人力資源管理系統(tǒng)選型的最佳實(shí)踐

1、人力資源管理系統(tǒng)選型的最佳實(shí)踐很多企業(yè)在進(jìn)行人力資源管理軟件選型時(shí)投入了大量的時(shí)間、資源和精力,但系統(tǒng)最終上線運(yùn)行之后的效果卻與原來的初衷適得其反,管理效率沒有得到有效的提升,有時(shí)候甚至需要花費(fèi)更多的時(shí)間與資源去維護(hù)系統(tǒng)。姑且不談實(shí)施過程的投入,系統(tǒng)選擇過程本身就已經(jīng)耗費(fèi)了企業(yè)大量的資源,讓決策本身進(jìn)入了一種糾結(jié)的狀態(tài)。系統(tǒng)選型成了一件讓人力資源部門和IT部門都很頭疼的一件事情。那么究竟如何去選擇適合自己的人力資源管理軟件呢?在進(jìn)行選型的時(shí)候,軟件供應(yīng)商都會(huì)把他們軟件方案中最好的一面展現(xiàn)出來,對(duì)于決策者而言難以做出判斷,如何有效的應(yīng)對(duì)這樣的局面?人力資本管理軟件與人事信息軟件的區(qū)別對(duì)于人力資源

2、業(yè)務(wù)而言,大多數(shù)軟件的功能和流程的技術(shù)實(shí)現(xiàn)都是可執(zhí)行的,只是周期和成本投入的不同。作為人力資源業(yè)務(wù)流程外包與管理信息化咨詢的專家,和致的顧問認(rèn)為, 在進(jìn)行選型之前,人力資源職能首先要考慮的是自身的業(yè)務(wù)定位,這種定位通常是基于當(dāng)前的運(yùn)營(yíng)現(xiàn)狀和未來3-5年的業(yè)務(wù)規(guī)劃之間的一個(gè)發(fā)展判定。對(duì)企業(yè)而言,最適合的才是最好的選擇。在中國(guó),很多企業(yè)處于從人事管理向人力資源管理的轉(zhuǎn)型期當(dāng)中,這就要求在進(jìn)行軟件的選擇的時(shí)候需要對(duì)軟件設(shè)計(jì)的理念,功能模塊之間的邏輯關(guān)系有所了解。人事軟件的價(jià)值在于記錄各個(gè)業(yè)務(wù)模塊必要的人事信息,同時(shí)能夠?qū)Σ糠謽I(yè)務(wù)流程進(jìn)行管理以保障數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確;而人力資本管理軟件不僅僅是在于信息的記

3、錄,組織管理、人事數(shù)據(jù)管理、崗位管理、基于崗位的薪酬管理、任職資格管理、基于崗位的績(jī)效管理各個(gè)業(yè)務(wù)之間都有著非常緊密的邏輯關(guān)系的。它的著眼點(diǎn)是基于規(guī)范的人力資源管理模式,作為解決人員的招聘、人才的保留與發(fā)展、勞動(dòng)力規(guī)劃等高階的管理問題的技術(shù)工具,因此對(duì)于維護(hù)和管理的要求要高于人事信息管理軟件?！敖M織在考慮引進(jìn)或者更換人力資源系統(tǒng)的時(shí)候,需要認(rèn)真考慮自身人力資源管理水平和未來的管理要求”,指導(dǎo)某航空公司人力資源管理信息統(tǒng)統(tǒng)選型項(xiàng)目的和致公司首席顧問羿平女士這樣說。人力資源管理軟件的選型工作流程研究評(píng)估選擇實(shí)施控制軟件全生命周期管理 階段一:研究最初的研究階段需要做大量的功課,關(guān)鍵點(diǎn)在于了解組織的

4、近期人力戰(zhàn)略規(guī)劃。另外,還需要進(jìn)一步考慮近期和中遠(yuǎn)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)和需求,從全局角度考慮軟件的功能需求范圍和重要緊迫程度。同時(shí),還要仔細(xì)考慮通過對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)的升級(jí)是否是可行的方案,還是必須要投入大量的資源去引入一套全新的系統(tǒng)并進(jìn)行客戶化。和致顧問提醒關(guān)注以下幾點(diǎn):1.明確軟件實(shí)施的目的背景2.明確業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)需求及建立場(chǎng)景描述3.識(shí)別關(guān)鍵利益方并獲取他們的意見4.選擇合適的項(xiàng)目成員5.達(dá)成內(nèi)部共識(shí)并制定需求清單6.明確人力資源管理系統(tǒng)的應(yīng)用規(guī)劃與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)系7.建立候選產(chǎn)品清單在判斷業(yè)務(wù)需求與規(guī)劃方面,和致公司擁有成熟的工具人力資源管理運(yùn)營(yíng)掃描系統(tǒng)(HR Scanner,在幫助中國(guó)國(guó)際航空公司、吉

5、利汽車進(jìn)行人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)分析時(shí),這個(gè)工具在業(yè)務(wù)診斷方面發(fā)揮了關(guān)鍵性的作用。人力資源管理運(yùn)營(yíng)掃描是和致顧問經(jīng)過十幾年的經(jīng)驗(yàn)積累,將國(guó)際與國(guó)內(nèi)人力資源管理實(shí)踐當(dāng)中各項(xiàng)人力資源活動(dòng)進(jìn)行了大量的標(biāo)準(zhǔn)化工作,總結(jié)出了近300條標(biāo)準(zhǔn)人力資源活動(dòng)。它背后嵌套的是一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆治瞿Ｐ秃瓦壿?能夠有效判斷出當(dāng)前組織人力資源管理運(yùn)營(yíng)的效率和內(nèi)部客戶滿意度。階段二:評(píng)估當(dāng)你初步抓取了不同業(yè)務(wù)模塊的軟件功能需求,你就可以開始邀請(qǐng)軟件供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估,基于前期的需求功能概要,可以對(duì)不同產(chǎn)品的不同功能進(jìn)行詳細(xì)的了解與評(píng)價(jià)。和致的系統(tǒng)選型經(jīng)驗(yàn)顯示,評(píng)估階段的重要工作環(huán)節(jié)往往包括以下幾方面:1.需求列表及優(yōu)先級(jí)明細(xì)2.

6、將需求概要提煉、轉(zhuǎn)化、升級(jí)為軟件評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)3.基于軟件評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),向軟件供應(yīng)商發(fā)送RFI(Request for Information4. 收集各家軟件供應(yīng)商的RFI5.基于RFI,對(duì)各家軟件供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選6.基于軟件評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),通過RFI的反饋,排出軟件供應(yīng)商的初步優(yōu)先次序階段三:選擇和致的系統(tǒng)選型經(jīng)驗(yàn)告訴我們,即使第一步和第二步的工作都做的很完善,依然有可能做出錯(cuò)誤的選擇。這個(gè)時(shí)候就需要建立更為精細(xì)且與業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的功能列表,進(jìn)行功能點(diǎn)的深入比較分析?；趯?duì)各個(gè)功能需求點(diǎn)的實(shí)現(xiàn)優(yōu)先級(jí)的清晰定義,將各家軟件的相應(yīng)功能模塊的支持程度進(jìn)行詳細(xì)比照,這一過程通常需要邀請(qǐng)軟件供應(yīng)商反復(fù)進(jìn)行講解與演示

7、,面對(duì)面的了解他們的軟件功能能夠多大程度上實(shí)現(xiàn)你的產(chǎn)品。1.為你的關(guān)鍵核心需求建立業(yè)務(wù)場(chǎng)景劇本2.了解各個(gè)軟件的報(bào)價(jià)模式及價(jià)格范圍3.邀請(qǐng)進(jìn)入復(fù)試的軟件供應(yīng)商進(jìn)行溝通4.組織進(jìn)一步的產(chǎn)品演示與講解5.評(píng)估軟件供應(yīng)商/實(shí)施商的實(shí)施策略6.進(jìn)行TCO(總體擁有成本-Total Cost of Ownership分析與ROI(投資回報(bào)-Return ofInvestment分析7.建立可選的解決方案8.建立解決方案的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)9.識(shí)別出最優(yōu)的解決方案10.進(jìn)行招標(biāo)邀請(qǐng)與現(xiàn)場(chǎng)招標(biāo)11.了解/考察成功案例12.制定選型過程報(bào)告13.獲得最高決策者的決策或反饋14.通知參與招標(biāo)的軟件供應(yīng)商招標(biāo)結(jié)果15.價(jià)格

8、談判與商務(wù)過程和致認(rèn)為,最優(yōu)方案=最合適產(chǎn)品組合+高性價(jià)比持續(xù)服務(wù)+一定量的客制化開發(fā)通常而言,企業(yè)人力資源管理軟件最為核心的需求在于組織管理和人事信息管理,其他的功能模塊可跟進(jìn)。關(guān)于與軟件實(shí)施商的協(xié)作機(jī)制軟件實(shí)施商的選擇可能是在產(chǎn)品采購(gòu)之后,也有可能是與產(chǎn)品進(jìn)行捆綁選擇的。好的實(shí)施商能夠按照你的需求將產(chǎn)品及時(shí)上線,而優(yōu)秀的實(shí)施商能夠保證實(shí)施工作的按時(shí)交付,同時(shí)能夠從業(yè)務(wù)實(shí)踐的角度給予建議,為相關(guān)業(yè)務(wù)留出充分的接口,而且還能夠提供性價(jià)高的后續(xù)維護(hù)服務(wù)。和致顧問建議在選擇實(shí)施商時(shí),雙方的協(xié)作機(jī)制最好是一開始就清晰。階段四:實(shí)施控制實(shí)施監(jiān)理的作用。很多人認(rèn)為在花費(fèi)了大量資金用于系統(tǒng)采購(gòu)和實(shí)施之后,

9、沒有必要再投入額外的成本去請(qǐng)實(shí)施監(jiān)理,這種觀點(diǎn)是值得探究商榷的。從投入的成本來考慮,通常實(shí)施監(jiān)理費(fèi)用只是占到整個(gè)實(shí)施費(fèi)用的10%-15%左右,而實(shí)施項(xiàng)目過程是非常復(fù)雜的一項(xiàng)系統(tǒng)工程,其中不僅僅牽扯到技術(shù)問題,更有業(yè)務(wù)上的問題,有時(shí)候針對(duì)某些議題,其中角色的立場(chǎng)和觀點(diǎn)是比較難以達(dá)成一致的,比如業(yè)務(wù)流程開發(fā)的范圍和實(shí)現(xiàn)程度。人力資源部對(duì)于業(yè)務(wù)有深刻的理解,但是對(duì)于信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)難度可能并不了解,IT部門會(huì)更多關(guān)注在與IT 系統(tǒng)規(guī)劃的關(guān)系和后期維護(hù)的問題,而實(shí)施商則關(guān)注于以最少的時(shí)間完成項(xiàng)目,甚至有時(shí)候項(xiàng)目組會(huì)陷于項(xiàng)目日常工作當(dāng)中,卻忽略了最初的目標(biāo),給企業(yè)的投資帶來了很大的失敗風(fēng)險(xiǎn),因此需要有一個(gè)角色從業(yè)務(wù)和技術(shù)兼顧的角度達(dá)成項(xiàng)目的初衷。和致的信息實(shí)施監(jiān)理經(jīng)驗(yàn)顯示,在此過程中,實(shí)施監(jiān)理的關(guān)鍵任務(wù)在于:1.審計(jì)實(shí)施階段的里程碑2.協(xié)同各方資源以保障項(xiàng)目在正確的軌道上推進(jìn)3.依據(jù)工作說明書(SOW對(duì)項(xiàng)目交付結(jié)果進(jìn)行審核4.與實(shí)施商針對(duì)增加、調(diào)整的實(shí)施內(nèi)容進(jìn)行價(jià)格談判5.監(jiān)控實(shí)施的過程6.向關(guān)鍵利益方陳述項(xiàng)目的關(guān)鍵成果信息與決策信息目前而言,國(guó)外的人力資源管理實(shí)施監(jiān)理行業(yè)已經(jīng)比較成熟,而在國(guó)內(nèi)市場(chǎng),做得專業(yè)的公司為數(shù)不多,較好的有和致、東方信智等。階段五:人力資源管理軟件的全生命周期管理和致認(rèn)為,通過有效的管理選型過程,在上線之后,企業(yè)依然能夠基于前期