醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的建立與管理機制的探討

1、1引言現(xiàn)代化的醫(yī)院離不開先進的醫(yī)療儀器設(shè)備,現(xiàn)代化醫(yī)療儀器設(shè)備是醫(yī)院重要組成部分,是高、精、新、尖技術(shù)(微電子技術(shù)、微型裝置技術(shù)、電磁核物理及超聲技由表2中可以地看出,年平均費用最低的是67.36萬元,故最佳更換期是第七年。表中前六年的平均運行費用為15.7萬元,而第七八兩年的平均運行費用為33.25萬元,最后兩年費用有了明顯增加。實際上醫(yī)療設(shè)備超期使用,除運行費用增加外,其正常運行時間減少,效率一般都要降低,且診斷或治療質(zhì)量也會下降,從而進一步影響使用單位的醫(yī)療水平。(收稿日期:2005-08-23(上接13頁新期。以下是某醫(yī)療機構(gòu)購置價值388萬元的CT 機,以8年實際發(fā)生費用為例,計算經(jīng)

2、濟使用年限。折舊費計算方法:采用“雙倍余額倍減法”計算,即年折舊率=1/7(預計使用年限×2×100%;第一年折舊額=原值×年折舊率28.57%,其余年份折舊額=現(xiàn)值(原值-上1年折舊額×28.57%;第八年的現(xiàn)值為殘值。見表1(單位:萬元。表1表2醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的建立與管理機制的探討on Est abl i shm entA nd M anagem entofM edi calEqui pm ent s'and Equi pm ent s'Fi l es陳郁韓(南通大學附屬醫(yī)院,江蘇南通226001文章編號1672-8270(2005

3、12-14-03中圖分類號R197文獻標識碼B 【摘要】醫(yī)療儀器設(shè)備檔案內(nèi)容繁多,涉及面廣,通過合理編配醫(yī)療儀器設(shè)備檔案管理人員,健全醫(yī)療儀器設(shè)備檔案,制定完善的醫(yī)療儀器設(shè)備檔案管理制度,充分發(fā)揮計算機智能化管理的優(yōu)勢,從而提高醫(yī)療儀器設(shè)備的完好率、使用率,創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟效益和社會效益?！娟P(guān)鍵詞】醫(yī)療儀器設(shè)備;檔案;管理;智能化A bs t ract :I n vi ew of com pl i cat ed cont ent s and ext ens i ve i nvol vem ent of m edi cal i ns t r um ent s'equi pm ent s&

4、#39;f i l e,we'd equi p t he m anagem ent per s onnel s pr oper l y,com pl et e t he f i l es ,es t abl i s h s ound m anagem ent s ys t em and t ake f ul l advant age of com put er i z at i on,s o t hat we can s ucceed i n r ai s i ng t he appl i cat i on r at e of t he m edi cal i ns t r um en

5、t s and equi pm ent s ,and t hen pr oduci ng hi gher econom i c pr of i t s and bet t er s oci albenef i t s .K ey W ords :M edicalI ns t r um ent s and Equi pm ent ;Fi l e ;M anagem ent ;com put er i z at i on 【管理論壇】術(shù)、激光技術(shù)、自動控制技術(shù)、精密機械與傳感器技術(shù)、機電一體化技術(shù)、顯微技術(shù)、新材料技術(shù)、計算機技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)、圖像處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等等應(yīng)用于醫(yī)學教學、臨床診斷和

6、治療等方面的成果,是保證醫(yī)療事業(yè)發(fā)展,開展醫(yī)療、護理、防疫、藥檢、教學等工作的重要手段和保證,醫(yī)院必須擁有與其功能業(yè)務(wù)相適應(yīng)的先進的醫(yī)療儀器設(shè)備。如何管好醫(yī)療儀器設(shè)備,加強醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的管理是醫(yī)療設(shè)備管理中的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)療儀器設(shè)備檔案是醫(yī)療儀器設(shè)備的全部歷史資料,是醫(yī)療儀器設(shè)備購買論證、效益分析、招標采購、安裝調(diào)試、計量管理、保養(yǎng)維修、淘汰報廢等的客觀決策依據(jù)。完備醫(yī)療儀器設(shè)備檔案體系,完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理體制,建立合理的運行機制將直接提升醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平和兩個效益。2醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的建立和管理現(xiàn)狀目前,大部分醫(yī)院醫(yī)療儀器設(shè)備現(xiàn)代化程度較高,設(shè)備的更新速度也較快,但是許多科室無臨

7、床技術(shù)人員、工程師編制;醫(yī)工部門的自身編制不足;醫(yī)療儀器設(shè)備管理部門重復設(shè)置、責任不清;醫(yī)療儀器設(shè)備檔案管理人員多為兼職人員;醫(yī)療儀器設(shè)備檔案管理制度欠缺;加之醫(yī)療儀器檔案資料信息面廣,涉及的人員與部門很多。種種原因?qū)е箩t(yī)療儀器設(shè)備檔案資料四分五裂、不統(tǒng)一、不完善,醫(yī)療儀器設(shè)備檔案建立和管理滯后、體制僵化,管理人員存在傳統(tǒng)惰性,還停留在經(jīng)驗管理階段。為了提高醫(yī)療服務(wù)及設(shè)備使用和管理的質(zhì)量水平,提高工作效率和工作的可連續(xù)性,必須建立全新的醫(yī)療儀器設(shè)備檔案建立與管理機制。3醫(yī)療儀器設(shè)備檔案體系構(gòu)成3.1綜合檔案3.1.1全院和各科室醫(yī)療設(shè)備報表,包括設(shè)備編號、設(shè)備名稱、型號、產(chǎn)地、價格、經(jīng)費來源、

8、設(shè)備分類、用途、購置期、啟用期、使用科室等。3.1.2醫(yī)院每年通過設(shè)備管理委員會討論同意的醫(yī)療儀器設(shè)備采購計劃、大型設(shè)備申報文件(各級主管部門的請示、申請單位情況表、大型醫(yī)用設(shè)備論證表、大型醫(yī)用設(shè)備項目可行性研究報告、申請單位上年度會計決算報表、大型醫(yī)用設(shè)備上崗人員技術(shù)合格證和醫(yī)療設(shè)備的出入庫登記。3.1.3醫(yī)院每年強制檢定醫(yī)療儀器設(shè)備統(tǒng)計表,各類醫(yī)療儀器設(shè)備的計量要求和標準及計量結(jié)果與計量周期。3.1.4醫(yī)院每年醫(yī)療儀器設(shè)備的支出,包括已購進設(shè)備的支出、消耗器材的支出以及維修費支出和淘汰報廢設(shè)備處理收入。3.1.5固定資產(chǎn)卡片和固定資產(chǎn)標牌,其內(nèi)容包括醫(yī)院名稱、設(shè)備名稱、設(shè)備編號、購置啟用日

9、期等。3.2單機檔案醫(yī)療儀器設(shè)備檔案包括資料檔案、計量檔案和維修檔案三個方面。資料檔案包括醫(yī)療儀器設(shè)備的考察報告、論證報告、投標書、外貿(mào)合同、海關(guān)報關(guān)單、商檢部門的檢測文件、免稅證明、報價單、配置單、安裝驗收報告、合格證、彩頁(catalog、技術(shù)參數(shù)資料(Technical Data sheet、Packing List、BILL OF LADING、Installation Instructions、User's Guide、Service M anual、光盤、軟盤等;計量檔案包括醫(yī)療儀器設(shè)備計量檢測記錄、計量檢定證書和計量檢定合格證等;維修檔案包括操作檢查步驟OVP (Oper

10、ational Verification Process、使用操作記錄、保養(yǎng)和維修記錄、定期檢測到的醫(yī)療儀器設(shè)備性能狀態(tài)數(shù)據(jù)等。3.3醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的建立醫(yī)療儀器設(shè)備檔案是醫(yī)療儀器設(shè)備的全部歷史記錄,每份檔案的建立都應(yīng)收集該設(shè)備申請、論證、購置、安裝、使用、維修及報廢等的全部文件資料,以客觀、完整、連續(xù)地反映醫(yī)療儀器設(shè)備的產(chǎn)權(quán)運動、物質(zhì)運動和價值運動的全過程。醫(yī)療儀器設(shè)備檔案應(yīng)詳細收集記錄以下幾個方面的內(nèi)容:(1醫(yī)療儀器設(shè)備考察論證期間的資料:包括使用科室的申請報告、醫(yī)療需求、社會效益和經(jīng)濟效益分析論證報告、資金來源、設(shè)備管理委員會討論審批意見、衛(wèi)生資源配置許可的有關(guān)資料、供貨商資質(zhì)、產(chǎn)品介

11、紹、報價單等。(2醫(yī)療儀器設(shè)備購置期間的資料:包括招標書、投標書、協(xié)議書、合同(價格、產(chǎn)品性能、技術(shù)參數(shù)、售后服務(wù)、聯(lián)系方式、交貨期及地點、付款方式、違約責任等、備忘錄等。(3醫(yī)療儀器設(shè)備安裝驗收期間的資料:包括發(fā)票復印件(原件保存在財務(wù)檔案中、機電設(shè)備進口證明、海關(guān)免稅證明、報關(guān)單、商檢證明、檢驗檢疫證明、隨機全部技術(shù)資料、醫(yī)療儀器設(shè)備安裝驗收檢測報告、計量檢測記錄等。(4醫(yī)療儀器設(shè)備啟用后的資料:包括登記帳、卡、使用記錄、計量資料、保養(yǎng)維修記錄、性能動態(tài)記錄、醫(yī)療儀器設(shè)備拆除報廢處理情況、經(jīng)濟效益分析和成本核算報告、使用率和完好率的統(tǒng)計分析等。4建立健全醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的管理機制醫(yī)療儀器設(shè)

12、備管理是對醫(yī)療儀器設(shè)備物質(zhì)運動形態(tài)和價值運動形態(tài)全過程的管理。建立醫(yī)療儀器設(shè)備管理機構(gòu),健全醫(yī)療儀器設(shè)備檔案,合理編配檔案管理人員和制定完善的檔案管理制度是管理的重點。完整的醫(yī)療儀器設(shè)備檔案是醫(yī)院設(shè)備購置、更新、報廢科學決策的基礎(chǔ);是解決設(shè)備糾紛的原始憑證;是效益分析的客觀依據(jù);是啟動設(shè)備發(fā)揮功能的鑰匙;是工程技術(shù)人員的得力工具和維修指南。4.1建立完善管理網(wǎng)絡(luò)深入宣傳檔案法,強化各級管理人員依法治檔的意識,成立由分管院長直接領(lǐng)導的檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組,實行醫(yī)院、醫(yī)學工程部、臨床使用科室三級管理網(wǎng)絡(luò)。定期召開有關(guān)人員會議,明確工作目標,修訂和完善醫(yī)療儀器設(shè)備檔案管理制度,使其體制不斷完善。4.2確

13、定醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的歸檔范圍,不斷健全設(shè)備檔案根據(jù)醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的管理要求,結(jié)合醫(yī)院實際,明確醫(yī)療儀器設(shè)備檔案管理的歸檔內(nèi)容。了解各部門、各階段醫(yī)療儀器設(shè)備文件的形成規(guī)律,根據(jù)歸檔分類,分階段有目的收集。醫(yī)療儀器設(shè)備檔案管理工作應(yīng)隨著設(shè)備所處階段的變化(考察論證購置安裝使用報廢而進行跟蹤收集相關(guān)資料,不斷健全和完善醫(yī)療儀器設(shè)備檔案,使其結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化。4.3加強醫(yī)療儀器設(shè)備檔案計算機管理的標準化工作醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的收集、整理、完善、保存是一項任務(wù)重、工作量大而又慎密細致的工作,存在著資料管理的不完整性、任意性,資料查找的不方便性、盲目性等缺點。要改變運行模式,又要面對信息激增的挑戰(zhàn),最行之有

14、效的對策就是采用以電子計算機技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)為基礎(chǔ)的自動化信息管理系統(tǒng)。標準化工作是醫(yī)療儀器設(shè)備檔案計算機管理工作的基礎(chǔ)和前提。我們要參照中華人民共和國衛(wèi)生行業(yè)標準全國衛(wèi)生行業(yè)醫(yī)療器械、儀器設(shè)備(產(chǎn)品、物資分類與代碼(WS/T118-1999和設(shè)備管理實施細則,把標準化工作做好做細,才能使計算機管理發(fā)揮信息交流、資源共享的作用,使醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的建立與管理機制更趨完善。4.4醫(yī)療設(shè)備檔案管理的智能化充分發(fā)揮計算機管理的優(yōu)勢,建立醫(yī)療設(shè)備檔案智能管理系統(tǒng),醫(yī)療儀器設(shè)備檔案管理員負責將醫(yī)療儀器設(shè)備檔案定時分類地輸入數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),以便查詢、統(tǒng)計和管理。通過HIS網(wǎng)絡(luò)使不同權(quán)限的部門能夠及時、完

15、整、方便地查詢、修改、刪除醫(yī)療設(shè)備的原始檔案和相關(guān)資料,從而使醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作正規(guī)化、科學化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化。5展望大量醫(yī)療儀器設(shè)備的更新、引進、投入使用,醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)信息化進程的加快,醫(yī)學影像存檔與通信系統(tǒng)PACS(Picture Archiving Communication System的建設(shè), DICOM3.0、HL7等國標標準的采用改善了醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)醫(yī)、教、研工作的技術(shù)條件,推動了醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展,縮小了與國際先進水平的距離,同時對醫(yī)療儀器設(shè)備的管理提出了新的課題。現(xiàn)代醫(yī)院的醫(yī)療儀器設(shè)備管理要以醫(yī)療最佳服務(wù)質(zhì)量和經(jīng)濟效益為最終目標,以最經(jīng)濟的設(shè)備壽命周期費用和最高的設(shè)備綜合效能為直接目標。醫(yī)療設(shè)備檔案的建立健全,管理的深化,從過去的手工記帳靜態(tài)管理模式向計算機智能化動態(tài)管理模式的轉(zhuǎn)變,全新的醫(yī)療儀器設(shè)備檔案管理機制將使醫(yī)院的各種醫(yī)療儀器設(shè)備的效能得到充分發(fā)揮,投資得到最佳的效益回報,更好地為現(xiàn)代的數(shù)字化醫(yī)院(e-Hospital的發(fā)展建設(shè)保駕護航。參考資料1王小弋,“淺談醫(yī)院設(shè)備檔案管理”,中華現(xiàn)代臨床醫(yī)學雜志,第2卷第3期20042韓敬東,徐明之,李建勤,“醫(yī)療設(shè)備使用跟蹤管理”,中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志,第1卷,第2期,20033沈水珍,周露瓊,“醫(yī)療設(shè)備維修資料的檔案管理”,中國醫(yī)療器械雜志,第28卷,第1期,20044高