科技檔案管理規(guī)定

1、長(zhǎng)沙有色冶金設(shè)計(jì)研究院 修改碼：0科技檔案管理規(guī)定 頁(yè) 碼：21/201 目 的為對(duì)本院科技檔案實(shí)行控制，使之達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，特制定本規(guī)定。2 適用范圍2.1 本規(guī)定涉及的科技檔案是指記錄和反映我院在工程設(shè)計(jì)與咨詢、環(huán)境評(píng)價(jià)、科研、業(yè)務(wù)建設(shè)、工程勘察、工程總承包、工程建設(shè)監(jiān)理、設(shè)備儀器購(gòu)置及使用、基建等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片、錄音、錄像、軟件類電子媒體等科技文件材料。2.2 科技資料是指為了設(shè)計(jì)參考而收集的科技文件材料。3 術(shù)語(yǔ)和定義本規(guī)定采用GB/T19001-ISO90012000標(biāo)準(zhǔn)和本院質(zhì)量手冊(cè)中的術(shù)語(yǔ)和定義。4 職 責(zé)

2、4.1 我院科技檔案工作在總工程師直接領(lǐng)導(dǎo)和科技處指導(dǎo)下進(jìn)行。各分院及其它科技檔案形成部門為協(xié)作單位。工程總設(shè)計(jì)師、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理、設(shè)計(jì)和工程管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)本部門科技文件材料的整理，須按歸檔范圍、歸檔時(shí)間和要求，及時(shí)到檔案情報(bào)所科技檔案室歸檔，并負(fù)責(zé)歸檔后圖紙的修改和補(bǔ)充工作。4.2 檔案管理人員職責(zé)4.2.1檔案情報(bào)所科技檔案室，應(yīng)負(fù)責(zé)科技檔案的收集、整理、保管、提供利用、組織鑒定等業(yè)務(wù)。各崗位必須按要求做好本職工作。4.2.2根據(jù)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門規(guī)定和本單位的實(shí)際情況，制定科技檔案管理方面的規(guī)章制度，使科技檔案工作有章可循。4.2.3 指導(dǎo)和檢查分院（所）、公司和設(shè)計(jì)人員做好科技文件

3、材料的形成、積累、整編、歸檔以及歸檔后的修改、補(bǔ)充工作。4.2.4 收集、驗(yàn)收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定科技檔案，并維護(hù)其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全性。4.2.5 嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的安全、保密制度，定期對(duì)庫(kù)存科技檔案進(jìn)行檢查。5 工作程序5.1 收集歸檔5.1.1 貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則，凡反映本院科技活動(dòng)，具有保存價(jià)值的科技材料，均應(yīng)收集歸檔。5.1.2 應(yīng)掌握工程設(shè)計(jì)進(jìn)度和計(jì)劃安排，并持有工程計(jì)劃進(jìn)度表，按現(xiàn)行的各類科技檔案資料編號(hào)辦法，給各工程、科研項(xiàng)目編號(hào)，在工程檔案給號(hào)本（JLZY0102-01）上登記。根據(jù)計(jì)劃安排及時(shí)要求歸檔。5.2 歸檔范圍、時(shí)間和要求5.2.1 歸檔范圍(1

4、)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)來(lái)往文件及有關(guān)材料，包括上級(jí)指示、審批文件、協(xié)議、合同、來(lái)往函件，工程設(shè)計(jì)開(kāi)工報(bào)告、工程設(shè)計(jì)總結(jié)、事故處理報(bào)告、工程會(huì)議記錄、工程設(shè)計(jì)大事記等。(2)工程設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料，包括項(xiàng)目建議書、設(shè)計(jì)任務(wù)書、地質(zhì)勘察報(bào)告、試驗(yàn)報(bào)告、工程地質(zhì)及水文地質(zhì)勘察報(bào)告、地形圖、水文、氣象、地表、交通、水源、能源等調(diào)查材料、改（擴(kuò)）建工程調(diào)查及實(shí)測(cè)材料，隱蔽工程記錄材料等。(3)設(shè)計(jì)前期（準(zhǔn)備）工作階段形成的文件材料，包括建設(shè)規(guī)劃、建廠或選廠調(diào)查報(bào)告，可行性研究報(bào)告及附圖。(4)初步設(shè)計(jì)階段形成的文件材料，包括方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)說(shuō)明書及附圖、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)備表、概算書等。(5)施工圖階段形成的科技

5、文件材料，包括施工圖、施工設(shè)計(jì)總說(shuō)明、預(yù)算、施工圖設(shè)計(jì)設(shè)備清單、工程設(shè)計(jì)總目錄等。(6)現(xiàn)場(chǎng)施工服務(wù)工作中形成的科技文件材料，包括設(shè)計(jì)變更通知單、現(xiàn)場(chǎng)補(bǔ)發(fā)的施工圖、修改的施工圖、修改的概（預(yù)）算、施工記錄等。(7)凡改擴(kuò)建、填平補(bǔ)齊等修改補(bǔ)充設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的全部科技文件材料，包括來(lái)往函電、變更的依據(jù)性材料等。(8)業(yè)務(wù)建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料，包括編制的指導(dǎo)性文件如規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)手冊(cè)、專題總結(jié)、專題資料匯編等。(9)科研項(xiàng)目（含準(zhǔn)備階段的科研課題的文件材料），包括審批文件（任務(wù)書、委托書）、調(diào)研報(bào)告、方案論證、協(xié)議合同總結(jié)驗(yàn)收階段的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材

6、料、成果和獎(jiǎng)勵(lì)的申報(bào)審批材料、科技成果推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益的證明材料等。(10)本院基建所形成的科技文件材料，包括征用土地批準(zhǔn)文件、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書、申請(qǐng)報(bào)告、審批文件、施工執(zhí)照、施工合同及會(huì)議紀(jì)要、各階段設(shè)計(jì)文件材料、報(bào)建圖、紅線圖、竣工圖、決算書等。(11)軟件類電子媒體按CYSB/ZY0104-2003計(jì)算機(jī)軟件管理規(guī)定執(zhí)行。(12)工程承包項(xiàng)目資料，包括招標(biāo)和投標(biāo)有關(guān)文件、承包合同、工程開(kāi)工報(bào)告、項(xiàng)目竣工報(bào)告（包括主要采購(gòu)產(chǎn)品合格證（書）、設(shè)計(jì)圖紙修改及現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)聯(lián)系單、施工過(guò)程檢驗(yàn)及試驗(yàn)記錄、竣工證書、單機(jī)試車合格證書、無(wú)負(fù)荷聯(lián)動(dòng)試車合格證書、單項(xiàng)工程交工驗(yàn)收證書、工程總結(jié)報(bào)告

7、等）。(13)工程監(jiān)理資料，包括監(jiān)理合同、規(guī)劃、監(jiān)理過(guò)程中發(fā)生的信函、文件、記錄、紀(jì)要、監(jiān)理工作總結(jié)等。(14)涉外項(xiàng)目資料，包括詢價(jià)、報(bào)價(jià)、投標(biāo)文件、合同和附件、談判記錄、談判過(guò)程中外商提供的材料、談判協(xié)議、議定書、出國(guó)考察及收集的有關(guān)材料、來(lái)往文件和函電、國(guó)外技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)說(shuō)明和專利等。(15)環(huán)境評(píng)價(jià)資料，包括環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告、防治污染方案、能源評(píng)價(jià)等。(16)凡本院設(shè)計(jì)、科研用外購(gòu)設(shè)備、儀器的相關(guān)資料，包括申請(qǐng)報(bào)告和批復(fù)文件、談判協(xié)議合同；隨設(shè)備、儀器的全部圖樣和文字材料及裝箱單，安裝、調(diào)試記錄；性能檢測(cè)報(bào)告及交付使用的驗(yàn)收文件，操作、維護(hù)規(guī)程；設(shè)備儀器的申請(qǐng)報(bào)廢報(bào)告、報(bào)廢鑒定書及批文等。

8、5.2.2歸檔時(shí)間5.2.2.1工程設(shè)計(jì)中形成的各階段科技文件材料，應(yīng)在各階段設(shè)計(jì)項(xiàng)目完成后即行歸檔；非標(biāo)及各業(yè)務(wù)建設(shè)項(xiàng)目材料亦應(yīng)在任務(wù)完成后及時(shí)歸檔。5.2.2.2科研文件在每一個(gè)課題（項(xiàng)目）結(jié)束或告一段落時(shí)歸檔。5.2.2.3設(shè)備儀器文件材料在設(shè)備安裝試運(yùn)轉(zhuǎn)后，交付使用時(shí)立卷歸檔。5.2.2.4基建項(xiàng)目結(jié)束后，房產(chǎn)科按歸檔范圍整理資料歸檔。5.2.2.5工程（項(xiàng)目）總負(fù)責(zé)人應(yīng)在工程結(jié)束后，將工程設(shè)計(jì)來(lái)往文件及“工程會(huì)議記錄”、“工程設(shè)計(jì)大事記”、“工程總結(jié)”、“工程總目錄”等整理歸檔。5.2.2.6工程總承包和工程監(jiān)理及工程勘察項(xiàng)目結(jié)束后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人/項(xiàng)目經(jīng)理將所有應(yīng)歸檔資料整理歸檔。5

9、.2.3歸檔要求5.2.3.1高階段設(shè)計(jì)文件的歸檔要求按CYSB/ZY07012003高階段設(shè)計(jì)文件編制規(guī)定執(zhí)行。5.2.3.2工程（項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人須在合同簽定后，及時(shí)來(lái)科技檔案室索取檔案號(hào)；施工圖設(shè)計(jì)開(kāi)展前，應(yīng)事先與科技檔案室商定編號(hào)，編號(hào)辦法見(jiàn)附件一有色冶金設(shè)計(jì)科技檔案編號(hào)辦法編制施工圖子項(xiàng)表，給科技檔案室一份，同時(shí)發(fā)給各專業(yè)負(fù)責(zé)人，以便在施工圖設(shè)計(jì)中依據(jù)該子項(xiàng)表進(jìn)行編號(hào)。圖號(hào)變更時(shí)，要填寫設(shè)計(jì)圖紙圖號(hào)變更通知單（JL-ZY0102-02）。5.2.3.3歸檔人員須認(rèn)真填寫設(shè)計(jì)文件歸檔表（JL-ZY0102-03），并按照附件二有色冶金設(shè)計(jì)科技檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)確定科技檔案的保管年限。5.

10、2.3.4凡需要?dú)w檔的科技文件材料，嚴(yán)禁用鉛筆、易退色的圓珠筆、紅墨水筆書寫和簽名。用復(fù)寫紙復(fù)寫或簽署不全的科技文件材料不得歸檔。底稿必須歸檔。文字資料歸檔二份，施工圖歸檔一份。5.2.3.5軟件類電子媒體按CYSB/ZY0104-2003計(jì)算機(jī)軟件管理規(guī)定執(zhí)行。5.2.3.6各駐外分院（部）形成的科技文件材料的歸檔，按附件四駐外分院（部）科技檔案管理規(guī)定執(zhí)行。5.3檔案情報(bào)所科技檔案室的基本工作5.3.1整 編5.3.1.1必須對(duì)歸檔的科技檔案進(jìn)行驗(yàn)收分類、編號(hào)、整編、編目、編制檢索工具并將其輸入微機(jī)，嚴(yán)格執(zhí)行整編崗位責(zé)任制，使經(jīng)過(guò)整編的科技檔案，既便于保管，又便于提供利用。5.3.1.2編

11、制薄式技術(shù)檔案分類目錄（JLZY0102-04）作為科技檔案總帳和內(nèi)部工作人員交接記錄。5.3.1.3認(rèn)真做好修改及補(bǔ)充資料的更替、配套工作，使歸檔的科技檔案符合完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。5.3.2保 管5.3.2.1加強(qiáng)檔案庫(kù)房的技術(shù)管理，確?？萍紮n案資料的安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案的使用壽命，所領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此必須加強(qiáng)檢查和指導(dǎo)。5.3.2.2保持庫(kù)房的整潔衛(wèi)生，及時(shí)修補(bǔ)破損檔案，貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好溫、濕度的測(cè)定，做好防治有害生物、防塵、防火、防盜、照明管理和檔案保管狀況檢查等工作。5.3.2.3科技檔案入庫(kù)時(shí)，庫(kù)房管理人員應(yīng)按照整編入庫(kù)總帳上登記的項(xiàng)目認(rèn)真核對(duì)帳、物、卡，并在

12、技術(shù)檔案庫(kù)帳（JL-ZY0102-05）登記，及時(shí)入庫(kù)上架。5.3.2.4庫(kù)房排架要與科技檔案分類和類別一致，每個(gè)檔案密集架、柜及各類檔案的類別、分類、屬類之間，均應(yīng)有明顯的標(biāo)志，便于取放。5.3.2.5底圖與藍(lán)圖檔案應(yīng)分別保管。5.3.2.6庫(kù)房要有定人管理，定期清點(diǎn)核對(duì)，做到帳、物、卡一致，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。5.3.2.7底圖歸檔時(shí)，要填寫底圖登記帳?。↗L-ZY0102-06），駐外分院移交底圖時(shí)，則要在駐外分院底圖移交清單（JL-ZY0102-07）上登記。底圖一律不得外借；如需修改、復(fù)制，必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)與科技處簽字批準(zhǔn)。5.3.2.8文印廠從底圖庫(kù)調(diào)曬底圖時(shí)，要在借調(diào)底圖登記本（

13、JL-ZY0102-08）上登記，并在第二天上午整理后如數(shù)歸還到底圖庫(kù)，不能擅自將底圖轉(zhuǎn)借他人。5.3.2.9對(duì)庫(kù)存底圖應(yīng)經(jīng)常檢查，對(duì)老化變質(zhì)或破損部分，要及時(shí)修補(bǔ)或重新復(fù)制。5.3.3利 用5.3.3.1利用是保存與管理科技檔案、資料的最終目的，利用工作由科技檔案室全體成員負(fù)責(zé)實(shí)施。5.3.3.2根據(jù)科技檔案的種類、分類編制工程設(shè)計(jì)目錄卡，為科技檔案的提供與利用創(chuàng)造條件，努力提高服務(wù)質(zhì)量。5.3.3.3科技檔案人員應(yīng)端正服務(wù)態(tài)度，愛(ài)崗敬業(yè)，熟悉家底，在工作中做到認(rèn)真、細(xì)致、主動(dòng)、熱情，調(diào)檔準(zhǔn)確、迅速。5.3.3.4嚴(yán)格執(zhí)行關(guān)于工程圖紙和設(shè)計(jì)文件的歸檔和借閱若干規(guī)定（附件三），保證利用工作的正

14、常開(kāi)展。借閱時(shí)應(yīng)填寫檔案資料借閱卡（JL-ZY0102-09），借閱特、一、二級(jí)圖紙時(shí)，要填寫借閱特、一、二級(jí)圖紙申請(qǐng)表（JL-ZY0102-10）。凡借閱者丟失科技檔案，由檔案情報(bào)所按“長(zhǎng)冶設(shè)檔字19995號(hào)”文處理。5.3.3.5凡新來(lái)本院工作的設(shè)計(jì)人員，必須憑人教處證明到科技檔案室辦理借閱證，登記編號(hào)后，方可借閱庫(kù)存科技檔案資料。5.3.4統(tǒng) 計(jì)5.3.4.1必須建立、健全科技檔案的統(tǒng)計(jì)制度，以便掌握情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)管理。5.3.4.2統(tǒng)計(jì)范圍：總藏量，各類卷冊(cè)量，新入庫(kù)增加量，整編工作量，微機(jī)輸入量，鑒定、移交、銷毀量，日常查閱及借出、返還量，個(gè)人工作量，小組月、季、年度總計(jì)等。5

15、.3.4.3統(tǒng)計(jì)要做到真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)與持續(xù)性。5.3.5鑒 定5.3.5.1為維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保檔案質(zhì)量，科技檔案室應(yīng)根據(jù)檔案的利用和保管期限等情況，及時(shí)提出鑒定計(jì)劃，報(bào)科技處經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)同意后顧之憂下達(dá)任務(wù)，并由有關(guān)部門指派人員組成的專門鑒定小組，開(kāi)展鑒定工作。5.3.5.2科技檔案及資料收集、整理過(guò)程中的鑒定，由整編人員在辦理檔案、資料整編歸檔手續(xù)時(shí)進(jìn)行。5.3.5.3鑒定工作根據(jù)具體情況，可在院內(nèi)或駐外分院、設(shè)計(jì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行，每次鑒定均要寫出鑒定報(bào)告。5.3.5.4鑒定作廢的檔案，必須由鑒定人員簽字，部門領(lǐng)導(dǎo)（包括工程負(fù)責(zé)人）簽字，最后由總工程師（或主管副總工程師）批準(zhǔn)。檔案

16、人員負(fù)責(zé)將作廢的檔案、資料剔出、銷帳，另存一年。盡量做到作廢檔案在另存期間或以后，再無(wú)查找利用要求。5.3.5.5鑒定結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)的作廢清單，注銷帳卡和刪減庫(kù)存統(tǒng)計(jì)數(shù)，保持帳、物、卡的一致性，以免誤用。5.3.5.6作廢檔案的銷毀，必須嚴(yán)格審查、核對(duì)，在檔案資料注銷帳薄(JLZY0102-11)上登記，經(jīng)總工程師審核，由院保密委員會(huì)批準(zhǔn)后，送造紙廠銷毀，同時(shí)派人監(jiān)銷。6 相關(guān)文件CYSB/CX01-2003文件控制程序 CYSB/ZY0201-2003高階段設(shè)計(jì)文件編制規(guī)定 CYSB/ZY0104-2003計(jì)算機(jī)軟件管理規(guī)定 附件1：有色冶金設(shè)計(jì)科技檔案編號(hào)辦法附件2：有色冶金設(shè)計(jì)科技檔

17、案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)附件3：關(guān)于工程圖紙和設(shè)計(jì)文件的歸檔和借閱若干規(guī)定附件4：駐外分院科技檔案管理規(guī)定7 記 錄JL-ZY0102-01工程檔案給號(hào)登記表JL-ZY0102-02設(shè)計(jì)圖紙圖號(hào)變更通知單 JL-ZY0102-03設(shè)計(jì)文件歸檔表JL-ZY0102-04技術(shù)檔案分類目錄JL-ZY0102-05技術(shù)檔案庫(kù)帳JL-ZY0102-06底圖登記帳薄JL-ZY0102-07駐外分院底圖移交清單JL-ZY0102-08借調(diào)底圖登記本JL-ZY0102-09檔案資料借閱卡JL-ZY0102-10借閱特、一、二級(jí)圖紙申請(qǐng)表JL-ZY0102-11檔案資料注銷帳薄附加說(shuō)明：編 制：梁希平會(huì)簽：何曼炎審 核：彭兵批 準(zhǔn)：潘晨湘技術(shù)檔案庫(kù)帳（JL-ZY0102-05）庫(kù)號(hào)名 稱密級(jí)保管年限甲1張數(shù)本份登帳日期備注底圖登記帳簿（JL-ZY0102-06）套號(hào)圖紙名稱設(shè)計(jì)年月合計(jì)張數(shù)甲1張歸檔日期底圖變更情況保管期限密別收?qǐng)D人蓋章駐外分院底圖移交清單（JL-ZY0102-07）移交領(lǐng)導(dǎo)： 移交人： 移交時(shí)