前臺文員處填寫員工請假卡；2、 交上級審批，1) 請假3天以內，由部門經理審批；2) 請假5天以上，由分管副總審批；3、 批準后將表交還給行政部前臺，以備月底結算。產檢假：1、女職工懷孕16周以后，需要按醫(yī)囑進行產檢者，公司每次給予半天帶薪假。2、員工到前臺文員處填寫產檢請假卡，直屬上司審批即可。注：1、根據(jù)員工手冊：請假需提前一天填寫書面申請；2、病假須出具

6、市、區(qū)級醫(yī)院證明，無醫(yī)院證明按事假處理；3、婚假須出具結婚證；4、喪假僅適用于直系親屬。6. 出 差 流 程相關表格：差旅申請表填寫差旅申請表具體流程： 部門經理審核不批準退回申請人 批準行政文員填寫住宿安排項 行政部前臺文員(訂購機票）總裁審批不批準批準行政部將機票(及住宿)詳情告知當事人退回申請部門注：1、因公出差所需的機票及住宿，統(tǒng)一由行政部安排。行政部接到申請單后在24小時內回復情況。2、如有不需行政部訂機票及安排住宿的（如：客戶負責機票及住宿費用），仍需填寫差旅申請表遞上級主管，審批后交行政部，行政部留存作為考勤憑據(jù)。7. 車輛使用流程相關表格： 用車申請變具體流程：1、 因公需用車

7、的，請各部門申請人提前兩天提出申請并填寫用車申請表交至行政部，行政部審核后安排出車。2、 駕駛員憑用車單出車。用車人、駕駛員需按要求協(xié)調用車單。任務結束后，將用車登記單交由辦公室行政部。并將車輛停放在公司指定區(qū)域，并將車鑰匙交至公司行政部。3、 員工因公需用車，但車輛都已有安排，不能滿足用車需求的，可憑用車申請表中行政部會注明無車可用，并簽名），采取如下措施：一般情況下，員工可使用交通工具（如公交車、地鐵等）到達目的地。員工需保留相關發(fā)票，事后至財務部報銷。如遇緊急事件，需立即處理的，可向部門主管申請乘坐出租車，部門主管審批，經公司副總及以上級別人員批準后，可乘坐出租車。員工需保留相關發(fā)票，事

8、后至財務部報銷。 8. 宣傳片管理流程1、 在使用企業(yè)宣傳片過程中，使用人一定要注意保護宣傳片不受損害。2、 宣傳片放置于專用袋內，要注意防潮、防塵、防震。3、 前臺負責播放企業(yè)宣傳片時，須根據(jù)行政人事部同意安排和排片要求，按時播放，并在播放過程中注意影像、聲音清晰度，如有 問題及時反應報修。4、 前臺不得隨意播放電視內容，按照要求播放公司宣傳片時，適時做好宣傳工作和客人的接待工作。5、 公司員工在其他媒介上播放公司宣傳片時，涉及保密性的招投標演示，注意保密和備份；公司對外的宣傳片播放，及時做好宣傳和廣告作用。6、 原則上我司播放宣傳片時上午一次，下午一至二次，如有特殊情況請根據(jù)排片表需求操作

9、。9. 名片印制流程相關表格：名片印制申請表 具體流程：填寫名片印制申請表 不批準部門經理審批退給申請人批準交給行政文員（分機8000）下周二領取注：1、 常規(guī)名片印制每周一次，具體時間安排為：本周五接受申請表，下周二領取名片； 2、 除有銷售性質的同事外，原則上處于試用期的同事，暫不印制名片。10. 公司信件交寄及收取流程具體流程：郵件包裹交寄：1、 信件包裹填寫完畢交前臺文員；2、 交遞快件，到前臺處領取文件袋，填寫快遞單，連同需交寄物品一起交給前臺文員。郵件收?。?、 EMS物件，前臺文員即時知會當事人領取。2、 其他信件，前臺文員代收、登記，當日知會當事人領取、簽收；3、需本人親自領取

10、的物品，由前臺通知，即時領取。注：1、 所有對公郵件交寄均由行政部前臺文員統(tǒng)一辦理。2、 為便于管理，公司每天下午五點前統(tǒng)一交寄物品。如超過時間，須延至下個工作日發(fā)出。3、 辦理個人快遞或信件寄出服務的，請自行付費。4、 行政部每月底匯總交寄的清單，并交由相應部門經理審核。5、 快遞及需本人親自領取的物品，由前臺文員即時知會當事人領取，為確保物件安全，不得由前臺文員代為領取。6、 其他信件，由前臺代收，當日知會當事人領取。11. 報刊雜志訂閱、發(fā)放流程具體流程：不批準批準每年11月行政部下發(fā)訂閱通知各部門申報訂閱計劃行政部匯總、訂購部門經理審批退回申請人 領取流程：到前臺文員處領取前臺文員收到

11、報刊雜志知會各部門接口人 注：1、如臨時增訂報刊雜志，需另行申請，經部門經理審批后，報主管副總審批，批準后交行政文員（分機8000）辦理訂閱手續(xù)。2、在接到前臺文員知會當日，須及時將雜志報刊領走。12. 增加電話分機/直線電話/網絡接口申請流程相關表格： 增加線路申請表 具體流程：到前臺處填寫增加線路申請表 部門經理審批不批準 退給申請人批準行政文員匯總退回原部門，并說明理由行政經理審批不批準批準行政部執(zhí)行注：1、 增加直線電話時，請注明是否需要開通長途，如需要，請列明原因。2、 行政部收到審批的申請后，24小時內響應，并盡快安排實施。13. 如何使用分機電話1、私人電話應控制在最低限度。2、

12、電話在使用過程中，發(fā)現(xiàn)異常請及時知會行政部（分機8000）。3、分機轉接電話：1）分機互相轉接方法：快速短按叉簧+ 轉接分機號碼2）撥分機方法：提機+分機號碼3）代接來電： 4、分機撥打 市話 9 +上海市內的電話號碼 14. 會議室的預訂及使用須知具體流程：咨詢前臺文員會議室閑置取消/改其他時間段否 是向前臺文員預訂在預訂時間前領取鑰匙注：1、使用投影儀的會議室需提前預訂，并遵守所預訂的使用時間，以保證下一部門的順利使用。2、會議室使用完畢須知：1）將座椅歸位，收拾用過的紙杯及雜物，保持會議室的整潔和衛(wèi)生；2）關好門窗、開關及空調；3）將網線及電話線放回原位；4）及時將鑰匙歸還給前臺文員。1

13、5. 多方通話設備/視頻設備/投影儀的借用具體流程：咨詢行政文員 設備閑置取消/改其他時間段否是預訂、登記、借用用畢歸還注：1、 多方通話設備/視頻設備/投影儀的借用采取預訂原則；2、 使用完畢后須及時歸還給行政文員；3、 如造成儀器丟失或者人為損壞，由登記借用人負責賠償。辦公室安全須知為了保障公司人員以及有形或無形的財產的安全，公司制定了以下程序，目的是為各部門的工作提供一個通用的指引，以確保安全。我們的安全方案的基本項目包括：Ø 阻止未經許可進入公司Ø 對敏感資料的全面保護Ø 保護公司和個人的有形財產1進入公司內部/佩帶員工卡所有員工上班時均應佩帶員工卡，行政

14、部對周圍任何不認識或沒帶合適的員工卡的人可以詢問，并要求員工佩帶員工卡。2清理辦公桌每天工作結束時或當辦公桌有一段時間沒有人照看時，應將辦公桌上的文件或資料等（特別是那些帶有保密信息的文件）清理保存好。3敏感資料的廢棄處理保密和不宜外傳的內部資料，不再使用時應用碎紙機進行粉碎，所有與敏感資料有關的圖表、表格、無用的復印件、速記本、微縮膠卷等也應以同樣方式處理。特別是在下班時應將所有文字處理設備包括磁盤等鎖好。4復印設備敏感性材料不要留在復印機上，或未經粉碎就丟棄這類資料。5電腦每位員工對自己電腦里所存儲的信息負責，要求每位員工設定密碼來保護自己電腦上儲存的信息，并將設定的密碼告知部門主管備案。

15、每位員工在下班時要關閉計算機，因工作需要24小時開機的，可以例外。6公司財產任何人不得私自拿取公司財產或產品。盜竊公司的財產或產品一經發(fā)現(xiàn)立即開除，公司有權追究其刑事責任。7保護個人財產個人負責保護自己在辦公室里或在執(zhí)行任務時所帶的個人物品，公司不保障這些物件的安全，也不對個人物品包括現(xiàn)金的丟失負任何責任。若您在公司以內遭遇到個人財產的丟失或是損壞，您應立即向行政部匯報。8吸煙公司不允許在辦公區(qū)域內吸煙，杜絕火災隱患。9安全事件的匯報發(fā)現(xiàn)下述情況，應立即通知行政部：1）公司錢款的不正常使用或失蹤2）惡意損壞或破壞公物3）涉嫌/證實擅自泄露敏感信息4）針對公司/或公司人員的威脅恐嚇5）侵犯公司財產6）將非法資產混入公司財產中7)有無法判斷的少量煙霧來源、塑料燒焦的味道及幼小火苗的出現(xiàn)10疏散程序當發(fā)生火警時，您應